企业采购的风险识别及防控措施研究

张靖宇

(中国神华能源股份有限公司国华惠州热电分公司，广东 惠州 516000)

经济市场的茁壮发展增强了同行业之中的竞争力，为企业获得了更多的机遇。而企业在采购的过程中存在许多的不可控因素，企业在发展中受多重不可控因素的共同影响，使得企业的采购人员和管理者无法准确预测未来的经济走向和发展趋势，甚至可能会导致实际采购成本低于预定采购计划，增加企业的采购风险，使得企业蒙受损失，因此企业要在发展的过程中不断的进行整合及优化，准确识别采购风险并采取有效措施进行应对，推动企业的长足发展。

一、采购风险的类型及种类识别分析

企业的经营本质上是为了盈利，采购部门只能是在最大的能力范围合理的运用采购职能，保障企业利润最大化，在保证采购质量达标的前提下确保生产部门正常作业的同时为企业在采购环节节约开支，帮助企业做出最准确的采购风险评估，尽量减少采购风险中不可控因素对采购计划指标的影响。因为这些因素的不可控性，使得企业将面临的采购风险具有更多的未知性和可能性，所以企业管理者和采购人员只能进行预先的防控来应对采购风险，降低采购环节的偏差，减少因采购偏差促使采购风险的发生，进而减轻对企业造成的采购风险损失。任何事物在发展和进步的同时都会经历不同等级风险的冲击，对于企业来说，风险与机遇并存，只有积极地应对并解决企业采购环节的风险因素，将其扼杀在萌芽期，才更加有利于企业的发展和强大。

在大量工作经验的积累下总结得出，企业可能会发生的采购风险分析角度的不同以及个人的理解差异可以对采购风险进行大致的分类，这样做更加有利于企业对采购风险进行识别及预判。通过对采购风险的类型、种类进行具体的研究和分析，使得企业的管理者可以更加清楚直观的获悉采购风险的特征、表现形式及形成原因、来源，分门别类的对于企业采购过程中的风险进行规范定义、识别和区分，总结采购风险形成的共性和特性。在对企业采购风险分析和研究的过程中，对采购的环节、流程不断的进行细化，由表及里的进行彻底的探究，进而分析采购风险的实质，从根源上进行防控。对企业采购环节形成的风险进行精准的、系统的、全方位的记录，并生成相应的应对措施，形成企业采购风险的数据库，通过系统化、科学化的管控，应对相似或同类型采购风险的出现，为应对企业采购风险做好前期的准备工作，提供最有利的优势条件和预备措施，帮助企业高效的规避和防控采购风险。在识别和防控采购风险的过程中，可以大体上按照来源不同分为内、外因型采购风险，以下是对各个类型的采购风险进行具体详细的分析和探究，便于企业管理者更加精准的识别并预估采购风险。

1.外因型采购风险

外因型采购风险是有企业外部的不可控因素导致的，综合分析得出外因型采购风险可以更加细致的分为以下类型：

(1)购入价所引起的采购风险

企业采购环节商品及材料的购入价有时会存在远高于采购的公允价值，即，企业采购时的成交价要比市场价、批发价高出许多。企业采购环节的成交价是建立在平等交易的基础上，大多都会以市场标价作为衡量的标准，交易双方是在采购商品材料公允价值的基础上，本着平等互利的市场原则进行交易的，相互协商出令双方都满意的成交价，报上级部门审批，主管领导审核，才能达成交易。但是在企业实地采购的过程中，可能会出现成交价(购入价)与购入商品材料的市场价(公允价值)相差角度的现象，这样就给企业带来的不可控的采购风险。究其产生原因，可能是供应商之间的协议哄抬物价，使得供应商的报价水分过高，或是内部环节不为人知的暗箱作业，亦或是代理商、中间商的价格差，这些原因都会使得企业在采购环节产生风险，使得企业采购环节的成交价(购入价)有失公允，引起企业采购成本的价格波动，增加企业采购的风险系数[1]。

(2)质量问题引起的采购风险

质量是企业生产和经营中始终坚定不移执行的标准，高品质是对于企业发展最好的评价。为了企业的信誉，在采购环节更应该注重质量问题。而企业对采购的产品质量监管上可能存在不到位的现象，毕竟不可能面面俱到，这就使得采购产品的质量成为了外因型风险因素。纵观采购的过程，就其形成采购风险的因素分析可能是企业在采购环节所选择的产品供应商提供的产品本身存在质量问题，如若企业在采购环节不对产品供应商所提供的产品进行质检而直接纳入销售环节，并对外进行销售，一旦售出所产生的不良影响和风险均应由售出企业承担，也就使企业产生采购风险。或者是企业用采购回来的产品进行生产加工再进行销售，由于采购的产品、材料本身存在质量问题，二次生产加工后，产品质量的问题仍未被发现并得到有效解决，企业生产出的产品依然可能存在质量的问题，再次于无形中催化了企业的采购风险，降低了企业的信誉度。

