如何做好企业办公室文秘工作

2021-01-02陕西陕煤蒲白矿业有限公司景科

区域治理 2021年27期

陕西陕煤蒲白矿业有限公司景科

在企业中，办公室是核心的组成部分，是企业内部上传下达的枢纽。企业在生产经营的过程中，需要由办公室起草制定一系列的管理制度以及战略发展方针，而且也要执行相应的管理以及检查工作，还要负责对企业外部的联络工作，其工作的综合程度以及复杂程度是非常高的。企业办公室的职责是非常多的，而且也非常重，那么办公室文秘工作就显得尤为重要，需要有效执行办公室所负责的职能。在我国，从事文秘工作的人员是非常多的，而且在社会不断转型升级的背景下，企业文秘工作的重要性以及专业性不断提高，不仅要服务于企业的发展运行，而且也体现着企业的自身形象。但目前所存在的问题是，企业对办公室文秘工作缺乏足够的重视，不能够让其充分发挥这一岗位职能的重要作用，之所以存在这样的问题主要是由于企业对文秘工作没有足够的重视，抑或是文秘自身在能力水平以及外在形象方面方面存在问题。所以，需要对办公室文秘工作的改进进行深入研究分析。

一、办公室文秘工作常见问题

（一）办公室文秘人员少，工作负担重，工作质量不高

在企业的生产经营过程中，提高经济效益水平是其主要的目的，而办公室没有直接参与到企业的生产经营过程中，所以企业时常对办公室人员的配备不够重视。办公室的工作综合性比较强，而且复杂程度比较高，但是人员配备上存在严重不足，经常会出现应付事情的情况，不能够对事情进行深入的研究分析，和全方位思考，最终导致工作的质量以及效率较低。

（二）陷入日常事务，没有抓住重点，统筹协调能力不强

办公室工作负责的日常事务比较多，而纷繁复杂的事务就容易让文秘人员不能够很好地抓住重点，如没有强大的协调沟通以及解决问题的能力水平，就不能够很好地起到统筹协调的作用。

（三）文秘人员综合素质有待提高

在我国经济社会不断发展进步的今天，对文化水平的要求越来愈高，文秘人员需要不断提高自身的综合能力水平才能够满足实际岗位的需要。一方面是要不断提高专业知识基础，提高自身的文字写作水平。很多文秘人员自身的知识结构老化问题严重，单纯地依靠经验办事，还有的文秘人员本身就不是这一专业出身，对专业知识了解甚少。另一方面是文秘人员没有深入地研究了解行业以及企业的整体情况，从而导致所写的文字材料和实际不相符，甚至存在说外行话的问题。最后是文秘人员没有来自实践的管理经验，存在前瞻性不足的问题。很多办公室文秘人员在管理方面没有足够的经验，对问题的思考不够深入，看不到工作中的深层次问题，不能够创新性地提出建设性意见。

二、做好办公室文秘工作的措施与对策

（一）提高自身综合素养

1.良好的个人品质

要想做好办公室文秘工作，良好个人的品质是确保胜任工作的基础，其中忠诚则是一种必备的品质，而且领导对这一点也非常重视。办公室文秘人员需要积极配合领导处理各种各样的事务，由于工作性质的原因，通常可以提前了解导致一些保密的工作信息，甚至有可能会接触到领导的私事。所以，一个合格的文秘工作人员就需要有足够的忠诚度，不能够随意泄露信息内容，而要养成保守秘密的好习惯。只有这样才能够做好工作，得到领导的信任。

2.良好的职业意识

作为一名合格的文秘，必须要有高度的敬业意识。办公室文秘工作的任务是非常多的，经常会出现加班加点以及不休节假日的情况。在这种时候，就需要其积极调整自己的心态，要能够有足够的心理准备，充分认识到自身岗位职业的重要性，要将工作任务放在首要位置。任何一个领导都不会青睐一个经常发牢骚、抱怨的员工，所以办公室文秘人员需要最大限度地减少自己的不满情绪；倘若任由负面情绪发酵，以充满抱怨的心态对待工作，这会在很大程度上直接影响到实际工作质量。另一方面，办公室文秘人员还要有足够的风险意识。办公室文秘这个职位需要处理非常繁杂的事务，不会有很多突出的功劳，但一旦有问题就非常明显。因此，办公室文秘工作人员需要在繁杂的工作任务中能够不害怕困难，迎难而上，这才是该有的态度，这样才能够更好地做好办公室工作、才能够被领导所认可、才能够更快地成长。最后是要有团队协作意识。办公室在企业工作开展中需要进行协调服务：其事务非常繁琐，一些比较重要的工作需要协调整个团队来完成。因此，办公室文秘需要在做好本职工作的基础上积极配合其他的团队型工作。现阶段，企业办公室文秘人员需要由专一型人才向综合型人才转变，这也对办公室文秘人员的能力水平提出了更高的要求，需要能够在完成办公室本职工作的基础上其还能够积极协助其他同事共同完成任务。

