数字化办公模式在医院行政管理工作中的应用

燕鹏周

（新疆维吾尔自治区第二济困医院/ 新疆维吾尔自治区第五人民医院 党委办公室，新疆 乌鲁木齐 830026）

0 引言

医院管理办公室的行政工作复杂而细致，需要管理医院文件，管理患者诊断和治疗记录，管理人员出勤以及建立外部合作和沟通平台。传统医院管理办公室的管理工作量大，效率低，工作效果不足。因此，数字化管理模式的发展引发了具有独特技术特征和应用优势的医院管理办公室管理的革命性变革。

1 数字化办公管理模式特点和优势

1.1 集成性管理。在数字时代，数字技术已被引入办公室的繁琐管理任务中。可以依靠大数据技术和云计算来对所有办公内容进行统一管理，并根据事物相关性等对事物进行合理化处理[1]。办公室人员需要对信息进行优先检查，利用人员的灵活管理来实现文档工作信息的分发。

1.2 实时性管理。在达到医院数字化模型管理效果之前，医院的数字化管理模式需要及时性反馈。在数字办公室管理模型中，医院的管理部门使用数字技术对它们进行分类。特别是，医院人员需要在某些情况下对某些其他医院专家提供门诊病人的病情状况，需要一定的及时性。数字办公室管理模型构建了一个信息时效化内部平台，使医院之间可以快速共享和交换信息。

1.3 利于促进医院运营的标准化。在传统医院行政管理工作中，各项管理任务主要由人来执行，管理活动的人为特性特别突出，随机性高，操作过程不规范。在数字化办公模式下，诸如管理决策、执行和监督之类的活动被预先数字化设置为固定的工作流程过程，极大地降低工作的随意性，并促进管理决策过程的准确实施。

1.4 支持医院行政管理效率和管理水平的提高。数字化办公模式可以更快、更准确的记录更多的行政管理工作，这些工作在数字化办公的作用下降低了人工成本，解放了人力资源，而且可以免去大量纸张消耗。在数字办公室模式下，数字化办公系统可以进行文档管理、考勤管理和工资管理，工作人员只需要在办公室系统操作系统即可执行管理，从而加快了管理任务的处理，降低各项成本，提高管理效率并节省人力物力资源，利于医院将更多的人力物力资源运用在医院的规划和开发中，在某种程度上减轻了管理人员的负担，使管理人员免于繁琐的工作，并提高了管理水平。

2 医院行政管理工作中数字化办公模式的特点

2.1 实时性。数字化办公系统为医院内部各部门信息资源共享和即时通信提供了一个交互式环境。出现特殊情况时，可以及时的通过数字化办公系统咨询相关专家，及时进行互联网远端协作。当特殊情况发生时，数字化办公系统可以在最短的时间内找到与问题有关的资料、部门及个人，便于问题的及时解决，并通过各种类型的实时参与协作，有效地提高医院行政管理工作效率[2]。

2.2 整合性。医院的数字化办公系统侧重于对医院内部各类文档的组织以及信息的管理和集成。这使医院的行政管理人员更容易搜索和查询医院各项管理资料，同时避免了跨部门工作的重复，当遇到问题时，医院的行政管理部门人员可以使用数字化办公系统来获取最有用的信息以便于应对各种情况的发生。

2.3 系统化。医院中有着众多科室，不同科室还可能下分多种不同的部门，极大的增加了医院行政管理难度。利用数字化办公系统，医院行政管理人员可以将各科室信息系统联系在一起，有利于不同科室之间加强联系，促进不同科室之间相互交流，便于医院各项医疗信息、人员信息等多方面的整合和管理。