(3)合同问题引起的采购风险

在企业进行采购时，采购合同的签署为交易双方提供法律保障，合同一经签署就视为生效，除采购合同另有规定，一切法律责任以采购合同签署约定为主。签署采购合同可以保证交易双方的合法权益。大多数企业通常情况下都会设置专门的法律司务人员，进行拟定合同和审查、复核合同条款的工作，以此来规避合同风险。但是有时可能会因为工作人员的疏忽或是法务专业程度不够，导致其对采购合同的条款失察，把控不够严格，增加企业的采购风险。但是也有可能是供应商在交易及合同签署时存在不诚实行为，比如说供应商在采购合同签署时，以他人的名义与本企业签署采购合同，但其本身不具有经营实体，只是“空壳公司”，利用资源、职能之便倒卖合同，赚取差价。或是可能供应商与我方订立采购合同本就是欺诈行为，其担保和证明材料不具有真实性，只是为了获取本企业的采购款、预付款。这些外在因素都会加剧本企业的采购风险[2]。

2.内因型采购风险

企业的内因型采购风险是由企业内部因素导致的，可以从以下几个方面进行分析。

(1)采购人员引起的风险

采购人员是企业采购环节的核心，企业的每笔采购业务都是由其促成的，而采购人员的风险也就因此而产生了。如若采购专员不能够在规定期限内保质保量的完成采购任务，将给企业带来风险。有些采购专员在洽谈采购业务时，由于其交流经验不够老练，谈判上缺乏技巧和专业知识，为此会使得采购专员在谈判中失去主动权，错失先机，让企业为其买单，增加企业的采购风险，如若企业的采购专员缺乏职业道德，再不加强对其约束和管理，必将导致更为严重的后果。

(2)采购制度引起的风险

企业的采购制度的采购部门的办事规章，有了一定的标准进行约束，才能更好地保证采购行为的开展。因此每个企业都需要一套完整且严苛的采购制度，并且执行力度要强。而有些企业由于业务经办部门多，业务复杂，所以不易于管理，企业的经营规模大，一般会导致对个别部门的监管的不到位，这就使得对企业的采购部门疏于管理，再加上采购制度不够规范健全，让企业随时都可能面临风险和损失。企业的采购制度是员工的采购工作标准，是采购人员的职业规范，只有健全完成的采购制度才能有效的监控采购人员的采购行为，杜绝贪污腐败现象的出现[3]。而采购制度的缺失和疏于管理，使得采购人员的队伍之中良莠不齐，企业采购任务的完成质量也有待商榷。采购制度的不规范，执行力度不足，使其不能有效的约束采购人员的行为，加深了企业的采购风险。

(3)应急采购风险措施引起的风险

企业采购风险的应急措施是企业一旦发生采购风险的重要保护伞，具体详尽的应急采购风险措施部署足以应对采购过程中的突发问题和紧急境况，为企业的采购环节提供必要防护。应急采购风险措施相较于日常防护措施而言，安全系数更高，灵活性和应变性也更强，由于应急采购风险措施是为了应对预防意外突发状况而设置的，不会对应急措施进行详尽的安排，大多都是随机性的。突发采购风险是来不及预测和准备的，因此应急采购的成本大多会远高于常规市场成交价，其所产生的风险系数也更高，同时也会将应急采购收益压到最低点。

二、企业采购的风险防控措施研究与分析

1.有计划的开展采购行为，科学制定采购预算

企业需要在开展采购行为之前，对其进行规划和预算，确保采购计划的有效实现，拒绝无目的的采购行为，可以降低企业的采购风险。企业的采购计划、采购预算的制定和规划，可以为企业的采购业务提供数据作为参考，使其采购业务不至于与计划和预算中偏差过大，只要采购业务的成果在计划和预算指标之内，企业的采购风险还是在可控的范围内。在企业采购的过程中要始终坚守“无预算、无计划不采购”“应急采购必经独立审批报备”的处理原则，有效抑制无序采购带来的风险。企业在采购预算制定的过程中要注重预算数据的准确性，虽然企业的采购预算只是大致的估算值。企业的采购预算是以往年数据作为依据，将往年的计划执行和实现情况以及当年及未来计划内新项目的实施进度都纳入采购预算的考量范围，企业为了让采购的预算数据尽可能的准确科学，体现预算数据的系统性和灵活实用度，在采购预算制定的过程中综合考量了各类因素并运用专业技术成熟的项目管理程序，借鉴实践经验，为采购预算留存充裕的时间资源，制定出最佳的采购计划和预算目标[4]。在此基础上，还要发挥企业采购的基数大的优势，根据企业实际所需的产品及材料的采购指标，进行定期集中的大规模采购，掌握市场采购的主动权，增加企业采购环节的谈判议价资本，为企业节约采购成本，实现企业经济效益的最大化。企业可以利用自身大规模采购的优势打破经济垄断及地区保护，重建平等竞争的市场机制，极大程度上实现了企业资源的合理配置整合，推动企业向集约化管理，规模化运作，细致化治理的方向发展。降低应急采购发生的几率，保障采购环节平稳运行，高效的规避并防控采购风险。

