推进学校后勤采购招标工作信息化的思考——以清华大学学生社区管理服务中心为例

赵桂倩 李 芳

推进学校后勤采购招标工作信息化的思考——以清华大学学生社区管理服务中心为例

赵桂倩 李 芳

[清华大学学生社区管理服务中心]

学校后勤招标工作具有涉及部门多、工作环节多、专业人员少的特点，且存在采购招标种类多、数量多、时间紧的状况。鉴于招标工作规范性强、操作过程繁琐、资料繁多、出错不良影响大的诸多因素，借助信息平台建设，推进学校后勤招标工作信息化，以提高工作效率和工作准确度是非常必要的。采购招标工作的信息化过程需要通过建立诸多模块进行组合来实现，不仅为工作人员带来便利，同时也可为招标工作积累经验和参考依据。

采购招标；信息化建设；效率；准确性

一、背景与问题

随着国家互联网及大数据信息化进程不断推进，各类信息化智能化系统建设应运而生，采购招标信息化建设也已成为新形势下的工作思考。

清华大学学生社区管理服务中心（以下简称“中心”）为保障国有资金的合理使用，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《政府采购非招标采购方式管理办法》及《清华大学采购与招标管理规定》，制订了中心的采购招标制度。每年涉及的采购招标项目近200项，由于采购招标工作流程繁琐、规则性强、需要工作人员注意其中每个细节，完全靠人力来完成这些工作难免百密一疏，但如果出现错误，则会给单位造成较大损失和影响。

随着信息时代的到来，工作信息化已经成为提高工作效率、规范工作流程的重要手段。采购招标工作信息化已经有很多应用案例，例如北京市建设工程发包承包交易中心，铁道部的“铁道工程交易中心招投标平台”，天津大学已经实现跨区远程电子评标等等。为了适应新的要求、新的环境，提升工作水平，提高工作效率，对采购招标工作进行信息化管理，将产生重要的作用[1]。

二、采购招标项目管理信息化的意义

采购招标工作涉及环节多、审批结点多、文件制作规范，时间周期较长，这与不少招标项目的“时间紧、任务重”形成矛盾。另外，传统招标方式与国家倡导的节约环保理念相背离。而采购招标信息化管理正是针对这一系列矛盾，简化和完善工作流程，为招标工作的顺利进展提供了很好的辅助作用。具体表现为以下几个方面：

（一）缩短逐级审批时间

利用传统方式开展采购招标工作，从计划采购、立项审批、采购启动，领导审批，到进入采购流程，涉及诸多沟通环节，有些需要口头审批，有些需要书面审批。各项工作，都需要协调报告人和审批人的时间，在当今工作节奏快、每个人都承担多项工作的情况下，提高有效时间利用率就显得非常重要。而信息化则减少了这些撰写报告、报送报告、当面汇报的过程，每个人都根据自己的时间安排进行系统填报，领导进行审批操作，从而大大了提高工作效率。

（二）采购招标相关文件模版化

招标工作中涉及到诸多法律法规问题，对文件的格式和内容要求规范，如果不熟悉工作或者有所疏漏，很容易造成严重后果。但招标文件也有相对规范的模板，如果能够严格按照模板来填写，会给工作人员带来准确性的保障和效率的提高，信息化给这个方面带来了巨大的便利，利用系统后台编写好格式和通用文字，只需要把每个项目不同的方面设置成填写项，提交后自动生成标准化格式的文件，切实体现信息化带来的便利。

（三）采购招标过程管理透明化

采购招标过程涉及到投标企业的筛选，而社会上也不乏招标单位个别人与投标企业勾结牟利的情况。而招标信息化，使得所有信息都在内部网络平台公开，相关过程完整记录，相关人员都可以看到，降低了监督门槛，扩大了监督范围，从而使采购招标过程更加透明化，有利于廉政建设和保护单位利益。

（四）采购信息归档完备，历史数据查询方便

采购信息化实现了项目从立项到采购结束各环节材料的电子化保存，完整地记录了采购过程中的各项痕迹，包括参与的工作人员、领导的审批、采购招标文件、企业遴选信息，评委评审过程以及对成交企业的评价信息等资料。采购过程结束资料档案即整理完成，节约人力，节省时间。采购系统基于B/S结构（浏览器/服务器），里面的资料随用随查，不再受地点和时间的限制，采购数据的积累还可以为领导提供立项决策依据，保障立项内容和周期合理科学。[2]

