企业档案数据治理成熟度模型构建研究

2021-01-12崔旭谢寒冰

档案与建设 2021年12期

崔旭谢寒冰

摘要：论文聚焦企业档案管理中的档案数据治理问题，通过运用专家咨询法与总分比重法和设置关键过程域与关键实践，细化企业档案数据治理成熟度评价指标并计算权重，最后构建了企业档案数据治理成熟度模型。该模型共包括五个成熟度等级：可持续优化的初始级、形成体系且可控的可重复级、规范化且标准化的已定义级、无计划且可重复的已管理级、非正式且未开展的优化级。论文最后通过分析某高新技术企业的实际情况，对该模型进行了应用分析。

关键词：企业档案；档案数据；数据治理；成熟度模型

分类号：G275.9

Research on the Construction of Maturity Model of Archive Data Governance in Enterprises

Cui Xu， Xie Hanbing

（1.School of Public Management of Northwestern University， Xi’an， Shaanxi 710127； 2.School of Emergency Managementof Northwestern University， Xi’an， Shaanxi 710127）

Abstract：This paper focuses on the archives data governance in enterprise archives management. By using expert consultation method and total score proportion method and setting key process areas and key practices， it is refined into the evaluation index of enterprise archives data governance maturity and calculates the weight. Finally， it constructs the enterprise archives data governance maturity model. The model includes five maturity levels： initial level of sustainable optimization， systematic and controllable repeatable level， standardized defined level， unplanned and repeatable managed level， and informal and undeveloped optimization level. Finally， the paper analyzes the application of the model by analyzing the actual situation of a high-tech enterprise.

Keywords：Corporate Records； Archive Data； Data Governance； Maturity Model

“十四五”规划和2035年远景目标纲要提出，要推進产业数字化转型[1]。对于企业而言，其数字化管理成为未来发展方向，企业档案管理的重心也随之转向档案数据治理。企业档案数据治理是指企业以及企业内外相关组织、机构和个人共同参与的基于计算机技术开展的一系列数据形态的档案管理工作。[2][3]档案数据治理是档案管理的核心组成部分，是对档案数据管理的继承与发展。为使企业档案数据治理实践可测评可持续，亟须建立一个行之有效的档案数据治理评估机制，帮助企业认清实践中存在的不足，促进企业提升档案数据治理的能力。目前成熟度模型在社会科学领域的研究应用已相对成熟，通过成熟度模型的评估方法可以使组织或者个人更加客观、可靠地评价被研究对象的状态、能力的发展过程，以便为其决策提供参考依据。因此笔者通过研究和梳理档案数据治理和成熟度模型应用的相关文献，结合现状调研，构建企业档案数据治理成熟度模型，以期评估各企业档案数据治理工作的质量与水平，并根据所评等级的特点和存在的问题，提出相应的对策建议。

1 相关研究回顾

1.1 档案数据治理相关研究

近年来档案学领域有关数据治理的文章大多是在探索宏观层面的档案数据治理路径。[4-6]相关研究主要探索了企业档案管理中存在的问题，并提出宏观解决措施，但缺乏更细致的方案。

1.2 档案领域成熟度模型相关研究

“能力成熟度模型”最早是指软件能力成熟度模型（Capability Maturity Model for Software，SWCMM，简称CMM），CMM模型内部的每个等级都包含若干不同的关键过程域（Key Process Area，KPA）和关键实践（Key Practices，KP）。KPA是达到某一等级所必须实现的总体目标和行为；KP是达到关键过程域所要开展的具体行为，一个关键过程域可能要通过一个或多个关键实践才能实现。[7]该模型定义了五个成熟度等级：最初级、可重复级、定义级、管理级和最优级。成熟度模型的结构具有一定的开放性和普适性，相关的理论研究也扩展到了计算机、医学、经济管理与社会科学领域。

已有档案学者结合成熟度模型进行研究[8]，但从未从档案数据治理整体应用场景进行成熟度模型构建。

2 企业档案数据治理成熟度模型构建

2.1 评价指标的确定

（1）前期准备。笔者首先从理论层面和实践层面做了前期准备。理论研究层面，笔者通过研究相关文献和标准规范，获取影响企业档案数据治理的关键因素，包括企业档案数据治理战略规划、制度规范、所需硬件环境条件、组织人员配置、技术支持、数据生命周期等；实践调研层面，笔者选取了具有代表性的企业，对其档案数据治理现状进行调研，包括企业总体规划、档案团队建设情况、档案数据应用的规章制度以及档案数据管理系统，发现各企业档案数据治理水平存在较大差距。私企普遍比国企档案数据治理水平要高；部分企业（尤其是国有企业和中央企业）的档案工作者年龄偏大，对档案数字化存在抵触心理；从事高尖端技术生产的企业对档案保密性要求较高，互联网传输与存储安全问题尤为关键，档案数字化推进更为困难；存在严重的非档案专业背景人员从事档案技术工作的错位现象，这些人员缺乏相应的档案知识，不清楚档案数据治理的要求和档案数据的资产价值，成为档案数据治理工作开展的阻碍因素。

