干部人事档案管理的信息化

王楠(中化化工科学技术研究总院有限公司，北京 100083)

0 引言

干部人事档案工作在我国的发展有着悠久的历史，尤其在国有企业的人力资源管理工作中干部人事档案管理被视为十分重要的部分，也体现着企业人力资源管理工作的水平。近年来，随着信息化在各个领域的不断发展，干部人事档案的传统管理模式也承受着不小的冲击，在推进国有企业管理变革的大背景下，干部人事档案管理模式的转变是一个趋势，应该得到现代企业人力资源管理人员的重视。

1 干部人事档案管理的历史沿革

探讨干部人事档案管理工作就不得不提到人事管理制度。在中国，人事管理制度起源很早，随之产生的人事档案管理工作可以追溯到几千年前，早在商朝、周朝时期就有记载王室和贵族世系的谱牒档案[1]。到了汉朝，高祖刘邦为参加起义的将领们建立了个人情况册籍，将他们的经历以及在战争中的成就记录下来作为日后论功行赏的依据，个人情况册籍的建立对于鼓励将士们忠于刘邦，奋勇拼杀起到了积极作用[1]。司马迁在撰写《史记》时也利用了大量的人事档案材料，如记载将士们功劳的册籍、经历等材料[1]。他在《史记》中的年表、世家等篇章中引用了人事档案中的部分内容，包括人物的年龄、出身、功绩等内容[1]。唐代是中国发展的鼎盛时期，各项制度都得到了完善和发展，其中也包括人事档案制度，在这个时期中国的人事档案管理得到了进一步发展。唐代在官员选拔方面有一套严格的制度，在官吏选拔过程中形成的各种档案材料都要归档保存，这些材料就是当时的干部人事档案[1]。

随后的宋、元、明、清时期干部人事档案制度也都得到了相应的发展，清代履历材料有履历引见析、朱笔引见单、履历单、履历片、履历清册；任免材料有谕旨与诰敕、投供状、赴选清册与保结、执照、限票、验票等[1]。

新中国成立后，为了推动干部人事档案管理工作，中央组织部于1956年8月召开了第一次全国干部档案座谈会，制定了《干部档案管理工作暂行规定》，这是我国第一部干部档案管理的工作规范，在此次会议的推动下，后续的十年里我国的干部人事档案工作有了长足的进步。1980年12月中央组织部召开了第二次干部档案座谈会，讨论和修改了一系列管理文件，为干部人事档案管理工作提供了指引。还在全国范围内要求职工填写履历表，补充反映技术和专长的材料，清理不实和虚假档案内容，重新整理了人事档案内容，将其划分为我们现在看到的十个大类，同时培养了一批有专业技术能力的专职档案管理人员，完善了干部档案管理人才队伍，使我国干部人事档案管理工作实现质的飞跃。1990年12月中央组织部召开了第三次干部档案座谈会，从这次会议之后，我国的干部人事档案工作真正地步入正轨。

2 干部人事档案管理信息化的必然性

干部人事档案管理在我国发展的历史悠久，但是传统意义上的干部人事档案管理已经逐渐无法适应现代企业管理的要求。传统的干部人事档案管理主要以人工管理的方式，采用纸质版档案材料为主[2]。这种方式从档案信息的收集、整理到装订成册都要耗费大量的时间和人员精力，而在后期的人事档案利用方面，查阅和信息使用也不够便利。如果在干部人事档案管理中引入信息化管理，将会是一件一劳永逸的事情。虽然初期的数据采集工作量比较大，但是后期新的档案信息补充，以及档案信息的使用都更加方便。同时也可以实现人事档案信息的资源共享，建立电子档案室，不需要转移纸质档案，就可以方便的查询到档案信息，大大提升了工作效率。在档案管理的安全性上也有一定的提升，干部人事档案的纸质材料受限于形成档案材料的介质、保存环境等因素的影响，对于档案的安全造成了很大的威胁；同时在转移过程中，纸质材料容易丢失，导致档案资料的缺失，从而影响档案材料的完整性和准确性。传统的干部人事档案管理在人力资源管理中的重视程度以及对档案管理人员的专业性要求有限，无法充分体现档案管理人员的专业水平，也不利于他们在人事管理工作中体现自身价值，不利于提升这些人员的工作积极性和主观能动性。从这些角度考虑，干部人事档案管理信息化的必然性显而易见。

3 干部人事档案管理信息化目前存在的问题

3.1 管理制度不完善

完善的管理制度和机制是各项工作能够顺利开展的基础。虽然目前已经出台了一些干部人事档案信息化管理的相关管理制度，细致程度和可操作性都十分有限，而且这些管理制度在各个单位的落实情况也各不相同。很多单位没有办法根据自身的情况形成一套行之有效的干部人事档案信息化管理体系，导致干部人事档案管理信息化工作无法顺利推进。

