浅谈新时期高校教学秘书工作与创新性思考

杜 洋

（东北大学工商管理学院 辽宁·沈阳 110819）

高等学校承担着服务区域经济发展以及培养创新型人才的功能与使命[1]。2020年10月13日，中共中央、国务院印发了《深化新时代教育评价改革总体方案》，提出了完善立德树人落实机制、促进学生全面发展的育人要求[2]。面对高校发展的新导向，在培养高水平人才的过程中，高校需要切实意识到教育教学管理的重要性，完善教学管理的规章制度，创新教学管理思路，激发教学管理活力，才能全面提高教学质量，助力高等教育事业的蓬勃发展。教学秘书是在高校教学管理进程中不可缺少的一环，对于落到实处推动新时期高等教育的高质量发展，具有极其重要的推动作用。

1 教学秘书在高校教学管理中的职责与特点

教学秘书是校院教学管理政策的执行者，面向着教务处、院级领导、服务于学院师生，起到上传下达的枢纽作用[3]，其职责主要包括以下几个方面。

1.1 日常管理工作

教学秘书主要的职责就是维护日常教学运行管理的基础工作，例如落实培养计划、排课排考、学籍管理、实践教学等日常管理工作。日常管理工作关系到教学运行的稳定性，容错率极低。所谓教学无小事，这类工作有着极强的周期性和烦琐性，要求教学秘书具备较强的工作能力，将各项要求落到实处。

1.2 归档整理工作

整理教学管理运行过程中的各类文件档案，例如试卷成绩单存档、毕业论文归档、学生补选课、教师调串课、学籍异动等。这些材料和档案都是在教学评估、专业认证中的重要支撑材料，需要做到件件查有所据。在工作过程中，教学秘书需要做到常态化管理，以便于简明、全面地整理材料，提高工作效率。

1.3 沟通协调工作

充分发挥沟通桥梁的作用，将学校和学院的政策及时地传达给师生；同时，对于师生提出的建议以及师生在教学过程中出现的问题也需要向学校和学院反馈。这就要求教学秘书在工作中具备较强的沟通协调能力和较好的服务意识，才能更有助于服务师生。

2 教学秘书在工作中面临的问题

2.1 管理模式不够灵活

近几年，随着国家对于高等教育日益重视，教育部接连召开教学工作相关会议、出台新的政策；同时在全国高考大类招生改革以及高校学分制改革的新形势下，高校各专业的人才培养模式、培养计划、教学安排等方面都在进行着较大的变革。但是在具体执行的过程中，现有的教学管理模式、课程类别设置、创新创业管理等规范和要求已然无法满足学校学院全方位、个性化、多领域的育人要求及发展形势。

2.2 工作方法较为保守

教学秘书的工作周期性相对较强，因此工作方法大多比较传统，缺乏一定的自主思考。例如在每年9月份统计应届毕业生四六级通过率的数据时，按照以往的工作经验，教学秘书需要通过毕业班的学委联系对应班级毕业生进行统计，所以统计难度相对较大、响应时间长。此外，不同归口统计同类别数据的要求不一样，也会导致教学秘书需要组织老师、学生对同一类事项重复申报，工作效率低，准确率也未必有保障。

2.3 师生交流平台搭建较少

教学秘书是搭建师生沟通桥梁的关键，但在实际工作中，往往存在传达通知响应时间长，或者师生有教学、专业相关的问题时，缺少相应的反馈渠道。例如在开展学生选课、专业选择、推免等工作过程中，学院都会组织宣讲会解读教学文件，但效果甚微，落实到具体问题，学生仍不知如何操作，对此造成人力和时间上的较大浪费。如何吸引师生将政策传达到位，并在师生遇到问题时快速沟通情况，仍存在一定困难。

2.4 教学秘书团队专业性不强

教学秘书的队伍往往流动性大、缺乏稳定性，但教务工作安排紧密，因此大部分教学秘书都是直接上手，以口口相传、老带新的形式进行，没有经过专业培训，在开展工作之初不知道该做什么、怎么做，服务意识和责任感仍需加强。同时在全国范围内，高校对于维护教学运行基层结构的教学秘书却鲜有相关的培训，一定程度上限制教学秘书的个人能力的提升与发展。

