企业合同管理过程中的风险防控对策

2021-01-03李通全

全国流通经济 2021年6期

李通全

(北京天保佳景绿化工程有限公司，北京 101300)

一、合同的分类

1.服务外包合同

服务外包合同也被称作是业务外包合同，即企业内部在开展相关业务活动的时候，将关于活动与流程等方面的管理、执行责任通过承包的方式直接转至外部服务供应商，让服务供应商来开展此项工作，这样企业便能最大程度上优化工作的效率。一般来讲，业务外包合同有两大类内容，即固定资产的外部化管理与员工转移的外部化管理。关于业务外包合同，一般是把企业当中某个部门的职能，如相应的人力、物流等直接外包，或是将业务范围中的部分活动，比如战略采购以及仓库等直接对外承包[1]。

2.物资采购合同

物资采购合同，即自然人或相应法人和相关组织间开展的关于生产、物资买卖等各方面的协议，其归属买卖合同范围，签订的几方需按照协议明确出卖人、买收入的权责。其中，出卖人主要是对生产以及相关所有权进行出卖，买收入则是对此类内容进行接受同时支付相应的款项。针对此些内容，还可能会具体划分成材料采购合同、设备采购合同，这两个合同均具备买卖合同特征，也就是将财产转移所有权当作主要目标，将支付款额当作是最终的结价。供货方一般为物资供应单位或材料和设备生产厂家。其中供货方的主要职责是把控生产质量，采购方的职责是验收合同当中的各项内容完成情况。

3.劳务派遣合同

劳务派遣合同，即实际用工单位首先与劳务派遣公司之间签订相应的协议。协议签订后，劳动派遣公司会进行人员招聘与派遣。在这当中，劳动力给付的内容主要体现在派遣劳工、实际用工单位这二者间，不过实际用工单位也需面向劳务派遣机构来支付相应的服务费、面向具体的劳动人员担负相应的报酬。比如对于很多的用人单位，内部工作量较大但是并无充足的编制无法直接对外招聘人员的时候便需选择派遣人员来完成工作。此处派遣人员本质上是劳务派遣公司的人员，无须纳入到自身单位，不过关于劳务派遣人员与正式的合同人员，二者采取的是“同工同酬”的模式。

4.维修维保合同

维保合同也就是维修保养合同，主要是维修保养一方、签订合同方二者签订的合同。对于维保企业来讲，其可能会给出三类服务形式，即清包、全包与半包模式。关于清包，即维保公司仅提供服务当中的必要工具与劳务，剩余的零部件不会以免费方式来提供；半包即维包公司在提供相关工具、劳务的基础上还需担负一些免费零部件；大包即维修保养当中涉及的工具、劳务及绝大部分的零部件均会提供[2]。

当服务方式属于清包、半包方式的时候，所签订维保服务的单位需就服务过程中涉及到的各项设备保养、维修零部件进行费用方面的列举，甲方审核之后即可放入合同附件；属于全包方式的，需于合同当中明确出需单独支付费用的部件类型。在这当中尤其需关注的内容是:涉及重大维修及改造项目的时候，双方需单独签订合同，这样才能最大程度上降低实施过程当中涉及的风险的出现。

二、合同管理的难点

1.规范与效率问题

(1)合同管理制度不健全，整体的流程把控水平也较差。相对健全的内部控制制度应综合关注合同策划及后期调查等各项业务内容，进而开展考核、审计等工作，确保业务全流程的正常开展。关于合同制度管理方面的全面性，主要是指制度当中针对不同的合同类型有细化规定，且管理制度也是关于合同规范与管理的重要保障，与法律在社会方面的全面化管理具有相似性。管理制度与企业之间的关系，和法律与国家间的关系也是很相似的，若想维持两者间的正常关系，则需要企业当中所有部门、职工能够遵守相应的规则，所以便需企业方面首先拥有科学化且合理化的管理制度，这样才能够确保之后各项工作的效率与最终的效果。当下，企业当中专门针对合同管理流程方面的文件很多，比如《议事规则》《合同管理规定》《财务管理规定》《采购管理规定》《招投标管理规定》和《外包服务管理规定》，但这些还远远不够，有些地方的规定还不健全。公司合同均根据议事规则相关规定经公司经理会、董事会等逐级审批，所以会导致办公效率慢。

