事业单位档案管理数字化技术的应用

崔海霞

摘 要：档案管理工作对于事业单位来讲十分的重要，为了提高工作效率、避免档案的内容泄露，将现代技术融入到档案管理当中显得尤为重要，本篇文章主要阐述了当前事业单位档案管理数字化技术应用所出现的问题以及给予了相关的建议，相关工作者可以进行参考。

关键词：事业单位;档案管理;数字化技术

前言：

当前事业单位当中的档案数量越来越庞大，给工作人员带来了较大的压力，传统的档案管理方式已经不能现在工作的需要。需要结合先进的技术推动我国档案管理工作的进步，因此将数字化技术结合档案管理是一个大势所趋的方向。

一、事业单位档案管理数字化技术应用出现的问题

（一）缺乏对档案数字化建设的正确认识

当前人们处在一个互联网高速发展的时代中，很多领域都开始将互联网融入到工作当中，从而提高工作效率，档案管理工作也不例外。但是就目前来看仍有部分工作人员习惯于之前的档案管理工作方式，并不愿意接受新的理念。主要原因是在于部分工作人员并没有意识到档案管理数字化技术的优点，且认为对于传统技术人员已经非常熟悉，而且不需要添加其他的工具。对于现代化技术缺乏一个全面的认知[1]。有个别的单位满足于传统档案管理技术所带来的经济效益，并不愿意有所突破。有的单位引进了档案管理数字化技术，但是并不是十分的认可，这就阻碍了数字化技术发挥出真正的功能。

（二）数字化技术应用方面存在的问题

数字化技术的应用需要有专业的人才，但是目前个别单位的工作人员并不是档案管理相关专业，对于工作并不是十分的熟悉，造成工作效率低下。有的事业单位当中人员较少，工作任务较为繁重，所以调遣其他岗位的工作人员来完成档案管理工作，这些都会影响数字化技术的使用。数字化技术主要是依靠互联网的发展，难免会有一定程度上的安全威胁，给档案管理工作带来挑战。有的单位在招聘人才时过于重视档案管理专业的内容，但是忽略了人员对于数字化技术的了解和使用，使档案管理工作缺乏复合型人才，最终使工作质量下降。有的单位数字化技术仍然不够成熟，不能满足现在档案管理工作的需要，需要不断完善。

（三）相关配套设施的不完善

当前档案管理工作基本上都需要依靠现代先进的技术，但是仍然有部分的单位没有先进的设备。有的设备已经较为陈旧，造成档案管理工作的效率低下。个别的管理人员没有意识到档案管理工作的重要性并不愿意投入相应的资金在数字化技术方面。所以说如果能够加强对于档案管理工作的认识很多问题都能够迎刃而解。有的单位给予档案管理工作的面积较小，设备不完善，工作环境较差，这都会影响工作的正常进展。没有设立检查设备的专业人员，使设备即便出现问题也不能够立马的发现，导致问题的扩大化，最终只能选择淘汰，导致资源浪费。

二、事业单位档案管理中数字化技术应用的策略

（一）工作者應当给予数字化应用高度的重视

相关工作人员应当从自身做起，加强对于数字化技术的认知，通过互联网、书籍、报纸等等多种途径，了解一些数字化技术的基础知识。管理者在工作当中树立一个清楚的目标，有所侧重的完成工作。组织员工外出学习，使员工了解到市场上较为先进的一些技术，学习较为完善的操作系统。当前许多领域都逐渐结合互联网，提高工作质量[2]。数字化技术融入到档案管理当中无疑是一个新的突破。相关工作者需要结合市场的需求及时做出调整。数字化技术的高效运行离不开完整的制度。完整的制度能够使信息更加全面，实现资源共享，有效的整合作用。管理者要对数字化技术与档案管理的结合有一个具体的认知，将其每一个环节都安排适合的人才，使工作当中的每一个环节能够环环相扣，有效提高工作效率。管理者可以举办一些关于档案管理工作的活动，是事业当中的所有人员都能够意识到档案管理工作的重要性，为数字化技术的应用提供良好的工作氛围。

（二）建立数字化管理系统

数字化管理系统的不断完善需要有专业的人员，单位在招聘人才时应当做到公开、公正、透明。招聘的人才不仅仅需要对档案管理知识激起熟悉，也需要了解数字化技术。对于人员进行专业的培训，使其能够满足当代档案管理的需求。目前人们处在一个数据化时代，资源的有效利用及其的重要，应当通过现代的技术将资源进行整合。使工作人员能够快速的找到自己所需要的数据。之前传统的录入方式不仅速度较慢，而且人工参与较多，难免会有错误。为了有效解决此问题出现了OCR技术，人们可以通过这种技术，快速的将内容录入到电脑当中，不仅仅对于文字，包括图片也都可以录入，有效的降低了工作失误，减轻了工作人员的工作压力[3]。当前我国的数字化技术并不是十分的成熟，可以派遣人员到其他国家进行学习，引进一些前端的技术和理念。请到业单位档案管理中数字化技术的专家进行演讲，提供一些具有建设的建议，有效提高工作者的技术能力。

（三）完善相关设施

设备对于当前数据化技术的运用起到的作用是举足轻重，工作人员应当给予高度的重视。定期对于当前设备进行检查，对于已经损坏的设备做出统计，汇报给上级，进行维修，避免问题的扩大化。在单位当中应当有设备维护的专业人员，对于相关设备非常熟悉能够在日常工作当中发现一些细节问题，而且能够有效防止重要信息的泄露。倘若设备已经不能够满足工作的需要，也应当及时的更换，避免影响正常工作，单位应当投入相应相应的资金帮助档案管理更新设备。各大单位可以交换人员互相学习，做出调查目前什么设备性价比更高，效果更好。对于一些投入资金较大、效率较低的设备及时淘汰。工作人员也应当合理的使用设备，避免因为过度、不恰当的使用而使设备有所损耗。在上岗之前给予工作者关于设备的培训，使工作者了解如何使用这些设备，以及设备使用过程当中容易出现的问题。

结语：

总而言之，数字化技术出现并且投入使用，能够在很大程度上提高工作效率，推动了档案管理工作的发展。不断的完善数字化技术，学习相关知识是非常有必要的，对于促进社会发展有重大意义。但是就目前来讲我国数字化技术与档案管理的结合仍有较大的进步空间，需要工作者不懈努力，争取有所突破，

参考文献：

[1]李庆娜.机关事业单位档案管理数字化技术应用分析[J].兰台内外，2021（26）：1-3.

[2]安家宏.事业单位档案信息化建设与服务创新思路构建分析[J].大众标准化，2021（17）：169-171.

[3]亓凤兰.事业单位档案管理人才队伍建设[J].黑龙江档案，2021（04）：196-197.