关于机关管理效率提升的具体策略探析

宋虹霄 河北省石家庄市平山县行政审批局

国家治理现代化的提出，要求机关事务工作必须与之同步和深度契合，实现由管理向治理转换，但由于机关工作在对象、功能、属性等方面不同于其他领域的内向特殊性，还是要侧重内部管理属性，以对机关事务工作服务、保障和管理的集中统一领导和内部监管为主；同时，把适宜对外放开的部分外向性功能推向市场和社会，充分发挥多元主体的作用，以共建、共治、共享为原则，促进国家治理体系迈向现代化。党的十九届五中全会明确指出，在“十四五”时期促进国家治理体系走上现代化的新道路，就表明在从此以后的很长时间内，各单位的工作应以“十四五”期间加快增强国家治理效率的新目标为立足点，将机关事务工作上升到国家治理高度来认识，加强机关事务治理，以此实现机关事务工作由管理向治理转换，进而为新发展阶段党政机关高效运转和提高执政水平提供强有力的机关事务保障服务支撑[1]。

一、机关管理效率提升的相关理论分析

（一）机关管理效率的概念

“效率”一词，最早源于拉丁文，在哲学意义上，是“有效的因素”的意思。从20世纪末开始，它被引入到机械工程学科和物理学科的研究应用中，表示的是生产能量与输入能量之间的关系。随后，它又被引入经济学科和管理学科的研究应用中，一般指社会活动的成果与劳动消耗量之间的关系[2]，在科学管理运动的浪潮后，“效率”在行政管理中被屡屡提及，并慢慢流行起来。在当前的情况下，我国学者对行政效率是什么没有统一的答案，然而目前大家都认为，“行政效率”是指行政工作的成效与耗费的资源之间的比率关系，也就是从国家和地方行政机关及展开行政活动的行政人员处取得的成效与耗费的种种资源之间的比率关系。[3]在中国，行政效率代表着中国政府对发展社会主义现代化建设和在一定程度上提高人民群众的物质文化生活水平所作的投资的影响力。另外，国家和地方各级政府及相关工作人员的行政工作的成效的比较和评估，以及施政的成败，最终是要通过行政效率来体现的。

（二）机关管理效率相关运行机制

机关管理效率的三个层次：

一是组织效率，也叫决策层效率。它包括行政机关领导的素质、领导艺术、决策能力、创造能力、领导的思想观念、领导的工作态度及领导解决问题的能力等。在国家行政管理体系中，通常是指国家的政府行政机关为完成既定的目标而进行的计划、决策、组织、协调、控制等工作的效率，行政效率的高低，关键在于政府当局能否及时设计和实施切合实际的国家政策。在地方政府的治理体系中，组织绩效代表了政策决策者们执行规划和决策等任务的效率。行政效率的高低，关键在于决策规划和实践举措的可靠性和实操性。

二是管理效率，也就是所谓的管理层效率。它包含了政府工作人员的知识储备、道德修养、责任感和对外交际的能力，执行能力等等。普遍意味着在行政管理系统内部，为了达到定下的目标要求，作出决定、组织执行、行政管理监督的效率。如省级、市级行政部门为贯彻和落实上中央的决策而进行的分工合作和行政监督是否有效，全面解决行政组织和行政管理问题是否及时等。

三是执行效率。它包含了政府相关工作人员的擅长工作、知识储备、精神面貌、专业素质、心态，工作与个人生活的平衡程度及行政行为的不同要素等等。一般来说，是指行政工作人员或者具体行政人员在开展行政活动或者出示公共服务中的工作效率。

这三个层次的绩效指标是一个完整的行政绩效体系，相互作用和相互补充，不能分开处理。换句话说，只有决策层、管理层、执行层三个层次都实现了高效率，才能够说整个行政管理系统的效率高。

