事业单位文书档案管理效率的提升路径

彭兰

摘要：事业单位文书档案管理是事业单位管理工作的重要组成部分，事业单位文书档案管理效率的高低直接会影响事业单位各项工作开展。因此，事业单位有必要给予文书档案管理足够的重视，进一步明确文书档案管理的特殊性和重要性。同时要结合影响事业单位文书档案管理效率提升的制约因素，制定切实可行的文书档案管理制度机制，对文书档案管理流程进行梳理，通过文书档案管理手段、方式创新，进一步提升事业单位文书档案管理效率，更好地服务社会发展。

关键词：事业单位，文书档案，特殊性，提升路径

事业单位文书档案是事业单位各项工作开展的原始记录，是事业单位其他工作开展的重要依据。当前事业单位文书档案管理环境已经发生了深刻变化，为了更好地满足事业单位文书档案管理需求。有必要结合事业单位文书档案管理现状以及存在的问题，制定切实可行的文书档案管理措施，让事业单位文书档案管理具有鲜明的时代性[1]。

一、事业单位文书档案管理的特殊作用

事业单位文书档案是事业单位在运行过程中所形成的各类有价值的信息资源。包含事业单位各项活动开展的记录材料、会议材料、文书报告、工作计划等等。通过对事业单位文书档案的管理和档案信息资源的挖掘，能够为文书档案未来决策提供档案依据。

首先，文书档案是档案业务的核心。事业单位所形成的文书档案是事业单位档案业务建设的重中之重。事业单位在发展过程中会形成大量文书档案，这些文书档案由事业单位各个部门生成，最终交由档案管理机构统一进行整理管理。一方面，事业单位档案管理部门应按照文书档案管理要求对各类文书档案进行分类、排列、编目，在整理过程中对于发现的问题及时整改，提升文书档案管理质量。另一方面，文书档案占整个档案业务的绝大部分，需要档案管理工作人员拿出足够的时间和精力，对文书档案管理相关业务工作进行全面梳理，并围绕事业单位中心工作进行档案信息资源开发和利用。

其次，文书档案具有重要参考价值。事业单位通过有效的文书档案管理能够使重要的文书档案长久保存，确保重要的文件档案能够得到重复利用，为后续的档案信息资源开发提供必要条件。如果事业单位在文书档案管理过程中没有投入足够的人力、物力和财力，就会使文书档案资料呈现零散状态，很难对重要资料信息进行查询和利用，也势必会影响事业单位发展和决策，因此新时期必须充分认识到文书档案的重要参考价值，并给予文书档案管理足够的重视。

最后，文书档案能够为社会提供检索服务。当前事业单位公共服务职能越来越多元化，为了更好地为社会公众提供高质量的服务，事业单位有必要对文书档案资料进行集中管理，并结合社会公众的档案信息需求提供多元化的档案检索服务。事业单位作为市场经济的重要组成部分，在其发展过程中所形成的业务档案与经济发展息息相关。因此，在文书档案管理过程中不能仅局限于服务事业单位内部，而应该扩大文书档案服务范畴，尽量满足社会公众对于文书档案的信息需求，更好地发挥事业单位服务社会功能。

二、事业单位文书档案管理效率提升的制约因素

事业单位经过多年发展会形成大量复杂的文书档案，而要想对这些文书档案进行合理的开发利用，更好地推动事业单位各项工作开展，就需要对文书档案进行科学合理的管理，不断地提升文书档案管理效率。但当前部分事业单位对于文书档案重视程度不足，没有形成相应的管理机制和科学的管理办法，影响了事业单位文书档案管理效率。

首先，文书档案管理标准化不足。事业单位文书档案管理具有非常强的系统性和综合性，在文书档案管理过程中需要对各类文书档案进行分类管理，才能做到快速检索，并对相关档案信息资源进行合理利用。但当前部分事业单位主要领导对文书档案科学化、规范化、标准化管理重视程度不足，在管理过程中仍然沿用传统理念，并没有严格按照文书档案的特征进行分类管理，很多文书档案混杂在一起，部分文书档案内容并没有按照文书档案管理的相关标准进行书写和归类，难以形成有效的档案信息资源[2]。

