基于大数据技术的物资采购优化与改进探析

戴雀桥

摘 要：随着大数据技术的蓬勃发展，对历史采购数据及外部数据库资源进行智能分析以提升物资采购的效率和质量，从而建立更加精准科学的物资采购体系已成为企业密切关注的问题。本文首先列举了传统采购模式下存在的库存积压、供应商了解不够、评标机制不够科学等方面存在主要问题，接下来从需求预测提升、供应商管理优化、招投标活动改进等方面阐述如何利用大数据技术来智能提升物资采购活动。

关键词：大数据技术;物资采购;需求;预测招投标

中图分类号：F25 文献标识码：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.09.014

0 引言

随着大数据时代已经降临，决策和判断未来将依赖数据和分析而做出，而并非基于经验和直觉。

大数据指超出传统数据库能够捕捉和存储与分析范围的数据集合，利用大数据技术能够将有用的信息从海量数据中发掘出来，对随机的、模糊的、有噪声的、不完全的、大量的实际应用数据进行专业处理和分析，提取数据蕴藏的价值，并得出精准结论，为管理人员提供可靠的决策支撑，实现管理的优化与提升。

物资采购涉及多个主体，在此过程中将产生大量行为数据，运用大数据技术对数据进行收集整理与分析利用，将大幅提升采购者的决策与服务能力，有效指导和监控采购各方主体及行为，持续提高采购质量与效率。

1 目前采购存在的问题

1.1 需求与采购不能完全匹配，造成库存资金占用

物资计划管理手段较为滞后，对生产运营中的设备需求规划、物资定额储备、备品备件消耗规律以传统的个人经验为主，未能进行科学而有效的分析以及实现统一的管理，物资计划缺乏预测性和规划性，准确性和精确性不高。由于采购到货与实际需求在时间与数量上存在差异，造成库存积压，而某些关键设备多为进口产品，其资产总值较高，库存资金占用较大。

1.2 供應商选择受限，竞争不够充分

由于受采购人员及相关人员经验阅历和时间精力的限制，往往很难全面深入了解市场情况，缺乏对供应商及产品的全过程跟踪管理及对供应商做一个客观公正整体判断，自然而然在很多情况下很难选择到全部具备条件同时又表现优秀的供应商参与进来，导致竞争性不够，一定程度上会增加企业采购成本。

1.3 评标主要依据评标专家主观经验判断，时常出现偏颇

评标委员会主要依据供应商提供的投标文件和个人主观经验做出判断，产品的实际效果评估和用户的评价普遍都没有考虑在内，造成招标选定的产品的使用效果与中标产品的实际使用效果产生一定程度的脱节，通过评标方法筛选出来的产品有可能并不是最符合用户需求的，从而采购结果也不是最优的。

1.4 质量不高的设备中标造成后续运维成本居高不下

进口设备厂家、合资厂家、优质国产厂家与刚起步的新兴厂家的技术水平、制造能力、产品质量上存在明显差异，但在现行的大部分采购情况下只要符合一定的要求均可参与竞争，不同档次的供应商、质量性能相差较远的设备同台竞争，导致一些技术高、质量优的设备因报价高而被排除在外。反而是那些价格低、易老化、质量不佳的设备持续中标，表面上虽然在工程建设阶段节约了设备的采购成本，但中标后的后续运营维护成本居高不下，实际上给企业增加了总的成本支出。

2 优化实施方案

由于在公司内部，各类物资从需求计划、采购实施、安装与使用、维护、更新到报废等各环节的管理，由不同的职能部门进行分段管理，缺乏数据和信息的集中统一管理和统筹运用，更不用说外部数据的借鉴。而将大数据技术应用在物资采购中，就可使大数据技术横向向外部数据扩展，纵向可延伸至物资需求、物资采购、物资供应的各个关键环节，具体体现在需求预测与库存控制、供应商的选择与管理、采购流程与规则的优化、日常业务监控和预警等方面。通过对整个供应链的科学配置，借助数据挖掘、云计算、人工智能等大数据技术提升采购质量，实现精准采购。

2.1 需求预测与采购管理

物资采购中产生的数据非常多，如物资描述数据、物资采购需求数据、物资采购计划数据、供应商数据、物资交易数据、仓库存储数据、物资使用及消耗数据、物资使用寿命等，通过对上述海量数据的收集和分析，并且通过一系列算法来模拟最终用户的需求行为，可以对用户的需求原因、物资的需求数量、物资需求幅度变化、物资的需求时间等作出有效的预测，找到物资使用规律、采购规律，从而智能预测不同时期物资的需求规律。

除此之外，还应将需求预测数据与实际物资需求情况、物资到货执行情况进行对照和反馈，形成需求预测与实际满足情况的闭环管理，促进预测能力改进提升，有效地提高物资需求预测的效率和质量，最大可能实现物资需求时间与采购实际到货时间的无缝衔接，尽可能减少物资不必要在库时间，从而提高库存周转率，减少对企业资金的占用。

