不动产登记档案信息安全风险研究及管理的探讨

肖钦钦 衡阳市不动产登记中心

前言：不动产进行统一登记这是房地产市场重大改革，加强不动产登记的档案管理工作能够对于物权及产权进行明确，有助于房地产管理规范化。不动产登记档案作为档案登记工作中的一部分，不动产登记档案管理制度也随着不动产登记制度的变化而变化。但是现阶段，我国不动产档案登记管理还处于初步发展阶段，面临着诸多的挑战的同时，还面对着诸多发展的机遇及困难。档案登记工作在进行与发展的过程中存在着诸多问题，直接影响到不动产登记档案管理合理化以及规范化，所以需要对于不动产登记的档案管理引起高度重视，改进工作看法，提升业务能力水平，全面提升工作质量，采取有效应对措施对于不动产登记档案管理存在的问题进行有效的解决。

一、不动产登记档案管理的重要性

我国相关法律条例中已明确表明，对于不动产产权的确定主要根据不动产登记的档案信息。根据登记档案内部的记录，划分不动产产权问题。由此可见，不动产档案信息登记工作的重要性。不动产登记需要有专业的部门以及专业的人员从事对不动产登记进行专业的流水化跟踪管理，而不动产的登记档案信息需要由专业的部门进行永久性保存管理。但若在管理过程中出现意外因素造成不动产登记档案信息遗失的情况，则需要相关部门进行档案重建。如果档案登记信息中存在不动产产权的纠纷问题，对于其中涉及到利害关系的部分则需要通过专业登记管理部门及档案管理部门，针对利害关系冲突，提出相关内容的核实以及比对。可见不动产登记档案能够有效提供我国不动产相关法案的法律依据。其次，我国的物权确定、法院诉讼、地籍调查、国家税收、住房保障、个人信用管理、房屋转让拆迁、土地分割等都不能离开不动产的登记档案。不动产产权信息档案涵盖内容之广泛，内容逻辑之严谨，其内容包括对不动产权的登记与申请、管理与查询，甚至包括对不动产产权的原始信息以及登记产权时所提供的材料合集，可见不动产登记档案的重要性以及严密性。如若缺失不动产登记档案，将会导致国家对于物权管理方面缺少诸多管理要素，以及管理依据，管理工作难以进行，工作构造混乱，而产权所有者的产权也将受到侵害，容易产生纠纷，不利于社会和谐。因此，不动产产权登记部门应当充分重视起档案的保管与存放。最后，我国的政治服务，最终都是为人民生活提供便利，是真正的便民服务。国家对于不动产登记档案的管理，是相关政府工作部门的职责。它有利于服务于人民群众，调节由于不动产物权关系所导致的人民之间的矛盾与冲突，避免发生纠纷与矛盾。同时对不动产及不动产产权所有人进行行之有效的法律保护[1]，维护社会和谐。

二、不动产登记档案管理工作存在的问题

现阶段不动产权登记档案的管理工作面临着较多的阻碍与问题，需要相关的管理部门正视在工作过程中遇到的问题，进行逐一的突破，减少工作中所产生的意外。（1）档案交接难度大。这是由于在传统的不动产产权登记档案管理的模式中，不同类型的档案分派给不同的档案管理部门，这导致对于档案的管理分权较为严重，管理较为分散。国土、林业、农业等等不同类型的产权分派给不同的产权管理部门。如果想要实现不动产产权登记档案的统一管理，就需要将档案进行集中。但在档案交接的过程中，由于长时间的存放以及管理，可能将会出现档案缺失、损坏等意外情况，难以保证档案资料的完整性，档案交接难度较大。（2）档案整合难度较大。不动产登记档案的统一管理，必不可少需要走的一步路就是将分派给各部门管理的档案进行整合管理。但由于不同管理部门在管理过程中所采取的不同的管理方法以及管理机制等等，对于档案的分类以及划分存在着较大的差异，不具备统一的标准，再次集中可能会出现归档混乱的想象。因此由于受地区档案管理水平的限制，工作质量以及工作标准参差不齐，科技发达的地区已更换纸质档案，普遍使用电子档案，而科学技术水平较为落后的地区，还停留在传统的纸质档案。这将会严重导致不动产登记档案整合集中工作难以进行，整合难度较大。

