零售连锁药店财务管理

蓝惠娟

（鹭燕医药股份有限公司，福建 厦门 361000）

随着人们对于健康生活有了更高的要求，医药行业发展迎来新的契机。在医药行业的发展过程当中，零售连锁药店作为国内药店的重要经营形式，能够满足人们健康需求，发展前景极为广阔。当前零售连锁药店在发展过程中逐渐实现了规模化的发展，大型知名品牌连锁药店数量不断增加，竞争激烈程度不断提升，零售连锁药店的发展，在满足市场需求的同时，应当加强内部的财务管理工作，特别是财务精细化管理方面。只有强化财务管理，才能够提高公司自身的核心竞争力，实现长远发展。

首先对“零售连锁药店”做简单的定义。“零售连锁药店”指的是使用同一商号的若干个药店，在总部的统一管理下，货品采取统一的采购、配送，并在不同门店销售，实现规模化管理的组织模式。药店采取零售连锁方式，既能够提高药店的竞争力，获得经营的优势，同时也能够为财务管理工作提供一定的基础。总部统一管理，编制一整套的管理制度，可以规范经营活动中各项行为；货品采取统一的采购，规模化能够提高自身的议价能力，使得药品的成本、应付款账期能够得到合理控制；货品由配送中心统一配送，既提高配送效率，也减少配送费用的开支。货品采购、配送的统一，能够在源头上把控公司的经营成本，为药店的经营效益提升提供保障。货品在不同门店，按照统一的价格、统一的陈列、统一的营销氛围销售，使得各门店经营效益的评估标准得到统一。综合采购、配送、销售三个方面的优势，在服务好顾客的同时，企业的品牌效应进一步为企业带来更多的经济效率，企业得到良好的发展。

一、零售连锁药店财务管理现状

1.零售连锁药店对财务部门职责设置不合理

当前国内的零售连锁药店在财务管理工作当中，对人员的配置并不合理。以拥有100家门店，年销售额5亿元的一家零售连锁药店为例，财务人员的配置基本上只有5名。其中1名财务经理，全面负责公司财务部管理工作；3名会计人员，分别负责进货发票系统结算、发票认证；门店销售结算、门店存货盘点的报损、保溢处理；记账凭证编制、报表编制、各项税费申报；1名出纳，负责公司各项收支登记。综上5名人员的配置，只能保证如期完成公司财务结算、报表报送工作。公司在财务的精细化管理方面、在门店资产风险管控方面、在人才梯队培养方面不够重视，使得公司的经营状况不能得到很好的分析与优化，公司的资产安全不能得到保障。同时公司缺乏必要的考核机制，导致财务人员缺乏足够积极性，工作流于形式，无法发挥出有效的监督管理作用。

2.零售连锁药店对采购成本关注度不够

零售连锁药店设置采购中心，对货品进行集中采购。在采购环节中，存在着几点风险。一是采购成本、应付款账期谈判方面，除受到公司品牌知名度影响外，容易受到个人谈判能力、个人职业道德等方面的影响。公司未能建立有效的内控管理制度，保证货品成本最低，应付账款账期最优。二是采购量与货品断货率的平衡方面，采购部门的工作目标是为了保证药店有货可销，通常会对药品进行大批量的采购，而未考虑零售连锁药店的具体销售情况。因此采取集中采购的方式，就有可能使得零售连锁药店库存过多，从而产生存货积压等问题。库存的积压将加大企业的资金压力，同时加大财务管理的难度，加大存货损失的风险。

3.零售连锁药店库存商品管理难度大、力度不够

库存商品是零售连锁药店一项重要的流动资产，它有两个特点：一是品种多，商品决定客流，商品的丰富度一定意义上决定了客流的多少。为了能创造更多的效益，公司会在商品的引进方面做出很大努力，保证公司商品满足顾客需求。二是商品存放分散性，零售连锁药店的存货分别在总仓与各个门店间存放，开放性地呈现在消费者面前。商品的各项信息，包括有效期，在购进时，会被准确录入到信息系统。当商品由总仓调拨到各个分店进行存放时，商品的信息，也从信息系统的总仓移动到分店。当商品销售给顾客，店员在录入出库单的时候，高峰时段，店员了减少顾客的等待时间，可能未录入真实的商品信息。这就导致信息系统里显示的商品信息跟实物不一致。因此，商品的有效期以及动销情况的维护，还需要门店店员配合才能获取到准确的信息。门店人员素质的高低，决定了近效期品、滞销品的多少。若门店人员关注度不够，维护不到位，将给公司带来不可估量经营风险与损失。另外，库存商品开放式摆放在货架上，增加了丢失的风险。