2.2 供应商选择与管理

2.2.1 优化采购方式与供应商选择

采购方式的确定由物资性质、潜在供应商等决定，其重点和难点是针对某种物资如何选择最合适的采购方式及供应商名单，规则和标准是什么，如何获取全面的市场供应信息。大数据时代的到来使企业更容易获得内外部市场信息，更为方便和快捷实现对采购方式及供应商名单进行收集和优化。一是追踪物资的历史采购轨迹，从中选出最优采购方案。二是收集现时的市场行情，将采办方式及供应商名单与公司内外同类型采办项目的对照分析，并提供精准的合理化建议。

2.2.2 供应商的动态管理

采购时判断供应商的行业地位、生产能力、履约能力、财务状况等信息这些信息时，除了要求供应商自身提供外，一部分可从互联网获取外部支持，还有一部分依靠工作人员的经验和判断，这样信息的真实性、有效性、及时性便大打折扣。大数据背景下，企业可以建立供应商信息库，充分利用互联网信息及内部信息建立综合分析评价体系，客观、全面评价供应商实力，实时监控和预警供应商动态，有效避免信息不对称给企业带来的风险。不仅如此，通过与社保机构、税务部门、司法部门等数据库相结合，能够使采购者通过多方面、多渠道全面了解到供应商的诚信情况，促进以更加全面更加客观的视角对供应商进行评价与管理。

2.3 招投标及评标的优化与提升

2.3.1 大数据技术能够智能筛选与匹配并推送采购方案

借助大数据技术实现类似项目的招投标概况，如招标方案、评标方法、合同条款等，智能推送类似项目的历史采购信息，为采购者更好的根据项目特点编制招标文件提供了便利条件。也就是说，基于已有数据库历史采购信息，分析出不同的评标方法、评标指标等对最终招标效果的影响，实现招标人招标、评标委员会评标、供应商实际履约情况的一体化管理，为选择最优化的采购方案提供支撑，降低采购行为的机会成本。

2.3.2 在评标过程中，“大数据”能够为专家评标提供强有力的辅助作用

评标委员会往往从投标人在竞争过程中递交的历史经验和业绩等材料中来判断投标人的技术实力，难免会存在一定的局限性。将大数据与云平台等技术合理运用到招投标环节中，帮助招标人了解投标人的历史合同、业绩能力、诚信水平、技术实力等，根据上述数据对投标人的综合实力进行评估和判断，分析其是否符合招标要求。因此，有了大数据的智能支持，能够降低评审专家的主观性，实现投标过程中的信息对等，为专家评审提供科学、可靠的数据支持与评判依据，实现投标过程愈加公平、公正与透明。

2.3.3 采购价格分析

公司可充分利用大数据的处理能力和分析能力，快速收集国家、行业及互联网外部信息等，整合公司在招投标等日常业务中产生的海量数据，建立价格分析模型，对未来价格走势进行预测，抓住采购的最佳时机，在商务谈判中取得主动权和话语权。另外，有了完善和准确的价格数据库，也可快速和智能识别恶意低价竞标的投标人，有效避免招投标过程中可能会出现的低成本的过度竞争、合约履行能力不足等弊端，规避后续合同不能正常履行的风险。

2.3.4 强化监管采购违法违规行为

通过“大数据”分析与比对，可以更加轻易识别投标人在采购过程中的串标、围标、标书造假等违法违规行为，有效实现对客观公正的数字“证据”的保留，辅助采购管理部门对采购全过程的监管，对违法违规的投标人形成威慑，有利于确保采购活动的诚信及公平与公正。

3 总结及展望

通过建立物资采购数据库，运用数据挖掘、云计算、人工智能等大数据技术，进行物资采购项目的自动匹配和比对，智能分析并找出最优化的采购方案，为科学高效实施采购行为，奠定了良好的基础。相信在不久的将来，在大数据技术的支持下，不仅可以实现物资采购数据的高效统计、物资价格波动的动态监测、物资采购行为的科学预警、全流程业务监督与管控，随着日后大数据技术的更加深入应用，还将带来需求与库存分析指导、供应商画像建构、物资采购效益回报分析、采购效能分析等，为物资采购提供更加科学更加广泛决策支持，提升了物资采购效率与精准性，进而满足企业物资管理与生产运营多方面的需求。更为重要的是，长此以往将会打造一个更加公平、公正、公开、诚实、信用的竞争环境，减少了人为因素的干扰，发挥采购指挥棒的作用，激发市场活力，推动生产厂家做实技术创新，提升产品质量与性能，提高配套服务水平，让买方真正买到物美价廉的物资。

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