云南边境地州高校档案工作管理问题思考

张洪婷

（红河学院人事处，云南蒙自 661199）

自2003年以来，云南边境地州7所大专院校逐步实现了升本或转型发展的转变，各校基础建设和办学内涵都得到了跨越式发展，教育教学水平和质量都显示出了长足的提升，得到了社会的认可。但在学校各项工作不断发展推进的过程中，学校档案工作始终处于边缘化地带，一直是跟在其他工作背后的“慢行者”，不能与其他工作齐头并进、协同发展。2020年6月20日，《中华人民共和国档案法》[1]（以下简称《档案法》）颁发后，作为档案工作一直处于落后、被动地位的地州高等学校，必须认真分析梳理当前档案工作现状，以新修订的《档案法》颁布实施为契机，开启档案工作高质量发展新征程。

一 档案工作管理存在的共性问题及原因分析

通过对云南边境地州7所高校档案工作进行调查研究，各校存在的共性问题就是学校对档案工作认知缺失导致的档案工作边缘化。

（一）档案工作边缘化问题严重

1.组织领导和组织机构边缘化

《高等学校档案管理办法》规定：“高校档案工作由高等学校校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”[2]，并具体明确高等学校校长关于档案工作的四条具体职责，一方面明确了分管副校长具体落实档案工作，另一方面明确高等学校校长是高校档案工作的第一责任人。目前，云南边境7所地州高校的管理模式基本上是一名副校长分管，在学校办公室下设综合档案室，负责全校各类档案（人事档案除外）的收集整理归档工作的管理机制，校内分级管理模式虽已基本形成，但执行力度远达不到要求。

鉴于档案室隶属于学校办公室的从属性，对于分管校领导和部门领导来说，档案工作显然不是工作的重心，在每年的工作计划中，档案工作也只是一句话带过或者只字未提；对于校内其他职能部门和学院来说，多数没有指定兼职档案人员，学校档案室一年一度催交的归档材料多数采取“临时抱佛脚”的方式来应付。专职档案人员，虽说是专职，但多数人员同时还承担着所属部门的其他工作。

2.基础投入边缘化

高校的档案工作毕竟不属于学校核心工作，其在学校中得不到重视，各方面投入较少。7所学校档案基础设施建设基本都落后于学校其他教学设施，共性的问题是库房设置不规范，库房面积不足，档案工作要求的各种硬件设施配备不齐全，没有档案工作专项资金，档案工作中必须的一系列电子设备未配备，严重制约了高校档案工作的正常发展。

3.管理主体边缘化

《高等学校档案管理办法》第九、十、十一条对学校档案馆（室）人员配备及条件作了明确规定，但由于领导对档案工作缺乏深刻认识，不够重视，在实际工作中很难得到落实。一是在人员配备上，档案管理人员学历、职称层次偏低、队伍结构不合理的现象较为普遍；二是在个人发展上，管理人员的学历提升、技能培训、职称晋升空间较小；三是在健康保障上，《高等学校档案管理办法》第十三条规定的高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员应享有的保障得不到落实；四是各部门各学院兼职档案工作队伍不稳定，档案材料的收集归档工作根据所在部门人员工作的轻重缓急情况随意更换。

4.管理对象边缘化

高校档案信息资源的开发利用是档案工作的重要内容，是档案工作围绕学校中心、服务大局的直接体现。然而，就目前而言，7所学校的档案似乎变成一堆“死材料”，一直处于极度的被动地位，档案工作与学校中心工作跟进不紧，衔接不好，更没有形成积极服务学校其他工作发展的措施和手段。

（二）学校各个层面对档案工作的认知缺失是档案工作边缘化的根本原因

1.校领导层面的认知缺失

长期以来，大多数的领导，甚至分管档案工作的校领导在思想上对档案工作的重要性认识不足，片面认为高校的中心任务是教书育人，档案工作在学校整体工作中无足轻重，平时很少过问或基本不过问学校的档案建设与发展工作。近年来，随着高校编制的改革与发展、办学结构与内涵的变化，各校尽量缩紧管理部门人员和教辅人员编制。一方面导致各校档案管理人员在超负荷运转，大家基本上是在地位不高、工作量不轻的状况下工作；另一方面把非档案专业的人员安排在档案管理工作岗位上，他们不是专业人员，对档案专业知识一无所知，严重影响了档案工作的顺利开展。

2.各二级部门的认知缺失

由于认知上的不足，学校各部门对档案材料的收集也不重视。第一，没有专人负责。多数部门领导没有指定专人负责，平时部门产生的材料收集方式是各自为阵，待档案室催交归档材料时随手全部聚拢移交；第二，兼职档案人员变动频繁。由于“档案收集归档不是部门的中心工作”的思想根深蒂固，各部门根据该学期谁工作量相对较小谁来做兼职档案员的情况较为突出；第三，指定兼职档案人员无心工作。由于兼职档案工作在职称晋升、评先评优等方面都不计入工作量，所以敷衍应付的情况较为突出。以上问题带来的后果是上交材料重件、缺件现象严重，很大程度上影响了归档材料的齐全与完整性、增加了综合档案室工作人员的工作量。

