新形势下公路档案工作信息化建设探析

2021-01-04孙旻

中文信息 2021年2期

孙旻

（临沂市公路事业发展中心罗庄区中心，山东临沂 276017）

一、实现公路档案信息化管理的重要性

1.延长公路工程档案的使用期限

对于纸质的档案资料而言，其自身在长时间的保存管理过程中，会受到诸多因素的影响，若是档案管理室中的环境较为潮湿，且通风不畅，会导致档案资料出现受潮现象，甚至会出现发霉的情况，这样将难以保证纸质档案资料的完整性。而将纸质的档案资料转为数据传入到计算机之中，则能够解决上述问题，并且纸质档案还经常出现丢失现象，信息化的档案管理能够避免这一风险的发生，让公路工程档案资料的保存以及使用时间变得更长。

2.提高公路工程档案管理的工作效率

对公路工程档案实行信息化的管理模式，则能够实现档案的快速查阅以及调取，相关借阅人员只要在计算中输入档案资料的关键词，就能够快速查找出自己想要的公路工程档案资料，这样的操作流程不仅提高了查阅速度，还简化了相关工作流程。另外，对公路工程档案实行信息化的管理模式，还能够将大量的人力、物力等资源节省出来，应用到其他工作之中，同时，也能够降低档案管理流程的复杂性，提高管理效率与质量。

二、公路档案管理现状

1.不够重视公路工程项目档案管理

随着公路工程建设数量的日益增多，项目档案管理的任务也愈加艰巨，为了保证档案管理工作的顺利开展，不单需要多方面的协调，更需要各单位加强对其的重视。同时，各类档案资料管理系统尚未完善，直接限制了档案的实际管理效果。尤其是在公路项目招投标过程中，单位管理制度中没有关于对公路工程建设的档案管理，造成公路工程档案管理效率低。

2.管理工作缺乏规划性

现阶段，公路档案管理工作经验严重不足，公路档案管理发展较晚，由于管理制度缺乏，工作难度较大，无法有效保证档案信息水平。加上管理力度不够，导致各种类型文件信息在不同时期的兼容性较低，造成重要数据的丢失，难以做到信息的良好对接。

3.缺乏专业的管理人员

现阶段，对于一些先进的档案管理技术，档案管理人员认识严重不足，缺少档案管理的专业化水平，没有深刻认识到信息管理的重要性。同时，公路档案管理选聘没有经过严格的专业化考试，从业人员水平参差不齐，不够重视档案管理工作，不但工作效率不高，还无法做到公路档案资料的积极更新，使档案管理信息化进程受到了严重阻碍。

三、探讨公路档案工作在新形势下的信息化建设路径

1.加强对公路工程档案资料管理的重视

要求企业管理者提高管理意识，建立相应的信息管理部门，设置专业管理人员，制定相应的档案管理机制，将项目进度、现场资料、资料检查有机结合起来，使项目档案管理更加科学合理。从而为“现场数据+审批+填报”信息系统的建立打下良好的基础。同时，应有效运用技术手段，将工程档案导入编制系统，发现问题后及时做出相应调整，减少竣工验收过程中档案的工作量。根据公路工程档案审查、审批的要求，同时，对公路建设阶段的有关资料和资料进行分析处理，确保工程档案的完整性和真实性。

2.提高公路工程档案资料管理人员素质

究其原因，是管理人员综合素质和档案管理质量的提高，将影响公路企业未来的整体发展。要求管理人员根据公路工程信息管理情况，定期组织相关人员参加培训学习活动，发放工作手册，开展拓展训练、会议等活动，聘请部分外国专家组织活动，不断提高员工的知识水平和解决问题的能力，使他们勇于面对工作中的挑战和机遇。此外，应定期进行考核，主要针对员工的工作表现、计算机操作、工作态度、信息管理意识、团队合作等情况。其主要目的是提高员工的责任感，促使员工全身心投入到工作中，进而充分发挥人力、物力、财力在工程档案信息管理中的最大作用。

3.突出信息技术对公路工程档案管理的优化作用

一是充分关注硬件设备的运行状态，防止硬件事故造成数据丢失。二是实行员工权责分工机制，防止人为因素造成档案管理停滞和事故。三是保证信息管理技术在档案管理中的质量和效率，保证整个系统始终处于正常的运行状态，为数据和信息的有效收集、识别和整理，保证信息的正确性和完整性，加强档案信息管理的质量和效率水平。最后，公路建设管理部门要加强对工作的监督检查，加强工作的落实。同时，也要放宽对基层人员创造力和思想观念的态度，鼓励积极行为，营造集思广益的工作环境，缩小领导与各级领导的距离，使之积极主动，为档案管理信息化的发展营造了宽松、及时的氛围。

4.建立健全的信息化档案管理制度

相关单位需要根据档案信息化管理工作的实际情况，制定出合理的岗位责任制，并在每一个信息管理环节中设置专门的管理岗位，明确岗位的工作内容以及相关职责，同时，还要赋予管理人员相应的管理权限，实现权责一体，提高管理人员的责任意识，使其能够在公路工程档案管理工作中起到重要作用。另外，相关单位还要建立相应的考核制度以及奖惩制度，定期对管理人员的工作效果进行评测，这也需要相关单位结合档案管理工作内容，以及管理人员的实际工作量，制定出科学的考核标准，对于达到超出考核标准的要予以奖励，低于考核标准的则要予以适当的惩罚，以此提高管理人员的工作积极性。