构建财务信息管理平台的探索——基于山西煤炭企业

■王 瑜 李 丽

一、前言

我国经济目前处于转型发展的关键阶段，随着互联网与大数据时代的到来，精细化的业财融合管理活动是今后发展的必然趋势。企业的一系列经营活动都产生了深刻变化。互联网背景下企业的沟通与协调更加高效便捷，岗位分工更富有弹性，各项活动更加融合，财务转型的契机也在于此。

山西作为国家煤炭资源大省，省内煤炭相关企业众多。煤炭企业作为典型的重资产企业，旗下矿井建设、技改升级等建设项目占比大，而此类项目资金投入大、建设周期长、涉及参建单位多，对财务部门在该项业务的管控与核算提出要求与挑战。煤炭企业的矿井基建与技改工程项目的财务管控与核算是一个复杂的系统过程，基于煤炭企业在实务中的困扰与需求，探索构建工程项目财务管理信息平台，以期在项目建设过程中满足大量的任务协同、文档流转、信息共享等需求，将这些任务利用工程项目财务管理信息平台集成在高效的协同平台上进行统一处理任务，实现工程信息与财务管控的无缝对接，以此规范业务流程、减少数据误差、提高工作效率，整体提高企业管理效率和对信息的可控性，使企业财务管理水平大幅提升。

在管理会计的指引与互联网技术的推动下，财务职能不再是对业务的事后核算和反馈这一末梢环节，而要求从流程上向前延伸至全过程的参与，达到事前规划、预测，事中控制、监督，事后考核、评价这一整套闭环流程管理，形成财务、业务、信息三位一体的综合系统、提升管理质量与效益，从而加强企业的核心竞争力。将所积累的经验和管理办法借助目前高速发展的信息技术反映出来并付诸实施，能为企业所接受并产生很好的管理效益。

二、信息平台的应用实施

（一）构建信息平台的总体思路

1.以建设单位为中心。工程项目管理ERP软件为项目建设过程中5个参与方提供了全面的工作平台，包括：建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、造价咨询单位。其中以建设单位为中心，其余4方围绕建设单位开展各项工作，实现了数据的远程即时对接。

2.以项目实施环节为核心。工程项目管理ERP软件以项目实施环节为核心，在建设单位下建立不同的项目中心，以项目投资控制及考核为出发点，对项目立项、合同签署、工程进度、工程付款、工程结算、竣工决算等环节进行全面跟进和高效管控，数据信息实时共享，实时掌控项目计划与实际执行的差异，支持一个或多个项目协同进行及集团汇总，帮助企业合理配置项目资源及资金，最大限度节约成本，降低风险。

3.以施工合同为索引。工程项目管理ERP软件的项目管理以施工合同为索引，以工程进度、工程付款、工程结算、工程决算为主导业务流程，将建筑项目实施的各个环节进行集成、整合管理，提高项目管理水平和成本控制力度。

（二）构建信息平台的目标

1.全平台的需求。工程项目管理是一个复杂、艰巨的系统作业过程，涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、造价咨询单位等众多的参与方，需各方密切配合、及时进行沟通和协调。工程项目管理ERP软件提供了一个工程项目的管理平台，五方可同时协作开展工作，同时支持一个或多个项目完成管理工作。目前煤矿建设过程中普遍都引入了全过程跟踪审计，但由于缺乏必要的工作工具，所以参与的五方工作单位在协同工作方面有诸多困难，只能是建设方通过五方集体会议的方式进行解决，耗时耗力。如果大家能在一个平台工作的话，所有资料都有及时共享，所有的审批环节都能在平台上完成。五方之间的工作流程都清晰地反映在平台之上，以往的各种拖延扯皮之类的事项也会大大减少。

2.数据处理的需求。项目建设实施过程中需对大量的数据进行快速处理、定向存储并进行系统有效地管理，及时显示当前工程项目的实施效果，为建设单位管理者实时提供数据，为进行相关决策和指导下一步工作提供帮助。

3.工程进度与财务对接的需求。目前，多数建设单位的工程管理与财务核算处于脱节的状态，工程部门与财务部门的核算口径、核算标准等不统一，如工程名称、工程进度、工程款项的支付等。因为工程部门与财务部门统计数据存在差异，直接导致对外提供的信息往往不能及时反应工程实际情况，更无法完成集团范围内的资料即时汇总。

三、信息平台的应用效果分析

经过构建煤炭企业信息化平台，矿建工程的成本有大约5%的下降，顺槽成本由使用前的每米6000多元下降为5500多元，主要是体现在签证工程的大量减少。大巷成本由原来的一万多元降到了一万以内，并且原来的设计变更由于各方协调速度加快，得到了优化。地面建筑方面，在土石方工程项目上由于操作的透明度增加，并且适时引入了第三方测量机构，使土石方工程这个在工程领域中的老大难问题得到了较好的解决，改变了原来计量难，计价高的问题。以一个投资十个亿的工程计算，按照工程项目占投资总额50%计算，节约的资金估计在2500万元左右。具体体现在如下几个方面：

（一）管理集约化

在项目实施过程中，涉及大量的协同工作、文档处理、资源共享需求，而这些业务利用工程项目管理ERP软件，集成在高效的协同平台上进行统一管理，将极大地提高工作效率，规范业务流程，大幅降低管理成本。整体提高企业办事效率和对信息的可控性，使企业管理趋于完善，提高企业执行力。