其次，文书档案管理与实际需求相脱节。当前越来越多事业单位已经认识到文书档案管理的价值和作用，并针对事业单位中心工作提出了很多档案开发课题。但由于没有为档案管理部门安排足够的人手，导致事业单位在文书档案管理过程中很多档案管理人员只能完成前期的文档收集、整理和归档工作，难以围绕事业单位发展以及中心工作开展有针对性的档案信息课题研究。加之，部分档案管理人员能力素质偏低，无法运用大数据和云计算技术对档案信息资源进行综合开发和利用，无法服务事业单位中心工作，在一定程度上影响了文书档案管理效果。

最后，事业单位文书档案管理技术落后。随着网络信息技术的发展，对文书档案管理工作提出了新的要求。但当前部分事业单位在文书档案管理过程中网络信息基础设施建设落后，并没有安排专项资金推进事业单位档案信息化建设。部分事业单位在文书档案管理过程中仍然采取手工处理方式，难以对文书档案信息资源进行快速的收集整理分析，给事业单位档案信息化建设带来了极大阻力。加之事业单位自身能够获得的财政支持有限，难以拿出足够的资金用于技术更新，因此在档案信息服务方面能力相对较弱，难以满足社会公众对于文书档案的多元化需求。

三、事业单位文书档案管理效率提升的路径

新时期，事业单位在文书档案管理过程中，一方面，要注重文书档案信息化建设，主动地引进现代的技术设备和管理系统，为文书档案管理效率提升奠定坚实的技术支撑。另一方面，要对文书档案管理流程进行优化，对文书档案的管理方式方法进行创新，满足事业单位文书档案管理效率提升的现实诉求。

首先，构建文书档案管理信息系统。事业单位应将文书档案管理信息系统作为档案信息化建设的重要方面，主要领导要充分认识到文书档案信息化建设的必要性和重要性，为档案管理部门引进必要的软硬件设备，完善相应的管理机制，并加大对文书档案管理人员的教育和培训，进一步提升文书档案，管理人员信息素养，能够主动地运用文书档案管理信息系统，实现对文书档案纸质资源的数字化转型。通过大数据云计算等技术的运用，围绕事业单位中心工作，开展有价值的课题研究，更好地发挥事业单位文书档案的价值和作用。

其次，要对文书档案管理流程进行优化和完善。事业单位文书档案管理工作并不是孤立的工作，与事业单位各个部门的工作都息息相关，要想提升事业单位文书档案管理效率，就需要加强与其他部门的沟通和互動，取得其他部门和工作人员的支持和理解。为此，一方面，事业单位档案管理部门应广泛地听取其他部门工作人员的意见建议，对文书档案管理流程进行细化，对不合理的地方要进行修正。另一方面，要主动地借鉴其他单位的先进工作经验和好的做法，并将这些经验进行创造吸收，应用于文书档案管理流程之中，尽量在文书档案管理过程中少走弯路，为后续档案信息资源利用开发创造有利条件[3]。

最后，要对文书档案管理方式方法进行创新。随着网络信息技术不断发展以及事业单位和社会公众对于档案信息的多样化诉求，事业单位文书档案管理部门也应该与时俱进，既要在思想观念上更新，也要在管理方式、方法上进行创新，要主动地树立大数据思维，将收集上来的数字档案信息资源纳入到文书档案数据库之中，为事业单位和社会公众提供远程的档案多样化信息服务。同时要注重对事业单位信息技术的更新，确保事业单位信息技术符合时代发展诉求，更好的服务事业单位和社会公众。 PR

参考文献：

[1]王殿利.提升事业单位档案管理核心竞争力的路径研究[J].城建档案， 2020，（02）：81-82.

[2]单石.基层事业单位档案现代化管理工作的对策[J].经济学， 2021， （1）：14-15.

[3]黄珊珊.探索事业单位人事档案管理信息化建设路径[J].人力资源， 2020， （08）：24-25.

（责任编辑：李雪威）