加强高职院校基建档案管理的对策

刘 丹

(长江职业学院，武汉 430074)

随着我国高等教育事业快速发展，国家出台相关政策大力扶持高职院校培养适应新时代的各类人才，也加大了扩招力度。为满足学校未来的发展需求，高职院校规模不断扩大。此外，一些高职院校与其它中职等院校进行合并与重组，纷纷采取扩建、改建和开发建设新校区，使高职院校基建工程建设处在飞速发展之中，产生了大量基建档案，这对高校档案管理工作提出了更高的要求。在高校发展事业中，基建档案将为学校提供重要的基础资料，基建档案管理工作也须跟上形势，加强学校基本建设，做好基建档案管理工作。

一、基建档案的价值与特点

基建档案是高校档案的组成部分之一，是高校进行整体建设和规划的重要组成部分，是指高校在基建项目建设过程中形成的具有利用和保存价值的各种文件、图纸、图表以及声像载体等材料。由项目前期准备阶段工作(包含项目可行性分析、项目立项、审批等)、施工、监理和竣工验收等四个方面阶段组成，它不仅是学校建设过程中的真实记录，更是为学校未来的发展进行维修与扩建改造提供重要的基础和参考依据，也是高校基本建设可持续发展的根本保证。

在实际工作中，高校基建项目无论何种规模，都具有专业性、系统性、复杂性和周期长等特点。在收集与整理过程中，每个项目都必须要形成完整的档案资料，且每个项目的审批手续所涉及单位较多，这对高校基建档案管理提出了更高的要求，科学、有效、规范地做好基建档案工作，是基建档案管理现代化的关键所在。

其特点表现为阶段性；每个基建项目都要从项目前期准备工作开始，包含从项目提出、立项、审批，到施工、监理、验收，在不同的阶段将会产生不同的档案。具有广泛性特点；基建档案不同于其它类别档案，每个基建项目从项目前期工作到竣工验收，每个项目流程(审批、勘察设计、施工材料等)所产生的档案都需要涉及到相关政府部门、设计部门以及施工监理等多个单位的协调与配合。拥有系统性特点；高校基建档案要围绕每一个项目前期到竣工验收后各项环节所产生的具有保存价值的文件或图纸记录, 项目的完整性、系统性和成套性将决定每一个基建项目档案的质量。具备专业性特点；基建档案相比较其它类别档案，其专业性强，涉及到设计、 勘探、 施工、安装以及消防等多种专业内容, 也是今后学校维修、改造和提供法律维权的唯一依据。还有庞大性特点；每个基建项目都会产生系统和成套性的档案，所含文件、图纸、图表、声像以及原始性记录都会相当的繁多，档案构成复杂，且由于基建项目规模大、涉及参与单位多和专业广等原因，基建档案的量远超其他档案。除此之外，还具有实用性和滞后性特点；在学校基础设施中，水电、管道维修、消防改造、楼房维修、校园改建、扩建以及在基建工程以及质量事故纠纷中基建档案都会起到重要作用。按照基建项目管理要求，基建项目竣工验收后应当在三个月内整理归档交给学校档案室，但由于在实施基建项目过程中，所涉及其它需要完善的材料有些是由校外参与或审批单位提供，整个基建项目从立项到竣工阶段环节多，导致周期较长，需要经过整理和审核全部文档材料后才能移交归档。

二、基建档案管理问题分析

随着高职院校基建项目的不断扩大，但基建档案管理并未及时同步前进，档案质量未能得到有效的保障，从而影响学校建设发展工作。

(一)档案管理意识较为淡薄

近几年，为满足学校未来建设发展，大部分高职院校都在开发建设新校区，扩建和改建原有校园，为尽快完善学校基础设施，满足学生住宿、教学与实训需求，大部分基建部门的重心放在保障工程质量与抢工期的工作上，易导致基建档案管理意识缺失，重视不够，存在着“重工程建设、轻档案整理”的现象，基建部门档案管理人员由于多是兼职，人员配备不足，业务不熟，导致基建档案零散和无序，严重影响后期基建档案整理工作。