二、机关管理效率提升过程中存在的主要问题

（一）管理观念、手段与方式相对滞后

尽管我国机关管理经历了多次较大调整和深度改革，但结合当前经济发展形势和实际管理情况来看，在管理理念、管理手段与方式等方面仍相对滞后[4]。在管理观念方面，机关单位内“不犯错”的管理思想盛行，大家主要依循现有行政法规、管理条例，忽略人民群众和管理事务的实际需求，按部就班地“按规办事”，缺乏质疑和创新精神，导致管理效率难以得到有效提升；管理手段与方式方面，尽管现下机关纷纷引入信息化技术和计算机设备，强化行政管理的效能，然而在实践中，由于工作人员本身缺乏相关操作技能、各部门衔接不流畅、信息化平台功能开发不积极等因素，现代化管理手段与方式的实施情况并不理想，机关管理效率的提升情况与企业、其他社会组织等相比，存在明显滞后。

（二）组织结构不完善，责权分工不清晰

组织结构不完善，存在职责重叠和缺失的现象，同时责权分工不够明确，机关管理各项工作具体实施过程存在困难，进一步影响了机关管理的效率。首先在机关组织结构方面，我国机关组织设置的突出的特点“上下对口，左右看齐”，即上下级机关单位和兄弟单位内部的机构体系基本一致，规模上也相差不多，但不同行政区内各方面工作并不平衡，不同机关、不同部门的人员需求不同，而统一的机构设置却容易导致有些岗位工作人员紧缺，有些岗位却工作人员冗余；其次在权责划分方面，基层机关的权利主要来自于中央及上级机关的授权，与中央机关相比，各级机关在管理工作落实方面需要根据地区实际进行调整，这就容易导致责权划分出现问题，另外经济管理、社会管理在具体实施时本身就存在重叠的部分，这也导致职权责任划分存在困难。

（三）管理体制与相关法律法规不健全

机关管理机制与相关法律法规的不健全，对机关管理效率的影响是全方位的，不仅容易导致机关内各部门的运转效率低下，还会对机关管理的风气、机关文化、工作人员行为偏好等产生不利影响。具体表现在三个方面：首先是制度方面，我国自古以来推崇“人治”思想，这个想法在现代政府中也有一定的思想根植，再加上计划经济时期民主法制推进相对缓慢，机关内长期缺乏自上而下的行政管理制度，导致机关管理主观性较强，不确定因素较多，影响了机关管理效率；其次是体制方面，我国机关体制在精简与裁撤工作人员方面相对保守，机关内人员总量基本保持稳中有增的态势，为避免人员闲置，而设置诸多行政岗位，拖慢了机关管理速度；另外是行政法制方面，我国机关多采用内部管理方式，施行行政管理条例，同时我国也并没有针对行政管理体系的标准化法典，“各自为政”的行政法规很难形成规模效应，不同部门、不同机关单位间协调性得不到有效保证，机关管理效率难以有效提升。

（四）反馈评价与监督机制不完善

“权力滋生腐败”是任何政治形态都无法规避的一个社会问题，作为关系国计民生的机关单位，应时刻以群众利益为先，但综合各时期、不同地区机关管理情况来看，贪污腐败的现象时有发生。缺乏有效的反馈评价与监督机制，是机关管理工作难以达到有效约束的一个重要原因。首先是机关工作反馈评价机制相对薄弱，尽管近年来绩效管理逐渐深入机关内部，但对于一些特殊部门、特殊岗位仍缺乏有效的绩效评价方式，绩效管理存在一定不足；其次是监督机制不够完善，机关内部仍多采用传统自检自查的方式进行监督管理，已经无法适应当前的行政管理工作，同时也难以有效发挥监督工作作用，同时第三方组织、社会监督在我国机关监督机制中很难发挥作用，导致部分机关掩盖具体工作的真实情况，使管理工作难以有效实施，影响管理效率提升。