4.零售连锁药店信息化管理水平有待提升

零售连锁药店由于本身经营的形式特点，因此在药店分布较为分散，而随着药店规模数量的不断增加，为了满足人们对于药品的需求，连锁药店在数量增加的同时，店内的药品库存以及销售种类也在不断丰富，这就导致零售连锁药店的管理成本大幅度增加。而在零售连锁药店药品增加的同时，依靠原有的人工形式，已经无法满足各项财务支出的记录与反馈工作需求，因此在当前信息化的发展形势下，大型零售连锁药店借助信息化的管理方式，对连锁药店当中的药品销售情况，以及库存情况还有收益情况进行分析，对客流量情况、客单价情况、顾客的消费习惯的提取，对会员信息维护等已经成为了当前的发展趋势，但是目前我国的零售连锁药店的信息化管理水平不高，大部分信息系统无法全部满足公司管理需求，总部对于下属连锁门店的信息，包括财务内容可能无法及时获取，甚至对于资金挪用、库存短缺等问题也无法及时获知。

二、完善零售连锁药店财务管理的具体策略

1.合理设置零售连锁药店财务管理结构

合理设置零售连锁药店财务管理结构，可以从以下两个方面出发。

人员配置与岗位职责方面：公司应当从实际的管理需求出发，结合连锁门店的规模，合理配置人员。零售连锁药店，财务管理工作分为财务核算、门店管理、出纳人员三个方面。以门店数达100家的连锁药店为例，除前面所述财务核算人员4人，出纳人员1人外，应该增加配置3个门店管理人员。财务核算人员具备足够的权利与能力，对财务资料方面进行整合与分析；门店管理人员按片区负责门店管理工作，能够确保总部对于下属的零售连锁药店具有较强的财务指导力，包括核对门店每日销售额与收款、检查门店每日现金是否及时缴存、安排门店的库存盘点、抽查门店销售折扣的合理性、培训门店销售报表填写、报销单据填写等。合理的人员配置，做好岗位分工，抓好一线的管理工作，提高上下级之间的财务信息传递效率，及时准确上传销售数据，保证门店业绩效益表的真实性，为上级管理人员决策提供数据支持；不同岗位之间，职责约定清晰，互相牵制，保证门店资产的安全性，减少公司资产损失风险，间接提高公司经营效益。

财务管理人员的培养方面：财务管理部，除了日常的财务核算、检查，还应该具备对数据分析、整合、给管理层提供建议的能力。管理人员通过会计的分析和逻辑，能够反过来去看管理的一些东西是不是正确，可能原来大面上觉得对的东西，经过精细的数据分析后发现不行。它不是简单的配合论证管理提出来的决策的正确性，而是对管理的优化，有一个校正优化的功能。具体包括：管理人员编制预算，对计划细化和优化，并且通过预算反过来看原来的计划目标是否可行；通过绩效评价和分析、数据分析，帮助管理层做控制；通过各种各样的战略成本分析、战略规划方法，包括平衡计分法等来帮助企业制定和实施战略，并且反过来评价战略是否可行。

2.优化采购成本

当前零售连锁药店开展财务控制工作，应当注重对采购管理环节的检查，整合内部各部门之间的工作方向，避免在工作中出现不同部门工作目标不一致的问题，影响财务控制工作。比如在药物销售过程当中，零售连锁药店采购部门主要目标是按照上级下达的采购指标进行相应的药物采购，下属门店的工作人员的工作目标则是对于现有的库存进行销售，完成既定的销售目标，两者之间的工作内容既有一定的联系，同时也具有一定的差异性。采购部门的工作目标是实现库存的补充，而对于是否能够完成库存药物的销售以及库存是否积压等方面并不重视，下属门店的工作人员的工作目标，则是对库存药物进行销售，完成既定的销售指标，两者之间并没有就具有药物的销售情况以及采购成本等方面进行专门沟通，从而导致工作存在一定的冲突，采购部门的药物采购总量往往超过零售部门的销售需求，存在较多的库存积压，而一旦库存管理不善，则会造成药物损坏，出现资金浪费，增加零售连锁药店的经济压力。

针对当前存在的不同部门工作方向以及目标矛盾的问题，避免出现断货或者库存积压等问题，公司采购部门，应当根据季节变化，分析零售连锁药店以往月份的各个品种的动销情况，做好采购量预算。对于紧俏的商品，可适当囤货，避免断货带来损失。对于普通品，采购周期短的，应减少存货量，减少资金占用。公司销售部门，根据系统设置方案适度请货，不过度囤货。门店人员应该听取总部的意见，对新品、滞销品做好陈列、动销管理，尽量减少库存积压。对于几个月都不动销的产品，应第一时间反馈给总部，由总部统一调度或者向供应商申请退换货。

针对采购成本、应付账期是否合理的问题，公司首先应该在计算机系统维护各个供应商的信息，包括供应商供应的产品、产品信息、供应商的账期等。同时成立监督小组，定期调研产品的采购成本以及应付账款账期问题。通过调研，分析采购成本是否有可优化的空间。定期计算各个供应商应付账款周转天数，结合所供产品的动销情况，进行优胜劣汰。账期短、产品动销差的供应商，应该淘汰；账期短、产品动销好的，借助“销售量提升”的谈判手段，适当延长应付账期。

