高校秘书专业成立秘书事务所的创新发展研究

宋梦琼 温 瑜

（南京晓庄学院文学院 江苏·南京 211171）

随着社会主义市场经济的进步，社会上对于秘书人员的需求也逐渐增加。无论是党政机构还是企事业单位，都会配备许多秘书人员，并且对秘书的职业道德素养以及专业实践技能的要求都比较高。因此，近些年，许多高校都在强调培养秘书专业学生的综合能力，成立秘书事务所作为秘书专业学生的实训平台成为大多数高校的选择。然而，由于学校职能的特殊性，大多数秘书事务所不可避免地成为了社团性质的组织，不仅没有推动秘书行业在市场的发展，也不能让学生切实感受到真正的职场化训练。因此，高校秘书事务所需要寻找新的发展模式。

1 国内高校秘书事务所的发展现状及特点

中国秘书事务所是秘书商业化、市场化的主要表现形式和重要载体，然而目前中国的秘书事务所大多数局限于为从事秘书相关职业的学生提供实践平台，不仅没有做大做强，也没有促使中国秘书行业快速向前发展。为了推动高校秘书事务所的创新发展，我们成立了高校秘书事务所调查组，采用问卷调查、电话访谈等方式，对全国设有秘书事务所的温州大学、常州工学院、乌鲁木齐职业大学传媒学院等50所高校进行了调查，以此来分析我国高校秘书事务所的发展现状以及特点，调查分析结果如下：

1.1 缺少社会链接，情景培养学生

根据调查结果显示，82%的高校秘书事务所未承接过任何业务，12%的高校秘书事务所会承接一些校内的会议，6%的高校秘书事务所会承接一些社会上的业务，基本没有高校秘书事务所与社会上的企业签订合作，促成业务往来，高校秘书事务所培养学生技能，更多的是依靠情景实演的方式。

1.2 人员构成单薄，服务教学需求

83%的高校秘书事务所的人员构成都是秘书专业的老师以及学生，老师主要担任指导角色，且只在同学们有平时成绩考核，参与实演时会对同学们进行指导，其他时间，基本不插手秘书事务所日常运营事务。几乎所有高校秘书事务所的领导层以及执行层都由学生担任，秘书事务所除去教学任务需求，日常基本处于停滞状态。

1.3 沦为普通社团，运营活力不足

由于高校功能的特殊性，高校秘书事务所不可避免地沦为了高校普通社团性质的组织。在接受调查的高校中，我们惊讶的发现，88%的高校秘书事务所设置的部门缺少市场部、财务部，究其原因发现，由于没有业务承接，能用到这两个部门的高校秘书事务所极少。而且，在这50所高校秘书事务所中，每年举办活动在5场以上的只占36%，剩下的高校秘书事务所中甚至有12%一场活动都没有办过。

1.4 发展规模较小，缺少未来规划

国内高校秘书事务所的发展规模普遍比较小，据调查显示，高校秘书事务所人数在200人以上的只占48%，而秘书专业学生在各大高校的平均人数是231，也就是说，大多数高校的秘书事务所并没有纳入所有的秘书专业学生。除此之外，我们还调查了制定了未来五年发展规划的秘书事务所，占比只达到4%，这意味着，在50所高校秘书事务所中，只有两所制定了未来发展规划。

1.5 学校知名度低，社会影响力小

除了对50所高校秘书事务所进行调查之外，我们还通过电子问卷的方式对这些学校的324名学生以及125名社会工作者做了调查。调查结果显示，54.94%的同学没有听说过秘书事务所这种机构，24.38%的同学表示听过但不知道是做什么的。而在125名社会工作者中，只有18.4%的工作者表示听说过这种机构。从调查结果来看，高校秘书事务所在国内的影响力以及知名度都不够。

2 高校秘书专业创建秘书事务所的意义

通过对国内高校秘书事务所发展的现状及特点的分析研究，我们从学生以及学校角度、地区经济以及社会需求角度、秘书专业发展角度探寻了创建高校秘书事务所的意义，并以此进一步探寻高校秘书事务所创新发展的必要性。总结归纳的意义如下：