（二）流程效率化

信息平台全面理顺了项目核算流程实现了影像流、信息流、业务流“三流协同”，取得了较高的经济效益与管理效益，提升了管理水平。实现了原始单据在线追朔查询，自动识别相关关键控制点，确保业务合规，并通过在线签批，进一步强化审批机制，确保项目建设管理的规范性

（三）核算自动化

原来依靠人工表格管理的时候，工程管理部门人员的工作量是很大的，要管理大量的合同、所有的工程进度资料及工程设计资料，各类分步分项工程的结算资料及施工单位的付款资料，而且极易发生错误。有了软件平台之后这些工作都能实时完成，各类报表自动生成，工作效率的提升非常明显。

（四）监管可视化

大部分的软件在设计录入、查询功能的时候基本都是从数据界面进行，这种情况下就需要使用者必需地熟悉软件的操作界面，在设计本款软件的时时候增加了图形查询的功能，将全矿主要的工程项目分为地下及地上两部分，通过图形展现在查询界面上，有关人员在查询相关资料的时候直接点击界面内的图形即可进入相关工程的资料中，这大大方便了非操作人员，尤其是提高有关领导查询工程情况的便利性。

（五）风险可控化

通过对平台软硬件的维护可防止数据泄露及丢失，在对外防御上也设置了专门的防火墙及数据加密技术，还对相关管理权限管控严格。合理的人员权限对于平台的正常运行是至关重要的，只有当各岗位人员在合理授权范围内查看相关数据并明确自身职责与权利时，企业数据安全才得以保证。人员授权应以职责分工为基础，明确各自工作内容，划定其应接触的数据范围。如果存在特殊情况，需要调取权限外数据，可启动相应审批制度，获得授权后再获取数据。

四、信息平台应用的启示和经验

（一）流程设计是成功的基础

在顶层设计上，该系统结合煤炭企业工程建设自身特点并充分借鉴其他行业信息平台的经验与成果，从提出需求、确立目标、设计框架、明确流程、调整组织、确保资源等角度全面考虑，并在试运行及推进过程中根据运行情况不断调整优化。在信息平台的研发到上线运行，不断收集用户反馈并及时修改、调整，使财务部门与业务部门无缝对接，在各个环节有效融合。力求从设计、采购、合同、建设、核算等各个环节规范操作。并通过对价值流程的分类梳理，快速发现异常事项，及时根据权责协议找到对应的负责部门与人员，即时响应，从而提升管理精度、降本增效。

（二）组织协调是运行的保障

在运作信息平台之前，明确各部门的权责与根据具体业务流程建立的协调方式是重中之重。业财融合的信息平台虽是为了解决各部门各自运行、相互独立而产生的信息融合，但如何协调组织配合方式、不在融合中产生新的冲突，就需要针对项目特点自选设定业务流转路径与具体承办人员及限时办结预警值，以消除组织协调盲点，使业务进度可跟踪、可评价。

（三）业财融合是价值的体现

业财融合实现了财务优化，使得公司能够将项目建设全过程中的业务与财务事项优化融合，引领财务人员深入业务前端、将预算管理前移、及时纠偏，从而实现了整体优化。

（四）管控服务是现实的需求

信息平台实现了建设项目全过程协同管控。建设、财务部门共同管理项目进度、掌握进度状态、付款状态。依据工程进度，匹配合同条款，确认当期付款金额，控制项目报销额度，从而提升财务和业务部门协同管控能力。杜绝业务与财务部门各自独立、互相扯皮等低效运行方式。财务只有与业务整合、与技术整合，才能深入挖掘尽可能多的数据内在价值，从而开展多角度、多层次的分析研究，实现资金流、业务流、信息流的同步，实现经营数据的一次采集、实时传递、及时共享，将线上线下资源全面整合与联动，为企业优化管理、提升效率、提升价值保驾护航。

五、研究结果

当前对工程项目信息平台的构建主要针对建设流程与财务二者之间的融合，梳理出结合点，从而够建多层次、全流程、深度融合的立体平台框架。以成本管理、全面预算管理、综合财务分析等为切入点，践行行业业财融合工作模式，助力公司价值提升。

信息化平台的运用已逐渐深入各个行业，信息化平台提出的价值结合和价值创造思想与行业的全面预算、成本管理、质量管理、流程管控等紧密程度高，适用性强，有助于企业降低成本、控制风险，提升价值创造能力。为使工程项目财务管理信息平台发挥应有的作用，切实解决工程建设与财务的有机融合，消除使用过程中的阻碍与失误，充分发挥信息平台的作用，在使用信息平台之前有必要提前开展以下工作。此信息平台承担的目标由于要求结合企业内外环境、运营模式、部门职责等诸多因素，总体上需要与公司战略目标及运营目标契合。特别是将运营过程拆分至流程各环节中，并进行数据钻取和挖掘，还应综合考虑各环节之间、各环节与整体之间的联系。

在运作之前应针对平台中所涉及的部门制定明确的合作模式，这是信息平台与财务部门以及其他业务部门相互沟通并实现数据共享的一个重要前提。该合作模式需要公司领导层及相关部门负责人统一观点。通过签订明确的协议落实信息平台中涉及的业务、财务、系统支持等部门的权责。通过信息平台内部业务流程中的具体岗位职责与考核指标将框架协议落实到具体工作内容中。

在信息技术与数据方面要解决信息资源孤岛的问题，实现财务与业务信息的集成，从而有利于更好地实现实时控制、信息共享与融合、跟踪和反馈。跨界的知识技能也要求财务人员对于数据信息的搜索能力、加工能力和洞察能力予以掌握，从而基于数据进行分析和预测，提高业务处理效率，使整个业务运行更顺畅、精确。