对机关事业单位档案管理信息化建设分析

孙悦

摘要：管理工作中最重要的组成部分就是人事的档案管理工作，每个利用者都会在人事的档案管理中涉及到其自身的切身利益。本文旨在阐述档案信息化的重要性和优势，并分析了当前事业单位中档案信息化都存在哪些问题，并提出相关的有效的措施，进一步的推进档案管理信息化的利用水平。

关键词：事业单位;档案管理信息化;措施建议

前言：

在机关事业单位的各项管理工作中，人事档案管理工作是其中最重要的组成部分，人类在各种活动中的记录都会在档案中体现出来，档案也是人们在客观规律和认识中的重要依据。预见未来、把握现在、了解过去都是通过档案体现出来的，在党和国家的事业发展中，档案既是重要组成部份也是不可或缺的一项，人事档案体现出来的切身利益会在每个利用者的身上体现并涉及到，档案管理的工作做的好坏会直接影响到经济的发展、社会民生的服务。所以人事档案管理工作的作用是不可替代的。

一、信息化档案管理的重要意义

在大数据高速发展的背景下，最具代表性的前沿科技结合信息技术取得的非常突出成就，经济社会的发展中离不开信息化给其注入的强大动力，人类的生产以及生活的方式都是在信息化为其带来了深刻而深远的变革。档案信息化在信息技术高速发展的带动下，步伐逐渐加快，社会信息化的背景下，人事档案信息化是发展的必然趋势。

首先，在大数据飞速发展的时代下，我们每个人的生活都离不开信息化，随着新兴的各种场景的出现，档案管理的信息化也是这个时代发展的必然要求，无论是广大的社会群体还是公共的社会服务机构，对于档案信息化的要求越来越迫切，对于效率以及时间的要求也是档案管理加快信息化的加速器。

其次，传统的档案升级转型为档案管理的信息化是现在的迫切需要。当前信息化的建设在我国已经步入了快速发展阶段，但是机关事业单位的档案管理的信息化还是比较滞后的，信息化可以为档案的信息化管理工作带来很大的便利，不过在带来便利的同时也同时带来挑战，加快档案管理信息化为核心的转型升级是现在发展的迫切要求。

二、机关事业单位在信息化的档案管理建设下出现的问题

1、标准不统一、管理不规范

虽然我国的《中华人民共和国档案法》中有过相关规定，但是实际在执行中，并没有因地制宜的严格按照相关法律要求制定适合自身的一套管理制度。并且，没有规范化的统一流程，也没有管理系统的规范性，导致信息化下档案管理系统没有被有效的使用。

2、缺乏相关的复合型人才和资金

资金和人才的支持是信息化的档案管理建设离不开的，在加强信息化的档案管理的规范和硬件的投入等方面都是需要比较大的资金的，信息系统安全的防护也是需要比较大额的资金去构建的。在人才方面，提升综合素质是档案管理工作人员的迫切需要，档案部门的工作人员的年龄普遍偏大，工作没有热情，效率比较低下，工作人员对计算机的熟练使用也缺乏专业知识，对档案管理信息化下的建设工作开展有不小的影响。

3、信息化下的档案管理工作存在很大隐患

档案的信息资源是很重要的，信息化下的档案管理工作给使用者带来了很多的便利的同时安全隐患也是很大的，信息化下的档案管理工作的基础是互联网，一旦出现了网络故障或者遭到了不明黑客的攻击，档案信息都是很容易泄露或者丢失的，现在档案管理的设备陈旧，网络的建设也没有跟上，档案信息的技术性的安全还有待完善。

三、档案管理信息化模式开展方法

在信息化时代的浪潮下，档案管理的工作对于事业单位来说既是挑战，更是机遇。就目前来看，缺乏资金、人才的复合型、安全存在很大隐患、重视规范性的城程度不够等问题都是现在档案管理的工作在机关事业单位中影响着信息化的发展最突出的问题，档案管理只有实现信息化、实现便捷化、专业化，才能把更好的服务带给社会群体、推动地方经济的建设。

1、传统下的档案管理的模式相比较于信息化的档案管理模式，信息化模式更加的省时省力。传统的档案管理需要查找时，要手动去查找，费时费力，效率非常的低，而且错误很容易出现。而档案管理的信息化就有很明显的优势，在档案变为信息化后，一次录入的数据就能多次使用，搜索的速度、搜索的精确度都提高了，工作的效率也提高了。与传统的档案管理相比，档案管理信息化会更加便捷。2、信息化的档案管理模式下存储会更加安全。传统模式下的档案因为是纸质文件，所以会很容易虫蚀和受潮，同时因为反复的查阅，也对档案的损害比较大。对于传统模式下的档案保管来说，丢失了就无法复原，所以保管的经费就需要很多。而信息化下的档案管理，使用和存储更加灵活，大大节省了保管的大额经费，通过加密匙，也避免了信息的泄露与丢失。信息化的档案管理即有效的保证了档案的安全性，又有效的保证了档案的保密性。信息化档案管理模式具有易用性和开放性。传统的档案管理模式下，开放的程度比较低，所有的档案的管理的目的都是为了将其价值发挥到最大并得到利用。而在信息化的档案管理模式下，使用者只需通过网络而不需要到档案部门便可查询档案，既方便了查询者，又节省了工作人员的人力，档案也提高了利用的效率。

3、档案要推进统一规范化管理、统一标准化流程信息化的档案管理的基础和前提就是档案信息化基础设施的建设，事业单位要结合档案管理实际，加强档案统一标准化的建设，实现软硬合一。制定人事档案方面的“三条不转、四个不借、五处不查、六项不收”制度规定，保证档案工作管理的有据可循，有章可依。加大人才的培养和资金的投入信息化档案管理工作下，需要设施和人才的软硬结合，人才的培养是需要比较大量的资金来保障的，资金缺乏会加大信息化档案管理建设的进程，各级政府和相关的部门要加大经费的投入，提供各项的专项资金，对设备进行换代更新，安全管理要得到加强，持续提高信息化的建设水平。对人才要注重培养人员的综合素质，加强对档案管理专业知识的学习，具有信息化下的创新意识，并为工作人员的档案管理方面营造一个良好的工作氛围。提升人员的担当意识、责任意识、业务能力、思维能力，努力打造一支业务能力强、责任意识强的综合高素质人才。

结语

档案管理信息化建设是一项十分艰巨的任务，关系到每一个使用者。相关单位和部门一定要重视，加快人员和设施的培养与更新，实现档案管理的飞跃式上升，利国利民，提升档案的利用水平，将档案管理的工作进入一个新阶段。

参考文献

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