事业单位人事档案管理创新与服务模式的改革研究

刘琦

摘要：当前我国人事档案管理工作正处于创新、改革和完善的关键阶段。近些年，我国各类组织越来越意识到人事档案管理工作的重要性，也认识到了信息技术在人事档案管理工作中的价值。新公共服务理论提出，事业单位人事档案管理应该服务于公共利益。即关注公众的权益，整合信息资源，为公众提供优质的档案信息服務。这一理论的提出，揭露了事业单位人事档案管理与服务模式在当前运行过程中存在的管理理念滞后、管理现代化水平不高、服务体系不完善问题，也为事业单位人事档案管理革新提供了良好的借鉴。

关键词：事业单位;人事档案;管理创新;服务模式

引言

人事档案管理在合理开发人才资源、推动机关事业单位良性运转等方面发挥着重要作用。随着我国机关事业单位改革的深入推进，人事档案管理工作的重要作用日益突显，对档案管理工作的规范化、标准化提出了很多新要求，事业单位档案管理工作也要与时俱进，创新和优化管理理念，才能更好地适应时代发展需要，目前机关事业单位人事档案管理工作仍存在一些问题，比如对档案管理重视程度不足、专业人才匮乏，制度不健全等影响了机关事业单位其他工作的有序开展。影响了事业单位良性运转。因此，需要进一步提出切实可行的对策，不断优化和提升档案管理工作，才能确保机关事业单位各项工作的有序开展。

1人事档案管理工作存在的问题和不足

1.1人事管理信息化程度低下

如今，我国大多数的事业单位并未重视人事管理的现代化发展，仍然采用着传统的人事管理方法，虽然大部分的事业单位都增加了电脑来辅助人事管理人员工作，但是在工作过程中，大部分的数据、信息处理仍主要依靠人力，且由于绝大部分都是重复性的计算、统计工作，数据量一旦过大就容易导致工作差错的增多、导致工作效率下降。同时，因为经济的不断发展，对事业单位工作效率就有了更高的要求，一些事业单位为了提高工作效率，就不断增加事业单位部门的人数，将部门间的分工、联系更加细化、紧密，这就导致了人事管理工作变得更加困难，传统的人事管理工作方法严重阻碍了工作效率的提升。人事管理高效率是时代所需，但是大部分事业单位不重视或者是忽视了人事管理信息化的重要性，无法在短时间内了解全面的或者个人的人事档案信息。

1.2忽视了人事档案管理工作的重要性

人事档案管理工作具有一定复杂性和琐碎性，而且表现的业绩水平并不突出。因此，部分机关事业单位忽视了人事档案管理的重要性，认为人事档案管理在平时的工作中意义不大，并且简单地把档案管理停留在资料的收集、整理和保管上，对人事档案管理工作要求仅仅停留在不丢失、不泄密和应付检查上，不需要相关的专业理论知识，直接造成档案管理工作的形式化、被动应付以至于管理混乱，不利于机关事业单位的建设。

2事业单位人事档案管理创新与服务模式的改革

2.1将信息化应用于人事档案管理中

首先是建立数据库，搭建数据库基本框架。电子版的人事档案其实就是一个数据库，在这个数据库中可以快速查找所需的信息，提高工作效率。数据库的建立，首先要根据机关事业单位的规模，确定数据库的基本架构和所需功能。要使数据库能在日后有效实行，前期的准备工作是十分重要的，这就需要收集一部分干部的数据，将这些人员的基本信息作为建立电子档案的基础，用这些数据建立模型，并以此模型作为检验对象，测试这个人事档案数据库在实施中可能存在的问题。将这些问题归纳总结，最后完善基本数据库。基本的人事档案数据库建成后，并不代表着可以一劳永逸，后续还需要不断地维护改善。其次是遵循安全原则，保证档案数据库的安全性。人事档案数据库与其他档案数据库最大的不同之处是人事档案的安全性极其重要，现阶段机关事业单位为了更好地了解干部，在干部刚入职的数据采集过程中，收集了一个干部个人与家庭等大量数据。在这个大数据时代，个人信息往往是网络诈骗的首要目标，个人信息的丢失会造成无法逆转的伤害。因此，保证人事档案的安全性是非常必要的。常见的人事档案信息安全主要是存储的安全与使用的安全。对于存储的安全，在建立数据库之前，一定要建立备份和恢复机制，在数据丢失之后，能及时补全;对于使用安全，最好的方法是将机关事业单位的网络分为内网与外网，只有在内网的条件下才能调用人事档案数据库，如果要想通过外网查看，就必须要申请VPN账号，这样就确保了使用过程中的安全可靠。一旦出了问题，根据VPN的申报及发放记录，能够马上找到问题的负责人，做到最大程度的弥补。

2.2高思想认识，重视人事档案管理工作

单位领导要转变传统观念，提升对人事档案管理重要性的认识。一是要与单位的中心工作同部署同安排，定期对其进行检查、指导、督促，筑牢档案管理人员的责任心。二是配备专职人员负责人事档案管理工作。人事档案工作涉及的内容繁杂、任务量大，需要耗费一定的时间和精力。因此，优化人事档案管理关键要配备专职的档案管理人员，确保档案的日常管理、更新维护、信息录入等各项工作都实现规范化和专业化。三是要加大资金投入和设备支持，完善档案管理的硬件以及软件设施。

2.3提高机关事业单位人事档案的利用率

档案管理人员要利用人事档案为机关事业单位提供人力资源服务的契机，充分挖掘人事档案的潜在价值，提升档案信息资源开发利用水平和服务能力。提高机关事业单位人事档案利用率的关键是丰富档案内容，从人出发，突出个性信息，注重收集政治面貌、专业特长、知识结构、成果业绩等材料和数据，不断更新档案信息内容，进一步提高人事档案利用率，促进人事档案信息资源的共享和再利用。

结语

综上所述，人事档案管理信息化建设，是顺应新时代下“互联网+”的客观要求。面对社会需求、经济发展、企业管理等多方面的变化要求，各部门应该从人事档案管理信息化建设理念、目标、机制、方法、能力等多层面、多角度出发，落实人事档案管理政策和制度，从硬件和软件这两个维度，提高人事档案管理信息化建设水平。

参考文献：

[1]冯琨.干部人事档案专项审核工作给高校人事档案管理带来的启示[J].劳动保障世界，2017，（14）：52-53.

[2]张程程.干部人事档案整理工作存在的问题及对策[J]办公室业务，2017，（03）：156.