中小企业内部控制问题与对策

□文/ 黄书会

（河南中睿石化有限公司 河南·郑州）

［提要］ 内部控制是中小企业管理的一个重要内容，同时也是一个重要手段。本文在分析中小企业内部控制基本概念基础上，对目前中小企业内部控制现状进行分析。

随着中小企业生产经营规模逐渐扩大，愈来愈多的企业并不满足于当前的发展现状。开始主动趋迎市场以及大众的需求不断推陈出新，并且紧跟国家各项福利政策，试图迎来企业第二次质的飞跃。与此同时，企业在寻求发展的道路上也不断暴露出一些自身的问题短板，这些问题或多或少的制约了企业发展的速度。由于中小企业所特有的业主经营管理模式，在众多的问题中内部控制所存在的缺陷最为突出。

一、内部控制五大要素

内部控制由五大要素构成，分别是内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通以及内部监督。内部环境指的是企业内部控制制度运行的环境，良好的内部控制环境要求企业管理层要具备良好的道德品质以及诚信意识，企业管理层对于内部控制建设态度积极，同时在公司内部设置有相对完善的组织结构。风险评估指的是企业在事前或者事中对经营风险进行预测和评估，并及时总结归纳，找到具体应对策略。信息与沟通方面指的是企业要保障相关信息传递的及时性和完整性，便于各个岗位的员工能够有效完成职责以内的工作。有效的沟通能够让企业员工及时清楚地了解管理层的各项决策信息，并能够以相关制度以及领导具体要求为标准来完成工作。同时，有效的信息与沟通还能够帮助员工了解自身在企业中的定位，并且了解本岗位与其他岗位工作内容的关联性。内部监督作为企业内部控制系统中至关重要的一个环节，要对企业日常经营以及各项业务管理、员工履职情况进行持续监督。同时，也需要企业员工与全体管理人员的共同参与。

二、中小企业内部控制存在的问题

（一）内部控制环境不理想。从内部控制环境来看，中小企业内部控制环境不够理想，具体来说主要存在以下几个方面问题：第一，内部控制意识淡薄。公司管理层当前对于内部控制的认知还比较浅薄，没有将内部控制纳入到企业长远发展战略中，在企业文化建设的过程中也很少提起内部控制，导致很多基层员工对于内部控制并不了解，在实际开展岗位工作的过程中也很少会以内部控制制定的标准来严格要求自己。第二，治理结构单一。企业董事长在实际工作中往往事无巨细，从公司采购到销售等方面的工作都会过度干预，不利于企业治理结构发挥应有的治理作用。第三，公司企业文化缺失。企业文化是现代企业治理中的一个重要手段。企业文化与企业内部控制是无法分割的，企业借助企业文化建设能够向员工传递内部控制的知识，提升全员的内部控制认知。目前，中小企业在企业文化建设上不到位，公司人才流失严重，员工缺乏归属感，企业整体的凝聚力及向心力严重不足。

（二）风险评估工作不到位。在风险评估方面，对于现代企业来说，日常经营中遇到的风险是多种多样的，企业筹资活动、应收账款管理、存货管理、投资活动等都存在很多风险，要求企业必须做好风险评估工作。目前由于中小企业缺少完善的风险评估机制，业务规模不大，公司跟客户合作时为了吸引客户大多采取赊销的办法，而且现有的应收账款对账管理工作不到位，同时在客户的信用管理上也存在很多漏洞，进而给企业开展业务带来了风险，影响内部控制效果。

（三）控制活动效果不佳。有效的控制活动能够借助风险评估工作，运用相关措施和办法，将风险降到最低。中小企业内部控制活动缺少全面性以及控制力。一方面中小企业缺少全面预算控制。全面的预算管理工作关系到企业的成本控制，预算编制需要按照一定的流程来操作。中小企业每年初对全年的预算进行编制，缺少一个详细的针对各部门甚至各岗位的预算细则，运行效果不佳。而且目前公司预算管理制度缺少配套的奖惩机制以及实时监督，一些部门多年来预算执行效果都不够理想，也没有得到应有的处罚。另一方面公司目前的控制制度不够完善，而且企业本身存在家族企业的性质，员工之间、员工与领导之间关系复杂，导致一些控制监督制度会受到人情因素的影响，难以充分落实。在控制程序方面，公司当前在职责划分方面存在一人多岗的问题，没有按照不相容岗位相分离的要求在开展工作。而且公司目前缺少独立稽核部门，这两方面因素的存在也使得控制程序混乱。

（四）信息沟通不够通畅。企业运行中离不开内外部的沟通交流，但是中小企业内部缺少一个有效的沟通机制。企业各部门以及相关岗位之间的沟通效率低下，而且没有一个安全、适当的平台支撑内部交流。公司的网站管理不善，缺少专人维护，目前公司的网站维护已经放弃，网站也已经成为了僵尸网站。导致企业内部信息难以通过有效渠道向外部传递，外部市场主体很难对企业进行深入的了解。而且从企业管理层的角度来说，一些企业高层思想保守陈旧，对于企业发展中的一些信息认为与员工无关，担心员工四处传播，给企业造成负面影响，所以很多信息不会主动与员工进行沟通，这反而会引发员工的背后议论，不利于企业的发展。

