从内控视角探讨医院经济合同管理

冯钰玲 浙江大学医学院附属第一医院

一、医院经济合同管理的现状

（一）制度不完善

当前医院经济合同管理比较混乱，没有完善的制度可遵循。大多数公立医院没有意识到经济合同管理在医院经济发展中的重要性，设立的经济合同管理制度一般比较粗犷，实际可操作性不强。在合同的订立、审签、履行、归档管理等环节上未进行有效的把控。因经济合同管理制度不完整，而经济合同管理又常常涉及多个部门，各部门的职责分工不明确，就容易出现推诿扯皮，越位缺位现象。

（二）法律意识淡薄

一方面，从当前医院普遍的组织架构看，一般都未设立单独的法务部门或者合同管理部门，合同中各种约束条款和隐形条款等未能进行有效审核，可能诸多不利于医院的法律风险隐藏在合同条款中而未被审核发现，从而在合同执行过程中容易出现合同纠纷现象；另一方面，合同签订的经办人员大多法律意识不强，对合同管理重要性的认识程度不够，容易忽视合同签订过程中的相关法律责任，从而使医院的合法权益受到一定损害。

（三）信息化程度不高

当前医院大多数经济合同管理信息化较落后，医院经济合同审签流程基本靠纸质合同进行传阅，经办人员需拿着纸质合同会签单及合同一个部门一个部门去审批，一个合同审签流程下来需要耗费大量的人工成本，工作效率低下，审批过程无法及时保留各部门的审批修改痕迹，也难以实现合同信息互通。合同信息在各部门的传递沟通不畅，不能满足医院日益增长的合同管理需要，也不能适应多院区的发展需要。

二、医院经济合同管理过程中存在的问题

（一）合同审核缺少闭口环节

大多数医院经济合同的审签过程中，各个审签部门都提出各自对合同的审核意见，但是缺少一个部门对各方提出的审核意见是否在合同中进行相应整改进行复核，导致时常合同审核意见提出一大堆，但合同依旧按审核前的状态盖章签字，使合同审签流于形式，未发挥合同审核的作用。

（二）合同违规行为较多

合同签订主体资格方面，存在不具备法人资格的医院职能科室对外签订经济合同的行为，也存在合同相对方不具有法人资格，但与医院签订合同的行为；合同签订时间方面，“先开展业务，后补签合同”的倒签情况屡见不鲜，很多合同事项实质已完成，但常因不符合报销规定等而补合同审签流程，补签合同常使合同各方权责不清，极易出现法律纠纷现象；合同签订金额方面，合同金额拆分现象较严重，医院采购部门向同一家单位采购同一货物或服务，为规避医院采购制度，避免走询价或招标流程，时常将本是一份合同的金额拆分成几份合同进行合同审签；合同生效方面，审签的合同时常合同必备要素不齐全，合同正式稿盖章随意，骑缝章或者法人签章常遗漏，使合同不具备法律效应。

（三）部门职责划分不清，合同归口管理部门主体地位缺失

医院所有的货物或服务类采购一般统一归口于一个部门进行集中承办采购，并由该部门走合同的审签流程，但现实状况是承办部门多元化，各自牵头各自对外，各部门职责划分不清；当前医院的合同归口管理部门职责大部分限于合同归档，登记合同台账，缺少对合同是否启用，收付款执行等状况的管理协调机制，主体地位缺失，缺乏对合同的统一协调和控制。

（四）合同文本不规范

医院往往比较重视临床研究，学科建设管理，而忽视了对经济运行的管理。医院合同文本不规范的现象严重，合同基本由合同相对方拟定，故常常包含或隐藏了有利于拟定合同一方的条款。合同文本形式也花式多样，合同约定条款中所涉及的规格型号、质量标准，验收方式，收付款方式，结算条款，双方违约责任，争议处理方式等重要合同条款约定不统一。

（五）合同会签流程繁琐，耗费时间长

从合同会签流程开始到合同签订完毕，一般需流转多个部门，涉及近十余人审核签字。合同的审签有先后顺序，一个部门未审签完毕就影响后续部门的审签，而且大多数部门的合同审签由专人负责，不在岗时一般无法由他人代替，故一份合同的审签往往耗时较长，合同签订效率低下。