（2）关键实践（KP）的初步设计。依据CMM成熟度模型理论可知，构建此模型需要明确影响企业档案数据治理水平的具体实践行为。企业整体档案数据治理水平的评估需要对其涉及到的关键实践（KP）进行评估来实现。参考电子文件管理标准、数据标准管理实践与档案数据治理相关文献，笔者总结出涉及企业档案数据治理的25个关键实践（KP），主要包括技术支持、组织架构、生命周期、硬件环境四个方面。在此基础上咨询了高校档案学专业学者与企业中从事档案管理的人员，最后汇总专家意见，确定出34个关键实践。

（3）关键实践（KP）转换为指标体系的设计。为了使所设KP清晰可评估，将其按照逻辑与层级关系转换为三级企业档案数据治理成熟度评价指标体系。KP作为第三级指标，再按照层层聚类依次形成第二级和第一级指标。通过分析各个指标的含义与范围，明确各级指标之间的逻辑关系，包括从属关系、同级关系以及交叉关系等，并列出每个指标的测度说明。

（4）通过专家咨询法修订关键实践和指标体系。笔者选择走访或电话咨询具有丰富实践经验的档案管理者以及从事档案数据治理研究的学者，包括高校档案学专业且研究企业档案管理的学者8人、高新技术企业档案信息中心科员20人、科研所情报档案室档案工作者11人、研究院档案馆馆长3人，互联网企业数据分析专员2人，听取意见，对原有的评价指标体系进行了增删修订，最终形成评价指标框架，共包括4个一级指标、11个二级指标、34个三级指标，见图1。

2.2 指标权重计算

（1）问卷设计与发放。本研究采用总分比重法进行指标权重计算。根据企业档案数据治理评价指标体系和总分比重法计算公式设计调查问卷中的问题项和可选项，形成《企业档案数据治理评价指标权值调查表》，要求专家分别对四个一级指标、每个一级指标下的二级指标、每个二级指标下的三级指标进行重要程度排序。通过线下访谈专家现场填写以及电话联系专家后发放线上问卷的方式，最终共获得有效问卷44份。

（2）问卷整理与权值计算。依据总分比重法计算规则整理各指标的重要性排序情况，将专家对于每个指标的重要性排序结果进行统计汇总。在权值计算方面，本文采用总分比重法来计算评价指标的权值，此方法需要先计算每一项目（指标）的分值，见式（a）：

式（a）中，i为位次序号；j为项目（指标）序号；Sj为第j个项目（指标）的得分；Bi为第j个项目（指标）排在第i位的赋值，赋值方法是给排在第一位的项目（指标）m分，依此类推，给排在第m位的项目（指标）1分；Nj为选择第j个项目（指标）排在第i位的人数。

式（b）中，Kj为第j个项目（指标）的总分比重；Q为专家总人数。

笔者将每一项指标排序位次专家人数Ni以及各指标的赋值Bi代入式（a）中，计算出每一项指标的分值Sj，再将Sj、专家总人数Q、指标赋值Bi之和代入式（b）中，求得每项指标的总分比重Kj，这就是每项指标的权值，如表1所示。

2.3 等级划分标准的确定

根据CMM成熟度模型及基于CMM构建的数据管理能力成熟度模型（DMM成熟度模型）等相关研究可知，成熟度模型通常采用5级成熟度分级方法。笔者参考以上模型分级方法，将成熟度划分为五级，每一级对应一个评估值区间，见表2。表2的作用是将评估结果与等级对应起来，即在具体评价企业档案数据治理成熟度时，先依照表1中的三级指标，评估者给企业的各三级指标实际实现状况打分（打分区间0-100分），分值乘以对应的权重，逐级累加计算后得出企业档案数据治理成熟度總值，再对应表2，判定企业档案数据治理成熟度级别。

2.4 模型构建

参考CMM框架及内部架构，[10]企业档案数据治理成熟度模型将企业档案数据治理水平由低至高划分为初始级、可重复级、已定义级、已管理级和优化级，形成一个阶梯状向上的进化架构，见图2。这个模型是由从低至高的五个成熟度等级组成的，每一个成熟度等级都有其所在阶段的描述特征、对应的能力要求和实践。企业档案数据治理成熟度评价指标体系中的一级指标作为模型的四个关键过程域，这四个关键过程域中共包含34个衡量指标（三级指标），通过对四个关键过程域的实践情况进行评价和总结，归纳出每个阶段的档案数据治理能力特征，其中每个评价指标对应的指标测度即是用于评价企业各个等级的行为要求。

（1）初始级。档案部门的数据治理工作还未开展。这是企业档案数据治理工作的最初阶段，也是最低水平，这一阶段的总体特征是企业还未开展正式的档案数据治理实践。处于这一阶段的企业往往对档案数据治理缺乏了解，未定义档案数据相关的标准、制度与规范。档案管理的业务流程未按照科学、渐进的档案数据生命周期进行流转，档案人员对档案数据管理缺乏认知，专业素质水平较低。档案数据治理工作混乱无序，缺少相关硬件设备与技术支持。

