“大智移云”下财务共享费用报销流程

2021-01-17高佳娅

合作经济与科技 2021年24期

□文/高佳娅

（西安石油大学陕西·西安）

［提要］在“大智移云”时代背景下，企业的财务改革也随之不断推进，财务共享服务作为财务的“工业化革命”，对企业集团产生巨大影响。费用报销流程作为财务共享中心的重要组成部分，其管控水平对于企业的财务管理效率具有直接影响。本文以A集团财务共享服务中心为例，分析其费用报销所取得的成效及存在问题，利用大数据、人工智能、云计算等新兴数字技术，对财务共享服务中心费用报销流程进行优化研究，从而最终实现财务智能化和数字化变革。

一、引言

大数据、人工智能及云计算等新兴技术的发展，促使企业财务管理模式发生变革，加之经济全球化的趋势下，企业尤其是大型企业集团进行多元化膨胀扩张，使得财务管控面临全新的挑战。财务共享服务的出现为企业财务管理提供了新的思路，它是以大数据、云会计等现代信息技术为依托，通过优化财务业务流程，从而提升财务管理效率，最终为企业创造价值。由于费用报销流程占据财务工作的大部分时间，且重复性较高、涉及面较广，使得绝大部分企业将费用报销模块作为财务共享服务最核心的部分，期望通过信息技术的支持，提高费用报销的信息化、自动化水平，从而激发财务共享的潜力，推动企业的信息化发展。

二、财务共享费用报销模块建设取得的成效

（一）A集团财务共享费用报销流程建设基本情况。A集团是全球领先的企业与公共组织云服务、软件提供商，机构遍布于国内及国外多国。目前，该公司员工超过15，000人，旗下总共拥有75家分支机构。A集团在2018年开始全面实行财务共享模式，集团有专门的共享财务部，主要是将成员单位的部分财务工作抽取出来集中处理，为成员单位提供财务相关服务。各分支机构财务管理部通过财务共享系统进行日常会计核算工作。集团财务部、共享财务部和各分支机构财务部形成了上下游流程机制：共享财务部服务于集团财务部和各机构财务管理部，集团财务部监督共享财务部，各机构财务管理部支持共享财务部。

A集团费用报销在财务共享模式下具有统一的标准与流程，大致分为申请、审批、支付与档案管理四个环节。首先，员工需要在财务共享系统里面填制报销单，然后提交业务领导审核，业务领导审核完后单据自动提交到财务节点交由财务审核，在此过程中，员工需自行打印报销单并且粘贴各类发票、水单以及附件等，之后置于财务部投递箱或者快递给财务部，财务部在收到报销单后，根据系统里的报销单，审查发票是否均上传查验，纸质发票是否都已粘贴，水单等附件是否齐全，是否符合公司报销制度。如果符合标准，财务审批通过交由出纳进行付款，最后将档案进行保存与管理。这种流水式的费用报销方式在一定程度上加强了费用管控力度。

（二）A集团财务共享费用报销模块上线后取得的成效

1、实现报账流程规范化、审批流程电子化，提高费用审核效率。A集团公司员工报销主要通过电脑端财务共享报账系统和移动端App两种方式进行，移动报账App对接财务共享报账系统，打通从申请、提报、审批、凭证自动生成的全流程。员工可以随时随地通过移动报账App直接连拍多张发票，系统智能识别票据信息，根据票据类型生成对应报销单，然后报销单根据预设审批流程及审批规则自动流转到下一个审批点，各个节点审批情况都会被记录和显示。财务部不仅仅能够掌握费用报销的整个流程，而且还可以对每一笔报销进行及时有效的处理，从而提高费用审批效率。

2、通过运用信息技术，费用报销流程信息化水平得以提升。A集团公司财务共享报账系统通过OCR自动识别技术，可以实现发票的自动验真和查重，发票信息可以同步进入税务云平台，智能勾选需要抵扣的票据，可以有效避免税务风险；通过运用影像管理系统，对票据进行有效采集实现电子化保存，以便于日后的管理和查询。另外，企业通过搭建智能商旅平台，与社会化互联网商旅平台进行集成，按照企业规定制定合规的出行和住宿，使得员工出差更加方便快捷，也在很大程度上避免了员工超标准费用报销的情况。A集团通过运用大量的信息技术使得其费用报销信息化水平得以提升。