三、医院经济合同管理的建议及对策

（一）完善合同管理制度，明确各部门职责

医院应根据自身的基本情况，结合《中华人民共和国合同法》《政府会计制度》等相关法律法规，尽快建立健全出适合本医院经济发展的医院经济合同管理制度。在医院经济合同管理制度中要将各部门的职责与分工予以明确，提高合同管理效率。比如归口管理部门职责：经济合同按业务分类实行归口管理，归口管理部门应根据政府采购要求或者相关流程确定合同相对方，确保对方履约能力，起草或确定经济合同文本，要求合同要素齐全，内容准确无误，对于技术条款特别要求各归口职能部门掌控，合同签订后严格按约定履行经济合同，密切关注经济合同的执行情况及有效期限，负责与合同对方沟通协调，对有发现违约或中止情形的合同及时提出相关建议和措施；招标采购部门职责：组织经济合同审签前的询价、谈判、磋商、招标等流程，对合同标的物、合同主体、采购规格型号、数量及承诺事项等内容进行审核；财务部职责：审核各类经济合同的价款、酬金、合同的收、付款条款及商务相关条款；内审部门职责：监督检查合同订立是否符合医院采购规定，审核合同要素是否齐全，条款约定是否公平、公正，审核合同形式是否正确，重要合同是否经过法律顾问的审查，同时监督检查经济合同管理情况。

（二）规范合同文本，规避合同违规签订行为

一般掌握合同起草主动权的一方，能更有效维护自己的合法权益。医院作为合同的一方，若能制订合同模板，规范合同文本，则更有助于控制合同的主体风险。凡是国家或相关行业有统一示范合同模板的，应使用示范合同模板；没有统一示范合同模板的，对于发生频率较高，类型相似且边界、责任比较明确的经济合同，医院归口管理部门应严格参照国家有关法律法规和医院的相关制度，结合以往合同执行中获得的经验和教训，再聘请专业人士、法律顾问，组织合同审签相关部门拟定格式合同，合同模板确定后按规定进行会签，从而提高合同审核效率，降低合同履行风险。

各部门在合同审签过程中应重点审核每份经济合同的合同要素是否完备，实质性条款是否落实。合同要素包括但不限于合同当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量、质量标准，双方的权利义务，合同价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决方式等具体、明确、全面，应注意合同附件是否完整齐全，主要包括报价明细表、资质证明文件、承诺书及补充条款等内容；应注意合同是否双方加盖公章及法人签章，合同盖章版是否与合同审签定稿版内容一致，合同骑缝章是否涵盖合同的整体，防止合同相对方更换合同内容；还应注意合同的签订时间，一方面可以确定合同的生效时间，另一方面也是作为合同相关条款执行的依据。

（三）设置分级授权签署合同，提高合同审签效率

医院可以根据合同金额及复杂程度，设定不同级别的经济合同审签流程，提高合同审签效率。例如合同金额小于等于10万元的，可由分管院长签署正式合同，合同总价大于10万元以上的，须由院长签署正式合同。但对于金额重大、事项重大或者复杂的合同，严格贯彻落实“三重一大”，合同审签前必须经过院领导审批，院长办公会议或者党委会议讨论通过，合同的谈判、起草、签署也需有法律顾问的参与。

（四）建立合同管理信息系统，实现合同信息共享

经济合同管理涉及医院的多个部门，要想提高合同管理的规范性、有效性和透明度，合同信息化建设显得极其重要。医院应该尽快研发或引进多功能的经济合同管理信息系统，将合同管理从签订至履行完毕的全过程纳入合同信息系统，并与医院其他信息系统进行无缝对接，争取实现合同信息共享。合同上传、合同审签、合同修改、合同进度查询均通过线上操作，一方面，可以替代纸质审签流程，节约找各部门负责人审签的时间，大大提高审签效率，另一方面，各部门可以在线及时了解合同审签情况，对合同的审签过程和结果保留修订痕迹，也比纸质审签能更好的控制人为修改的可能性。

四、结语

综上所述，虽然诸多医院制定了经济合同管理制度，也在不断加强对经济合同的管理，但是经济合同管理方面存在的问题仍然很突出，而经济合同管理作为医院运行管理中的重要环节之一，有效管理能规避合同纠纷，及时减损，避免造成严重的经济损失，维护医院合法权益。因此，医院必须加快完善经济合同管理内控制度，在现有合同管理的基础上整合信息系统资源，优化管理配置，规避风险，才能更好的促进医院的整体发展。