大数据下企业电子会计档案管理的财务共享模式

刘田田 刘一雯

（青岛市精神卫生中心，山东 青岛 266034）

自2016年1月1日起，国家财政部、国家档案局联合下发了第76号文件《会计档案管理办法》，规范了电子会计档案制度，可以依法管理电子会计档案。大数据到来以后，会计档案的发展由原来的传统的纸质存储方式转变到了以电子产品为媒介的数据化管理。一些企业规模较大，分子公司不仅分布在全国各地同时还分布在其他国家，分布分散，不利于企业财务报表合并与管理。财务共享模式提出后，会计档案通过网络平台进行统一管理，可以将不同部门、不同区域的分公司甚至是不同国家的公司的会计档案集中到财务共享服务中心。这样就能实现重复业务、相同业务的统一处理，不同区域的会计凭证可以随时调阅，分散变集中，更有利于提高整个集团的财务管理效率。

一、大数据下电子会计档案财务共享模式下的管理

财务管理的是否规范影响到企业的发展，而会计档案的管理是否到位决定了企业财务管理的水平的高低，因此，企业的财务管理工作要更加精细化地进行数据采集和分类。企业财务管理系统中是由多个不同的子模块和子系统构建出企业ERP，涉及的业务范围广、数量大，会计凭证和资料都是通过打印机的打印来实现，会计档案的收集，庞大的打印数量，增加了企业管理成本。传统的会计档案管理模式，会计资料要打印出来装订成册，需要大量的纸质介质，并且工作量大，工作效率低下，而且还要进行会计档案防潮、防晒的管理，时间一久会计档案上的单据信息将无法辨认，这给会计档案管理带来极大的困难。目前，会计档案由纸质管理到电子档案管理已经成为大企业财务管理的大趋势，电子档案管理既避免了传统纸质会计档案管理的高成本支出，又缩短了会计档案整理工作效率，节省了工作时间、人力、和物力的付出。

基于大数据的情况下，会计档案管理的模式分三个部分。首先，根据原始资料进行对会计档案数据采集储存；其次，依照收集上的数据进行会计档案的加工处理；最后，利用分析过后的数据实现电子档案的最大价值。

1.电子会计档案数据的收集

大数据下电子会计档案管理的财务共享模式利用财务共享平台，运用大数据、云计算实现票据实物的上传和流转，对会计核算系统、费用系统、资金系统、固定资产系统、数据安全系统等资源信息的统一处理。也就是说，在财务共享模式下，接受来自集团不同公司数据库信息，把会计档案资料规整在一起，及时分析传递到权限终端，完成端口工作人员查阅、处理、解决等多方面的电子会计档案信息。多个端口上传影像资料，方便了原始凭证的调阅和票据无纸化作业处理方式，为实现企业财务共享提供了保证。会计档案的种类有会计凭证、会计账簿、财务报告及其他类材料，根据会计档案的类型进行归类整理处理，确定好类别，通过电脑端口进行上传会计数据，上传到财务信息共享中心。原始票据需用利用扫描仪扫描成影像资料进行上传，其他财务管理系统内直接生成的会计凭证，会计总账，明细账，日记账，备查账等，先进行会计审核后，把会计数据信息集中上传到终端数据库实现财务信息共享，同时准确的会计档案资料为数据的准确性提供了必要的保证。客户端及时收取银行系统发送的电子银行回执单，电子回执单可以替代纸质回单，企业收支明细也形成电子数据的形式，实现了银行余额调节表企业可以从企业电脑端核对编制，节省了出纳到银行办理业务的时间，也避免了其他成本支出的产生。依照这种数据共享模式，日常对账、核对报表的经济业务都可以在互联网上完成企业与企业之间的工作对接。

2.电子会计档案数据的处理

实现财务数据共享是搭建以利用大数据、云计算等技术为前提已经成熟的的数字化程序平台，企业要实现会计电子档案的管理是基于财务数据的共享上，专业的数字化平台的搭建是实现电子档案数字化必要保障。会计档案数据的通过电子端口采集、存储和分析等一系列的整合，档案管理的工作更加高效方便。因此，企业要实现会计档案电子化，必须根据企业自身业务的特点，建立电子会计档案管理制度，完善电子会计档案管理办法，提高电子会计档案数据收集的准确性，构建财务共享中心平台为媒介的会计档案管理处理工作。