三、提升机关管理效率的有效对策

（一）解放管理思想，更新管理技术

提高机关管理效率，首先要从解放思想、更新技术入手。第一，解放管理思想，要在机关内部树立起提升效率、把控全局、以人为本、积极创新的管理观念，观念指导行为，积极、高效的管理观念能够有效引导工作人员转变工作方式，增强工作活力，进而提高工作效率。在具体实施时，政府机关要重视对内的思想政治教育，组织多样化的思想教育讲座和文化培训活动。进一步强调党员思想与机关职责，提高工作人员的政治修养与到的素质，培养公职人员以群众为先的思想观念；同时加大对创新意识、服务意识的宣传与激励，鼓励工作人员为机关管理方法献计献策，从具体工作入手，进一步优化管理方式，提高管理效率。第二，更新管理技术，提高机关内部信息化技术的应用程度与开发力度，使现代化管理工具真正发挥其积极作用。机关单位可以积极引进信息化技术人才，根据自身工作特点，开发相应功能模块，并根据工作需要及时调整操作界面，优化操作方式，同时机关单位应加强对工作人员操作能力的培训，使信息化技术真正成为改善工作方式、提高管理效率的有效工具。

（二）优化组织结构，明确职责分工

合理调整机关内组织结构体系，明确不同岗位间的职责分工，确保机关日常工作流畅进行，保质保量地完成各项行政任务，为人民群众提供更好服务。首先，机关应基于自身工作特点，确立科学的机构比例，从机关职能角度展开调整组织规模，避免扩张不合理、精简困难的情况出现，同时对内部不合理机构进行改革，改变当前普遍存在的“临时机构与重复机构较多、审批环节复杂”等问题；其次，借鉴企业运行机制，改革机关运行方式，以科学管理的视角对当前机关内各部门、机构进行审视，进一步优化运行流程，精简办事流程，确定好各部门的具体工作职责；此外，规划好政府机关内部的各部门、各岗位的职能分工，合理配置人力与物力资源，避免职责交叉和空白的现象，进一步提高机关管理的效率。

（三）健全机关管理的相关制度、法规

当前阶段机关管理主要沿用传统机制，存在诸多不合理的地方。健全机关管理的相关制度、法规，也应从机关工作的具体实际出发，针对当前较突出的管理问题，研究出相关管理方法并将其纳入制度和立法中。首先，机关单位应进一步树立内部各部门、各个岗位的职能分工，规划好机关内部的工作方法，制定内部制度；其次，面向内部工作人员征集管理方式，吸收其中有效方法，进一步完善管理制度；另外，统合现行有效的管理制度、各项法规，与同级、上级机关共同探讨相关法规的制定。

（四）完善反馈评价与监督机制

完善反馈评价与监督机制，能够有效规范机关内部工作人员行为，有效提高机关管理效率。在反馈评价机制方面，结合机关工作范围与各岗位职责特点，进一步明确岗位职责和评价指标，同时扩大评价范围、引入更全面的评价对象，以得到完整、系统的评价结果；并将评价结果与员工激励相联系，以提高工作人员对反馈评价的重视程度；在监督机制方面，除了要进一步加强现有监督力度外，还应借鉴国外先进经验，积极引进第三方组织，发挥社会监督作用，比如开通群众举报和监督的热线，在信息化平台中开放群众监督反馈模块等，第三方组织能够从更客观、更多元的角度对机关工作进行监督，从而有效提高机关管理的效率和质量。

四、结论

提升机关管理效率能够有效降低机关行政成本，提高机关服务质量，这对我国政治建设、经济建设和社会文明建设至关重要，现在，我国各政府机关正努力强化各方面的管理效能，尽管在具体实施过程中遭遇诸多困难，但也应看到相关部门的积极尝试与不断探索。在剖析目前政府机关的行政管理活动面临的实际问题时，本文也指出了对应的解决方案，例如：更新管理观念、手段与方式，优化组织结构、明确职责分工，健全相关制度、法规，完善反馈评价与监督机制等，期待可以为后续研究人员出示一些借鉴信息，也希望我国机关单位进一步深化改革，提升管理效率，早日实现机关管理的现代化。