档案管理工作中的问题与解决对策研究

刘怀玉

摘要：档案馆是面向全社会的信息文化中心，承担着向大众传递信息的职责，档案，是对每一个社会发展时期衍生的信息的真实记录，有着重要的研究价值。档案管理是对档案的整理、归纳以及进行安全的保存，在管理档案过程中要保证档案信息的真实准确。结合目前实际情况，在档案管理的过程中还存有一系列的问题，需要根据具体问题，实施切实可行的解决方案，优化档案馆的档案管理工作，建设现代化档案馆，进行有效的档案管理工作。

关键词：档案管理;问题;解决策略

引言

南岳区档案馆保存了大量的档案资料，对于研究南岳区的发展有重要的人文价值和历史价值。档案馆成立时间久，已经保存大量的信息资源，在进行档案管理工作时，由于社会的以及现代信息技术的快速发展，会产生相应的问题，因此需要档案管理工作人员不断优化管理意识和管理方式，利用多媒体信息技术，提高档案馆的管理水平，使档案管理工作与时俱进，满足现代社会的发展需要。

一、档案管理工作现状分析

（一）对档案管理工作缺乏相应的重视

当今社会，依旧有很多人缺少对档案信息的正确认知，甚至有大部分人根本没有档案管理意识，忽视档案管理的重要性。大部分人对于档案管理工作认知不完整，认为档案管理工作人员无非就是每天对档案信息进行补充、完善，将档案管理视为一份很清闲的工作，档案工作质量的高低都不会对个人的利益或者社会经济的发展产生影响。甚至有部分档案管理工作人员对于管理档案的过程中都存有不正确的认知，认为工作形式和工作内容比较单一，没有任何新意，工作没有做的好与坏之分，只要在档案馆内使档案信息保存的完好，便于有需要时查询，对档案信息保密即可。工作人员的不重视以及外界认知的不正確都为新时期的档案管理工作的开展带来了干扰，使现有的档案管理工作模式不能适应社会发展的需求。

（二）管理水平有待提高，档案管理制度还未完善

在管理档案的过程中，大多数人将档案馆作为可有可无的资料管理处，由于档案管理部门无法创造长实际的经济利益，因此在档案管理工作中并没有相关的绩效考核指标，而档案管理人员的薪资一般都处于低水平阶段，甚至对于档案馆投入的资金都很少。部分档案管理由于缺乏系统化的管理制度，在进行档案管理过程中会出现或大或小的管理问题，部分信息的缺失或者信息的混乱，不利于档案馆进行标准化管理建设。

由于人们对于档案管理工作的不重视甚至是忽视，因此很少会由关于档案管理人员的进修培训项目，在一定程度上影响了档案管理人员的自我成长，而档案管理人员的平均年龄普标较大，对于新鲜知识的接受能力较年轻人慢很多，导致档案管理人员一直保持着传统的管理档案的理念，与现在高速发展的信息社会不相符，在过很大程度上阻碍了档案管理工作质量的提升和发展。由于档案馆里的档案数量十分庞大，在管理人员人手不够或者精力有限的情况下，常常只是将档案归到对应的档案收纳处，并不是根据档案的具体内容进行整理和归纳。在主观和客观因素的双重作用下，严重影响了档案工作的有效开展，档案管理工作急需建立健全管理制度。

（三）档案资源的利用率偏低

对于档案管理虽然人们持有普遍忽视的态度，但是在实际情况中，档案管理是一项具有重要意义的工作，档案管理工作是为了在有需要的时候发挥出档案的信息价值。由于档案馆保存的档案涵盖的历史时期较长，有大量的传统档案资料，数量多内容杂，在进行这部分档案信息的检索、整理时，需要采用最传统的人工模式，花费时间长，降低档案管理工作效率。而且由于信息杂乱容易出现失误，甚至由于管理人员的疏忽会对档案信息造成不可逆的损坏，造成重要信息的缺失，在需要档案时无法提供相关的信息，降低了档案的利用效率。

二、档案管理的优化策略

（一）加强档案管理意识

为了改变人们对于档案管理的忽视现象，应该通过有效的宣传，比如拍摄关于档案管理的纪录片、通过多媒体信息网络传播平台加大档案管理的推广力度，以新颖的宣传形式全方位普及档案管理的积极作用，改变人们对于档案管理的固有印象，强化人们对于档案管理作用的认知，充分发挥档案的价值，推动档案管理工作的长足发展。

（二）提高档案管理人员的综合素质

既要对现有的档案管理人员进行先进档案管理技术的培训，又要引进具有较强的专业知识以及信息技术的综合型人才，为档案馆注入新鲜的活力，同时要完善相关的管理制度。首先，要制定科学、规范的人员考勤制度，为档案管理工作提供基础的保障。其次，强化档案管理人员的责任意识，在进行档案管理工作时，结合管理人员的工作态度、工作方式进行有计划性的安排工作，发挥出不同特性的档案管理人员的最大价值。最后，需要调动档案管理人员的积极性，注意员工的个人状态，将人文关怀融入到日常的工作中，强化档案管理人员的向心力。

由于档案管理人员面对的是各种各样的文件资料，每一份档案都要重要的价值，因此在进行档案管理的工作时，必须要有极强的责任感，还要有耐心和细心，才可以应对档案管理零散繁杂的工作内容。在新的时期下，档案管理传统的管理形式又有了很大的变化，在数字化经济的快速发展下，数字化档案馆也慢慢普及，因此，档案管理人员必须要不断更新管理意识，将以往的管理经验与现代化技术相结合，提高管理水平和管理质量。

（三）建设数字化档案管理模式

在数字化经济大环境的影响下，应该建立与时代发展相结合的档案管理模式。首先，建设数字信息资源库。档案管理应该与时俱进，依靠多媒体信息技术，将查询率高，需求量大的档案优先进行数字化转换，构建数字信息资源库，以网络为载体，实现非机密信息资源的网络共享，既优化了资源配置，又提高档案管理工作效率和查询效率。其次，搭建数字化的信息传输平台。借助互联网技术，打破时间和空间的限制，使人们通过网络可以随时随地的查询自己需要的信息资源。通过数字化档案管理模式的建立，可以为人们提供更加便捷的档案管理服务，为有需要的人群提供多样化的服务，强化档案馆的文化传播功能，使得档案的社会价值和历史价值得以有效的发挥。

（四）强化服务职能

档案馆是面向社会的事业服务单位，应该加强自我管理、自我约束，不断强化自己的服务意识，才能更好的履行社会职责。在档案管理的工作中，档案馆应该直接对接档案服务对象，提高档案管理的工作效率，使档案馆做到这真正的面向社会，提供相应的服务功能，使社会各界可以充分利用档案资源，促进档案管理事业的发展。

三、结语

档案，记载着各个时期发展的重要信息，有极强的人文、经济、历史价值。档案馆在档案管理工作中起着至关重要的作用，档案馆的管理人员应该不断地优化管理意识，与时俱进，因时而变，站在发展的角度看待新时期下的档案管理工作，结合现代化信息技术，推动档案管理的现代化发展，避免有价值的档案信息由于保存不当而丢失，通过建设数字化档案信息资源库，扩大档案馆的服务范围，使一些非机密的信息资源得以有效的发挥效用，可以为大众的需要和社会的发展提供高质量的服务。

参考文献：

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