3、报销系统与银企系统规范对接，加快资金支付效率。银企联是以云计算的方式将企业财务系统与多家银行系统进行对接，这种云服务具有银行账户付款、余额查询、回单查询等功能，它可以实现企业资金的集中管理，提高资金支付效率，降低财务付款工作量。A集团财务共享中心的费用报销系统与银企联系统、会计核算系统实现了规范对接，财务审核完员工报销单据，在系统里进行审批操作后，待支付数据自动流转至银行。财务不需要登录网银逐笔打款，可以直接在报销系统中点击付款操作，然后可以直接查询支付结果，并且自动在系统中生成付款凭证。所以，银企直联在费用报销方面不仅仅提高了资金支付效率和保障支付数据的安全性，也在降低了财务付款和做账的工作量。

三、财务共享费用报销流程存在的问题

（一）费用审核效率较低，使员工产生负面情绪。费用报销流程作为公司基础业务活动之一，工作繁杂且重复率较高，并且具有一定的时效性。A集团分支机构众多、业务量不断增大导致员工费用报销也日益增加。随着单据量的增大，费用审核给财务人员带来很大压力。并且大多数员工与财务部处于不同地区，报销单需要通过邮寄的方式进行传递，这大大降低了财务审核的工作效率，并且由于报销长时间未处理，不仅使得费用归集时间不准确，也使员工产生了负面情绪，一定程度上造成了公司员工以及财务人员离职的风险。所以，大量报销单堆积给公司造成了很大的影响，如何提高费用审核效率以及如何缩短费用付款时间是一个有待解决的问题。

（二）费用预算控制流于形式，未发挥应有效果。通过财务共享系统进行的线上报销方式避免了传统的线下报销资金预算的随意性，但是实际上共享系统仍然没有严格的控制成本预算，因为在实际处理报销时，费用会计主观判断的权重过大，使得共享系统难以发挥它本来预算控制所应有的效果。A集团的费用预算由财务部按照费用类型分别按年、季度或者月份进行统一制定，然后下发给各个部门，但是在实际执行中，大多数公司成员仍然没有预算概念，业务领导在一般情况下，都会通过员工所提交的报销单，费用会计在审核时也不会完全按照预算进行控制，大多数情况下，只要员工说明其特殊情况且让领导进行审批，财务部就可以调高部门或员工费用比例，使得费用预算形同虚设，未发挥其应有的效果。

（三）费用报销流程自动化仍有较大改进空间。虽然A集团财务共享模式下费用报销模块的上线已经取得了一定的成效，但是仍有较大的发展空间。财务共享并不是简单地将费用报销业务从线下转变为线上，而是采用信息技术手段，将部分简单、重复的工作实现自动化处理，最大限度地缓解财务人员的压力以及提高财务工作效率。A集团的费用报销流程在很多方面已经实现了自动化处理，但是部分系统自动化程度低，共享财务人员需要审核的关键点并没有减少，使得降本增效的目的并没有达到。而且由于部分流程仍未实现自动化处理，给报销人员带来不好的体验。所以，如何实现报销业务流程自动化顶层设计成为企业需要解决的问题。

