信息技术在科研管理方面的应用

聂 迪

(黑龙江省科学院大庆分院，黑龙江 大庆 163319)

多数科研机构依然采用传统的方式开展科研管理，不仅效率低下，准确性也较低。应加强科研管理工作和信息化技术的应用。

1 科研管理工作

科学研究项目。各类科研单位的课题申报呈现整体增长的态势，科研工作者的研究工作量也在增多。科学研究项目需要进行课题立项，并经过评审和审批等复杂的流程得到相应的资金支持，很多科研机构缺乏相应的信息化技术，对人力、物力形成了较大的压力。

科研成果管理。研究人员获得科研成果后，还需要一定的程序来进行成果维护，其中最主要的工作是申请专利，工作十分复杂，需要对相关材料进行收集并撰写申请，通过多个环节来进行申报，最终还可能需要比较长的周期(通常一年以上)才能获得专利。这些工作增加了科研人员的工作量，需要付出更多的努力。

论文发表。无论是科研成果还是工作经验、工作案例等，都可以以论文的形式进行展示，以对业界形成借鉴。但是论文的撰写、投稿、修订、发表涉及很多环节和内容，需要耗费一定的时间和精力。

2 科研管理信息化的建设需求

为了充分应用信息技术，应建立科研管理信息系统，此系统需具有如下功能：

立项课题管理。信息系统需要有专门的立项课题的功能模块，帮助实现工作人员的课题申报，查询年度执行情况，做好结题报告，并实现申请的变更及相关信息的查询等。工作人员也能够根据系统申报课题的撤销及变更，对经费进行调整，简化办理手续，使工作更加高效。

论文专著管理。系统要具有对论文及专著进行管理的能力，对已经撰写好的论文格式自动定位、投稿目标刊物的自动匹配、投稿、上传、进度查询、与编辑交流等。工作人员利用系统可直接进行论文的编排和自动投稿，并对刊物的各类信息如周期、影响因子、本论文的匹配度等进行查询和操作，省却很多线下工作，不仅能够提高工作效率，还能够使论文发表更快，更合理。对于各类专著，与出版社的联系也同样如此。

科技成果管理。系统应当具备对科技成果的管理能力，具体说来，工作人员能够将科技成果的相关信息在系统上进行整理，后者就可以实现对科技成果的一键申报、查询，使得专利的相关撰写更加自动化和智能化。对于专利申请书的撰写来说，根据传统的方式甚至需要专门聘请专业人员为其服务，而信息系统则能够根据一定的标准，选择合适的措辞进行自动撰写，并进行智能排版，不仅效率高，而且具有准确性。

项目经费管理。在信息化系统中，应具有经费的预算、申请、输入、决算、查询等功能。传统流程中，经费的预算、申请、批准等工作是比较复杂的，需要多个环节，如果不合理，还需要反复修订和申请，通过此系统可以一键办理，更加智能和准确。如果出现需要修订的情况，系统可将需要修订之处进行智能发现和标注，并提供修改建议。在报销环节，可以通过资料的录入、信息的简单填写智能生成报销申请，使工作更加高效，准确率更高。

账户信息管理。系统应具有管理科研工作者基本信息的能力，包括对个人信息和科研信息的记录，如姓名、学历、出生年月、联系方式、从业年限、职称、所在部门等，设置录入、修改、删除等功能，并与科研工作、项目经费、课题开展、论文专著的管理等相互衔接，实现智能化管理。员工可以利用账号和密码登录个人账户，同时支持验证码登录。后台管理人员可对所有部门的人员进行整体管理，查看系统的运转情况，对用户的账户和密码进行原始分配，如有新的职工需要使用系统时，系统管理员就应开具相应的新账户名与初始密码，供用户登录并自行修改。对于离职等不再使用系统的人员，管理员可以删除其信息。

该系统还需要具备如下性能：

安全性。系统内部有很多个人信息，也有科研成果、经费使用状况等，因此需要保障信息系统的安全性，采用一定的安全技术，使系统不会受到外界的各类攻击。账户管理应进行安全设置，合理地管理自己的账号，防止密码泄露和乱串。

易用性。开发的系统应便于使用，符合人们的操作习惯，尽量与科研单位的其他信息管理系统相一致，因此建议考虑同一个软件开发商。各类功能要容易发现、识别，界面友好，便于使用者能够尽快熟悉。

可扩展性。因为单位的人员具有一定的流动性，科研管理本身也有一定的发展转变需求，这就需要信息系统具有一定的扩展潜力，当需要添加功能时能够利用相应的接口实现。

稳定性。信息管理系统需要具备稳定性，如果各方面条件都具有一般适用性，则系统应具有较高的反应能力，能够按照需求运行，不会出现卡顿等不良现象。

3 科研信息化系统的落实

完成科研信息化系统设计后，要进行一定的测试。实践中一般采用黑盒测试的方法，即人们根据实际应用情境设置不同的输入条件，看其输出是否符合预期。科研信息系统的功能测试要注意应覆盖所有的输入条件，对每个功能进行3次以上的测试，保证系统的可用性。性能方面测试则通常利用一定的算法，模拟人们使用系统的情境，看最终结果是否符合要求，测试结果包括并发性和延迟性等。

如果系统符合功能需求与性能要求，则应进行合理的部署。通常其已经拥有了其他的信息管理系统，并为部署这些系统购置安装了一定的服务器、交换机、防火墙等设备，或拥有专门的机房。科研信息管理系统可以利用已有的设备进行服务器端的部署，或依靠新增设备进行系统的部署。

设计的系统是基于B/S模式的，工作人员在使用系统时，可以登录浏览器直接访问系统主页，然后进入登录界面，输入正确的账户名和密码进入系统。虽然系统功能及内容相对简单，但因为通过网络端的流程与现实中有较大的差异，相关信息一旦操作错误也会影响科研结果，较为严重，应由开发方对工作人员开展一定的培训，从系统的账号管理到每一个功能用户都可以熟练地操作。

系统运行后，可能会出现一些问题，需要开发方及时维护，解决问题。必要时会对功能流程进行重新梳理，使其在后续运行中更加顺畅。随着信息管理系统标准的逐步统一，其他信息管理系统与科研管理信息系统将融为一体，建立综合的信息系统也是未来的发展趋势。