3 数字化办公管理模式在医院行政管理中的应用现状

长期以来，医院内临床医护人员与行政管理部门人员的公休制度难以协调，医护人员大多为轮休制，管理人员大多为公休制，二者的不同使得医院难以建立统一的工作时间标准。此外，在当今的办公环境中，医院管理部门的日常工作广泛地使用计算机作为办公设备，但是其日常工作和管理过程仍然简单的依赖于较为简单的WPS、office办公软件，仅依赖于文字处理和数据输入进行简单的操作。尽管在各个部门的部门之间（医生护士站、财务管理系统，人事管理系统，薪资管理系统等）在业务管理中采用了特定的软件处理系统，但它们是独立的并且单独运行的，不能进行衔接，使医院的信息化办公变得复杂。随着市场经济体制的发展，还要求医院管理者在医院范围内提供良好的顺畅运作服务，同时提高医疗专业服务水平，使其纳入市场竞争范畴，在医院内部做好工作。医院办公管理在医院管理中变得越来越重要，实现医院管理数字化办公管理模式具有很强的可行性和必要性。

4 医院管理管理，具体应用数字化办公管理模式

在医院管理中，数字办公管理模型的当前应用主要体现为：

4.1 优化和提高业务管理水平。医院管理在医院管理中起着重要作用。数字办公室管理模型可以在医院内构建通信平台。例如，如果通信平台中包括医院所有部门的员工，并显示相关部门或部门的业务内容，则可以通过通信平台收集所有人员，及时完成咨询以获取相关解决方案。还可以构建会议网络平台，医院管理工作人员收到通知后，必须及时做好会议通知，会议准备等[3]。数字会议平台可以及时推送相关会议通知，并推送会议资料以鼓励与会人员使用。可以创建一个用于医院出勤管理和绩效的网络平台。由于医院需要一天24小时工作，因此很难对每个出勤管理部门进行不同的出勤管理，并且很难创建和应用出勤网络平台。对于各个科室的出勤表，管理部门都需要高效执行出勤管理工作。

4.2 网络平台构建通讯系统。医院的数字化办公室管理模型对医院管理办公室管理沟通活动有很大的帮助。为了提高医院的业务水平，需要与各部门及时沟通。建立网络平台通讯系统是医院的数字化办公管理模式的重要保障，也是实现信息共享信息系统的重要手段。在这个网络共享平台上，医院之间的文件交换与时间和空间无关，可以更加方便快捷的进行交流通讯[4]。同时，使用网络平台的访问设置来介绍国内外最新的行业信息，建立安全的信息网站并防止内部信息泄漏。通过医院管理办公室管理的数字管理模型简化组织团队，提高技术设备水平，实现集成开发并优化复杂的管理控制。

4.3 数据备份与还原。正如在传统办公模式下可能会丢失文档一样，数字办公模式所依赖的计算机和网络系统也可能会发生故障。如果发生错误，则数据信息可能会丢失，对医院造成极为不利的影响[5]。因此，数字化办公模式必须采取一定的保障措施降低此类现象的发生几率。在管理人员进行数字化办公时，应当及时备份储存正在进行的数据统计等工作，采用“云备份”等技术及时备份数据库信息，以确保在医院信息管理过程中的数据备份存储和数据的可恢复性。

4.4 加强数据信息安全。众所周知，数据信息安全是保证办公单位正常办公管理工作的首要前提和基础，医院集有众多关于病人隐私、病情状况等各种信息安全类数据，那么就更需要加强医院的数据信息安全。在数字办公室管理模式下，只有授权人员才能更改，修改和访问重要信息。否则，其他人不得随意更改或删除重要信息。因此，这就要求在设置数字化办公模型时，模型设计者一定要在传输和存储机密文档或者内部核心数据和敏感信息时，对数据进行严格加密以防止他人随意更改、删除或复制数据[6]。同时，必须在此类数据文件中指定权限控制级别。不同级别具有不同的查看权限，禁止交换身份权限，系统根据相关设置标识权限内容，防范不良乃至非法情况的发生。

5 结论

综上所述，数字办公室管理模式依赖于信息技术和网络平台，可以在医院管理上产生很大的变化，医院数字化整体管理更轻松有效，医院管理的综合业务管理也会更加便捷[7]。同时，应牢记逐步建立医院管理标准的内容，以使数字信息不会引起医院相关信息的泄漏，并应采取措施促进基础设施和基础设施的改善，加强医院管理专业知识，使数字化办公管理模式更好地使用。