企业数字化档案建设的优势与问题分析

周 玉

（中国航空规划设计研究总院有限公司，北京 100011）

企业规模化的发展使得决策层遇到的经营管理问题日趋凸显。为使企业决策层更好地掌握各方面有价值的信息，职能部门需要加强对相关资料的整合和掌握，因此对企业档案管理工作的要求进一步提升。为了促进企业档案管理工作的开展，需要转变传统企业的经营管理理念，应通过现代化服务手段以及多功能服务模式，为信息需求者提供相应的档案收藏信息。其中，档案数字化是企业信息建设的关键环节，是档案管理现代化发展的基础，因此所有企业需要将档案管理工作纳入信息化工作中。

一、数字化档案管理在企业中的优势作用

1.提升档案管理水平

企业通过档案数字化建设，有利于对档案信息的快速查看和使用，实现档案信息资源共享。现代企业发展过程中，在具有更多发展机遇的同时也面临着巨大的竞争压力。为了保证信息获取的及时性和准确性，需要改进传统纸质档案管理方式，应结合现代发展趋势，通过网络技术以及计算机技术等科学技术的应用，实现档案数字化管理，进一步提升档案管理的水平。

2.提升企业经济效益

随着时代的进步以及企业的发展，传统粗放的档案管理模式已经不再适应企业的发展要求，因此需要转变传统粗放的管理方式，通过数字化技术的应用，将纸质档案管理逐渐向数字化管理模式转变。由此，不仅有利于降低档案管理和人力成本，而且还能够实现对档案存储空间的节约，从整体上有利于促进企业经济效益的提升。

3.提升企业业务办理效率

企业数字化档案建设工作的发展，还有利于提升企业经营管理效率。企业档案管理中涉及的管理内容多而复杂，工作量大，在传统的档案管理模式下，工作效率较低，档案资源使用效率也不高。通过数字化档案管理工作的开展，可以利用计算机直接对相关档案进行检索和查找，大大提升企业经营管理效率。

4.促进档案信息的延伸

在传统的纸质档案管理工作开展中，工作人员需要通过人工手段对档案进行分类管理和保存。但是使用者在档案查阅过程中，需要翻阅大量的文献进行查找，无法对其中相关信息进行准确查阅和方便获取，信息之间缺乏关联性。而在数字化档案建设工作中，工作人员可以利用计算机系统对档案信息进行集中管理，形成全面完整的档案信息系统，并利用网络平台对档案信息进行查阅，有利于档案信息的开发和延伸，充分发挥档案信息的作用。

二、数字化档案管理在企业应用中的问题分析

1.对数字化档案建设重视不够

就当前企业数字化档案建设情况而言，大部分企业对数字化档案建设的意识不强，没有认识到档案管理数字化的重要作用。一些企业对于档案管理工作的认知不清晰，仍停留在浅显层面，导致档案利用率不足。而出现这种问题的主要原因，是这些企业大部分都是生产经营性企业，往往将精力更多地投入到经济效益产出方面，不太注重档案工作发展。

2.档案管理人员素质有待提升

档案管理人员是企业档案管理工作开展的主体，如果档案管理人员自身素质不高，不仅会影响数字化档案建设工作的顺利开展，而且还会导致在数字化管理工作中出现失误，使企业运行工作受到影响，从而导致企业经济利益受到损害，不利于企业的稳定发展。

3.档案管理制度建设不完善

部分企业机构设置中没有安排专门的档案管理人员，大多数企业一般也只设置1-2个档案管理人员，让其负责所有部门的档案管理工作，使得档案管理工作的职责设置和权责划分不明确，不利于档案管理工作的顺利开展。而出现这种问题的主要原因是档案管理制度构建不完善，档案管理工作人员职责制定和管理内容设置不明确，使得档案管理数字化建设受到影响。

4.硬件设施建设不完善

部分企业在数字化档案建设中缺乏完善的硬件设施和设备，而且基础设施硬件建设过程缓慢。有的企业即使采用计算机进行档案管理，程序也没有进行及时更新，导致服务器运行慢，存储量不足，影响档案管理效率。造成这种情况的主要原因为企业档案管理经费不足，难以保证设施设备购置的要求。