最后，财务管理部应当制定专门的绩效指标考核体系，根据不同的部门需求进行专门调研，听取工作人员工作意见，调整现有的绩效考核指标体系。使不同部门之间的工作指标体系既相互联系，同时又能够相互促进。

3.加强零售连锁药店库存商品管理

为加强公司存货管理和核算的规范性，正确核算存货成本、降低成本费用，提高经济效益，公司应该制定有效的存货管理制度，确保公司存货安全、完整，做到账实相符、账账相符，财务账目能够反映、监督存货进销存情况，防止超储积压、报废或储备不足的现象，财务账目正确反映核算存货数量和成本。

首先，门店在每天交接班时，应对贵重物品、动销情况好的商品进行抽盘，确保商品库存的准确，对于不准确的，及时寻找原因，责任到人。其次，财务管理部定期组织对门店进行盘点，对于管理薄弱的门店，加强培训，增加盘点次数。财务管理部应该优化盘点流程，比如购买专用的盘点设备，对接信息系统。如何对接信息系统呢？即：用专用的盘点设备扫描商品固有的一维码，在盘点设备里显示商品的信息，包括品名、批号、效期、厂家、数量，盘点人员核对实物信息与盘点设备中的信息是否一致，一致时点击确定，不一致修改盘点设备中的信息。盘点结束，盘点设备中的信息即可一键导入到信息系统，形成报损单和报溢单。这种盘点方法缩短盘点时间，减轻盘点工作量，让店员对于盘点不再害怕与排斥，同时提高盘点质量，最终保证存货数据的准确性。值得强调的是，盘点不仅限于保证库存数量的准确性，还应包括商品的其他信息，比如批号、效期、厂家等，对批号、效期准确维护，符合监管要求，减少近效商品的损失。

除了规范盘点制度，加强盘点，公司应该制定商品管理制度，对门店员工加强培训与考核，提高门店员工规范管理商品的意识与能力。培训与考核内容包括：商品效期如何维护，商品动销情况定期反馈。

最后，总部还应该为各个门店资产购买保险，万一发生商品被盗现象，也有所保障，减小公司损失。

4.提升信息化管理水平

零售连锁药店开展财务管理工作，最为重要的是实现信息管理水平提升，由于零售连锁药店各个店面分布较为分散，因此在财务信息的传递等过程当中会遇到较多困难，而且零售连锁药店在规模拓展的同时，其储存以及销售的药物种类与数量也在不断增长，在这种形式下，应当借助专门的信息化处理方式，对现有的财务收入情况做好及时跟踪、控制，保证财务收支记录能够得到及时的录入，避免出现财务信息不准确等现象。此外在当前的管理工作当中，零售连锁药店总部以及各个分店的管理人员，应当认识到信息化管理对于财务管理工作的重要性，在工作过程中建立起专门的信息化管理平台，对于不同分店的财务数据情况进行准确记录，上传到统一的信息平台当中做好储存、分析工作，帮助财务工作人员对各项财务收支进行控制跟踪，以此制定出合理的资金使用规划，提高预算编制科学性。

零售连锁药店内部，应注重引入专门的信息化人才，建立起专门的信息共享平台，对不同分店的运营情况做好及时记录跟踪，此外在信息化管理工作过程当中，还应当注重对于不同人员权限的设置，尤其是对于财务信息处理人员，应当做好专门的权限规范，避免出现财务信息泄露，以及财务信息篡改等问题，同时在信息平台当中还应当建立起专门的资金审核系统，运用资金审核系统对各项资金的使用情况进行审批以及支付，提高资金拨付及时性，保证总部财务人员能够及时跟踪资金使用情况，借助信息化平台对资金的拨付情况做好处理，减少资金浪费。

三、结语

零售连锁药店财务管理工作，在完善财务人员配置，合理分配工作，提高管理人员素质方面打好基础，为采购商品成本管理、资产安全管理、提高信息化管理水平提供保障。资产方面的管理，由于门店数量较多，公司的资产如药物等，也主要是在不同的门店当中进行储存。针对资产安全性方面问题，应当借助信息处理平台做好存货管理工作，对各项货物的出库入库情况进行及时跟踪。在门店收银等过程当中，对于线上支付以及线下现金支付等方面也需要做好及时的监督，保证资金收支方面的有效跟踪。针对零售连锁药店定期举行的销售打折情况，应当由各门店人员上报给财务部门，由财务部门进行分析，之后交由管理层进行决策，只有通过审批才可以开展相应的销售打折，对折扣率等方面做好限制。

当前零售连锁药店在财务管理工作当中，应当注重管理中存在的不足，做好财务管理方面的优化，提高财务管理力度。