3.2 重视程度不够

重视程度不足是影响干部人事档案管理工作发展的一个重要原因。目前有很多企业并没有配备具有专业技术能力的人事档案管理人员，更谈不上具备信息化管理水平的干部人事档案管理人员。部分企业会认为人力资源管理主要侧重于人力资源规划、人员甄选、人员绩效管理等方面，往往会忽视了干部人事档案管理也是人力资源管理的一个重要组成部分。由于企业对这项工作的重视程度不足，导致企业对这项工作的成本投入不多，不愿意投入成本加强硬件配备，也不愿意投入成本加强人员培训。在企业管理方面对从事相关工作的人员在考核方面没有办法量化其工作，也没有办法体现其价值。因此从事相关工作的人员对此项工作的积极性也不会高，对工作的投入度自然也不高，工作的完成程度也就显而易见了。

3.3 对传统管理方式的冲击

干部人事档案管理工作由来已久，传统的管理方式在企业人力资源管理工作中根深蒂固，相当一部分企业专职的干部人事档案管理人员接受过传统的管理培训，他们已经形成了一套成熟的管理模式和管理方法。并且有很大一部分经验丰富的干部人事档案管理人员年龄比较大，信息化管理对于他们来说是全新的管理模式，需要学习掌握很多全新的知识，他们对新的管理模式以及新信息的接受程度有限。对于企业而言，传统的干部人事档案管理模式虽然不是太便利，但是也能够满足企业对人事档案管理和人事档案利用的要求，因此企业也不愿意加大投入来引入新的管理模式。这都是干部人事档案信息化管理发展过程中面临的客观问题。

4 干部人事档案管理信息化的建议

4.1 提高重视程度

首先，要进一步完善干部人事档案管理信息化工作的相关制度。建立健全的管理制度是提升干部人事档案管理信息化程度的基础，制度中需要明确干部档案管理信息化工作的流程，明确相关人员的考核机制、奖惩措施等内容。并且将干部人事档案管理信息化工作融入到人力资源管理的日常工作中去。

其次，干部人事档案管理信息化工作需要人力资源部门与信息化管理部门相互协调来完成，企业要充分认识到这项工作的发展趋势和重要性，需要加大硬件投入以及内部协调。与传统的干部人事档案管理工作相比，信息化工作需要配置专业的技术设备，建立一套完善健全的信息管理系统。只有加强基础建设，才能为这项工作提供保障基础，从而促使干部人事档案管理逐步实现信息化管理。

最后，干部人事档案信息化管理对从事相关工作的人员素质要求更高，需要转变现有干部人事档案管理人员的意识，转变他们对这项工作的认识，提高重视程度，加强技术培训，从而能更好地适应新的管理模式。同时也要注重培养新的干部人事档案管理人员，定期开展专项培训，使他们能够更快熟悉相关工作。在完善的考核考察制度支撑下，明确档案管理人员的权责，积极引导他们充分认识和认可所从事的工作，从而提升他们的主观能动性，才能更顺利地推进干部人事档案管理工作的信息化。

4.2 加强安全管理

信息化管理就无法回避网络安全的问题，干部人事档案的信息化管理可以参考军工保密工作的涉密信息管理模式。首先，要建立具有安全防护的局域网，及时更新杀毒软件，甚至可以要求存储档案信息的电脑不得连接互联网，只能采用光盘等物理拷贝方式与其进行数据传递，以防各类病毒导致档案信息的丢失[3]。其次，可以建立健全信息加密技术和浏览权限设置，降低档案信息的泄露风险，更有效地保障干部人事档案的安全性和保密性。

4.3 做好新老管理模式的衔接与配合

传统的干部人事档案管理模式是信息化管理顺利实现的基础，并不能因为新的技术和管理模式的出现而否定传统的管理模式。现阶段还处于传统管理模式与新模式并存的阶段，企业要从自身实际出发，保障两者有序衔接。使用传统的管理模式将现有干部的人事档案整理完善，为信息化管理提供完整的基础材料，随后将其电子化形成干部人事档案管理信息化系统的基础材料。干部人事档案管理是动态的管理过程，在日常管理过程中要不断更新系统信息，及时将新的信息录入系统，从而保障系统信息的完整性和准确性[3]。在新老交替的过程中，要保障干部人事档案的有效利用，传统模式下查询档案主要以人工翻阅、摘抄等方式完成。在信息化逐步实现的过程中，可以采取首先使用信息化系统查询，不足之处再进行人工翻阅，提升工作效率的同时还可以查缺补漏，及时弥补信息化系统建立过程中的信息漏洞。

5 结语

在当今信息化飞速发展的时代，干部人事档案管理信息化工作是大势所趋，传统的管理模式与新模式如何更平稳地过渡，能够更好地衔接，是各企业人力资源部门需要考虑的问题，也是从事干部人事档案管理人员需要面对和解决的问题。信息化管理是时代发展的需要，对提升工作效率、实现资源共享有着积极的作用。作为人力资源管理人员，应当积极探索，在管理模式上积极创新，从思想上高度重视，从技术上提高能力，积极推动干部人事档案管理的信息化工作。