大数据下电子会计档案的管理是借助于大数据、云计算，人工智能和区块链等技术对收集来的数据进行加工和处理，打破了企业不同区域之间的数据壁垒，实现数据处理的及时性和时效性。大数据下的电子会计档案管理，一方面是处理各个不同会计资料的之间的联系，完善电子会计资料的内容，并且以业务发生时间的有序的排列统一起来，形成完整的电子会计资料链条；另一方面则是处理不同类型业务之间的联系性，横向纵向不同角度分析相关联会计资料，挖掘深层数据，为后续进行的电子会计资料分析提供了有效素材。简单的会计电算化模式下的会计档案管理，会计资料的联系仅限与是点与点的联系，财务信息共享模式下的会计档案管理，更多是会计资料点到面的联系，形成相关资料的网状关联处理，能够处理当前会计资料和历史相同业务资料之间的关联对比。通过财务数据共享的技术，实现多个企业分子公司的资料集中导入到一个大型数据库和存储群，进行数据分类、汇总，统一管理财务数据。

3.电子会计档案数据的应用

电子会计档案数据的应用是以历史会计资料统一整合后深挖背后的关联型数据为基础，并对数据进行高效的分析加工挑选出有用数据，进行更深层的数据分析。以某一个关键点挖掘与企业财务管理有关的信息，比如内控制度失效关联数据，企业决策联系数据，企业常规业务不同时点间的联系，等等。从而满足企业内部的管理需要，发挥电子会计档案数据应用的最大功能。

电子会计档案数据使用者常使用的功能是数据检索和数据利用。数据检索是以财务数据共享数据库为基础，以企业需要信息关键词为搜素关键字，找到多维度数据之间存在的关联性进行差别分析，也可以对储存在企业云盘中电子信息数据进行查询，并制定出满足用户需求的电子信息表格数据。传统的会计电算化系统只能查询单一信息数据，缺点非常明显，运算速度慢、数据类型搜索不全面、关键数据丢失、无法实现数据之间的交互对比；财务数据共享平台实现后，克服了原有的缺点，最关键的是提高了运算速度，数据范围查询更广，甚至可以深度挖掘不同角度数据，并进行数据间的对比和人工智能化运算，更大程度满足了用户的需求。财务信息未共享前，企业能够运用的数据仅为数据的10%，通过财务数据共享，深度挖掘，“叫醒”处于“冷藏”状态的企业剩余90%的数据，重新打开企业管理层管理思路，能更好地把电子会计档案数据应用起来。

二、财务共享的电子会计档案管理的必要性

1.有利于提高电子会计档案管理的效率

会计档案资料形式多种多样、数量庞大，财务人员会面临很大的工作量和低效的工作效率。传统的查阅资料模式，财会人员往往是到会计档案室根据档案柜目录进行依次人工查询数据，耗费大量的时间。会计资料存放时间的长短来决定员工的工作效率，查阅存放时间越久的会计档案则所需查询时间越长。

大数据的财务共享模式下，财会人员只需通过关键字索引查询到需要的电子数据无须看到实物资料，减轻了财会人员的工作量，提高了查询会计资料的效率。另外，传统的会计档案管理方法，会计资料类型单一，数据量大不容易查找，管理者无法筛选出有效数据提供管理层使用造成管理决策支持的功能很弱。财务数据共享中心的建立，提高会计档案查询效率，改善原始的会计档案管理流程，人工智能的加入催生了智能财务，日常档案管理流程自动化，电子发票、电子签名等识别技术的加入，机器带来人工审核，排序、整理，更可以根据业务类型进行排序整合，实现电子会计档案管理的智能化和自动化，企业深度挖掘可用数据，为业财融合打下坚实的基础。

2.有利于提高会计电子档案管理的精细化

原始的会计档案管理是手工操作模式，先从系统中打印出会计凭证根据凭证编制时间的先后顺序进行连续编号，然后统一加上封皮封底装订成册。大数据下电子会计档案的管理是利用财务数据共享平台电子录入数据平台，进行数据分类化管理。原始凭证的收集是在各个分子公司用户端口来实现的，扫描仪扫描原始会计资料形成电子介质存储形式传送到集团财务数据共享中心进行汇总，排序，整理。传统的手工整理会计档案只能按照时间的顺序进行分类管理，电子会计档案的管理可以统一的标准或统一口径把其他财务相关子系统产生的电子单据及凭证根据企业定制的关键字进行分类管理，原始凭证与生成的会计凭证一一对应自动生成编号，形成格式统一内容齐全的电子档案。会计档案从用户端口收集原始资料扫描电子凭证输入到财务数据共享中心，进行分类化管理，各分子公司传送到集团财务共享数据中新的原始会计资料，集团财务可以利用信息管理随时调用分子公司的电子会计档案，查阅电子会计档案，复核、内审工作等。实施财务共享数据后电子会计档案管理的分类更细致更有针对性更加精准，方便管理者有针对性地调阅电子会计资料挖掘深度会计数据，促进管理层作出有利于企业发展的决策。

