大数据背景下事业单位档案信息化管理存在问题及发展对策∗

赵云龙 ，曾力旺 ，周海慧 ，李海亮 ，邹华芬

（1.中国热带农业科学院科技信息研究所，海南海口 571101；2.海南省热带作物信息技术应用研究重点实验室，海口 571101；3.中国热带农业科学院南亚热带作物研究所，广东湛江 524091；4.国家土壤质量湛江观测实验站，广东湛江 524091；5.海南省热带作物营养重点实验室，广东湛江 524091）

就当前情况来看，越来越多的事业单位开始利用大数据来对档案进行有效管理，这种管理方式有助于提高档案的管理效率，同时也有助于档案的深度使用。为此，事业单位会通过引入大数据系统、建立数据档案馆等方式，来提高整个档案管理的信息化水平。但是因为各单位应用大数据技术时间较短，导致其实际应用方面还存在一定的不成熟，进而引发了一些问题，影响了档案的信息化管理。为此，文章以这一情况为研究前提，对事业单位档案信息化管理工作情况进行研究，从而发现其存在的档案管理问题，并提出相应的改善对策。

1 档案信息化管理的重要性

大数据也被称为海量信息，因其信息量巨大因此无法在短时间内通过人工手段处理成为人们理解的信息，因此需要借助特殊技术对数据加以集合与整理[1]。大数据主要包括以下几个特点：第一大容量，是指数据存储量比较大，利用互联网收集数据，从而形成大数据之海；第二多样性，无论是数据的内容还是格式均呈现出多样性，并以视频、图片等多种形式出现；第三速度快，主要体现在数据生产快、数据处理快两个方面；第四真实性，数据的真实性可有效保证数据的质量[2]。由此可知，大数据凭借自身的优势逐渐成为当前社会的主要数据处理方式。而作为以处理数据和信息为主要工作的事业单位档案管理，在信息时代利用大数据技术开展工作是必然趋势。档案管理是事业单位的基础性工作，完善的档案管理是事业单位可持续发展的基石[3]。随着信息化时代的到来，事业单位的档案管理工作也发生着巨大的变化，传统的手工登记管理方式已经逐渐被档案信息化所替代[4]。

档案信息化是社会信息化背景下档案管理工作发展的必然趋势，只有实现档案信息化、档案利用便捷化、档案队伍专业化，才能更好地服务于国家、地方经济建设和广大社会群体[5]。目前，我国事业单位已在逐渐加深档案管理的信息化程度，如常德市城建档案馆在构建过程中，以数字档案馆建设为抓手，以城建档案数据中心建设为核心，大力推进城建档案信息化建设；山东省建立流动人员人事档案信息化建设试点，其试点以省流动人员人事档案基本信息采集试点任务为契机，形成了“源头管理”模式，建立“不录入、不接收”和“先录入、后接收”的信息化、系统化交接制度；在税务信息化建设总体规划框架下，广东税务升级建设了云档案管理平台，核心理念是把档案资料的封闭式管理与档案服务的云端开放有机结合等。由此可知，我国各地都在大力推广档案信息化管理，并且已经逐渐落实到实际运作中。但许多事业单位的档案信息化管理还处于初级阶段，全国超过80%的事业单位是通过服务外包来进行档案信息化管理工作[6]；事业单位档案管理的主要工作主要是数据归档，数据分析工作开展不足等[7]。由此可以看出，我国事业单位档案信息化管理存在较大不足，如果未能及时改善，不仅会影响到事业单位档案管理的信息化程度，同时也不利于我国事业单位档案管理效率的提升。

2 事业单位档案信息化管理存在问题

为了深入了解大数据下事业单位档案信息化管理存在的问题，文章以事业单位的实际档案信息化管理现状为研究基础，发现当前存在的管理问题，并对问题的具体表现进行阐述，为工作改进建议奠定基础。

2.1 档案信息化管理对大数据技术运用程度较低

目前，我国多数事业单位档案信息化管理主要包括档案记录及归档等基础性工作，以海南省档案局档案信息化管理为例，其管理过程如图1所示。从图1可以看出，整个信息化管理过程主要分为两大部分，文件的收录以及文件的调用，而其主要功能局限于文件的内容调取，而没有对其进行进一步的分析，同时，因为前期录入过程均为人工录入，更加降低了档案信息化管理效率。此外，针对文件调用部分，其关键词的搜索功能也没有得到深度开发，其搜索文件名时，要符合60%的关键字才能精准搜索到有关文件，如果关键词过少，就会影响搜索效率。而利用所属部门、日期等进行的大范围搜索更是加大了文件调用的难度，降低档案信息化管理效率。这些问题不仅存在于案例企业，即海南省档案局，同时也普遍存在于其他事业单位的档案信息化管理过程中，只是各单位的问题程度不同。