3 教学秘书工作的创新性思考

3.1 熟悉岗位职责，创新管理模式

（1）明确岗位职责，熟练掌握教学周期规律。教学秘书虽然会面对一些突发性、临时性的事务，但总体上还是熟能生巧的工作。在熟悉工作内容和教学规律的基础上，对于工作才能有更深刻的理解。了解教学周期，适当提前分解任务开展相关工作，可以更加从容地应对各项工作安排。

（2）构建多元化的教学管理模式。在应对新时期教学管理工作时，面对多样化、个性化人才培养的需要，构建多元化的教学管理模式。对于授课、实践、分流推免、竞赛等各项教学活动环节的管理需要更加灵活，例如引入翻转课堂、慕课等形式的课程并在制度上予以适度保障等，给予师生在规章制度要求范围内适度的自由选择空间与尺度，在促进个性化、多领域的育人需求同时有利于教学管理工作良性、可持续的发展。

3.2 利用信息化手段，创新工作方法

（1）建立归档数据库，整理详细的存档材料。教学秘书的工作离不开大量的信息和数据，包括培养计划制定的过程、试卷大纲的存档记录、学生成绩数据等相关教学活动的记录。可以通过建立完备的归档数据库，对文档资料进行规范化管理。在建立归档数据库时，充分考虑校院存档要求和各个归口部门的数据需求，录入完整详细的数据信息。虽然在录入初期会相对烦琐，但是在后续工作中，只需要日常维护及调取数据即可。

（2）适当利用VBA、Python等编程软件，提高工作效率。在熟练掌握office办公软件技能的基础上，掌握VBA、Python等编程方式的基础知识，能够在大数据环境下提高检索的效率，减少重复性的工作。例如在统计毕业生四六级通过率时，只需要提取学生历次考试数据，经过简单的VBA函数编写，即可分别对全体毕业生历次四级和六级成绩数据进行筛选和比较，得到准确的通过率结果，仅需耗时1小时左右，极大地提高的工作效率和精确度。

3.3 拓展沟通渠道，打破沟通壁垒

（1）利用互联网络平台，提高通知发布效率。在互联网迅猛发展的今天，高校师生发布、获取信息的方式愈发趋于多样化，而教学管理信息多数都有极强的时效性，充分利用网络通讯软件，办公自动化系统等平台，有利于保障通知的实效性和全覆盖。

学校及学院教务部门也可以采取建立微信公众号等方式，以图文形式展示对政策制度进行解读。丰富教学管理公众号的内容，对于提升高校的社会关注程度也有一定的帮助。

（2）拓宽反馈渠道，构建反馈闭环。可以通过增加教务系统的互动性、及时性相关功能，增强师生之间的联系，形成闭环反馈，达到即刻反馈的效果；同时也可以每1-2周组织开展线上线下教学接待活动，拉近校院、师生之间的距离，切实有效解决问题。

3.4 稳定教学秘书团队，构建高水平队伍

（1）构建稳定专业的教学秘书团队。维护教学队伍的稳定性，建设高水平专业化的教学秘书队伍，是提高服务质量的关键所在。教学秘书的工作烦琐且个人价值很难得到体现。学校学院也可以建立适当的激励机制，激发教学秘书的工作热情和主观能动性，形成良性循环，从而使教学秘书团队更加稳定。

（2）定期开展业务培训。校院应重视教学秘书的专业性知识，定期组织培训会，提高教学秘书办公能力，提升专业管理水平，构建专业的教学秘书团队，以适应新时代教学管理模式的需求。

4 总结

综上所述，随着《深化新时代教育评价改革总体方案》进一步落实，以及高等教育教学改革的进一步深入，高校教学安排和内容形式均有较大变化，这对落实教学管理政策的教学秘书也提出了更高的要求。教学秘书需要在熟悉岗位职责的基础上，提高个人工作水平，并结合校院管理需求创新管理模式，创新工作方法；同时高校也需要构建专业的教学秘书团队，激活教学秘书的主观能动性，形成良性循环。