基于办公室文书档案收集与管理途径的探究

卡丽玛·拜都拉

摘要：办公室的文书档案管理是档案工作开展的重要基础，由于办公室与日常工作有着紧密联系，档案管理收集与管理要求较高。文章通过对办公室文书档案收集与管理重要性进行分析，探讨具体的管理策略。

关键词：办公室;文书档案;档案管理;档案收集

引言

办公室文书档案的收集阶段，能够让所有办公室工作人员自主提交，或者由档案收集系统参与工作，而归档工作中需要根据已经建成的专业工作模式和档案目录，实现纸质档案或者电子档案科学调配，由专门建成的档案存储空间存储，以方便后续信息查找。由于档案管理工作较为繁琐，所以当前的工作过程中，会出现档案遗失或者存储区域错误的问题。

1办公室档案工作的特点

首先，整体性。文书档案工作涉及方面众多，是对单位的各项行政管理、科技、设备、账单、合同等详细又整体性的记录，反映的内容要真实准确。对文书档案的保存方式也有很多，例如纸质文件、录像、照片、音频、电子文书等等，这要求管理人员要对各项文书内容有整体性的规划和管理，使得文书档案种类繁多但归类有序。其次，保密性。由于文书档案汇集了机關或单位的重要资料，这些资料存在保密性。例如，一些档案中存放了公司的重要合同，或者重要仪器的管理名册，涉及机关发展的机密等内容，则需要保证文件的安全性和保密性。又如，一些医院的相关档案，种类繁多，需要记录得全面而清晰，常常涉及患者的隐私，档案管理工作更加需要保密性。

2办公室文书档案规范化管理意义

第一，提升文书档案高效化管理需要。高效是办公室日常行政管理的重要价值目标追求，也是文书档案管理适应新时期办公室行政管理的迫切需求。遵循办公室文书档案管理内在规律和特点，采取科学管理方法，规范文书档案管理内容，优化文书档案管理流程，对提升文书档案高效化管理具有积极意义。第二，文书档案信息化管理重要保障。随着办公OA系统在办公室日常行政管理活动中的应用，电子档案数量和规模呈现出大幅增长态势，加强文书档案规范化管理，通过办公室文书档案规范化管理，健全文书档案管理流程，优化文书档案管理效率，为办公室文书档案信息管理提供可靠保障。第三，文书档案科学化管理内在要求。规范办公室文书档案管理，实现文书档案管理由传统的粗放式管理迈向精细化管理的现实需要。通过规范文书档案形成、收集、分类、编目、利用等程序，将办公室文书档案规范化管理与计算机信息技术有机融合，夯实文书档案信息化工作基础。因此，实现办公室文书档案规范化管理是落实《档案法》，适应文书档案发展，提升文书档案科学化管理的内在要求。

3办公室文书档案收集与管理策略

3.1加强科学性及时效性

为有效保障机关办公室文书档案管理工作的实时性，需加强对文书档案管理人员的相关培训，使文书档案管理人员充分掌握现代化信息技术，在开展机关办公室文书档案管理工作时，可熟练应用现代化的信息技术。通过将现代化信息技术引入机关办公室文书档案管理工作中，可快速解决文书档案管理工作的延时性质，提高机关办公室文书档案管理工作的实时性及科学性，大幅度提升机关文书档案管理工作的工作效率，进一步带动机关的运营，优化机关的管理模式。

3.2管理体系健全

管理体系的健全过程，需要面向所有的办公室工作人员和档案管理人员，以提高档案的收集和归档质量。对于办公室人员，在档案的实际提交之前必须落实自我检查工作，并建立长效追究机制，当发现某档案在后续的分析使用过程中和机关、企事业单位的文书资料明显不同，需要追究该档案提交者的工作内容和职务性质，之后根据处罚制度进行惩处，提高其工作质量。机关、企事业单位多采用纸质化档案形式存储，要求管理体系的健全过程中，所有档案管理人员根据现有的排班制度，记录所有的日常巡检结果。另外，一些机关、企事业单位也逐渐采用电子管理系统取代纸质存储系统，则需要日常分析电子系统的运行状态，防止由于断电等问题导致资料遗失。需要注意的是，建立的新型管理制度要包括办公室部门和档案管理系统的结合，包括工作路线的建设、相关工作体系的铺排、信息化系统的建设等，要求最终建立的综合性管理规范可以和目前已经建立的工作指标进行全面对接，当发现某人员未按照已经建成的工作路径收集、上传或归纳档案时，要研究该行为的应用目的和是否具有科学性，在确定该工作方式会对档案的存储质量造成负面影响时，需要对其严肃处理。

3.3创新办公室文书档案收集与管理的工作模式

传统的文书档案管理工作方法已经不适合当前大部分机关发展的需要，很多档案收集工作被动，存在很多遗漏的现象。机关管理人员应对当前档案管理工作体系进行改革创新。加强档案管理人员与各个部门之间的联系，以便及时收集和整理需要归档的文书资料。同时，对以往的档案资料进行核查，找到缺失和遗漏的标记出来，尽可能弥补。定期对档案管理工作进行盘点，找出工作存在的漏洞，实时更新工作方案。办公室文书档案管理人员应将现代信息技术与档案管理工作相结合，利用计算机确保信息收集的完整性和准确性，从而增加档案管理工作的效率。

3.4提高案卷质量

案卷质量是办公室文书档案规范化管理的关键和核心因素。实践表明，办公室文书档案资料收集是否完整、立卷方法是否科学、案卷装订是否规范等等，都会直接影响办公室档案规范化水平。为此，应严格把握文件立卷归档时效性，在办公室完成阶段性工作后，方可对其进行立卷或归档，而尚未办结的事项则不得进行立卷或归档，否则会平添后期文书档案管理次序。应严格把握文书档案立卷重点。在坚持“以我为主”立卷归档原则基础上，维护办公室文书档案卷宗完整性，防止因收集不及时或不规范，导致文书档案散失。

结语

综上所述，办公室文书档案的收集和归档工作中，目前存在的主要问题包括工作人员的主观能动性较低、管理系统不健全、工作人员的管理强度较低等。针对存在各类问题，还需要保证档案收集的时效性和准确性，制定科学管理制度，提高案卷整体质量，从而为办公室档案管理提供支持。

参考文献

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（布尔津县政协文史资料和学习编辑部 新疆 阿勒泰 836600）