档案管理工作中的积压问题及解决对策探讨

闫文琳 山西省朔州市朔城区档案馆

档案管理是国家档案事业最基础的元素，档案是信息资源载体，做好档案管理工作，有助于更好的开发资源。随着时间的积累，档案资料与日俱增，从而加大了档案管理工作的难度。积压问题的存在容易造成档案资料混乱，为检索和利用档案增加难度，增大了档案因管理不善而丢失的概率。因此为了让档案资料更有效的发挥作用，确保档案的管理水平和服务质量，需要积极的找出档案管理工作中存在积压问题的原因并提出解决对策。

一、档案管理工作中积压问题的原因

（一）主观原因

1.领导不重视档案管理工作。领导忽视了档案管理的重要性，未将档案部门纳入单位工作绩效目标考核中，认为档案工作仅限于抄写、收录和保存，使经费、人员、库房得不到相应的保障，多数单位把档案部门并入了综合办公部门中，档案人员也是由综合办公部门人员兼职，专业技能有限，精力投入不足，导致差强人意的档案管理效果。

2.档案管理人员不重视其本职工作。由于档案管理工作者是其它工作的兼职人员，大部分都没有上岗证，又不能把全部精力投入该工作，再加上领导的不重视，导致对工作的要求偏低，造成档案工作人员专业水平较低，其自身也不重视该工作，忽视档案管理工作的重要性，使每年产生的档案资料得不到及时的整理、归档，形成堆积混乱的积压问题。

3.欠缺完善的档案管理制度。完善的档案管理制度是档案管理工作的关键和重要因素。而领导对档案管理工作的忽视造成档案管理制度的不完整，无法具体的约束档案人员的日常工作情况。部分单位虽然制定比较完善的档案管理制度，但无人监管，使其形同虚设。

（二）客观原因

1.档案库房空间不足。有些单位没有独立的档案室，造成档案堆放混乱；还有些单位档案种类繁多，库房大小和其现有的档案数量不匹配，没有预留足够的存放空间，使后来的档案无法正常入库，造成档案的积压现象。近些年随着社会经济的快速发展，档案资料较往年增长迅速，数量增加明显。档案库房设施未能与时俱进，陈旧的档案设施存放档案有限，但占用空间较大，造成档案整理工作难以进行，档案混乱堆积，无法保证档案管理的工作质量，导致积压情况产生。

2.档案管理工作人员流动性大。由于多数单位档案管理人员为兼职，根据工作需求，更换调动频繁，导致该岗位人员流动性增大。另外，由于领导的不重视，准备不充分等原因，档案人员离岗时不办理交接手续，造成新员工对档案整理工作缺乏了解，认识局限，使档案管理工作进展不顺利，出现积压和混乱现象。

二、解决对策

（一）内部整理

首先，提高领导和相关工作人员的重视程度，建立专项档案整理小组，选拔任命直接负责人，明确工作内容和责任，筛选专业能力强并具有高、中级职称的工作人员进组，制定切实可行的整理方案和整理标准，使整理工作有据可依、有章可循。由于是档案部门和其他相关部门共同组织进行，为了解决组员能力差距大，难以高效开展工作问题，对参加人员进行必要的岗前培训，要求组员明确需要整理档案的来源、整理方法、操作步骤和标准等方面的内容。集中整理要求时间紧任务重，所以还要制定合理的工作计划，根据工作量的大小核算人力和财力的投入。积压档案整理工作数量大，所以在开展工作之前要有统筹安排，合理分配，给每一位工作人员找一个适合的岗位，充分发挥他们的特长，提高工作效率，另外，领导要负责监督检查，申请资金费用，解决整理场所、整理工具、档案装具等问题，协调各部门相互配合，使整理工作能够顺利进行。

其次，合理利用现有档案库房空间，采取改进库房设施来节约库房空间的排架法；要设置足够的预留空间，既能保证现有档案顺利入库，又不造成浪费；按规定把保存到期的档案向当地档案馆移交，缓解档案库房空间不足的问题；积极开展档案的鉴定和销毁工作，销毁没有保存利用价值的档案；如果档案库房接近饱和时，要及时向单位领导申请解决库房不足问题。

（二）业务外包

将档案业务外包给人力资源派遣的专业人员和中介服务机构办理。由于其借助第三方档案业务资源，集合社会上档案专业人力和技术资源等优势去完成一些单位因缺乏档案人员而造成档案积压的问题，但档案有它的机密性和安全属性，须慎重运用该办法。有些单位为了发挥其优势和专长，把主要精力放在了核心业务上，将非核心、次要的、辅助性业务委托给外包业务人员或外部中介服务机构办理，这种模式可以节省人力，达到降低成本、提高工作效率的目的。目前，人力资源派遣和打包式外送加工都是可选的模式，不管运用哪种外包模式，都要签订保密协议或外包合同，以保障档案安全性、机密性，同时也对外包业务开展情况进行监督。

结语：档案积压使档案难以充分发挥其价值，难以被检索和利用，最终造成信息混乱甚至遗失。随着社会的高速发展，我们要提高对档案工作的重视程度，提高档案管理效率和质量，使得档案充分发挥价值。面对积压问题，提高档案管理工作人员的专业素质和重视程度，完善相应的管理制度，完备硬件设施的保障，促进档案管理工作顺利进展。