新时代背景下高校办公室工作优化探讨

■张雪霞

（北京农业职业学院，北京 100093）

在当前的高校校园管理中，办公室处于中心枢纽位置，它不仅能够为领导决策提供基础信息依据，还能够组织开展学校的各项活动，因而也被视为学校管理工作中的指挥系统。随着国内教育体系的不断优化，办公室工作在整个高校管理中扮演着越来越重要的角色，不仅需要做好协调管理，还需要完善辅助决策、组织执行等功能。新时代背景下，高校办公室工作面临着许多全新的挑战，尤其是教育与经济制度方面的融合，需要投入更多的精力。新时代高校开始努力构建社会主义和谐校园，而和谐校园需要在当前校园基础上逐步建设以协调发展为核心的教育模式，并且要孕育良好的教育体系，营造自由、协调、平等的教育氛围。办公室工作在构建和谐校园的过程中，应当确保高校教育系统当中的各个系统能够处于良好的运转状态，以确保其保持发展活力。高校办公室作为学校管理的核心系统，需要充当学院与学生之间沟通和联系的桥梁，但现阶段的办公室工作存在相当多的问题，尤其是新时代所出现的问题，如果不能在新时代加以全面融合，必然会给学校管理带来诸多不利影响。因此，高校应当在优化办公室工作的过程中，正确审视办公室工作对学校管理的重要作用，并结合新制度经济合理调整办公室管理内容，使得办公室工作能够与学校发展紧密联合起来，全面推动校园管理质量的提升[1]。

一、高校办公室工作特点以及现阶段存在的问题

（一）先导性特征较强，但工作人员素质不高

对于高校办公室而言，其所负责的工作内容相当多，不仅需要严格执行上级领导所批示的文件，还需要深层次贯彻校园的规章制度。在这样的状况下，办公室工作人员应当主动分析本系统所拥有的法律法规以及相关政策。只有工作人员具备较高的专业素质，才能够保持熟练的业务操作，形成优良的工作作风，充分迎合工作需求。但多数高校的办公室工作人员并不具备足够高的专业素质，许多工作人员仅仅是一些教师或者本校毕业生，他们缺乏对办公室工作系统的全面认识，再加上没有相应的工作经验，不同程度地影响到了办公室作用的发挥[2]。

（二）工作繁多而复杂，缺乏高效的运行体系

高校办公室的工作内容繁多且复杂，但总体上可以划分为教学管理和行政管理两方面的内容。教学管理主要是指与学生学习有关内容的管理，包括基础的学籍管理、档案管理、成绩管理以及教务管理，这一内容存在的主要作用在于协调和优化学校管理工作的开展。由于与学生的学习有着直接关系，因而高校对于教学管理有着相当大的重视度，这也使得办公室教学管理需要保持高度的严谨性，真正做到精益求精，尽可能避免工作中出现错误，否则会给学校管理带来多方面的不便。行政管理主要包括收发公文、资产管理、设备维护、通知会议以及后勤保障等，虽然行政管理所囊括的工作内容较为琐碎，但都属于非常重要的工作内容。对于高校而言，办公室工作所充当的主要是辅助角色，需要紧密配合学校管理工作的开展，而在缺乏高效运行体系的支持下，许多工作内容都得不到合理的开展，工作人员也会不可避免地遭受到各种挫折和压力，相应的工作水平有待于提高。

（三）信息化特征明显，但实际操作缺乏信息水准

随着互联网技术的持续发展，信息技术得到了非常广泛的应用，高校教育也加强了对信息技术的应用，但是在办公室工作当中，许多工作的操作实践并没有完全实现信息化。高校办公室工作有必要进行多方面的优化和调整，尤其需要优化办公室处理信息的能力，只有充分迎合高校的发展需求，才能够真正发挥办公室工作的作用。由于行政工作具有事务性的特征，因而许多办公室行政管理人员并不会将过多的时间放在信息技术的学习实践上，随着工作时间的增加，他们会由于缺乏信息方面的操作经验而与工作内容形成不同程度上的冲突，甚至已经无法胜任当前的工作内容。同时，一些高校的办公室工作开展过于局限，工作人员的信息交流仅限于当前的办公室，并不会参与到相关的交流活动当中，因而也不利于提高工作人员的先进认知。办公室工作本身也有较强的专业性，如果缺乏相关交流，那么其中的工作人员就不容易发现不同办公室工作上的差距，进而很容易出现满足现状停滞不前的状况，不利于提高和改善办公室工作成效。