四、财务共享模式下费用报销流程优化建议

（一）建立员工信用评价体系，实现优先性排序处理。财务人员由于月末报销单的堆积以及结账等大量工作可能导致报销单的审核不严格，针对报销单审核效率低下以及审核质量不达标的现象，可以在财务共享系统中建立员工信用评价体系，财务人员根据员工信用等级提前或延后审核其报销单。首先，企业可以参考综合因素，包括员工历史报销单情况，为每个员工设定一个信用初始值，作为信用考核的基础；其次，当员工费用发生时，可按报销单据填写信息的合规性、正确性，以及所贴发票的真伪进行评分，在基础分值上进行加减，也可以根据实际需要进行周期性恢复分值，以保证员工信用的相对准确性；最后，财务人员审核单据时，通过系统对员工信用的判断提示，对信用分值高的员工进行简化处理，不必再等接收员工的实物报销单，对单据的实物影像进行审核，验证影像与单据填写的金额、事项等，可以进行先付款、后审核实物单据，从而加快员工费用付款，提升员工满意度。而对信用度低的员工一定要严格审核，从而体现信用分值在报销时的区别。财务部也可以在系统里建立黑名单机制，将严重违反报销制度的员工列入黑名单，同时可以设定黑名单期限，在期限内的员工费用报销时要进行严格审核，不能享受先付款、后审核的方式。

在系统里建立员工信用评价体系可能导致财务部初期工作量增大，但是通过对员工信用机制的逐渐完善，财务人员对员工的信用度也会有一定了解，后期在审核时可以优先处理信用度高的员工报销单，然后将更多时间放在信用度低的员工报销审核上，这样可以督促员工按照报销制度填写报销单和粘贴票据。这种优先性排序处理在一定程度上可以解决财务审核报销效率低的问题，从而加快财务运转效率。

（二）建立预算管理系统，实现费用的精准控制。财务共享模式下的费用报销系统不应该是孤立的，它应当与其他外部系统整合成一体化系统，其中建立预算管理系统就是费用资金预算的开端，也是实现费用精准控制的保障。首先，集团应通过爬虫技术获取外部信息，并于内部信息进行有效融合，再结合其战略目标进行综合分析，制定出下一年度费用预算目标；然后，根据分子公司上一年度费用数据以及其实际情况按月进行预算编制。其次，集团待预算审批通过后，将预算下发给分子公司业务部门执行，并随时进行预算控制，根据实际情况进行预算的调整和分析。最后，预算执行完之后，通过横向和纵向对比对费用预算管理进行评价，为下一年度预算管理提供决策支持。

费用预算的事中控制对于预算目标的实现起到关键作用，公司可以采用一些人工智能方法将预算目标与实际业务进行对比，在预算系统中设置一个报警阈值。由于费用预算管理系统对接报销系统，所以当费用的实际发生额大于这个报警阈值时就会触发预警，业务领导和财务部门会同时收到警示，业务领导根据实际情况通过或者驳回此项报销申请，如果通过后，财务部重点审核该项费用，而只有业务领导和财务部均审核通过后才可以进行资金结算。通过将费用预算控制嵌入到费用报销流程当中，能够实时掌握预算的完成情况，并能够实现对各项费用总额以及费用开支标准的精准控制。另外，系统还能够提供预算的跟踪分析工具等。只有建立完善的预算管理系统，才会提升费用预算控制能力，从而实现费用的精准控制。

（三）进一步利用RPA技术，实现报销流程的全自动化处理。机器人流程自动化是基于人工智能概念产生的自动化技术，它通过替代简单重复且规律性的操作来提高员工报销效率，通过将以往基于规则的手工经办的流程实现自动化处理来缓解财务人员压力，以及通过将复杂过程简单化，从而提高用户体验度。比如，在费用申报阶段，RPA可以基于员工行为分析其差旅行程，自动帮助员工填写报销单，它不仅可以将繁琐的报账流程简单化，同时可以核查员工是否及时进行费用申报，使得费用归属期间准确无误。在费用审核阶段，可以按照费用类型及相关报销制度，将梳理出的各类费用的审核要素、费用开支标准添加到财务共享费用报销系统中，这样就不会因为人为因素造成审核要点的遗漏，从而达到去人工化的报销审核。在费用支付阶段，可利用RPA机器人模拟人工操作，从财务共享系统中自动提取报销人有关付款信息，将收款人名称和银行账号等信息提交给资金管理系统，在短时间内完成批量付款操作。当报销人收到款项后，系统自动生成付款凭证，从而实现费用报销的整个自动化流程。所以，企业应进一步利用RPA技术实现费用报销流程的全自动化处理，从而加快企业运转效率。