3.档案工作者的自我认知缺失

长期以来，高校档案工作者在职称职务晋升、评先评优等方面与其他人员相比机会较少，工作成果得不到认可和公正的评价，难以体会到档案工作所带来的职业成就感和归属感，消极怠工现象严重。一是心理消极。对所从事的工作价值缺乏正确的认识，自我价值评价降低，自卑感增强；二是态度消极。没有职业追求，没有进取之心，平时不愿主动与部门之间就归档材料的收集进行沟通与指导；三是做事消极。认为做与不做一个样、做多做少无人知，工作中存在“不求有功但求无过”的现象。

二 以新修订的《档案法》为契机，立足实际，探索和完善档案管理发展机制

（一）树立正确的档案价值观，依法给予档案工作保障

一是在校级层面，主管档案工作的校级领导应对档案工作给予高度重视,要让档案工作在学校整体发展规划中有一席之地，切实制定措施解决学校档案工作中存在的问题，在人力、财力、物力等方面给予支持。尤其要根据2021年1月1日起施行的《中华人民共和国档案法》（新修订版）增设的“第五章 档案信息化建设”中各条的具体要求，为档案信息化实践提供引领和保障，有效促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；二是在二级部门层面，各部门领导要强化档案意识，指定专人负责，保证队伍相对稳定，把兼职档案人员的工作量计入年度工作总量，关心和解决工作中存在的问题；三是在专职档案管理人员层面，要改变墨守陈规、“弱势群体”的观念，坚持开放导向，主动以服务学校、服务教师、服务社会人员为落脚点，展现出更加专业、更加包容的档案工作形象，努力建设开放型、服务型、现代化的档案馆（室），争取获得社会准确的认知和公正的评价。

（二）建立和完善组织体系

高校档案工作要与学校其他工作同频共振、协同发展，必须建立和完善学校、档案室、立卷部门各司其职、各负其责的三级档案管理体系。第一，成立学校档案工作领导小组，定期召开会议，共同讨论档案工作面临的问题，研究制定档案工作计划和解决办法；第二，学校档案室要多渠道、多手段进行宣传，进一步强化全员档案意识，积极组织学校兼职档案员学习国家和本省本地区关于档案工作的一系列法规、文件，深入贯彻落实新修订的《档案法》和《高等学校档案管理办法》精神，不断加深对档案工作重要性的认识,增强做好档案工作的历史责任感和紧迫感；第三，各部门设置相对稳定的兼职档案员，负责本部门归档材料的收集、整理、组卷，按学校档案室的规范要求按时、按质、按量移交学校档案室归档。

（三）加强主动服务意识

高校档案工作者必须解放思想，创新管理服务模式，引领学校兼职档案管理队伍，充分挖掘档案价值，为学校的办学发展规划提供借鉴。第一，主动对兼职档案员进行业务培训与指导。档案室工作人员一要结合实际加强对二级部门档案业务的指导，加快推动学校档案规范化、标准化、常态化管理；二要通过各种途径、各种场合、各种方式宣传新修订《档案法》，对兼职档案员进行培训，深入各部门了解档案工作状况，找准各部门归档材料的方向和内容，因地制宜，分类指导，在工作中给予他们帮助。第二，主动为学校的建设和规划提出建议并提供服务。档案室工作人员要掌握学校发展动态，拓展思维，多方位思考、多角度挖掘史料价值。比如可从编撰学校年鉴、大事记，建设校史馆等多方面主动提出想法和建议；可以对近年学校发展的各类数据进行比对、形成分析材料，为学校制定新的规划提供强有力的数据支撑等等。第三，主动开展交流与服务。一是勇于摒弃以往档案工作留给人们的神秘印象，保障查档利用者的权利，加大档案开放力度，推动档案资源跨行业、跨部门共享，加强档案文化宣传，充分体现档案工作开放包容、务实高效的专业精神和服务精神；二是要根据档案利用者对档案内容的需求情况进行预判和统计，梳理出“高频档案”，及时提供优质服务；三是要充分利用区位优势，加强与邻国有关部门、学校的档案国际交流合作，使档案工作彰显出国际化特色。

（四）为档案管理工作者提供应有的保障

在个人健康方面，要按照《高等学校档案管理办法》“第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助”[2]的规定，将健康保障落实到位；在个人发展方面，一是要多为档案工作者提供学习培训的机会，让他们走出去，开拓视野，提升相应的专业知识与技能；二是要给予他们适当的职称职务晋升通道，尤其是在目前各校职称晋升基本是以教师为中心的模式下，学校应该考虑各个系列在职称中的占比，使其均衡发展，档案系列不可冷落和偏废。

三 结语

云南边境地州高校分别位于与越南、缅甸、老挝接壤的地区，地理区位偏远，学校自身发展相对比较滞后，学校在制定发展规划乃至年度计划时，基本没有把档案工作的改革与发展纳入具体内容，档案工作始终处在学校全盘工作的边缘地带，严重阻碍了学校档案工作与其他工作的协同发展。作者通过对这一情况及原因进行分析，结合实际提出推动学校档案工作发展的意见建议，旨在希望云南边境地州高校能够对照新修订的《档案法》中“监督检查”规定的具体要求，把学校档案工作抓牢做实，以保证档案工作与学校其他工作得到同步发展。