（五）内部监督机制有待完善。中小企业内部审计工作没有专业的部门作为支撑，这在无形中就给企业的内部控制效果造成了影响。当前，公司内部还没有形成系统化的监督检查机制，企业实际运行中在相关业务上经常会出现风险，但是企业现有的监督机制并没有及时发现。而且一些岗位和部门对于企业的内部审计工作和内部监督工作不够赞同，甚至对这些工作存在敌意，影响实施效果。公司开展审计工作时，财务部门个别员工会临时承担起相应的职责，但是财务部门员工本职工作量就比较大，对于这种临时安排的职责往往难以全心投入。

三、中小企业内部控制改进对策

（一）优化内部控制环境。当前，中小企业在进行内部控制环境优化的过程中可以从以下三个方面入手：第一，企业管理层要不断提升内部控制意识。企业管理层要加强学习，不断更新经营观念，重视对管理方法以及管理制度的创新，做到与时俱进。管理者要以身作则，遵守企业的各项规章制度，并自觉地接受监督。在实际工作中，严格履行自己的岗位职责，不缺位也不越位，为普通员工树立起榜样。第二，要提升员工对于内部控制的认知度以及参与度。中小企业要加强对企业文化的建设，不断强化基层员工的风险意识以及内部控制概念，让员工能够积极地参与到内部控制工作中。第三，要完善企业治理结构。企业目前治理结构中有董事会、监事会、经营管理层，但是没有专门的内部审计部门，而且缺少对董事会、监事会以及经营管理层具体职权的详细规定，所以应该积极完善治理结构。

（二）加强内部控制风险评估。以应收账款为例，企业在实际开展赊销业务的过程中要加强对应收账款风险的评估管理。第一，中小企业要建立动态的客户信息档案监管机制。由信用管理中心进行客户信息监管工作，当应收账款产生后，在不同阶段都要对客户的基本信息和相关资料进行实时整理，如果发现客户信息发生变动，需要立即和客户进行确认并把变动后的信息录入到系统中，同时和财务部门以及销售部共享。第二，完善客户信用评级方法。中小企业可以从定性以及定量两方面的指标入手对客户企业进行信用评级。第三，建立应收账款内部控制自评机制。中小企业要设置专职的内部审计岗位或者内部审计部门负责对应收账款管理工作的监督管理，明确企业应收账款存在的风险点，并采取动态监管的方法及时发现应收账款管理中存在的问题，并进行及时解决。

（三）完善控制活动，提升控制效果。内部控制活动的完善能够显著提升企业内部控制效果，中小企业可以从以下两个方面来强化内部控制活动：第一，中小企业要实行全面预算管理工作。在每年年末，要求各个部门将各部门下一年度的预算进行规划，并集中由财务部门进行汇总优化，并上报企业领导审批，审批通过后由各部门严格落实。在实际落实过程中，要求各部门必须要严格控制预算，对于连续两年超出预算的部门可以给予扣除年终绩效奖金等方面的处罚，以确保企业预算能够落到实处。与此同时，企业在制定年度预算后要进一步明确月度预算，为各个部门能够及时调整预算控制工作提供基础。第二，完善授权审批制度。各个部门要按照岗位分工严格授权审批，努力建立完善的授权审批制度。对于非常规的经济业务，企业可以采取特别授权方式，由企业董事会讨论决定。对于常规的经济业务审批，则可以下放给企业经理层，在授权额度范围内由总经理负责审批工作，无需董事长签批。

（四）优化信息平台，丰富沟通渠道。中小企业要加强对信息沟通平台的建设。第一，中小企业要加强信息系统建设。信息系统能够为企业提供现代化的管理基础，提升企业各项业务的集成度，对于保障企业信息的真实性与完整性有重要作用。当前，中小企业在信息化建设的过程中必须要加强资源投入，管理者更应该放远目光，不仅要从资金以及技术层面加强对信息化建设的支持，同时还要从战略层面加强对信息化建设的保障。第二，中小企业建立起以会议沟通为基础的沟通机制。从部门来说，部门可以每周开一次小会，对上一周的任务完成情况以及工作计划进行评估，总结存在的问题，指导未来工作的调整；中小企业要每月组织一次各部门开展全体例会，总结上个月各部门的月度计划完成情况，对于已经完成任务的要予以鼓励。与此同时，企业还要建立起临时会议机制，这一制度主要是针对那些带有突发性质的情况出现后，企业能够紧急地将企业中的领导层以及核心员工聚集起来商讨对策，便于提升企业对于危机情况的响应速度以及处置应对能力。

（五）强化内部监督管理。从内部监督的角度来说，当前中小企业要建立完善的内部监督体系就必须要做好以下几个方面工作：第一，不断提升内部监督意识。企业应该积极组织员工培训，强化管理人员以及普通员工的监督意识，鼓励员工在日常工作中对遇到和发现的违规行为进行监督举报。第二，完善内部监督机制。内部审计是企业内部控制体系中的一个重要环节。中小企业要加强对风险管理机构的建立，随着企业当前业务规模的不断扩大，企业可以考虑设立独立的审计部门。企业可以聘请具备相关工作经验的人员补充到企业的审计队伍中，重点对各个风险关键点进行风险评估，并形成审计报告，以供企业管理层参考。第三，加强外部监督。中小企业目前的外部监督主体主要有财政、审计、税务等监管部门以及会计师事务所等主体的监督。随着当前外部监督环境的不断完善，企业要积极地引入外部监督力量。企业高层要认识到内部控制存在的缺陷，并能够积极地寻求外部监督力量的支持。