（2）可重复级。已有涉及档案数据治理的相关实践。企业开始探索档案数据治理工作，数字化转型已有一定成效，档案部门对档案数据治理有初步认识，四个关键过程域都有开展相关实践，总体仍处初级阶段，存在很多问题。这一阶段的企业制定了简单的档案数据管理规章制度，业务活动基本按照档案数据生命周期进行对接与流转，企业拥有独立的档案管理系统，对于档案数据存储采取一定的安全措施。档案数据治理工作较为基础，未有正式总体规范与计划，行为可重复，尚有较大发展空间。

（3）已定义级。初步规划一系列的档案数据治理工作，实现标准化、规范化管理。这一阶段的企业实现了对档案数据治理工作的计划管理。档案数据管控初见成效，制定了统一的档案数据制度与标准并严格执行；对档案数据治理已有充分认识；实现与业务部门的数据对接，档案数据流转更加规范化、有序化。引入先进信息技术保障企业档案数据资源的开发利用与存储安全。档案数据治理工作一定程度上实现了规范化、标准化、制度化，但总体未形成自上而下的治理体系。

（4）已管理级。档案数据治理过程可管理、可控制、可测评，形成完整的治理体系。档案管理层对企业整体档案数据治理工作进行统筹规划，形成自上而下的治理体系；档案管理部门与业务部门间建立良好的合作机制，分工明确，对接流畅，档案工作团队专业性强，协调性强；定期对档案数据治理工作进行绩效考核与测评；档案数据业务流转的每一个节点清晰可查，责任到人；采取一系列档案数据安全保护措施，重视档案数据的分析与利用。档案数据治理工作可管理、可控制，形成较为完善的体系，达到一个较为合理、科学、规范的管理模式。

（5）优化级。档案数据治理工作已形成一套可持续创新、不断优化的工作体系。这个阶段的企业已基本完成档案数字化转型，企业高层重视档案工作，对档案数据治理有着深刻理解和长远规划，将档案数据作为企业数据资产进行科学管理和深层开发，创造更多经济效益。企业对档案数据安全格外重视，实时监控档案数据，定期维护与更新档案系统和档案数据库，提前做好档案数据安全防控工作，有良好的故障修复措施和灾后补救方案。通过定期评估、审核档案数据业务流程与项目进展，部门间互相监督审查以及收集用户反馈来实施必要的改进。档案数据治理工作是一个动态化的管理模式，不断引入新思想和新理念。

3 企业档案数据成熟度模型应用

以广东省深圳市某高新技术企业为例，根据前文设计的企业档案数据治理成熟度模型，对该企业进行实证分析。为确保评价的科学性与准确性，邀请该企业3名档案管理层人员和1名高校档案学专业学者组成专家小组（档案管理者进行打分，学者负责监督打分的客观性），对三级指标进行打分，每项满分100分，打分结果见表3。

经过整理后，依据表1计算出该高新技术企业档案数据治理成熟度总分为75.95，参考表2可以判定该企业处于已管理级。该企业的档案数据治理工作已经实现可管理、可控制，达到了一个较为合理、规范的管理模式，但从微观层面分析，仍存在一定问题和可以改进的地方。通过打分情况计算出该企业四个关键过程域的得分情况见图4，可看出其档案数据管控方面得分最高，档案数据支撑条件得分最低。

结合该企业档案数据治理实践可知，该企业档案部门文档工作者秉持国家档案事业发展“十四五规划”目标，大力开展文档管理体系建设、信息化建设、人才队伍建设。该企业档案部门注重全面布局、统筹规划，在战略规划与目标方面，出台《xxx公司电子文件管理体系建设规划》《xx部电子文件管理体系建设实施指南》，明确了电子文件体系建设整体思路与实施路径；在制度标准方面，梳理形成企业内部“电子文件管理标准框架结构”，编制集团《电子文件管理办法》《电子文件元数据管理办法》等一系列标准规范；但在组织架构层面稍有不足，职责分工上还存在分工不均、界限不清的情况，人员配置上存在专业错位、工作熟练度不足的现象。档案数据支撑条件方面略显不足，2019年该企业集团文档控制中心制定了内容平台开发计划，分阶段实施开发，投资千万完成内容管理平台一期建设工作。但这个档案数据管理系统目前的版块功能较为基础，未来将会对其进行二期开发，优化升级平台功能，实现与公司其他业务系统的集成，并且基于内容管理平台开发数字档案馆。

结合该企业档案数据治理现状和各关键过程域重要程度综合考虑，未来的优化和提升主要方向主要在于檔案数据技术支撑和档案数据安全两个方面。应着重加强库房自动化建设、档案数据治理平台建设升级、计算机设备更新换代以及数据内容与格式的安全存储的改进工作，以提升企业档案数据治理水平。