财务共享模式下企业内部控制问题及措施

2021-01-03周芬

全国流通经济 2021年14期

周芬

（华润东莞医药有限公司，广东广州 511300）

企业在我国经济快速发展的驱动下获得了长足的发展，原有的业务范围得到了扩大，利润收益也更加可观。然而企业在发展的过程中出现的财务成本过高、财务管理效能低下等问题严重地制约了企业的发展。针对这一情况，管理层也开始转变管理思路并通过构建财务共享中心，全面整合原有的财务核算流程，尽可能地节约不必要的财务成本，确保财务核算效率得到更高层次的提升。财务共享是企业内部流程化、统一化作业系统的表现形式，体现了财务管理与高新技术的双向融合。新技术的应用可以改变企业内部原有的管理形式，有效规避传统财务风险；然而值得关注的是，企业管理人员在实施财务共享的过程中，应不断完善原有的内控措施进一步规范财务共享中心的运营管理工作，确保该项工作的管理效果与预期目标相吻合。

一、财务共享中心概述

1.财务共享服务的内涵及特征

财务共享服务是财务管理流程变化下的新形式，其自身的共享服务体现了全面性、典型性的特征。财务共享模式最早出现于国外跨国公司之中，现阶段，在全球共享服务中应用最多的当属财务业务。借助这一手段，企业原有的组织结构得到了优化，现有的运营成本也得到了有效控制，并且企业管理人员可以运用更加广阔、清晰的视角分析外部市场环境，不断提升自身的专业化水准。财务共享服务的特点具体体现在创新性、规模性、规范性、技术性方面。财务共享模式作为一项具有专业管理水准的服务模式，本身就具备一定的创新特点，可以将原先分散的优势集中起来进行整合。而财务共享本身只有在具备了一定规模的基础上，才可更好地将企业内部不同的组织机构进行汇总、整合，以便形成规模经济。财务共享服务还应体现其规范性，标准化、统一化的流程，规范化的操作都有利于企业管理成本的降低，便于领导层开展各项管理工作。随着企业现代化管理手段的不断创新，财务共享服务也应体现其高超的技术水平，而企业内部标准化的流程也造就了财务共享服务的技术性。正是在高新技术的支撑下，各种高度集成的IT系统、高新技术软件与现代化硬件系统才能大量出现在企业内部，更好地发挥出服务效力。

2.推广财务共享服务中心的必要性分析

现阶段我国的市场经济处于一个高速发展的过程中，随着经济改革步伐的加大，各企业之间面临更大的竞争。为了不断提升自身的核心竞争力、占有更大的市场份额，企业若想在现在的市场环境下保持良好的发展状态，就需要不断提升自身的管理水准，并针对现有的财务管理模式进行积极的调整。首先，较之以往的管理环境，企业现阶段的管理环境日益复杂。由于市场环境始终处一种变化、调整的过程中，各种不可控因素逐渐增多，企业管理人员也需要花费更多的力量应对各种复杂因素，财务管理的水平亟待提升。企业内部的业务内容与管理范围复杂，针对不同区域的财务活动，更应进行更加精准的定位与优化，以便实现经济效益的最大化。其次，财务管理存在区域性差异。企业在制定战略目标的过程中通常是通过全面的战略布局与系统规划之后实施的，而企业现有业务具备一定的不均衡性，如何结合现有情况，合理配置各地区的资源，以便实现成本结构的最优，这也是资源整合利用的一个方面。再次，财务管理风险多种多样。企业所面临的财务管理风险与当下的整体经济环境、法规、财税政策规定有着紧密的联系，这也在一定程度上加剧了企业的财务风险。企业只有从自身做起，不断强化财务信息、内部控制建设工作，才能有效降低相关风险，确保企业战略执行的有效性。由此可见，企业只有正视当前的发展环境与财务管理特点，借助先进的财务管理模式，才能在激烈的市场环境中占有一席之地。

二、财务共享对企业内部控制的影响

1.财务共享中心工作机制对企业内控的影响

（1）以信息化为依托，提供多重技术支持

企业无论在业务经营的范围还是涉及的管理项目方面都较为复杂多样，这一情况也给企业的财务管理工作造成了较大的难度，考虑到业务的范围过于分散且在资金管理的过程中难以系统化，就需要通过财务共享中心信息系统的支撑加以扶持，借助决策支持系统与管理系统的双重功效，确保共享模式的进一步优化，改变企业内部以往成本预算单一、绩效分析管理不完整等诸多问题，减少企业内控工作的管理难度，实现良好的管理效果。内部控制工作的有效开展加速了部门之间的沟通与联系，信息的传递速度更快，原先居高不下的管理成本也得到了有效控制，并为决策提供有效的财务信息。企业内部支付管理与实际业务相冲突的问题也得到了有效缓解。

