关于做好流域水电项目档案信息化建设问题研究

田贵春

摘 要：流域水电工程是我国民生建设中的重要工程之一，工程建设周期比较长，建设环节比较繁杂，在建设过程中产生的大量数据信息需要相关单位对其进行科学管理。本文主要对流域水电建设项目档案信息化建设的重要性、存在的问题、采取的有效措施进行调查分析，提出未来面临机遇与挑战的战略思考。

关键词：流域;水电项目档案;信息化建设;问题研究

引言：档案工作的3个走向：档案工作走向依法管理、档案工作走向开放、档案工作起向现代化。诚然，信息化时代的到来，为各行各业的发展带来了新的机遇和挑战，档案工作也不例外。传统的档案管理模式存在不少弊端，已不适应新时代中国特色社会主义思想。因此，相关单位要对传统档案管理模式进行科学改进，构建档案信息化建设平台，提高档案信息化管理水平，促进档案工作走向现代化。

一、调查分析

（一）流域水电项目档案信息化建设的重要性

1.流域水电建设项目一般是同一个项目法人单位在一条流域上开发建设多个项目，各项目在地域位置上又相隔很远。构建一体化的数字档案系统，该系统的有效运用，能够使得全流域的水电项目档案信息资源相互连通，并且也能够实现信息共享。在将档案信息资料挂接、录入档案信息系统之后，相关工作人员就可以通过登录系统平台，查阅相关信息资料，以此实现数据资源的共享，同时也能够提高档案资料的利用率，发挥出档案的实用价值[1];

2.信息化的建设能够提高水电建设项目档案管理的规范性，也能够对档案业务工作过程进行全面的管控，与此同时，信息化管理模式，还能够辅助上级部门对相关档案业务进行有效的指导与督查。另外，信息化的档案管理，能够提高档案资料归档、编目、查询等多个业务工作的现代化水平，促进档案管理工作效率的提升，也能够增强档案管理效果[2];

3.利用数字化的档案系统，能够对档案资料进行浏览、查询以及下载，满足相关工作的需求。而且在实施信息化的档案管理模式之后，相关工作人员还可以在数据库系统中，通过在检索栏中输入关键字、主题词，实现对档案资料的快速查询，大大提高了档案资料的查询效率，使得资料查询更加便利，促使档案资料能够得到充分的利用。档案信息化建设工作的开展，也能够实现对档案查询借阅过程的管控，这样则能够掌握更加全面的信息。通过信息系统进行资料的借阅，可以掌握用户的相关信息，同时也能够在网络平台上对借阅者进行催还，避免资料出现遗失现象;

4.在数据系统中录入流域范围内的档案资料，能够保障其安全性与完整性。在信息化的档案管理模式中，可以实现对各种档案资料的备份，这样在数据系统出现问题致使档案资料损毁后，则能够进行档案资料的恢复，进而保障水电建设项目档案资料的完整性。另外，相关单位会对数据系统进行定期维护，也会增强其安全性能，以此防止病毒及黑客的入侵，有效保障了档案资料的安全性[3]。

（二）流域水电项目档案信息化建设中存在的问题

1.对于流域水电项目工程而言，其自身施工建设所消耗的时间较长，且参建单位相对较多，工程建设过程中会产生出大量的数据资料，致使项目档案的形式、内容愈发丰富。在这种情况下，对档案管理的专业性要求也会同步提升。然而，就实际情况来看，不同参与项目建设的单位，在档案管理水平上存在较大的差异性，其档案管理信息化程度也不一样，一些参建单位对于信息化建设的重视度也较低，这样不仅会影响到项目档案管理基础工作的落实，也会影响信息化建设进程[4];

2.在建设流域水电项目工程时，其中产生的大量纸质信息资料，没有被及时转化成为数字形式，导致相关信息系统只是录入了相应的档案编目，并没有将相关电子文件的具体内容录入其中，这样也无法实现信息化的档案管理，相关单位依然在使用纸质档案管理模式，在这种情况下，水电建设项目档案的信息化建设工作很难顺利开展;

3.在针对水电项目档案管理开展信息化建设工作时，应该结合具体的工作内容，制定出科学完善的信息化档案管理机制，借此提高信息化档案管理的规范性，使其能够有序开展。但是，就实际情况来看，信息化档案管理制度并不完善，甚至有些单位根本就没有建立相应的管理制度，导致信息化的档案管理工作在开展过程中，会出现不良操作行为。比如，部分管理人员没有对电子文件予以同步挂接，致使相关电子档案与纸质档案资料不相匹配，甚至出现信息遗漏、录入措施的情况。

