纸质档案与电子档案在管理上并存的思考

张伟

摘 要：档案以其独特的形式记录着社会发展的状态和轨迹，具有极其重要的参考价值。目前，纸质档案和电子档案是档案的主要形式，在信息技术飞速发展的新形势下，电子档案以其方便、存储容量大而受到人们的认可，但与纸质档案相比仍存在一些不足。在这种情况下，纸质档案和电子档案将长期并存，共同为社会经济的发展和建设服务。本文就纸质档案与电子档案在管理上并存进行思考，以供参考。

关键词：纸质档案;电子档案;并存

一、纸质档案与电子档案的优势特征

（1） 纸质档案优势特征。纸制档案更便于阅读，能够实现安全保存，不易丢失，其具有一定的法律效力。而且纸质档案具有较强的耐久性，一些重要档案信息能够长时间的保存。（2） 电子档案的优势特征。电子档案借助于计算机而存在，更易于查询，通过相关的索引即能够快速查找到自己需要的档案信息。电子档案立卷归档和检索查找更具便利性，无论是归档质量还是检索速度都有了较大程度的提升。同时电子档案能够随时补漏增缺。档案利用者在档案利用过程中无法接触到其他无关的文件，有利于实现档案信息的保密要求。在针对电子档案管理工作中，其可以对图片、文字、声音和视频等进行管理，管理更具多样化。

二、纸质档案与电子档案能够并存的重要因素

2.1纸质档案与电子档案属性相同

纸质档案与电子档案他们虽然存在的形态不同，但是都是对人类社会活动历史与经济发展历史的记录，它们之间的关系不存在事物的新与旧，不存在继承关系与否定关系，二者通过不同的载体进行不同形式的记载，使得在管理方式上有所不同。在对档案进行管理的基础思想方面，二者之间是共生的，可见纸质档案与电子档案是能够和谐共存的，管理方式存在不同并不会对档案管理的整体局面造成影响，亦不会阻碍其发展。

2.2纸质档案与电子档案性质相同

在深入研究纸质档案、电子档案自身特点的基础上，把两者作为宏观档案管理的研究范畴，在尊重个性的前提下追求和谐统一。在不同层次的认同基础上可以发展各自原有的特点。这是纸质档案与电子档案的对话过程，它们各有所长互为补充纸质档案与电子档案的和谐共存就是一种交往与互动、沟通与合作的过程。

2.3纸质档案与电子档案具有统一性

虽然在现代化的档案资源建设中，档案角色的位置发生了变化，原来的纸质文件逐渐被电子文件所替代，但是二者在管理中不断进行改造与被改造，相互之间不断同化，不断学习，弥补自身的不足，纸质文档在长时间的一体化实践中，不断的经过探索以及对相关理论的总结，为电子文件的管理的建设与发展奠定了基石。电子文件管理与纸质文件管理这两种管理方法，能够科学的进行合理叠加与混合，将好的功能进行替代，有机的将共存状态和形式通过动态形式进行确定，最终形成一套综合性的管理机构，使得各种类型的载体文件在管理方法与系统等方面具有统一性。

三、纸质档案与电子档案在管理上并存的路径

3.1构建纸质档案与电子档案并存管理机制

在纸质档案与电子档案并存的新形势背景下，档案工作人员加强对电子档案与纸质档案的管理是适应档案事业变革发展的必然选择。档案工作者必须切实转变自身思想观念，加强对纸质档案与电子档案的管理，为档案管理工作营造外部保障和良好的内部环境。针对当前纸质档案与电子档案并存的局面，构建两者的并存管理机制，统一纸质档案与电子档案的收集、归档以及借阅的管理，规范纸质档案与电子档案管理工作的程序、内容与范围。根据各个档案之间的联系，全程监督控制档案的利用与保存过程，确保档案管理工作健康有序进行下去。

3.2檔案工作人员应不断提升业务技能

电子档案的诞生，使得档案工作人员原本具有的技能已经不足以满足计算机信息技术与档案发展的需要。因此档案工作人员必须加强对现代计算机信息技术的学习以及运用。纸质档案与电子档案并存的局面使得当前的档案管理工作变成了一门汇集了档案学与计算机技术的融合性学科，传统的档案管理办法由于仅仅是针对纸质档案，因此已经无法适应当前档案事业发展的需要了。档案工作人员作为档案的管理者，必须积极介入到电子档案的形成与保管中来，能够熟练掌握互联网、计算机等方面知识，并能够将之运用在电子档案的制作、管理、使用以及维护过程中来，参与到电子档案与纸质档案的并存管理工作中，通过不断探索与总结电子档案与纸质档案并存管理的规律，运用纸质档案与电子档案并存管理机制将档案管理推向更高层次。

3.3构建混合文件管理系统

为了真正实现电子档案与纸质档案的并存管理，我们需要构建一个混合文件管理系统。这里的混合文件管理系统就是指不仅能够储存与管理电子档案，又能够储存与管理纸质档案，将混合文件管理系统对不同档案文件的并存管理功能充分发挥出来。首先，在混合文件管理系统中设置电子文件夹与非电子文件夹，并同时确保文件内部一切元素的协调性与共存性，运用统一的分类标准对其予以储存，确保文件夹内各个元素彼此之间一直保持着密切的联系;其次，针对同一份档案文件的不同载体，应当使用一样的档案号和题名，并在混合文件管理系统数据库对所选择的载体形式或类型进行详细标注。再次，对于纸质档案与电子档案两者的物理保存地质需要分别进行著录;最后，混合文件管理系统还应当具有档案借阅利用、档案文件自动解密、到期档案文件自动销毁等多种功能。

结 语：

档案管理工作是极为重要的一项工作，为我国经济建设与发展和社会主义的建设与发展提供了宝贵的历史资料，无论是电子档案还是纸质档案都记载了重要的历史资料，以供社会经济建设等各个方面的发展提供参考与借鉴作用，所以相关部门应该致力于二者之间的并存管理，以促进我国档案管理行业的长久发展。

参考文献：

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