2.了解并掌握市场采购行情，优化采购供应商的选择方案

企业为了有效降低采购风险，首先要了解并掌握经济市场的采购行情，大致的根据本企业的采购需求选择最合适的采购样本进行分析比对选出质量最佳的采购产品及原料，再在公平的前提下进行企业招标，通过资格预审，从中选出最合适的并企业采购需求相符的产品供应商参与投标，在通过技术性谈判明晰交易双方的需求，节约招标的时间，并在谈判的过程中多次协商报价，这样可以尽可能地为企业节约采购成本。而在采购供应商的选择方案上，最好增加采购供应商的多样性，为企业提供更多选择的机会，单一的供应商选择方案会增加采购供应商的风险，为此企业需要对市场中采购产品的公允价值以及供应商的信誉度进行了解和审查，优中选优，谨防采购的成交价(购入价)有失公允，或是采购产品的质量不过关，增加企业的采购风险。

3.完善企业采购制度

企业应该着重关注采购环节的管理，用系统且规范的采购制度对采购人员进行严格的约束，因为企业的采购环节直接影响着企业的发展和未来。只有严格把控企业的采购环节，才能确保企业后续的生产环节和销售环节有序进行。企业的采购制度是对采购人员行为的具体的约束，采购人员只要严格按照采购标准和职业规范进行采购，就可以让采购风险在可控范围内。企业的采购制度需明确设定采购人员的职责权限，将采购人员的权责划分清楚，更有助于对采购人员进行规范化、标准化管理。还要定期实行岗位轮换制，强化采购人员的合作意识，也增加了采购工作的透明性。与此同时，企业还需要改进和调整采购业务的授权审批机制，加强采购业务的核查力度。让采购人员将企业的采购制度深深牢记并落实到实践中。采购人员在业务洽谈与交涉的过程中，严格按照标准和规范办事，公事公办。除此之外，企业在制定采购制度时要紧密结合自身发展的实际情况制定更合适、更科学的采购制度，按照企业的生产需求设定最为契合的采购标准和计划，为此企业要优先制定科学的采购依据和质量检验标准，让采购人员在采购时有质量标准作为依托，使得企业可以有效的把控采购计划，以及采购产品的质量和成本。再者就是企业要完善并制定高强度的采购环节监督制度，明确奖惩制度，整肃企业采购环节的贪腐之风，确保采购人员依照制度执行采购计划，缩小采购偏差，降低采购风险。

4.核准合同条款，保证双方利益

采购合同的签署是具有法律效应的，因此需要企业专业的法务人员进行仔细的核准，如有需要可以聘请更为专业的律师对合同条款进行分析，确定合同无漏洞且责任划分明确即可签约。企业采购人员需要在合同签订前确保采购供应商的信誉度和企业实际经营规模，必须保证其具有实际经营地以及充足的供货量[5]。经过多方的考量才能有效的防控采购风险，避免对企业造成损失。合同的签订要建立在平等互利的前提下，这样既可保证双方利益，又可以避免因为其中一方认为采购合同的签订有失公允而不履行合同，造成另一方的采购风险剧增。

5.加强对采购人员的职业技能培训

采购人员是采购业务的核心和关键，采购人员的专业化程度将直接决定企业采购计划、预算的完成度。企业采购人员的谈判技巧、经验都是具有高要求、高标准的。企业的采购人员只有完全经受住职业素养、利益的考验，才能成长成为合格的员工。采购人员只有在不断的磨炼中，才能锻炼出钢铁一般坚硬的意志力，不为任何利益所动，安心做好自己的本职工作[6]。并不断才加专业技能的培训，提升自己的专业能力和职业素养，练就精准的风险预判力，用自身的专业技能为企业防控采购风险贡献力量。

三、结语

综上，采购环节是企业经营的起始点，只有把控好企业采购环节的风险防控，才可以精准的识别并预估采购风险，才能真正助力企业的发展。