办公用品的采购与发放流程及管理制度分析

王丽

摘要：21世纪，科学技术发展日新月异，采购管理作为社会生产、消费的关键环节，在分配资源和经济转型发展中发挥着重要作用。对于企业经营管理而言，办公用品的采购、分配、管理起着关键性作用。本文将详细阐述企业办公用品采购、发放中存在的问题以及具体的管理措施，相关观点仅供参考。

关键词：办公用品;采购与发放;管理措施

前言：随着经济社会发展水平的提升，企业管理流程朝着科学化、规范化的方向发展，逐渐成为企业发展中重点关注的问题。在企业经营发展中，实现办公用品科学管理，有利于推动管理质量的提升。为此，企业要深入分析和研究办公用品采购与发放流程以及管理制度。

1.企业办公用品采购与发放流程及管理中存在的不足

1.1办公用品管理人员缺乏专业性

部分企业办公用品管理意识薄弱，还没有建立完善、有效的办公用品管理制度，也没有制定完善的管理者问责制度，在这种情况下即使产生了十分严重的后果也不会受到应有的惩罚[1]。还有部分企业没有建立维护办公用品体系，甚至设备丢失不会追究相关人员的责任，这会导致企业办公用品丢失问题严重。

1.2办公用品管理制度缺乏完善性

在企业办公用品管理中，经常会出现管理理念滞后，管理体系不完善等问题，这会阻碍管理措施的有效实施。在办公用品管理中，折旧期较短，无法有效管理折旧后的办公用品。同时由于缺乏科学有效的办公用品管理措施，企业无法妥善处理重复使用的办公用品，这导致企业办公用品损失更加严重。

1.3对办公用品缺乏有效的统计和管理

由于部分企业长期没有有效统计和管理办公用品，因此办公用品的数量和实际损坏情况没有准确的统计结果，部分管理人员甚至不知道某些办公用品的用途是什么。部分企业在购买办公用品前的批准比较随意，会购买大量额外的办公用品，这会导致资金浪费现象严重，积压大量的物品，进而大大增加企业办公用品成本支出。

2.企业办公用品的采购与发放流程及管理策略

2.1强化办公用品管理人才的培养

在办公用品采购方面，我国企业还有很大的进步空间。拥有本科学历的采购管理人员数量较少，专业采购人员匮乏，并且我国在采购人员培养方面没有形成完整的培养方案，与发达国家相比较为落后。虽然设置了采购管理专业，但是仍然以吸收国外经验为主，但是由于我国经济发展、政治、文化等与国外不同，因此会导致办公用品采购与发放管理专业人才的培养进度缓慢。为了有效管理企业的办公用品，避免产生不必要的损失[2]。首先，企业办公用品管理人员必须经过专业培训和教育，通过实施广泛的宣传措施，强化办公用品管理意识。特别是要增强相关负责人的管理意识，使他们形成正确的办公用品管理思想，为办公用品的有效采购和发放提供必要保障。除此之外，在培训管理人员中，要求他们掌握管理步骤和具体的管理过程，并积极制定完善的管理制度，提升办公用品采购和发放流程的规范性，防止出现资产损失和漏洞。

2.2制定完善的办公用品管理制度

管理制度是管理质量提升的必要保障，不同企业要根据其实际的工作特点，建立有针对性的办公用品管理制度。根据办公用品管理现状，成立专门的办公用品管理机构。如果企业的固定资产数量少，那么可以将生产部门、财务部门合并，共同管理办公用品，并及时注册超过使用期限的设备。同时要统一更换超过使用期限的设备，防止零散的设备更换，带来严重的损失[3]。除此之外，要建立完善的办公用品采购系统。在具体的办公用品采购中，特别是需要使用更多办公用品的企业，可以通过招标的方式确定自己的供应商。在竞标前要全面审查供应商的资格、产品质量、供货水平等。也要建立完善的问责制度，将责任落实到每个部门和工作人员身上。在固定资产管理中，要严格规范业务流程，详细注册和检查资产分配、变更。在验收固定资产时，要强化实物验收，保证验收单位资质合格。

2.3优化办公用品的采购和发放流程

企业在分发办公用品中，要制定科学的管理措施，保证分发流程的合理性。积极构建先进的办公用品采购和分发系统，企业办公用品采购和分配系统主要由审批管理、系统管理、申请管理组成，其中申请人、系统经理、批准人等与办公用品的采购和分发息息相关，涉及的过程包括统计过程、申请过程等。比如在办公用品申请管理中，申请人要在系统中准确、详细的填写申请表格，表格中包括办公用品使用的数量、使用的原因和基本类型等，当确认表格后会在系统中形成相应的申请表[4]。批准人需要根据相关规定批准申请，随后系统会自动保存，最终形成签发表格。如果申请与相关要求不符，那么系统会将申请表退回给申请人，并且附有审批意见和建议，为申请人更改申请表提供指引。当修改完成后，申请人可以再次申请。办公用品管理人员在收货过程中，要严格按照办公用品的数量、品牌等进行分发，保证分发的正确性。

管理人员要完整保存批准信息和审批信息，对于不合规的操作，管理人员有权要求再次審核，从而为办公用品的合理分配提供必要保障。在生成电子系统的收据文件中，要详细显示其中包含的信息，为检查提供便利[5]。管理人员要在分发办公用品中增强自身的责任感，从而防止出现分配和使用不一致的现象。除此之外，要详细注册和检查资产的分配、变更，在检查固定资产中，必须检查实物。

结语：

随着经济发展水平的提升，办公用品管理在企业发展中的重要性日益提升。为此，在办公用品管理上，要加强制度建设，优化采购发放流程，结合企业实际经营情况，制定科学的管理方案，从而更加有效维护资产价值，提升办公用品管理水平。

参考文献：

[1]周焕珍. 办公用品的采购与发放流程及管理制度分析[J]. 赤子，2019（28）：138-139.

[2]危南雁. 办公用品的采购与发放流程及管理制度的分析[J]. 智富时代，2019（1）：96.

[3]李雪蕊. 办公用品的采购与发放流程及管理制度研究[J]. 办公室业务，2019（22）：62.

[4]费燕，杨璐. 浅谈低值易耗品及办公用品管理系统的开发心得[J]. 计算机光盘软件与应用，2020（6）：199-199，198.

[5]王炳江. 基于多用户的高校图书馆办公用品管理系统设计与实现[J]. 河北科技图苑，2019，26（1）：87-88，40.