当前机关单位人事档案管理工作者应具备的能力素质

刘萍 山东省青岛市城阳区机关事务服务中心

前言：近些年经济形态发生转变，机关单位的发展压力骤然增大。机关单位要想在复杂环境中脱颖而出，需要不断提升管理水平。档案管理作为管理体系的关键内容，为机关单位的发展提供重要支撑。要想充分发挥档案资料的作用，需要提升档案工作者的能力素质。基于此，本文探讨新时期档案工作者应具备的能力素质，希望对提升人事档案管理质效有一定帮助。

一、具备较高的政治素养

机关档案具有较强的政治性，这就需要档案工作者与之匹配的素养[1]。机关单位属于公益企业，其档案工作并不能直接产生效益。只有当档案资料被利用，才会产生相应的价值。由此可见，档案工作应围绕服务对象而展开，通过提供优质服务，取得用户满意。档案工作者提供五心服务，即精心、全心、贴心、耐心、热心。另外，本着对历史负责的态度，认真做好本职工作。此外，要掌握相关法律条款，熟知国家政策，以此指导日常工作。当遇到违反法律政策的事情，要敢于说不，始终保持坚定立场。

二、具备强健的身体素质

机关单位的人事档案数量较多，这无疑增加了档案工作者的工作量。档案室处于封闭状态，环境条件较差，还存在大量有害菌，会对档案工作者的身体造成伤害。再加上长时间的伏案工作，导致职业病的产生，如颈腰椎病。在短时间里，档案工作的环境不会有很大改变。为摆脱疾病困扰，档案工作者要积极参与运动。倘若疾病较重，可采取医学矫正。同时，闲暇时间避免久坐，工作时间适度活动。只有档案工作者具备强健体魄，才能有序开展各项工作。

三、具备良好的心理素质

心理素质关系到工作态度及质量，因此档案工作者要具备良好的心理素质[2]。繁重的工作势必增加档案工作者的压力，给不良情绪滋生创造条件。档案工作者要找到解压方式，保持积极向上的态度。当遭遇工作困难时，消除畏难情绪，一心勇往直前。在乐观态度的作用下，难关终将会被攻破。此时，档案工作者的内心充斥着满满的成就感。人事档案工作具备重复性特点，容易让人产生厌烦。这就需要档案工作者及时排解情绪，依托鉴定毅力，做好档案工作。当然，档案工作者要积极寻找工作中的乐趣点，从而提升工作精神面貌大有益处。

四、具备专业的知识素养

专业知识是工作有序开展的基础，知识越充足，工作效果越好。在新时期下，有四方面知识需要掌握。其一，文化知识。档案工作者要不断优化知识结构，不断扩大眼界。已学知识不能忘，新知识注入不能停，这样才能对新时期档案工作的挑战。其二，管理知识。档案管理是一门艺术，需要档案工作者具备管理技能。当掌握正确的方式方法后，档案工作的各个环节就能有效处理。不仅档案收集的准确全面，管理统计还更加得当。其三，计算机知识。档案管理会使用计算机设备，为提升设备应用率，需要档案工作者具备相关知识。在日常工作中，档案工作者要积极应用新知识，以衡量掌握度。对于知识薄弱点，档案工作者要主动填补。其四，外语知识。有些档案资料中会涉及外语内容，有些管理软件中会使用外语，这就要求档案工作者掌握足够的外语知识。

五、具备精湛的业务素质

业务能力越强，服务水平越高。档案工作者要在四方面下功夫：其一，要坚持以人为本的理念，尽心尽力提供服务。无论是哪像工作，都要与用户需求相联系。其二，要保持工作严谨，做好细节工作。档案工作者要将自己看作主人，认真招待每一位来客。通过细心服务，获得客户的认可。其三，要保持务实态度，以彰显匠心精神。在档案管理中不掺杂一点虚假成分，不放过任意一处细节错误。以谨小慎微的态度对待工作，这对提升档案管理质效大有裨益。其四，要拥有创新意识，有力推动档案管理的创新发展。档案工作者始终战斗在第一线，对管理状况最为了解，也容易发现其中不足，主动寻求解决办法，以此完善档案管理体系[3]。同时，在工作中积极思考，主动参与到创新活动中。当然，创新意识的形成并非一朝一夕之事，需要机关单位、档案工作者共同努力。

六、具备科学的管理素养

管理素养越高，档案管理越好。当然，也需找对方式方法，这是提升管理质效的关键。主要从三方面入手开展工作：其一，采取动静结合的管理方法。以往档案资料归档后会一直保持静止状态，无法体现出价值。因此，要让档案资料“动”起来。当有人借阅档案时，档案工作者要找齐资料。在整理档案时，发现有价值的资料，要主动提供给相关部门及人员。当然，为防止档案丢失，要定期对借阅情况进行统计，及时追讨在外档案。其二，采取手操与机操相结合的方法。虽然科学技术日新月异，但部分工作仍需由人工来完成。因此，档案工作者要判断工作属性，选择适合的方法，以提升工作效率。比方说管理系统具有档案分析能力，那么此项工作就由机操完成。扫描录入的准确性不高，就需要手动录入。其三，采取制度与实际相结合的方法。随着时代的发展，管理制度体现出一定的滞后性，这时就需要档案工作者主动献言献策，促进管理制度的优化，以便贴合实际需要。通过此举，推动规范化管理模式的形成。

总结：在新时期下，档案工作者要具备学习意识，不断提升能力素质，这样才能满足岗位要求。当各项工作步入正轨，档案资料的价值才能充分体现，从而为机关单位的发展提供源源不断的动力。