3.有利于提高电子会计档案管理的效率

企业利用互联网搭建属于自身企业特点的财务数据共享中心，财务共享服务中心的建立打破了财务数据交互时间和地区的界线，此技术运用到会计档案的管理，不仅提高了财务管理工作的效率而且还改善了财务人员对企业的服务水平。根据企业自身业务特点打造一款属于自己的App，员工可以随时用App上传原始凭证，提交业务申请，提醒领导App在线审批，也可以给员工设置权限通过申请——审批——调阅的流程查询会计资料，员工不会因获取领导的审批签字多跑腿，把节约出来的时间投入企业其他有价值的业务中，提高了常规工作效率，快捷地服务于员工的工作中。比如最常见的差旅费的业务处理，使用电子会计档案后，员工可以使用App的报销系统，用员工授权工号进入系统，及时上传 交通费，餐费、住宿费等原始票据，票据进入财务数据共享中心，分类处理管理，数据传送到领导端口，领导及时进行审核审批，极大地提高了会计资料处理的速度。电子档案资料和实物资料进行相互匹配，为集团内部实现资源共享创造了条件。

4.有利于减少电子会计档案的管理成本

财务共享数据中心收集到各个分子公司的原始的会计数据资料全都储存财务共享中心的云盘上，扩大了会计数据存储空间，而原来会计资料的储存方式都是用纸质介质，庞大的会计档案需要大量的纸类产品作为保障，纸质会计档案怕火怕水不耐高温，时间久字迹模糊不清，传统的会计档案管理要日常防火防潮防虫害维护，更需要大的存放空间来储存纸质会计档案。利用财务共享中心的数据库的储存方式即可以大大减少用纸的数量，也可以避免火潮虫害对会计档案的损害，逐步实现无纸化办公和数据标准化的管理。财务人员随时可以对分子公司相同的业务进行批量处理，重新优化业务流程减掉了多余的业务步骤，使财务工作可以标准化、重复化、简单化，重复化和标准化的财务工作可以放宽对财务人员的学历和专业技术的要求，聘请更便宜的员工，减少企业人力成本。

三、健全财务共享的电子会计档案管理的措施

1.保证电子会计档案数据的安全性

企业运用大数据技术、财务数据共享技术、智能技术等技术升级企业财务管理水平的同时也有一个困扰财务数据共享发展的难题——信息安全。保障数据传输和储存的安全对企业来说是非常的重要，因为企业财务共享中心的数据是从各个分子公司用户端口上传并储存到云服务器。要保证电子会计档案数据的安全性，第一，加强数据使用的安全性，分子公司手机电脑等端口安装杀毒软件，定期进行杀毒，严格控制用户权限，用户端口专事专用不得随意连接外网。第二，加强企业网络安全建设，防止黑客攻击、木马病毒等危害企业数据网络的事情发生，聘请专业的信息技术人员来维护企业数据的安全。最后，企业用对数据进行安全备份，遇到意外情况时，不至于企业数据全部丢失。

2.建立员工电子会计档案培训制度

企业电子档案管理财务数据共享服务顺利的进行，必须加强管理层和基层员工对网络数据知识的培训。管理层要发挥主导作用，懂得利用先进的大数据技术为企业服务，而基层员工对大数据技术的接纳程度、运用的能力等都对电子会计档案管理数据化的实施产生影响。定期加强员工培训，提供学习机会和途径，使基层员工短时间能了解电子会计档案管理的重要性，并定期进行知识考核，与员工绩效挂钩促进员工学习积极性。

3.完善电子会计档案管理信息系统

企业对其业务情况进行调查评估，了解系统哪部分是需要优化和升级，确保分子公司企业业务和财务信息相互统一。电子会计档案管理系统的设计要注重操作界面的简洁性，操作说明加强可理解性，便于员工操作。聘请专业的系统开发企业，保证整个电子会计档案管理系统可以涵盖所有业务的管理，能够处理日益繁重的数据，因此要构建适合企业自身特点的电子会计档案管理。

四、结语

我国现在许多大型企业已经建立了自己的财务数据共享中心，利用大数据技术来管理会计档案，这就说明共享数据的成功案例，将不断在中小企业中推广开来。建立一个属于企业自己的财务共享中心的道路还很长，在这个过程中，企业要不断完善电子会计档案管理系统，确定目标科学设计流程，加强员工信息化思想的培训。只有这样，才能为企业决策提供依据，减少企业对会计档案管理的资金投入，深度挖掘数据满足管理层决策，从而实现企业价值最大化。