图1 海南省档案局档案文件的信息化管理过程

2.2 档案信息化管理网络安全风险较大

档案安全是档案工作的底线和高压线，是档案工作的重中之重。档案信息化管理主要通过多种软件来进行数据管理，在此过程中，载体是软件，流通的是虚拟的数据[8]。档案信息化管理过程中数据的流通情况如图2所示。

图2 档案信息化管理过程中数据的流通

基于图2可知，在档案信息化管理过程中，其主要涉及3 个阶段，即数据存储；数据传递、共享；数据风险等，而风险就存在于这3 个阶段中。即数据存储阶段。档案数据在存储时容易受到外界攻击，容易出现存储数据不正确的问题，这将对后续的档案管理工作造成较大不便，再加上各大事业单位的数据安全体系质量参差不齐，更是加大了数据存储安全的风险；数据传递及共享阶段。档案信息化管理工作除了对相关数据进行存储归档外，还需要对数据进行汇总和传递，这就涉及到部门与部门之间以及单位与单位之间的信息传递，在这期间很容易因为各部门以及单位之间档案信息化管理技术运用程度不同而导致数据信息传递出现偏差；数据更新阶段。档案数据是不定期变化的，如果不能进行及时更新，将会影响到信息存储的准确性以及后续工作。而在更新的过程中，因为需要更新数据的档案数量较多，多数事业单位则采用人工数据，即人工录入数据，并定期手动点击更新功能键来进行档案信息更新工作。这种方式容易出现管理漏洞，从而为数据造假等不良行为提供机会，进而降低信息的准确性。

综上可知，档案信息化管理中存在较大的风险，如果不能及时处理将会影响到整个档案信息化管理进程以及准确性。

2.3 缺少档案信息化管理专业人才

人才队伍是一切事业发展的基石，是事业创新的源泉。但很多从事档案服务的事业单位则需要通过外包的方式完成信息管理工作，即该单位开始建立数字信息档案以来，从最初信息化档案网站的构建，到后期的维护，均是通过招标的方式来选择外包人员进行后续档案信息化管理工作。如海南省档案局发布的《海南省档案馆档案整理服务招标公告》、《海南省档案局关于档案信息化运维项目招标代理机构服务招标公告》［10］等。由此可知，从事档案服务的事业单位存在外包环节过多，档案信息化管理专业人才匮乏的问题。虽然外包服务可以提高工作效率，但是也会为档案信息化管理带来风险，比如信息泄露、信息化管理不及时、信息化外包沟通不到位等。这些因素均会影响档案信息化管理体系的完善及档案信息化管理作用的发挥。

2.4 缺乏有效的管理制度及工作激励机制

高效的管理制度及工作激励机制是档案工作高效率运转的重要保障。加强档案管理制度建设才能有据可循，使档案管理更加科学高效，要结合机关事业单位实际，加强档案标准化建设，实现硬件和软件标准一致、统一规范。目前，我国事业单位档案信息化管理存在管理制度内容不详细、职责划分不清晰、奖惩机制不健全等问题。其中，档案信息化管理制度方面，主要是因为制度内没有细化到具体工作环节，从而导致制度不明确，出现问题找不到原因等情况；职责划分不明确容易导致档案管理过程中出现互相推诿、监管不到位等问题；奖惩机制不健全则会降低工作人员的积极性，不利于档案管理人员职业生涯的发展，也不利于事业单位档案工作的高效开展。

3 事业单位档案信息化管理改进建议

从上文的分析中可知，多数事业单位虽然已经推行档案的信息化管理，但因为推行时间较短，导致其目前存在一定的问题，如档案信息化管理对大数据技术运用程度较低；档案信息化管理网络安全风险较大；缺少档案信息化管理专业人才；缺乏有效的档案信息化管理制度及工作激励机制等。因此，需要提出相应的工作改善建议，以此来提高事业单位档案信息化管理能力。这对其他事业单位的档案信息化管理也有一定的参考价值。

3.1 提升大数据技术利用率，加深信息化程度

大数据技术需要切实与档案管理工作融合起来，这样才能提升大数据技术在档案管理工作中的利用率，加深档案管理信息化程度。从技术、设备方面加深档案管理信息化程度，同时事业单位不同部分均需要提高档案信息化参与水平，突出档案管理的二次信息加工应用价值，强化服务终端的信息化建设技术水平，做好信息资源的录入便捷化建设，从管理软件以及信息设备等方面持续创新，强化档案管理信息化技术水平[9]。具体来讲，就是在收录文件、调用文件等基础功能的基础上，利用大数据系统对文件进行归纳、分析、总结，并将此结果利用于后续的档案数据使用中。比如流动人口普查，就可以利用大数据系统对当前的有关数据进行整理，从而形成人口流动趋势图，为后续人口研究提供依据。而对于关键词搜索方面，则可以与第三方合作的形式进行技术引入，从而提升档案管理的搜索能力，方便文件的调用，加强档案信息化管理的便捷化建设。