(二)归档范围不够完善

基建工程准备前，大部分高校未明确基建档案工作分管领导和归口管理部门，项目档案工作未和项目领导与档案管理职责挂勾，缺乏有效的基建档案管理网络领导小组的监督和指导。由于大多数基建项目总工程师负责项目较多，缺乏与档案管理人员的适时交流，以致基建项目归档范围与实际相脱轨，有些基建档案的原件在审批过程中被上级有关单位收回，造成基建档案的材料收集内容不一，严重影响了基建档案的整理工作。

(三)基建归档质量较低

由于基建项目档案涉及范围广，参与单位多，专业性强，基建部门档案人员和专职档案人员缺乏沟通，出现归档材料不全面和不完整，案卷组卷不合理的现象。有些项目的完整性取决于项目参建单位、上级相关审批单位和验收单位，甚至有的参建单位将未经整理的文件材料直接移交到学校基建部门，未经形成单位和监理单位审核把关，缺乏对基建档案全面的可控性，造成有的案卷中的材料缺乏内在联系，有的案卷则把有前后关联的资料分别立卷，有的图纸重复归档，还有的竣工图纸没有加盖单位印章，案卷题名编制过于简化，不够具体，图纸折叠不规范。甚至还有基建档案在基建部门领导、工程师和经手人员手中，没有及时将资料移交给档案管理人员，造成档案不齐全、不完整和不规范，直接影响了基建归档质量,制约了档案管理工作的持续发展。

(四)声像档案归档缺乏与数字化工作滞后

高校基建项目声像档案是纸制载体档案的必要补充，包括照片、影像等材料。它也是高校基建项目实施过程、竣工的证明材料，而大多数高校归档的基建声像档案甚少，有的照片档案缺乏详细的描述。

基建档案在档案管理中是按“卷”组卷，将有联系的材料装订成“三孔一线”，虽然避免了档案在利用中出现遗失的问题，但由于复杂性及量大，利用图纸档案极为不便，在长期利用中提供档案原件时，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。应加强档案数字化管理，确保档案现代化管理质量。

三、结合实际问题，合理提升档案管理质量

(一)加强培训，提高档案管理意识

高校要从多方面加大全员对“档案”的重视程度，从档案的形成者到使用者，将收集与管理好学校档案作为每个教职员工的义务和责无旁贷的职责。领导予以重视，任何一项工作的实施与成效，需要领导的重视与支持，自上而下的责任和义务，是做好基建档案工作的基本要素。基建档案乃至其它档案都不仅是专职或部门兼职档案人员的工作，更需要学校领导及各职能部门负责人的支持与参与，在所需的人、财、物和工作环境上给予档案工作的大力支持。实行全员参与，学校职工可以通过档案业务工作会议培训、展览和国际档案日等宣传途径，宣传档案知识，普及档案的重要性，提升师生对档案的认识。由被动收集档案转向为主动整理，激发每个职工的责任意识，并通过各部门和教职员工借阅档案，真切体会到“我为档案，档案为我”的责任意识。

(二)建立健全基建档案管理规章制度

加强领导，明确职责，落实管理责任。负责基建项目总工程师要与档案管理人员在项目施工前进行沟通，根据国家和地方的相关规范要求，并结合学校的实际制定基建档案归档范围，通过建立相应的规章制度，明确项目领导管理职能，做到责任到人，落实到人，严格监督工程建设项目所涉及到的勘察设计、施工与监理等参建单位所形成的文件材料及组卷质量要求。高校与参建单位签订合同时要明确对方提交文件材料内容。其次，按照档案管理要求，高校基建档案应当在项目竣工验收三个月内进行整理移交档案，由于所涉及范围广、参建单位多和周期长等原因，整理移交工作有所推迟，基建部门档案员要做好各项目的跟踪工作，避免出现遗漏，保证基建档案收集齐全。必须做好基建档案归档审查工作，它是保证基建档案组卷的齐全、完整、准确和案卷质量的重要阶段工作。在实际工作中，基建部门应严格要求参建单位，将本单位形成的反映与学校基建项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的文件材料进行收集、整理与组卷。学校档案部门要及时与基建部门档案人员沟通，承担监督、检查和指导的职责。落实专门人员，定时或不定时地检查、指导基建档案归档工作。