（二）提高办事效率

1.抓住重点，强化细节

办公室职能工作的复杂程度是非常高的，但是很多工作需要文秘人员来起到上传下达的作用，做好对相关文件以及工作的安排。办公室文秘人员在进行文件审核以及分类的时候，需要遵循严谨认真的原则，尤其是面对一些比较重要的文件，需要特别小心谨慎。文秘人员在和领导汇报信息的时候需要注意很多事情，因为办公室文秘人员所传递的信息能够从很大程度上反映出企业的工作情况，能够全方面地反映出企业的发展成果，这也为领导在进行决策的时候提供科学依据。所以要在信息汇报的时候按照有喜报喜、有忧报忧、绝不隐瞒的原则来进行。文秘工作人员在进行信息汇报之前，需要提前设想领导可能会提出的问题，然后对问题进行深入的了解，只有这样才能够更好地回答领导的提问，才能够更好地抓住问题的核心内容，不会出现无话可说的情况。办公室文秘的另一个重要作用就是做好信息宣传的工作。当企业领导要开大会的时候，通常就需要文秘提前做好工作。一方面要根据领导的安排来做好会议的准备工作，明确开会时间和地点，然后对会议场地进行布置。如果需要多媒体的话，还要能够做好汇报文稿，对会议室的设备进行检查，确保会议能够有序开展。此外，办公室文秘还要起草领导讲话稿，这也是一项尤为重要的工作。要能够准确领会领导的意图，明确讲话稿的主题，对企业发展的情况能够全方位地把握，只有这样才能够确保讲话稿的质量水平。此外，讲话稿的起草需要站在领导的角度，不仅要能够体现出领导的权威风范，而且还要能够对企业员工的工作进行体贴关怀，需要把握好这一要点。

2.统筹协调，积极主动

办公室文秘工作是非常繁琐的，这就需要将复杂的内容梳理清楚，能够分清轻重缓急。在对日常事务进行处理的时候，对于一些有时效性的文件需要在既定的时间内按照领导的要求落实，不能够超过既定时限。现阶段，OA办公系统已经在企业中广泛应用了，这在很大程度上提高了企业办公效率水平，但文秘一定不能只将文件签收提交办公室主任或领导后就完事，还要尤其关注一些紧急文件的办理情况，倘若领导没有及时登录系统进行办理，就需要提醒领导，避免耽误正常的工作。文秘工作不单单是要起到上传下达的作用，还需要将眼光放在帮助领导解决问题上面，实现最终的目标。对于一些比较重要的工作，不能够传达完就不管了，而是需要对工作的开展进度进行密切关注，做好相应工作的督办，倘若领导问及此项任务的开展情况，可以全面地回答，一旦出现问题，也可以找到相关的责任人，从而能够第一时间掌握工作的开展情况。

（三）致力创新，提高学习能力

1.提高写作水平

文秘工作除了上传下达、传递信息之外，另一个重点是负责撰写各类文稿、宣传企业的事务，所以一名合格的文秘必须具备过硬的文字功底和写作能力。平时可以多看一些文学书籍，积累词汇量，培养语感；还可以向前辈请教，学习别人的经验；更重要的是要关注企业生产经营具体事务，最起码要有基本的认知与了解，这是文秘写作的重点与核心内容，如脱离了生产经营实际，那么撰写出的文章势必空洞，无法满足企业真正的工作要求。同时文秘撰写的宣传稿基本代表着公司的形象，所以文稿的质量一定要高。不能像小学生或初中生写作文那样只要传达出意思即可，最起码要有一定的文采，以提升整个文章的基调；但也不能为了展示自己的文字功底，特意选取堆砌一些公众不常见的晦涩词语，若是人家都看不懂，也就起不到宣传的意义了。

2.树立创新意识

一位符合要求的文秘人员，不能够一味地等待领导给任务，而且也不能一味地按照既有的工作模式来开展工作，而需要有足够的创新精神，要能够在既有工作的基础上不断创新思路，思考提高工作效率以及工作质量的方法，积极学习一些先进的知识，只有这样才能够让自己有所提升，才能够更好地做好工作。而创新来源于勤奋，一名合格的文秘需要在日常生活中不断学习，加强对法律法规、上级政策、生产经营业务等方面的学习，提高自己的思想认知和政治敏锐度，提升分析问题的能力。只有自己看得多了、听得多了、积累得多了，才有能力想得多，才能具有发散性思维，最终才能开阔自己的视野，提高自身分析问题的能力，为企业贡献更多的力量。