二、新时代背景下改善办公室行政管理工作的策略

在新时代背景下，改善办公室的行政管理条件已经成为当下办公室发展的重中之重。因此，必须采取有效的措施来改善办公室的行政管理工作，具体措施如下。

（一）加强人员培训，提高工作人员的综合素质

在新时代，高校办公室工作内容的深度也有所增加，工作人员应当加强对各类先进知识和政策的学习，努力提升自身的工作素质。由于办公室所展开的行政管理事务都围绕学校管理来开展，因而工作人员需要认真学习分析学校管理方法，逐步提高工作能力。为了确保工作人员能够符合办公室的工作需求，高校也可以积极开展岗前业务培训，通过优化培训内容来逐步提升办公室工作人员的业务执行能力。同时，高校也可以将新时代的相关制度内容添加到培训内容中，促使办公室工作人员能够较多了解和学习这些先进知识，便于在后期展开多层次的工作调整，提高高校工作质量。此外，办公室工作人员也应当在日常工作中加强学习，不断提升自身的管理与协调能力。办公室本身是高校各项管理活动开展的枢纽系统，在这一系统的支持下，不同部门之前的联系和沟通都会有所增强。为了进一步提升学校行政管理成效，办公室工作人员不可以局限于当前视角，转而应当具备全局意识和整体观念，学会从校园管理这一大方向来看待问题，主动加强与校园其他部门之间的联系，综合推动学校管理工作的有序开展[4]。

（二）完善规章制度，规范行政管理工作

高校在优化办公室行政管理工作的过程中，应当结合实际的办公室工作需求，建立良好的工作制度，确保所有管理工作都能够科学规范进行。规章制度是指用人单位制定出的组织劳动过程中进行劳动管理的规则和制度的总和。对于现阶段的办公室工作而言，缺乏明确规章制度是影响办公室发展的关键因素，在制定新型规章制度时，不仅要紧密结合当前的工作内容，还需要与新时代下的工作改革联系起来。高校也需要在完善规章制度的基础上，规范行政管理工作，明确不同岗位工作人员所应当承担的职责，实现行政管理工作的基本目标，即通过一系列的规章制度和用人制度来使行政管理工作部门之间在工作的过程中可以互相配合，高效运转，提高员工的工作积极性，进而将办公室工作任务准确分解并落实到所有工作人员身上，全面提高工作效率。除此之外，高校还应当形成配套的监督和审核机制，以此来保障办公室工作责任的落实，也可以提高工作人员的工作活力。

（三）加强工作交流，拓展工作人员视野

新时代，高校办公室工作属于一项全新的研究内容，工作人员缺乏对这一内容的准确认识，因而许多相关工作的开展都不能够有序进行。在改善这一状况的时候，高校应当加强所有办公室之间的工作交流，部门工作人员之间的关系是否相处得融洽，在一定程度上决定了部门的工作运转效率。因此，高校办公室要想提高工作人员的沟通和交流就需要增加沟通的渠道，让部门的工作人员可以通过多种渠道进行沟通。例如，举办一些内部联谊会、员工培训大会等，加深部门工作人员之间的了解；除此之外，还可以让办公室工作人员的工作有效衔接，使工作人员之间的工作互相监督、互相配合，建立起有效的服务机制来保障员工们的工作利益，通过工作人员的互相协商来拓展工作人员视野，促使他们能够接触到更多的先进知识，随之增加工作经验，优化工作流程。高校也可以适当组织办公室工作人员参观学习一些外界办公室工作经验，持续提高工作人员的办公认知，并能够结合自身的工作状况形成更加良好的工作体系。

（四）利用互联网技术，提高行政管理效率

近年来，我国的互联网技术迅速发展，以互联网为核心的信息技术提高了办公室行政管理的效率。自动化办公系统，可以在最短的时间内有效地集合各种资源，优化行政管理的流程，加快办公室行政管理的速度，实现行政管理的工作协调，降低工作的成本，进一步提高行政管理的效能。在当下高校都重视起数字化、网络化的校园建设，高校办公室也应该加强信息技术的应用，建立起办公室网络系统。第一，应该完善办公室内部的自动化行政办公系统，最大限度地提高行政管理工作的自动化、网络化。办公室的自动化系统应该实现公文管理，通过互联网技术实现校内文件的起草、修改、传阅、签批、下发、统计等一系列的工作，对校外的工作文件也要引起一定的重视。第二，坚持办公室行政管理办公的保密性和安全性原则，加快办公室内部自动化系统与高校的教务系统、人事系统、学工系统等其他一些系统的整合，在一定的权限和范围内实行各系统之间的信息共享，多部门之间协调办公，建立起一套高效化、一体化的行政管理网络工作流程，改变传统工作模式下的耗时耗力、效率低下的情况。第三，高校行政管理工作要积极地关注新媒体的发展动向，坚持以新兴媒体的手段和技术来改造传统的行政工作思维模式，利用好微博、微信、网络论坛、QQ等网络社交软件进行信息的传播，建立工作群聊，及时地发布更新信息，交流经验，提高行政管理的效率。

