大数据时代事业单位档案管理服务水平提升的策略研究

2021-01-17郭磊保定市卫生健康委员会

环球市场 2021年4期

郭磊保定市卫生健康委员会

随着互联网信息技术在我国的快速发展，大数据技术在各行各业都得到了前所未有的重视，并得到广泛应用。事业单位的档案管理工作在传统的工作模式下，面临着很多困难，不仅给档案管理工作人员带来极大的工作压力，也无法取得理想的管理效果。

一、大数据时代背景分析

（一）大数据时代概念的提出

大数据时代概念由麦肯锡最早提出。他指出，数据应用已经渗透到当今社会的每个行业和每个业务领域，数据已经成为一种重要的生产要素。人们只有在海量的数据中进行挖掘运用，才能实现生产率的增长。而所谓的大数据时代，就是指运用相关算法在海量数据库中进行数据筛选，进行分析处理，发现其中价值，并服务于生产生活中。大数据是信息时代的产物，特别是随着云时代的到来，大数据技术常和云计算结合起来，在大量的非结构化和半结构化的数据分析中，快速获得有价值的信息[1]。

（二）大数据时代的特征分析

大数据时代具有四个显著特征。第一，大数据时代的数据量是庞大的，其最小的计量单位都是P，换算成我们常用的计量单位则是1000T。第二，大数据时代的数据类型是多样的，我们常见的数据类型包括视频、音频、图片、网络日志等，这就对数据的处理能力提出了更高的要求。第三，大数据时代的数据量虽然庞大，但其中包含大量的无用数据，需要我们进行必要的分析整理，进行数据筛选，发现其中真正有价值的数据。第四，大数据时代数据的处理速度更快，更具时效性，这也是大数据时代下与传统的数据处理最为显著的区别。

（三）大数据的精髓分析

首先，大数据时代下，通过技术应用，我们可以分析到所需要的全部数据，而不再是进行随机取样。其次，大数据下我们所追求的是大体上的方向，而不再追求某个数据的精确度。最后，大数据下我们由追求某件事情的因果关系转而追求事物之间的相互关系[2]。

二、大数据技术应用对事业单位档案管理工作的重要性

（一）大数据应用能够有效提升事业单位档案管理的效率

事业单位在传统的档案管理模式下，管理工作都是由人工完成，管理过程烦琐，而且人工下的档案分类整理，很容易出错，不利于后期的管理利用。通过大数据应用，人事档案实现信息化管理，能够进一步细化和明晰档案管理的流程，提高档案资源的利用率，充分发挥档案的价值。

（二）大数据应用能够有效降低事业单位档案管理的成本

传统上的事业单位纸质档案管理模式下，大量档案储存管理需要占据大量的空间，并且由于纸质档案容易受潮易损坏等缺点，需要进一步做好防潮、防蛀、防火的措施，也会加大档案管理的成本。而在大数据应用下，实现了档案的信息化处理，所有档案数据都通过计算机网络来储存，只要做好日常的计算机维护和数据库的更新备份即可，可以有效降低档案管理的成本。

（三）大数据应用能够使事业单位的档案内容更加丰富

传统模式下的事业单位的档案，只能是文字为主，辅以少量的图片形式，内容相对单一枯燥。在引入大数据应用后，信息化的档案中可以包括视频、音频、文字、图片等各种形式，档案的内容可以更加丰富，档案资料将会以更加全面的方式展现出来。

三、大数据时代事业单位档案管理服务水平提升的策略研究

（一）重视档案管理信息化培训，培养专业人才

当前很多的事业单位对档案管理缺乏足够的重视，从事档案管理的工作人员年龄普遍偏大，缺乏基本的信息技术应用能力。在大数据时代背景下，事业单位档案的信息化管理服务水平的提升，能够大大提升档案价值，必须高度重视档案管理工作，加强对档案管理人员的信息化技能培训，既要掌握计算机信息应用技术，又要能够熟练地应用到档案管理的实际当中，提高档案综合管理水平。要积极吸收新生代的档案管理专业人才，加快档案管理人才年轻化进程，充分发挥大数据应用的价值。

（二）建立科学的档案信息化管理体系

大数据时代为档案资源的整合和深度开发提供了便利条件，事业单位在档案管理工作过程中，要借助信息技术手段将分散的档案资源整合起来，并进行必要的分类整理，形成档案管理的制度化和规范化，建立科学的档案信息化管理体系，深入挖掘档案资源的价值，提高其利用率，保证档案资源信息能够最大限度的发挥其作用。

（三）注重档案信息的安全性

大数据时代下的档案信息化管理工作，所有的档案资源都保存在计算机中，在带来档案管理工作便捷性的同时，也会产生一定的安全隐患。不仅存在计算机瘫痪造成系统内容丢失的可能，也存在由于网络的开放性，引发黑客攻击造成档案信息泄露的危险。所以在信息档案管理过程中，要特别注重档案信息的安全性，既要做好档案信息的必要备份和储存，也要提升档案信息的安全等级，比如通过安装必要的安全软件，定期进行病毒查杀、设置不易破解的安全密码等措施来保证档案信息的安全。