(三)加强基建档案归档质量

档案管理必须注重完整性，每个基建项目阶段都是一环扣一环，而每一阶段文件大多来自于项目参建单位，由于基建档案周期长、范围广、专业强且形成材料较为滞后的原因，形成的文件也不同。档案部门人员不仅要对基建部门档案人员进行档案工作指导，基建部门档案人员也要对参建单位进行文件材料把控。每个项目竣工验收时要抓住每项材料的细节审核，如可行性报告、立项审批、勘察设计、设计变更、合同、招投标、施工以及竣工图。要求各参建单位以高度的责任心对基建档案进行收集、整理，经档案审查合格，方可进行交接。强化声像档案归档，包含照片档案及影像档案，它是纸制载体档案的必要补充，对声像档案进行规范整理并与其他基建档案一起移交才能体现项目的完整性。与此同时，还需注重规范性，要理清各项目与子项目的关系，方可进行立卷。合理组卷是基建档案归档的一大难点，要厘清每个项目各环节的流程与关系，按照基建档案归档的内容进行收集、核对项目材料后再整理，将每个项目前后有逻辑联系及内在联系的进行初步组卷。[1]

另一方面，要结合标准，规范档案整理。制定基建档案档号，基建档案档号一般不出现年度，是按照项目的前后联系依次排列，由于每一个项目不能完全在一个案卷里体现，所以一般档号设置为：全宗号—JJ12—001—0001，解释为：全宗号，一般是由高校向上级分管档案行政部门提出申请后获得。JJ12，是高校自定义基建项目分类代码，也可以由文字所代替。001，代表第一个项目。0001，代表第一个项目第一组案卷。依次类推，还会出现与第一个项目有前后联系的第二组案卷，第三组案卷……，直到出现第二个独立的项目，档号为：全宗号—JJ12—002—0001。确定文件材料责任者，一般是由上级或工程相关单位给出，有的会由两个以上单位给出，责任者至少要写出两家责任单位名称。撰写案卷题名，一组案卷里有一个项目的多个材料，那么案卷题名的拟定需要联系案卷内容，精炼在25个字以内标注在案卷封面上。备好案卷备考表，每一组案卷里不仅有卷内目录，而且最后还应有备考表，它要反映出这组案卷的整理情况。完成装订，基建档案按照组卷顺序逐件编制页码、盖档号章，装订成三孔一线。

三要严格查验基建图纸、规范归档。基建图纸量大、类别不一、大小也不相同，分别有水施图、弱电图、结施图、建施图和竣工图等，查验的重点就是从竣工图着手。竣工图是工程建设项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸，是项目建设过程和真实记录，是项目交工验收、运行维护、改建扩建的重要依据。同时，也要详细核对图纸的准确性及竣工章的签署。[2]

(四)提高基建档案信息化

高职院校基建图纸利用相当频繁，纸质查阅已经不能满足利用者的需求。为此，对基建档案进行数字化、信息化上提出了更高的要求，需要利用现代化设备进行扫描，与此同时，新建项目也需要严格要求参建单位移交纸质文件材料时一并将电子版配套进行移交，规范了基建档案整理工作，提升了档案信息价值。

总之，高校基建档案管理是一项需要高度责任心的工作，参与整理的档案人员要做到细致严谨和严格把关，确保归档资料杂而不乱，繁而有序，全面完整，逐步提高高校基建档案服务水平，为学校建设发展服务。