3.2 加强档案安全防控，确保数据网络安全

安全问题是档案管理工作的重中之重，事业单位档案有的涉及到了国家利益与安全，有的还属于绝密文件，因此，保证档案管理工作的安全性十分重要，事业单位的档案信息化管理需要从软硬件设备方面入手来确保档案数据安全。具体操作可以按照档案数据管理流程来进行。

（1）档案存储方面。应遵循规范性原则、安全性原则和效益性原则，以制订相应标准、规范和法规为前提，加强对网络技术的研究与开发，最大限度地保护档案信息不被窃取和盗用。此外，还可以建立云端服务来进行云端数据备份，这不仅可以在数据丢失后进行数据恢复，同时还节约了存储空间，防止数据崩盘。

（2）数据传递共享方面。积极建立单位内部信息传输渠道与单位外部信息共享渠道，并且统一关联单位的档案信息标准，提升传递和共享效率。而为了保证这些档案信息传输渠道的安全性，则需要构建与之匹配的数据监测系统，对现有数据的传递、共享状态进行长期监测。此外，事业单位应建立档案信息传递、共享责任制，即传递、共享过程中，详细记录信息传输方和获取方的信息，如负责人姓名、职位、部门、IP 地址等，并且开启信息传输获取的脸部验证功能，以此来保证负责人信息的准确性。

（3）数据更新部分。针对档案数据的更新需要建立数据实时更新系统，而这就需要事业单位的档案信息管理工作中，加大档案信息化管理系统权限，减少人工干预，提升信息自动更新能力。同时，为保证自动更新数据的准确性，事业单位在进行档案信息化管理系统中，加入实时监测功能以及错误预警功能，充分利用大数据技术来减少虚假信息出现的概率，从而保证数据更新阶段的安全性。

除了以上提到的措施以外，事业单位档案信息化管理工作还可以制定信息安全化的保障措施，即在档案管理内部网络与外部网络之间建立一定的物理隔离措施，如通过使用路由器IP 地址和防火墙技术，加强对进出网络访问的管理，并配备专业的防病毒软件和数据恢复技术软件，从而有效提高档案信息化管理的安全性[11]。

3.3 加强吸纳档案信息化管理专业人才

事业单位档案人才的专业化程度决定了档案信息化建设成效。很多从事档案服务的事业单位存在外包环节过多，档案信息化管理人员匮乏的问题。为此，事业单位应积极吸纳高端人才，充实事业单位档案工作人才库。改善事业单位档案信息化管理环节外包过多的情况。

（1）事业单位应当给予档案管理岗位同科研岗位相同的重视程度、人才发展机制以及人文关怀，激发档案工作人员工作积极性，形成良好的档案工作氛围。

（2）坚持“引进来”与“走出去”相结合，事业单位应积极吸纳高端复合型人才，尤其注重对既熟悉档案管理业务同时熟知信息化技术的人才，并提供一定的人才引进优惠政策。同时鼓励本单位的档案管理工作人员参加档案工作培训及学术会议，学习国内外档案信息化建设的先进经验。

（3）建立档案工作人员动态考核机制。事业单位应成立领导小组定期对档案部门进行考核，从职称、工作量、工作业绩等方面、多维度来评价档案工作人员，以此激发人员工作积极性，形成优胜劣汰、良性竞争的工作环境。

3.4 建立完善的管理制度及工作激励制度

管理制度的完善与否将直接影响事业单位的档案信息化管理。事业单位应制定科学完善的档案信息化管理制度，做到有章可行，有据可依。及时更新档案数据资料，规范管理档案工作流程，加强档案信息化工作的流程化与制度化，避免档案工作中出现权责不到位及监管不到位的问题。另外，完善档案信息化管理工作的工作激励制度及奖惩制度，将工作责任落实到个人，对工作优秀个人进行表扬，对工作不到位的个人进行通报批评，提高档案工作人员的责任意识，全面提高档案信息化管理工作水平。

4 结语

档案是对客观世界的真实记录，是人们了解历史、认识当下、远观未来的重要途径。因此，做好档案管理工作对于国家经济社会发展及事业单位事业建设具有重要意义。档案管理工作应时刻响应国家战略，把握时代趋势，逐渐从传统的档案管理岗工作转变为档案信息化管理工作，适时摒弃纸质化工作方式，将大数据技术逐渐应用到档案管理工作中来[12]。在档案信息化建设历史进程中，我国各个事业单位应做好表率，做好档案信息化建设的先锋者和带头人，切实做好档案信息化建设工作。