三、采购招标项目信息化管理的实践探索

（一）采购招标工作流程梳理

概括起来，采购招标工作主要流程包括立项、采购招标公告、投标企业资格审查、采购招标文件制作、开标、评审、中标公示、签署合同。

立项过程，根据中心招标采购制度规定，按项目的预算费用划分采购招标形式，不同的形式有不同的立项程序。单位内部的招标立项主要包括各级审批、指定工作小组成员、成立评审工作小组等；招标公告过程，主要是通过网络等途径对招标项目信息及投标注意事项进行公布，从而达到信息公开的目的；投标企业资格预审过程，一般由采购主管领导指派评委进行资格审查，综合企业提交的资料和考察情况，推荐拟邀请投标企业；开标过程，到投标截止时间，通知投标企业相关开标事宜，现场投标人进行唱标；评审过程，请评委根据投标企业的报价和相关资料进行综合评审，形成评审结论；中标成交通知，招标工作小组最终根据单位领导的意见通知中标企业签订合同。

（二）各环节信息化可行性分析

通过上述的过程描述，结合中心工作实际，部分环节可以通过信息化的手段进行处理，主要包括基层提出招标申请，经部门领导、单位领导逐级审批，招标工作小组上传招标文件，待确定评委后提交评委信息，企业上报材料后在系统里提交企业资料，由领导审核，在评标过程中，通过信息系统填写评委打分汇总表和招标评审报告，最后利用系统进行合同存档。在合作一段时间后，还可以利用系统汇总和记录对企业的评估信息。

（三）信息化平台建设

根据采购工作需要，学生社区管理服务中心利用现有OA办公系统（http://oa.myhome.tsinghua. edu.cn），开发了采购工作系统。系统依据工作实际情况设置不同管理权限，科室权限实现采购申请基本功能、采购招标管理员权限涉及采购招标工作全过程操作功能、领导权限具有审批和查看采购招标全过程功能。该系统最初设立了采购申请模块、招标文件管理模块、企业库管理模块、评委库模块、采购评标模块、采购模版与共享资源等模块。经过试运行后，又加入了手机短信提醒、计划内与计划外采购审批、企业黑名单管理等模块，各模块按流程运转如图1：

图1 各模块按流程运转图

1.招标申请模块

该模块主要的功能是各级审批。主要包括如下功能：项目负责人发起，部门领导审批、单位领导审批。如果某一级的审批结果为不同意，则退回前一申请者，申请者可继续在原申请界面进行修改，如果单位领导的审批结果为同意，则招标申请内容为不允许修改。单位领导审批同意后，系统会自动发送短信，对招标申请人和专职招标工作人员进行下一步工作提醒。图2为科室采购工作的模块：

图2 科室采购工作模块

2.招标文件上传模块

系统自动生成招标文件功能还在开发中，目前该模块的功能实现采购文件上传存储在服务器中，方便评委自行登陆系统查看文件，可以做到为今后同类项目采购提供招标范本，保留历史资料。

3.企业管理库和评委库模块

该模块实现企业资料电子化存档，专家评委信息入库存档。模块在系统建立初期数据量较大，企业资料包括营业执照信息、资质证书信息、安全生产许可证等相关商务内容以及上述文件的扫描件。评委包括专业、单位、联系方式等。企业库与评委库的建立，可以实现系统短信通知相关信息，同时，方便对企业进行评估，分析历史合作信息以及黑名单企业管理等，评委库还是系统实现自动分配评委功能的依据，同时记录各个评委的参评情况。

4.采购评标模块

该模块可实现评审过程电子化记录。系统正在开发线上评审功能，将来实现分区评审。目前，招标工作管理人员可系统编辑打印评分表，评委线下进行打分，工作人员在系统中填写评委的打分明细，系统根据后台设定计算规则，自动计算评委分数，并生成评委打分汇总表和评审过程报告。减少人工计算失误和评审报告撰写的工作量。

5.采购模版与存档模块

该模块主要用于存档各种文件资料，包括工程、服务、货物采购招标公告和招标采购模版以及国家、学校相关采购招标法律法规。同时该模块还在开发合同管理，合同线下完成签字用印上传存档，存档时登记合同类别，设置合同每期结款及合同到期提醒功能，并直观显示合同执行进度。

（四）信息系统功能总结

信息系统模块后台可进行登陆设置、权限设置、系统管理等功能，实现了项目申请及审批过程，评委自动分配，评分汇总和评审报告自动生成，企业后续评估等诸多功能的信息化处理，从而帮助工作人员缩短审批时间，保证评审计算准确率。系统完成全过程资料存储，记录各项评价信息，为以后的类似项目招标提供历史资料，可以系统性地提高整个采购招标过程的工作效率。

[1]杨培飞,贺锦.基于信息化平台的高校货物和服务采购管理模式研究[J].实验技术与管理,2019,36（11）:290-293.

[2]朱宝,贾沛,孙宁.初探新时代信息化环境对高校采购与招标的影响[J].中国管理信息化,2020,23（03）:224-226.

（责任编辑：杨书元）