三、新时代背景下高校办公室教学管理工作的优化建议

（一）培养高素质的教学管理队伍

在当前的高校管理中，教学管理扮演着非常重要的角色，而它也是办公室管理的主要工作内容。为了推动教学管理工作的健康发展，高校办公室工作人员应当具备较为广泛的教学认知，以配合相关教学工作的开展，形成良好的工作建议和优化思路。教学管理所囊括的工作内容相当多，这也给办公室工作人员带来了相当大的工作压力。在合理展开教学管理工作的过程中，办公室工作人员应当努力学习，注重彼此之间的工作交流，不断提升自身工作经验，形成更高的职责素养。高校其他部门也应当努力配合办公室工作的开展，主动提供相关的工作信息，对于办公室所给出的重要建议，应当加以认真思考并用于优化部门工作[5]。

（二）改善办公室工作条件

新时代的高校办公室工作优化，离不开良好的工作条件。首先，高校应当为办公室提供相关的设备基础，对于已经淘汰的办公设备，需要及时加以淘汰，并购置一些先进设备，以确保办公室人员拥有健康积极的工作氛围。在更新办公室相关设备以后，高校还应当为工作人员开展各类设备操作培训，为所有工作的顺利开展奠定基础；其次，高校办公室还应当构建科学的学习服务平台。如果学校拥有较为良好的经济条件，那么便可以在加强设备信息化的同时，合理配置一些相关的学习管理软件。通过这些软件来存储教学信息，并展开高效管理，提高工作效率。最后，建设学习服务平台，形成信息化校园管理系统。由于办公室管理人员缺乏相关认知与实践经验，因而高校需要组织他们开展参观学习，以掌握实际的操作方法，全面优化信息化管理成效[6]。

（三）健全基础的教学管理规章制度

办公室工作的有序开展，离不开工作人员的责任心与工作热情，为了合理约束办公室人员的相关工作行为，逐步提高工作效率，办公室应当努力建立良好的规章制度；一方面用来指引员工行为，为所有的工作形成重要导向，另一方面也可以从最大化程度上减少内部成本消耗，加强不同部门之间的沟通。高校办公室所承担的教学管理任务过于繁多，且覆盖面相当广泛，涉及到了非常多的工作内容。因而健全基础的教学管理规章制度便显得尤为重要，不仅能够为各项教学管理工作的开展形成引导，还能够提高工作人员的办公效率。一旦出现工作内容上的不足，办公室管理人员也可以迅速分析出现问题的主要原因，通过工作内容的不同环节来找到相关责任人，了解其中的问题所在，并采取针对性的措施加以迅速改善。

（四）推动教学管理的信息化发展

新时代办公室工作面临着相当多的挑战，基础的工作信息内容迅速增多，如果再继续采用传统的人工管理方式，将很难发挥成效。为了改善这一状况，高校首先应当加强信息系统建设，对于复杂的教学管理信息需要展开及时处理。如可以利用各类先进办公软件来分析处理。在进行学籍和教学档案管理时，也可以将所有信息资料输入数据库中，便于开展高效的办公，为所有人员的查询提供便利。其次，高校办公室管理内容过于繁杂，如果不进行分类很容易出现混淆或者遗漏的状况，因而还需要确保工作内容的多层次管理。在对教学管理内容加以分析处理时，不仅需要把握其中的内在规律，准确处理各类数据信息，还需要进行整合，得出相关结论，为学校领导的决策形成基础依据。如办公室人员可以通过大数据对教职员工的个人信息加以分析，并分别按照他们的优势安排相应的工作岗位。最后，高校办公室还可以设置一些子管理系统，即在综合服务平台的基础上，按照工作性质的不同分别创建子管理系统，使得电子办公室管理能够与资料档案管理紧密联系起来，进而生成不同的档案信息，为所有工作的顺利开展做必要准备[7]。

四、结语

办公室是高校开展学校管理的重要部门，它有其特定的工作职能，并且扮演着非常特殊的引导和管理角色，能够对学校所有管理工作形成直接影响。在新时代背景下，高校应当结合自身发展状况，全面优化办公室工作体系，加强教学管理信息化建设，注重行政管理内容的深层次优化，不断更新办公室工作理念，持续创新办公室工作方法，拓展工作人员视野，提高工作人员综合素质，最终促使高校办公室工作的开展能够更加规范合理。