2.1 为大学生提供实践平台，培养大学生综合能力

秘书学专业学生应具有广博的基础知识和精深的专业知识，系统掌握秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、形象礼仪、现代办公、企业和行政管理等方面的基本知识；熟悉现代办公流程，全面掌握打印机、复印机、多功能一体机、扫描仪和传真机等办公设备的操作及维护；具有良好的职业精神、深厚的语言文化素养和较强的企业与行政管理能力；具备适合秘书要求的听、说、写、做的能力，能够胜任行政机关、企事业单位、社会团体等部门。在学校要培养一批优质的秘书人才，不仅要注重理论的学习，更要注重实践技能的培养，成立秘书事务所作为实践平台，能让秘书学专业的学生走向社会就业时快速适应职场需要。

2.2 服务区域经济的发展，为企业输送秘书人才

2019年12月，大学生必备网对300家名企做了对秘书需求的调查。从需求数量上看，被调查的民企100%均表示需要秘书人才。在回答今后三年平均每年需要秘书专业毕业生人数时，90%以上的单位选1—2个，另有近10%的单位选了3—5个或更多。在秘书类型的选择上，65%的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书15%、创新型秘书10%，另有5%的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。

上述调查表明，随着近年来我国社会主义市场经济的快速进步和发展，各行业也开始逐渐走向市场化、规模化、国际化，对秘书服务的需求迅速扩大。不同企业对秘书的要求不同，但都非常注重实践能力。高校秘书事务所可以根据不同企业的需求针对性地培养与之匹配的秘书，为企业输送合适的秘书人才，能够有效服务于区域经济的发展。

2.3 提高秘书专业知名度，推进秘书专业社会认可度

由于秘书学在2012年才升格为本科专业，目前国内建立秘书学硕士及博士点的高校也寥寥无几，所以秘书学在高校专业以及社会上的知名度并不高。在我们抽样调查的324名学生中，48.15%的同学没有听说过秘书学专业，在抽样调查的125名社会工作者中，24%的社会工作者表示不了解秘书专业，并且认为秘书仅仅是一个“伺候”人的职业。

建立秘书事务所，承接学校业务，带动学生兼职就业，加强与外部企业的交流合作，不仅能够打响秘书学在学校的知名度，更能提升秘书学在社会上的知名度与认可度。

3 高校秘书事务所的创新发展设计

随着国家改革开放的全面深化，社会对高端秘书人才的需求也随之提速。市场对高端秘书人才的需求，是非常渴望的，高端秘书人才将会受到企业的重用。面对这样的秘书人才市场趋势，高校以社团形式存在的秘书事务所明显不能够满足培养高端秘书人才的需求，因此，我们必须探寻高校秘书事务所的创新发展设计，寻找高校秘书事务所的最佳定位，设计出最适合的高校秘书事务所发展的人员构成方式、组织架构模型以及运营方式。

3.1 秘书事务所的定位

经过调查分析，为了确保高校秘书事务所发挥其最大作用，我们团队一致确定，高校秘书事务所的定位是具有双重经营性质的组织机构。第一重经营性质是作为校内秘书学专业的实训基地，承担对秘书学相关课程的构建和秘书实训教学任务，与所有的秘书学班级及学生相互结合；第二重经营性质是作为一个对外运营的实体机构，承接各种商务服务任务，借鉴已有的现代化商务服务企业模式，让它成为一个符合市场化经营运作的“教学企业”。高校秘书事务所根本上是立足于学校和学生，向社会拓展相关业务，让大学生在实践中了解到社会对企业秘书人员的真正要求，真实地感受和体会企业秘书人员的真正心态并让秘书行业融入经济市场的发展。这种定位能够有力地解决校内实训与社会服务的矛盾。

