试论制约干部人事档案工作发展的因素与对策

温相生

随着电子信息技术的不断发展与进步，干部人事档案也开始从传统的纸质档案向信息是时代的新胜电子档案过度与发展。但是，由于目前国内的电子干部人事档案起步较晚，仍然处于一个发展与探索阶段，对于信息化档案管理的应用还处于研究阶段，传统档案向电子信息干部人事档案模式过度的过程中主要的侧重点还不明确，缺乏指导的相关理论。本文就以新胜电子档案的利用与传统档案之间的差异与优缺点展开分析，论述了如何合理利用好传统档案与新生电子档案。

档案是社会各界以及不同行业发展的重要依据，干部人事档案工作涉及到社会发展的全部信息内容，每个记录在档的档案都需要相关的干部人事档案部门进行管理，实现干部人事档案的充分利用。但是，目前大多数的干部人事档案部门还采取传统的管理方式，这样就会在干部人事档案工作中出现一些问题，导致传统档案的管理工作无法得到有效的保存。随着电子信息技术的发展与进步，合理的应用还信息化手段改善传统的干部人事档案工作，有效的解决干部人事干部人事档案存在的问题，从而实现了对干部人事档案工作的高效发展。

一、干部人事档案管理的内涵

（一）干部人事档案的内涵

干部人事档案主要是通过纸质文件的形式对文档与材料进行存储与记录，这些纸质文件的内容包括着相关个人、团体的基本信息以及学术研究的成果，历史文化的记录，对于社会发展与国家进步都有着重要的记录价值。

（二）电子档案管理的内涵

电子信息档案管理主要的管理形式通过电子的形式对科研材料与个人信息进行保存。这些电子信息可以通过电子计算机进行存储、分类、保存。主要的信息传播的途径与方式就是通过互联网。

二、传统档案与新生电子档案管理的特点

电子档案管理与传统的档案管理存在着三方面的共同点：第一，二者的基本原理存在着共通性，电子信息档案的管理是建立在干部人事档案的基础上，通过对传统档案进行信息化技术的有效整合与优化。电子档案管理的技术水平、管理模式、管理质量都高于传统的档案管理，但是二者的共通性仍然客观存在;第二，电子档案与传统档案的不可分割性，传统的档案管理主要的信息内容包括着社会实践、个人信息等重要的数据内容，这些数据有着很大的真实性，对电子档案的统计与管理工作也同样适用，也需要保证保存的信息真实性，传统档案资料与新生电子档案 同样都需要保证保存信息的真实性;第三，电子档案管理扩大了传统档案的信息量存储，在干部人事档案基础上的新生电子档案管理实现了对容量的扩大，可以对各种不同的档案信息进行存储与分类，还可以通过互联网实现对资源与信息的共享，在对档案信息进行调取的过程中更加便利。此外，如果想对传统的纸质档案进行调取，还可以通过电子信息档案的记录进行查找，更加方面快捷。

三、干部人事档案工作发展制约因素

（一）操作环节的利弊分析

干部人事干部人事档案与信息化档案管理在操作环节也有着不同的优缺点与利弊：

第一，信息收集整理的利弊。传统的干部人事档案工作在对信息收集整理的过程中主要是將有价值的内容与纸质文件、材料进行收集与整理，在对这些档案进行相关的归档与整理进行操作。与传统的干部人事档案相比较而言，新生的电子档案在对信息收集与整理的工作内容更复杂，为了保证电子档案信息的完整性与真实性，需要对干部人事档案的每个环节合理的衔接，让干部人事档案工作的内容衔接更平顺，让信息收集与整理更高效，保障信息内容的时效性。

第二，档案信息鉴别整理的利弊。干部人事干部人事档案在对文件材料进行归档以前需要对档案信息内容进行鉴别与分析，对档案价值进行界定，对相应的资格进行审查，从而确定对档案进行包管理的价值与保存的时间，在归档以后，需要对已经纳入干部人事档案的内容进行二次审核;新生电子信息档案在进行档案信息鉴别整理通过电子计算机对信息内容进行处理，在档案信息鉴别整理的工作效率会高于传统的干部人事档案，但是对内容有效性的筛选整体质量会低于干部人事干部人事档案的模式。

第三，档案存储的利弊。干部人事干部人事档案对档案进行保存与存储需要消耗大量的人力资源与时间，需要一个长时间的、持续性的管理，在管理的过程中需要大量的操作人员定期进行信息整理，随着档案内容的不断增加，在新旧档案进行整理的过程中也需要增加投入，管理的难度也在不断提高。信息化档案管理虽然有着干部人事干部人事档案所不可替代的优势，但是在对档案修改与调整以后不会留下改动的痕迹。这样就无法保证档案的原始性。因此干部人事干部人事档案与新生电子档案相比较而言更有着原始性的优势，新生电子档案的高效率也是干部人事干部人事档案所无法比拟的。