5.企业档案接收与管理责任技术要求更高

数字化档案管理工作开展中，档案信息本身具有流动性和动态性的发展特点，在档案管理工作中如果档案人员无法主动进入到信息集成系统，没有加入到文件形成与档案管理工作中，极可能会导致档案资源或者文件丢失，无法对档案管理核心信息进行有效接收。所以，企业数字化档案管理人员不能单纯地等待档案信息的归档，而是需要从档案的形成源头进行档案监督和管理。此外，企业档案管理人员还需要利用档案接收和管理平台，做好对电子档案的管理工作。

三、加强企业数字化档案建设的对策

1.高度重视数字化档案建设

为了促进数字化档案建设工作的顺利开展，企业必须要加强对数字化档案建设的重视，强化企业人员的数字化档案建设意识。首先，企业领导要意识到档案管理数字化工作的重要性，需要设置专门的档案管理部门和人员岗位，组织做好管理人员招聘工作，为企业档案数字化建设构建高素质，高专业能力的工作人员队伍。其次，企业各个部门人员都需要具有档案数字化建设和应用意识，尤其是档案工作人员要意识到档案数字化建设的重要作用，并保证数字化档案建设工作的有效落实。

2.提升档案人员管理能力

在企业数字化档案建设工作开展过程中，档案管理人员的能力和素质水平尤为重要。为构建一支高素质、高服务意识和高文化水平的档案管理人员队伍，企业需要加强对档案管理人员的培训。一是通过内外培训结合的方式，提升企业档案管理人员的数字化管理能力。二是可以通过档案数字化业务骨干的培养，提升少部分人的档案数字化管理能力，然后以骨干带动整体的方式提升企业档案数字化管理的整体工作效能，逐渐扩大档案数字化管理培训范围，提升档案管理人员培训成效。

3.加强企业数字化档案管理制度建设

为了保证企业数字化档案管理工作的顺利开展，需要构建完善的管理制度，使档案数字化管理工作有所依据和规范。比如，企业需要建立文件材料归档制度、人员岗位配置制度、借阅制度以及安全备份制度等。一方面，所有员工在档案应用过程中都需要遵循相应的制度。另一方面，企业员工在工作开展中，还需要形成具有利用价值的材料和文件，根据制度要求做好资料归档工作，包括各种影像、图表、文字等方面文件材料的归档，使档案信息更加完整。

4.做好档案数据库的系统建设

企业数字化档案建设需要以良好的硬件设备为基础，并构建强大的数据库系统。所以，企业必须要加强对档案管理工作资金的投入，同时引入先进的设备，构建档案数据库体系。档案数据库构建是档案数字化管理工作开展的核心，需要加强对这方面工作的推进。企业数据库系统构建中可以选择两种方式，第一种方式为对原始文件进行扫描，第二种方式为对档案数据的导入。但是在实际办公工作开展中，大部分企业都已经形成数字化办公体系，而且将档案资料存储到计算机系统中。因此，在数据库系统构建中，可以实现对企业信息数据系统的导入。但是如果档案信息仅是纸质文件资料，则需要档案管理人员通过扫描的方式对档案资料进行存储。在这些数据的扫描和导入中，可以优先处理一些企业发展利用效率比较高的档案资料。

5.保证数字化档案管理的安全性

档案数字化建设工作中安全性是管理工作中的重要内容，也是管理工作的主要环节。电子数据结构以及存在状态，导致数据脆弱性强，很容易被篡改、删除和破坏。计算机安全管理技术能够保证电子档案文件数据的完整性和保密性。在数字化档案管理安全性方面，首先，需要保证档案实体管理的安全性，做好整个档案管理的全过程和动态监控工作；其次，要做好档案信息管理工作，增强信息工作的保密性；最后，加强档案数据管理工作，防止档案数据被随意篡改、破坏和丢失，提升数据化档案管理的安全性。

四、结语

综上所述，企业数字化档案构建对企业的档案管理工作以及企业经济效益提升具有重要作用。但是也应该看到，在企业数字化档案建设的实际工作中，还存在着诸多问题，需要不断地加以改进和完善，由此推进企业数字化档案建设工作的全面开展，充分发挥出数字化档案管理工作的价值和效率，促进企业经济效益的提升，助力企业健康持久发展。