（2）改善原有业务流程，构建科学化流程模块

财务共享模式下的业务流程无论在结构的搭建还是流程的设计方面更加合理，科学性也更强。原有的财务模式体现出的上下等级权限构造较为明显，而新的模式则体现了业务流程的扁平化，使工作人员可以根据统一的业务规划有序开展各项业务活动，提升业务处理的效率。其中，针对性质、范围均不相同的业务则可组建不同模块，减少重复性操作。企业业务流程的再梳理与企业财务共享中心相辅相成，且流程方面的简化也在很大程度上促进了企业高效化经营模式的实现。

2.财务共享中心的应用模式对企业内控的影响

（1）基础财务共享模式方面

企业内部涉及的业务类型与经营方向较多，管理人员在开展财务管理活动的过程中，势必要针对不同的业务内容与管理范围进行调节，与之相对应的基础财务共享模式也可依照内部业务的类型、业务内容的难易程度进行管理。财务共享中心的业务内容涵盖了收款与付款、应付管理与核算等相关内容。企业基础财务共享模式在营业范围方面进行了一定程度的调整，促进了业务流程的标准化，使内部业务的处理方式实现了繁琐化到简约化的转换，促进了各业务模块间的协调统一。由于企业内部的资金管理工作较为复杂，财务共享中心的构建在一定程度上促进了费用管理的标准化，为企业风险评估工作的开展提供了稳定、科学的数据支撑。

（2）全财务共享模式方面

全财务共享模式覆盖的范围更广，涉及的内容也更多，基本上囊括了企业全部的财务业务，这些业务均属于财务共享中心的工作权限。较之基础型模式，全财务共享模式正是在其基础上进行的累加与拓展，例如增加了财务报表、固定资产管理及核算等业务。从上述内容也可以看到，全财务共享模式对企业财务活动的覆盖程度是相当大的，在这样的背景下企业内部的信息处理量与处理速度都有了很大的提升，与此同时该中心的构建也使部门间信息的传递更加顺畅，这一平台的搭建可以将之前藏匿的数据信息误区充分进行挖掘，尽可能地减少财务损失，在节约企业人力资源、实现财务管理工作转型升级等方面发挥出了重要的作用。

三、问题分析

1.组织构成与人员分配方面

财务共享中心的构建是新的市场环境下对企业内部组织结构的革新与转变，企业结合自身所处的行业特点以及管理策略选择合理的财务共享模式，确保企业内部管理模式的统一化与标准化，使企业一改往常管理重心偏上、无法均衡化的弊端逐渐向扁平化转换。一方面，随着企业内部分散的财务活动被财务共享中心代替，财务工作容易使工作人员产生单调重复的流水作业感，容易使财务人员产生消极被动的情绪，不利于企业内部高质量人才的培养与人员储备；另一方面，财务共享中心的流程化操作也在一定程度上缓解了原先财务人员配置方面的压力，财务岗位的灵活性变大，流动频率增强，如果企业仍然处于共享中心建设的最初阶段，各项内部监控工作能否落实到位还有待关注。

2.业务流程方面

财务共享中心在构建的过程中也使得企业各部门之间的联系变得更为紧密，原本分散的业务得以形成一个有机整体，有效实现了组织内部成员的协同合作。但是需要看到的是，业务流程的改革是一项复杂的过程，单独通过拆分或者合并的方式并不能实现良好的效果，而是需要结合内部现有的业务活动，在对相关特征进行系统分析的前提下进行改革，才能实现预期的目标。一方面，业财分离容易出现信息滞后、资金核算情况不能及时掌握等情况，致使财务风险随之增加，特别是在财务共享之后，内部相关的财务信息都汇集在了财务共享中心，一旦下级财务信息在传递的过程中出现错误，就会导致更加严重的影响。另一方面，人才的使用与配置要求也逐步增大，很容易出现人才储备困难、招聘难度过大等问题。

3.风险评估方面

随着企业项目经营范围的逐步拓展，管理过程中的各种风险也随之显现，风险评估工作变的愈加重要。风险评估指标作为企业进行信息传递、开展内部监控的基础，发挥出了重要的作用。财务共享中心所设定的业务流程规范中针对财务工作人员的业务范围与职责权限均有着细致的说明，这在一定程度上起到了相互监督、制约的作用。但与传统财务部门相比，财务共享中心信息来源的安全系数难以确定，企业内部工作人员之前可以通过面对面的交流及时排查出各种错误与问题，然而在实施新的政策之后，信息错误存在的风险逐渐加大且标准化的业务流程划分容易导致财务人员工作单一，致使工作人员消极被动，风险把控意识下降。