（三）操作内容的利弊分析

从操作内容的利弊分析来看，干部人事干部人事档案与新生电子档案之间也各有千秋。

第一，真实性。干部人事干部人事档案与信息化档案管理比较而言，更容易得到数据原始性与真实性的保证，干部人事干部人事档案的价值审核十分严格，如果对档案的价值审核成功以后，档案的基本形式与内容就不会在发生性质上的改变，如果对档案的管理得当，后期不会发生改变;新生电子档案的保存方式需要借助计算机设备进行保存，在对档案修改操作也不会留下改动痕迹，这样就无法保证电子干部人事档案的真实性，特别是在对电子档案进行格式转换的过程中，更容易出现因为操作失误而引发信息的真实性难以保证。

第二，操作性。干部人事干部人事档案的操作形式十分复杂，许多工作流程度需要人为操作与干预，这样就会增加工作量，消耗大量的人力资源，浪费宝贵的时间;信息化档案管理通过借助一些信息处理的软件对档案信息与内容进行批量的处理与内容整合，很大程度上提高了干部人事档案的效率与操作速度。此外，新生电子档案的管理相比较传统的干部人事档案更具有专业性的特点，这需要干部人事档案操作人员需要具备更专业的干部人事档案的能力，要熟练操作电子计算机设备，满足干部人事档案的需要。

四、信息化干部人事档案工作的策略

信息化档案管理，有利于促进绿色环保事业的进步与发展，通过电子干部人事档案的模式实现了物质化办公，可以节约纸张，更可以降低干部人事档案成本，对保护树木与森林资源有着重要的促进作用。传统档案需要通过纸质文件作为记录的重要媒介，在对纸质文档进行保存的过程中，需要做好相应的整理与手机工作，要对档案的特点进行分类与归类，只有这样才能凸显出传统档案的重要价值。干部人事干部人事档案需要人为的手动操作进行管理，不仅浪费了大量的人力资源，工作量也很大，如果在检查的过程中方法的应用不得当很容易出现管理上的漏洞问题，这样就导致干部人事干部人事档案的过程中无法实现信息的高速传输，更无法实现档案信息的共享，对档案的开发与利用效率不高。因此，对干部人事干部人事档案进行新生电子档案的变革，更可以提高干部人事档案工作的效率，符合现代化信息时代的发展。

（一）信息调用更便利

信息时代的发展速度不断加快，推动着人类社会的发展与进步，更推动着各行业的发展，市场竞争也随之变的越演越烈。因此，相关档案部门的日常信息的查验与数据的整理工作量也在不断增加，档案信息的更新速度也需要不断的加快，因此，通过新生电子档案的管理可以有效的提高干部人事档案的效率，让档案信息的调用更加便利，提高了电子干部人事档案的效率。

（二）存档内容更丰富

随着电子计算的普及与发展，在办公室日趋朝着自动化的方向发展。许多手写的纸质文件都被电子文档所替代，许多文档都需要通过电脑文档的打印才能备份与取用。干部人事档案工作如果仍然采用传统的管理方式，需要通过打印的形式进行存档与备份。信息化档案管理就可以对计算机中的文件进行存储于备份，对于存档的内容更加丰富，干部人事档案的工作效率也得到了提升。

（三）变更纸质文件

在干部人事干部人事档案中对档案进行存档与归档以后留下的旧文件，大多数都是关于规划、总结的文件。一些重要的红头文件也需要慎重的保存。新生电子档案通过科学管理的手段，让档案的管理更加缜密，对于档案数据的管理更加严格。传动干部人事档案与信息化档案管理存在着很大的差别，对于档案的时间管理与各方面都有着差别。传统档案的管理要想实现长期的保存就可以对纸质文件进行保存，不会出现信息内容丢失的情况，信息化档案管理需要长期保存文件，需要通过对电子文档进行打印才可以长期存档与保留。

（四）创设全新电子存档形式

信息化档案管理的文件形式不在拘泥于纸质文件，可以是某一个电子设备的存储，也可以通过硬盘、光盘进行数据的存储，相关的文件内容可以被查验与使用，也可以实现了在互联网的作用对文件进行资源共享，让后期的干部人事档案工作更加便利。从自身的性质来说，电子干部人事档案的特点包括着：有计算机进行存档，自身具有着严格的代码与分类形式，可以更好的对档案进行分类管理。信息化档案管理有着自身的档案特点，新生电子档案可以整合了自身的数字型的特点，更融合了传统档案分类型的特点，通过电子计算的存储实现了对档案的远程传输来实现档案信息共享，对于每个档案的调用都需要具备一定的权限才可以对档案内容进行读取。

五、结语

总之，通过对干部人事干部人事档案与信息化档案管理的研究分析可以发现。干部人事干部人事档案都是以纸质文件的形式对档案进行存档与记录，很容易在长期管理的过程中受到不同因素的影响而造成了破损的问题，在干部人事档案的过程中隨着时间的推移占据的空间也会越来越大，对干部人事档案工作来说会造成一个严重的困扰;信息化档案管理，可以通过借助计算机进行干部人事档案与存储，有效的提高干部人事档案工作的效率，更节约了干部人事档案的空间与成本，但是也容易受到一些因素的影响，导致真实性难以确定。因此，需要将干部人事干部人事档案与电子干部人事档案相结合，更好的推动干部人事档案事业的发展与进步。

（作者单位：中共喀喇沁旗委组织部）