(2)合同管理业务流程不健全，事前与事后的管理不到位。合同管理当中涉及的具体规定和招投标管理流程完善度有待提升，这样便造成相关流程可能出现问题，关于前期准备部分也没有将绝大比例的业务包含在范围内。第一，针对日常使用频率很高的相对标准化的合同范本，可直接于企业内部进行推广使用，除此之外，以降低合同的篡改概率为目的，还可直接把合同进行打印，以书面方式进行呈现。第二，合同条款当中的全部内容均需维持前后的一致性，这样才可最大程度上减少各类问题的出现，而关于合同当中的具体用词，需秉持规范性，不可使用“大约”等模糊性词语，这样才可明确出双方的具体权责义务，降低各类潜在风险的出现。除此之外，签订的合同当中，各类内容均需符合法律规定，不可出现与国家法律不符的“黑白”合同，针对此类“黑白”合同，国家不会保障合同当中的各项内容，这样合同签订的意义也会降低。而关于合同签订过程中的特殊合同条款，必须进行特殊化标记，比如关于“合同纠纷需于合同签约地进行诉讼”这样的字样，便需直接且详细地写在合同当中。

(3)监督考核制度不完善。《合同管理规定》当中并未就合同管理后期当中可能出现的各项考核与审计内容进行明确化规定。而《财务管理规定》与《采购管理规定》当中所明确的内容则仅仅涉及公司当中业务的整体介绍，并未包含具体化的审计、考核内容，这样便会导致合同管理内部审计制度出现相应的问题，最终造成工作仅限于形式，引发各类非必要风险的出现。

2.合同范本的可重复使用有限

工作中各种合同种类繁多，每份合同都各不相同，还需要结合现实中的具体情况，而合同范本中的条款不一定符合实际情况，一旦让有心之人钻了标准合同的空子，会给公司造成很大的损失，这就导致了合同范本的可重复使用性就大大减弱，不能满足现有的项目合同实际的多样性需求。格式合同在带来种种便利的同时，也存在许多不容忽视的缺陷。格式合同的另一个弊端是排除了相对人选择与协商的可能性，由于提供格式条款的一方在经济方面具有绝对的优势，它可以将条款强加给对方当事人从而使对方失去讨价还价的机会，依据经济实力等条件而在事实上形成的垄断性经营地位。

3.合同签订与履行阶段的差异

合同签订时的条款往往会和履行阶段的现实情况存在差异，所以这种合同纠纷也是合同管理的难点之一。合同纠纷处理阶段可能涉及风险控制对策、防治及相应的承担工作，而其中各类风险的综合组合便是合同管理制度。构建相对完善化的合同纠纷管理制度，进一步确定出合同纠纷的类别、办法与职责，这样才能够在突发状况出现后，以最快的速度寻找到最佳的解决办法，同时也能够进一步提升履约过程中整体的风险防范意识，寻求更多与本方利益相符的证据。进行合同纠纷处理工作的事后，所有的部门、个人均不能在没有获得授权的基础上进行纠纷方面的回答。除此之外，还需最大程度上留存相应的合同证据，就合同全过程当中涉及的各项业务凭证予以归口管理，以便于日后解决纠纷时提供不出对己方有利的内容而措手不及。

4.合同款后续付款审批流程繁琐

对于合同来讲，其中涉及的合同款收付进度信息也是一类能够对合同履约风险进行评判的重要方式。财务人员开展相应的业务工作时，必须首先由审核经办人员给出关于合同执行过程方面的证明材料，分析其和合同约定内容间的匹配程度，然而合同付款往往需要根据额度经不同层级会议审议，再经主管人员逐级审批，由此造成合同后续付款周期较长；同样，在公司对外业务回款过程，往往多项付款前期准备。针对匹配合同约定的内容，才可开展后续的资金收付和结算业务，同时需明确好合同款收付会计信息。所以，会计核算系统当中所呈现的合同款收付进度同样是可以很好地展现出合同履约状况的，也能够从中分析出合同执行过程中违约风险的概率，为后续组织和协调工作的开展奠定基础。按照固定的时间进行合同款执行进度方面的探析，对合同签订方面的经济合理性、具体完成状况的绩效性进行评估，以此逐渐构建起合作单位方面的信用档案，减少合同签订及后续执行过程中各类风险的出现。

三、合同管理的风险防控对策

1.以标准化方式提升合同管理效率

完善合同管理制度，与建设大楼是一样的道理，当制度完善度提升的时候，合同管理系统大楼整体的建造方向才能进一步明确。在进行合同管理制度的制定过程中，需首先分析合同方面的协调、全面、落实等各项内容，搭建起完善化的合同管理制度后，各项合同管理工作便有了很重要的依据。关于合同的立项、草拟、签订、执行等也要及时把控，这样才能确保事前与事后的控制工作达标。除此之外，针对具体的合同管理工作还需构建相应的管理制度、审批制度、纠纷处理制度等多项内容，这样才能确保合同管理制度体系整体的完善度与全面性。