4.数据安全管控方面

企业在实施了财务共享之后，与工作相关的业务记录往往需要根据现有的数据库系统进一步开展下去，各项业务活动产生的业务流程也需要通过软件进行处理，这对于企业内部现有的互联网技术手段与综合能力是一大挑战。传统的经营管理活动中大多是通过纸质账簿的方式存储信息，现阶段这一方式已经逐渐被现代化管理手段所取代，然而随着数据共享的广泛应用，各项安全风险也随之产生，并且信息的流动性与连接性更高，各类业务模块都需要通过相关的数据信息进行有效连接。在这样的情况下，一方面，一旦与财务活动相关的某个环节出现问题，后续的连锁问题也逐渐增多且会造成一定的负面影响；另一方面，由于企业对于共享中心数据库的依赖程度逐渐加大，往往会将相关财务信息进行集中储存，在出现系统漏洞的过程中，企业的经营管理势必受到严重的打击，如何结合企业的实际情况，构建效率集中、安全性高的数据库是管理人员应认真思考的问题。

四、解决措施

1.改变组织结构，培养优质人员

企业在构建财务共享中心的过程中，应先对企业的业务类型与管理格局有一个清晰的认识，并从创新企业组织结构、转变管理模式等角度入手，使企业各部门与财务共享中心的职能关系更加契合。企业需要从大的战略布局角度入手，认真制定业务战略、技术战略，制定统一的财务标准，对不同层级、不同部门的责任关系与职能属性予以明确。扁平化财务模式可作为企业组织结构建设的重点，管理层分别从强化企业文化建设、转变员工思维方式等维度入手，推动财、业一体化，使内部财务管理与供应的诸多环节形成紧密联系。

2.实现业务流程的标准化

企业需根据自身的业务特点与管理形式，实现操作处理的规范化，使业务流程更高效。企业内部原有流程中一些好的方面可以继续保留，而一些与企业整体发展战略相背离的标准则需要重新进行调整。企业内部涉及的资金支出较为多样，财务共享中心应制定好资金支出标准，对于原始单据的来源进行判定，不断强化企业的费用使用管理工作。在票据的使用方面，票据的使用情况需要进行及时监控，不同部门的领取数量、注销动态等都应做好监管工作。合同控制方面应建立科学化的合同账簿，真正将合同管理工作落到实处。

3.强化内部审计工作

内部审计工作的有效开展是企业内控工作的重要组成部分，借助这一措施，企业内部信息传递的精准度与全面性都可以得到一定程度的提升，也有助于企业规避不良风险，做好风险活动的控制工作。管理人员强化内部审计，一方面可以促进审计工作的合理化展开，减少一些客观因素影响导致的审计独立性缺失，效果不明显等问题，有助于形成相互制约、相互监督的工作效果。内部审计人员应明确自身的工作职责，不去做与审计工作相冲突的经营活动，以免影响工作效果。另一方面，工作人员需不断提升审计工作的实际质量。在具体实施的过程中，审计工作应与具体的业务流程相融合，不断规范人员、场地、现有资料等诸多要素，确保将该项工作真正落到实处。

4.构建安全的数据平台

企业本身的业务范围与经营项目较为多样，加之信息化时代的到来使人们可以轻松获得大量的信息，企业内部管理人员更需要具备现代化分析、操作能力的数据平台加以支撑，以实现良好的管理效果。财务共享中心涵盖了全面的业务流程，既可包括其他下属组织和总部的财务部门，还应包括跨业务流程，可以使较为复杂的业务项目与各项流程进行有序对接，在这种情况下，对于企业的技术手段也提出了更高层次的要求。财务共享服务模式本身就是一个汇集了诸多使用功能的、全面化的平台，具体可包括数据存储、风险辨别、反馈评估等多重功能，借助这一手段，企业内部财务分析的层级以及广度均可得到大幅度上升。财务共享中心可作为与各业务部门搭建的桥梁，而财务共享中心收益数据平台的的完备性则在一定程度促进了财务共享服务中心的建立。与此同时，信息时代网络漏洞与网络风险隐患也随之增大，而这些漏洞与故障会对企业现有的数据信息产生巨大的损失，鉴于此，企业管理层更应关注数据安全的管控工作，通过完备现有的硬件系统、提升管理水平、扩大维护范围等手段，构建安全、完整的数据平台。