三、不动产登记档案管理对策

（一）建立健全管理制度

各行各业若想要实现高速稳定的发展，需要制定统一的标准的管理制度，对于促进行业内的高效发展具有极大的作用[2]。因此，不动产登记档案管理工作，进一步实现高效运作，首先就需要建立健全的档案管理制度。针对不同类别、不同形式的登记档案制定合理的划分标准，制定统一的管理模式。与此同时细致划分出管理细则，确保工作过程中的每一部分的开展都有章可依，确保工作的质量以及效率。这对各部门档案管理工作的开展具有重要的参考作用，同时也能够保证档案材料的安全性与完整性，实现严格的管理，提升档案管理效率与质量。

（二）理顺明确体系分工

不动产登记档案管理工作需要满足用户的需求，能够快速的查询信息，及时进行反馈。这需要档案管理工作分工明确，内部职能分工合理高效，能够时刻应对各类型的需求。通过不同类型的服务与需求，需要明确在不同方面进行解答的能力。对于不动产登记档案管理工作通过实行集约化管理，进行统一的操作规范与管理工作标准培训，能够尽可能的发挥数据库的作用。同时也能够提升工作服务效率与质量。有利于各个窗口服务的有序进行。

（三）完善档案信息系统

现阶段不动产登记档案的保存与流动都通过信息系统进行操作。因此，完善档案信息系统的内部优化，确保系统内的安全性与稳定性。保存好系统内的电子档案数据，防止档案数据丢失及损坏，降低数据网络风险，切实保障档案数据安全性及可靠性，就需要相关部门加强对数字档案安全的保护手段。这既需要相关技术人员能够有效应对信息技术手段本身存在的缺陷及漏洞，也需要应对在信息系统管理内部还在不断完善的管理制度与系统设计。因此相关部门需要加强对计算机硬件以及设备的管理与支持，以及对应用软件以及协议软件等软件的支持与管理。

（四）全面提升人才培养

在不动产登记档案管理的工作过程中，档案管理人员在其中发挥着极为重要的作用。从档案的登记到系统的维护，都缺少不了档案管理人员的支持。因此，档案管理人员的专业素养以及道德素质，时刻影响着档案管理工作的质量。因此，档案管理部门应当充分重视起对档案管理从业者的管理与培训。定期对从业者进行综合素质的培养，确保从业者专业能力随社会信息技术发展水平的进步。此外，还可以通过提高在面对社会的档案管理从业者的人才招聘的标准，对从业人员的专业素养与能力提出明确的标准，保证从业人员在从业过程中能够高效工作，确保不动产登记档案信息工作的进行[3]。

（五）确保支持资金安全

不动产登记档案管理工作的进行，不能缺少资金的支持。资金时电子档案库能够安全运行与使用的基本保证。在面临不动产登记档案信息管理风险的过程中，资金作为不可缺少的必要条件，影响着不动产登记管理部门的运转，从组织管理到相关管理制度的建立建设，再到为确保工作服务质量需要进行的人员激励，都离不开资金的支持与保证。资金的参与能够确保登记档案管理工作的有效进行。

（六）充分建立防范机制

风险预防的防范机制，作为面对不动产登记档案管理工作中的一种主动应对策略，能够针对档案管理工作中可能将会出现的安全事件，进行提前的预防与规避。对于降低安全风险可能将会带来的难题提供有效的应对策略。对于不确定的风险因素能够进行及时的消除，和对风险因素进行有效的管理，避免安全事件的发生所带来的负面影响。

总结：不动产登记档案信息安全的保证，需要多方共同的努力与重视。需要从业人员的技术支持，需要管理部门的严格监管，同样也需要客户配合与协作。不动产登记档案管理工作的顺利进行，同样需要多方共同的协同、政策制度的支持、从业人员的意识、管理部门的监管、技术人员的技术创新与应用的服务等等，共同促进不动产档案管理工作的有序高效进行，维护信息安全，维护社会和谐，提升不动产登记档案的经济效益及社会效益。