3.2 秘书事务所的人员构成

为了使秘书事务所更加专业化，分工更加合理，我们建议秘书事务所的主要组成人员由秘书专业的老师、同学以及聘请的社会行业专家构成。秘书专业的老师主要担任业务审核管理以及对秘书事务所成员的训练指导，秘书专业同学主要负责秘书事务所日常运营管理以及业务执行，行业专家主要负责市场把控及未来发展规划指导。要注意的是，学生一直是秘书事务所的工作者和主体，无论他们是日常的工作和管理活动还是具体任务的实施和承办，都必须严格地要求他们以小组合作的方式来进行，教师和各个行业的专家只需要负责为他们保驾护航，尽可能地避免学生因为工作经验的欠缺而导致的工作上的失误。

3.3 秘书事务所的组织架构

高校秘书事务所的组织架构要参考现代商业服务型企业来设置，尽量做到规范化与专业化，这不仅能够让同学们切实感受职场工作氛围，也能够推进秘书事务所的市场化发展。事务所设置一个所长，三个副所长，下设六个部门，分别为市场部、策划部、宣传部、财务部、人力资源部、业务部，所长由老师担任，三个副所长以及各部门经理由学生担任，各部门再设副经理两名以及助理若干。除此之外，聘请相关行业专家成立单独的法务部以及发展规划部指导秘书事务所的运营。为了能够保证业务工作的质量和效率，也为了让所有秘书学专业的同学都能够得到锻炼和实践的机会，业务部门下设若干个小组，将秘书专业同学按照班级分入不同的业务小组，简单的业务承办可以轮流由业务小组负责，复杂的业务承办则挑选高素质的业务人员来完成。

3.4 秘书事务所的运营模式

3.4.1 完成事务所登记注册程序

为了保证秘书事务所的独立运营，完成登记和注册程序必不可缺。登记注册成为合法企业，按照股份制企业的模式进行运营，不仅能推动秘书学专业人才的培养，更能促进我国秘书事务所的市场化与商业化发展。

3.4.2 充分利用"互联网+"时代的技术资源

在这个互联网飞速发展的时代，秘书事务所想要蓬勃发展必须紧跟互联网的脚步。当然，“互联网+”的时代也赋予了秘书事务所新的发展机遇。研发属于秘书事务所的APP，提供短视频或直播教学；建立各大平台官方账号，通过互联网宣传公司、承接业务，提供线上咨询服务；建立信息资料库，共享教学资源库、学术资料库等。结合互联网，利用科学技术，将秘书事务所打造为无边界的多元化商务服务中心，探索人才培养、课程教学、科研、职业培训、社会服务等新模式，创新秘书事务所的服务手段，拓宽秘书事务所在社会的服务领域。

3.4.3 利用秘书事务所增强秘书专业辐射影响力

通过研究分析总结秘书事务所的经营管理实践，加强基于秘书专业的工学相结合模型的功能内涵构建，探索秘书商务服务的创新模型。各大高校的秘书事务所增加交流合作，分享经验，联合举办专业比赛，扩展社会知名度。除此之外，各高校秘书事务所可承接本校的各类讲座、晚会、节庆活动等，扩展在本校的知名度，推动校企进一步合作。让秘书专业同学的能力得到快速提升的同时，推动秘书事务所走向大众视野。

4 结语

高校秘书专业成立秘书事务所不仅能为大学生提供实践平台，培养大学生综合能力，也能服务区域经济的发展，为企业输送合适的秘书人才，提高秘书专业知名度，推进秘书专业的社会认可度。在市场经济浪潮下，高校秘书事务所定位为有双重经营性质的组织机构是其创新发展的基础，合理的人员构成分工、商业化的组织架构、专业化与数字化的运营模式是其创新发展的保障，充分发挥高校秘书事务所的价值，推动中国秘书行业的向前发展则是高校秘书事务所创新的意义。我们需要不断地探索与研究秘书事务所创新发展的模式，跟随时代的脚步，为秘书行业谋求新的发展契机。