严格按照事先设定的流程进行，以标准化方式提升合同管理效率。首先，合同履约之前需进行合同交底，让项目所有管理人员均能够很好地了解并认知合同状况，之后就合同当中的各个风险与薄弱点进行认知，掌握其中有利于自己方发展的条款，减少不利条款的签订。其次，从整体上认知合同条款内容，依据相应规定来构建起合同管理台账，同时按照详细的内容设计实施计划并进行落实，有组织完成后续的履约、付款与催款工作。再次，合同的具体履约时，若找出了与己方不利的内容，或存在很大风险的内容，便需直接和专业人员进行对接寻求合理的办法进行调整，以此来减少合同的持续履约可能造成的不利影响。另外，提升合同履约过程的把控，若另一方的经济状况急剧恶化，或是出现了很严重的违约状况的时候，便需立刻通过书面形式进行上报，同时采取合理措施进行解决，在这当中特别需要关注直接影响企业经济利益的风险。最后，当合同出现意外必须暂停、终止的时候，应首先使用暂停方式，通过书面形式来签订对应的暂停合同，之后对双方的权责义务进行进一步的明确，此时如果己方权益出现很大损害的话，便需及时就对方的责任进行追究。

只有明确的制度，才能在执行的过程中被人们接受，防止互相扯皮，减少各执一词状况的出现。制度自身即具备明确性，而这明确性便需首先从设计时进行明确。制度协调性，即合同管理制度之间可以相互补充，无冲突状况存在。当制度间能够相互补充的时候，合同管理工作也能更好地开展。在这当中也可开展动态化方式管理，动态方式表面上与制度的权威可能存在一定的冲突，但是其实制度自身也是处于不断变化当中的。制度出现时目的主要是推动工作的开展，不过在制度被执行时间逐步拉长的时候，其中所存的各项问题也会出现，而因为无法直接匹配实际，制度便可能变成工作开展过程中的阻碍，此种状况下，制度属于工作开展过程中的阻碍而非动力。不过制度方面的动态管理也不是可以随意变动制度，一旦制度随意更改，其自身的权威性便会丧失，相应的约束作用同样会降低。所以必须以合理方式来动态管理制度，这样才能够确保制度符合并服务实际工作的开展。

2.以通用条款和专用条款提升适用性

合同管理制度的完善也是确保合同管理工作的规范和效率二者间的重要方式。对于合同监督部门来讲，其需按照监督方面的具体要素确定出相应的送审材料，通过标准化手段来完成各项任务。关于合同管理制度的制定，可通过编制《合同管理手册》的办法把各项关键内容及节点变成表格，让其发挥指南性作用。

主要交易名词的范围界定、生效条件、产品或服务涉及的专用名词释义、验收标准、争议解决方式、知识产权归属、保密条件等相对稳定的合同权利义务界定，专用合同条款则可以根据中标单位的商务标承诺等招标结果，形成中标合同的“专用合同条款”。“通用合同条款”的使用，可以很大程度上解决合同必备条款缺失或者招标过程中遗漏重要权利义务配置条款的问题，也可以大量节省采购人员和合同审查人员的时间成本，直接将已明确的“通用合同条款”照搬使用即可。“专用合同条款”便是直接解决合同条款固化内容的重要方式，可以很好地让中标合同文本匹配招标结果，这样一来便能够让示范文本的标准、个性进行完美的结合。

致力于完善管理制度，实现招投标统一管理。为规范公司招标投标管理工作，根据国家法律法规，及时修订规章制度，公司统一管理，强化招标审批、投标、开标、评标、定标等事务管理及奖惩考核各个环节。规范组织合同项目招标议标工作。通过科学制定招标方案，公平合理设计评标因素和评标标准，规范组织招标投标准备会和开标会，有效地保证招标议标质量。开发并运行了招投标管理信息系统，实现招标审批流程化、客户资源网络化和现场开标电子化。实现增强合同项目管理操作、生产经营降本增效的有效统一，从而破解合同示范文本可重复使用性有限的问题。

3.规范合同履行交接清单模式

合同签订与履行阶段的不统一不仅影响合同目的的全面实现，而且使得合同前期的磋商、审查成果都付之一炬。对于这种采购人员与履行或验收人员之间的信息不对称问题，笔者认为也可以通过“通用合同条款”培训以及“专用合同条款”清单交接的方式破解。一个普通的项目合同，专用合同条款主要集中于中选单位的商务投标、承诺，将标的物的基本情况、质量标准、验收要求、服务承诺、联系方式等直接与合同履行有关的条款以“清单”的形式交接给合同履行或验收人，就可以让合同履行或验收人对需要关注的情况一目了然，有效解决合同履行或验收，人不熟悉合同内容，精力、理解能力有限而造成的合同签订与履行不统一问题。