（三）流域水电建设项目档案信息化建设采取的有效措施

1.转变观念，建设完善的数字化档案系统

在具体的档案信息化建设中，有关单位已经针对流域水电建设项目的档案资料管理情况，利用信息技术构建完善的数字化档案系统，而且要在该系统中增设功能模块，比如，检索、浏览、分类等多个功能模块，以此提高档案管理的便利性。另外，相关单位要利用信息技术构建信息平台，通过该平台与他人共享部分档案资料，这样也能够使档案资料得到充分的利用。与此同时，还应该增强数字化档案系统的安全性，可以通过建立防火墙、安装杀毒软件等方式，提高系统对网络病毒、黑客入侵的抵御能力，也可以应用密钥登陆、身份识别等方式，强化系统的保密性，避免出现信息泄露及损坏等情况，保障档案资料的安全性。据华电集团官方数据显示，该集团2019年已经组建了数字档案馆系统，将“OA、商秘、档案”三合一，向档案现代化管理方向迈出了坚实的一大步。

2.加强管理，规范数字化档案管理流程

在档案信息化建设过程中，需要对以往的纸质档案管理流程进行合理改进，使其更符合现阶段的信息化档案管理模式，进而提高信息化档案管理工作的规范性及有序性。基于此，在对纸质档案进行数字化存档时，应该借助扫描仪这一设备对纸质档案进行扫描录入。而纸质档案的数量很多，就导致扫描录入工作量很大，在这种情况下，短时间内无法对全部档案资料进行扫描，相关管理人员则要按照相应的原则开展這一工作。针对已经形成的档案，要选择长期保存、保存价值能达到30年以上、完整准确、实用价值高的档案予以扫描录入，对于短期保存、利用价值较低的档案资料则可以暂缓处理。另外，对于相关参建单位移交的有关纸质文件，应该同步移交与之相匹配的电子文件，如果没有相对应的电子文档，则要对纸质文件进行扫描加工，以此建立电子文档，接着就要按照有关规定要求对电子文档进行归档保存。

3.提高重视，加大信息化建设投入力度

相关单位若想对流域水电建设项目档案管理，进行有效的信息化建设，并提高信息化档案管理效果，首先就要转变自身传统的管理思想，对信息化档案管理内容及作用予以深入了解，提高对信息化档案管理的重视度，推进信息化的建设进程。另外，有关单位如果想要提高档案管理的信息化程度，还应该加大资金投入力度，为信息化建設提供充足的资金，这样也能够采购所需的软硬件，为信息化档案管理工作开展配备齐全的设施设备，进一步提高信息化程度。其中基础的信息设施设备包括计算机、扫描仪、存储器等，软件设施则包括计算机操作、数据库管理等多个系统。此外，档案管理人才也是信息化建设所需的重要资源，高素质的专业档案管理人才，能够将信息化建设工作落到实处。

二、战略思考

相关单位要推进数字档案馆系统的建设，应立足于国家信息资源战略高度，在国家重视的层面，加大档案信息化建设的投入。虽然我国数字档案馆建设已经取得了一定成效，但由于数字档案馆系统建设成本高、日常维护专业性强等问题，导致建设周期长、见效慢。要想解决这些问题，必须进一步加大资金投入，加强数字档案馆系统的技术研究和创新，才能全面建设高效、有序的数字档案馆系统。

（一）加强用户端目录与后台数据库容量的同步建设。

当前，随着办公自动化的快速发展，电子文件已经成为企业在管理流域水电建设项目中信息资源共享的一部分。电子文件的挂接与实体档案的进库必须同步，才能适应流域水电开发各项工作的需要。如果前端目录数据与电子文件在上传的过程中后台数据库容量跟不上或者其它原因导致不能同步，这就会很大程度上影响了档案工作效率。另外，通过定期收集用户端对档案管理系统的使用情况，汇总系统各模块的使用频率，将一些“僵尸”模块作特殊处理，同时也对常用模块进行功能强化，对系统做优化升级，以此提高档案信息化工作效率。

（二）重点采用新技术实现数字档案馆系统建设的创新。

众所周知，流域水电工程还有一个突出的特点就是项目文件资料数量多、数据量大，相关单位要做好纸质档案验收归档与电子文件同步挂接，光靠普通人力来工作效率较低。要充分利用计算机新技术、新型的科学设计以及新型数字化辅助设备进行全面统筹管理。彻底从传统的的档案管理模式中走出来，用创新的思维对档案进行全面的管理和思考。

总结

流域水电项目档案信息化建设是一项长期而复杂的工程，相关单位应对当下自身档案信息化建设的具体情况进行全面梳理，并结合中央出台的相关政策，通过采取一系列的强制措施和手段，助力推进档案信息化建设的全面升级，为推进流域水电工程档案工作实现现代化管理奠定基础。

参考文献：

[1] 邢京燕，候洁. 浅谈水利水电工程档案信息化建设的意义与措施[J]. 档案天地， 2020（12）：2.

[2] 陈加. 水利水电工程档案信息化建设和利用[J].  2020.

[3] 王薇薇. 水电工程项目档案管理存在的问题及对策[J]. 水电站机电技术， 2019， 42（10）：3.

[4] 赵奎安.对构建数字档案馆建设的新思考[J] 2019.