高职院校合并背景下的档案管理探析：机遇、挑战与对策

广西卫生职业技术学院 黄丽萍

随着教育、教学体制改革的深入发展,以优化教育资源配置、提高办学质量与办学层次为目的的高职院校合并建校成为高校改革的重要模式之一[1]。2019年《政府工作报告》指出国家和政府将制定更多优惠政策支持职业院校合并和扩招，高职高专合并建校成为优化教育资源配置的重要方式和发展趋势。在此背景下，如何把握档案管理工作的新机遇、积极应对新挑战成为重要研究课题。

一、高职院校合并为档案工作带来的机遇

高职院校合并建校能优化学科布局，实现优势互补、促进资源共享、增强学校竞争力，合并后的高职院校拥有更充足的人、财、物资源，为档案管理工作发展带来诸多新机遇。

（一）丰富档案馆藏资源

合并后的高职院校，档案馆藏资源也相应整合重组，馆藏资源更加多元、广泛、多样，高职院校合并后档案资源进一步丰富主要体现在以下两个方面：一是档案数量，以广西卫生职业技术学院为例，该校于2011年由广西卫生管理干部学院、广西药科学校、广西妇幼保健院附属卫生学校合并组建。合并前档案室藏量为4000卷，学校合并后原附属各校的档案管理部门经过系统整合梳理，档案室藏量达7200卷，且合并后学校每年新形成需归档的文件达到2000件，充实了学校档案馆藏资源。二是档案种类，合并后各校的馆藏档案资源整合在一起，极大丰富了档案的种类，除传统的纸质文件外，电子档案、照片档案、实物档案等多种载体的档案极大丰富高职院校的馆藏资源，为高职院校开展档案编研、档案开发利用、档案服务工作、建设数字档案馆等提供了馆藏基础。

（二）引入档案管理新技术

高职院校合并的办校模式助推学校综合实力稳步提升，使云计算、云存储、数据挖掘与数据分析等信息技术的引入成为可能。以广西卫生职业技术学院为例，2011年合并建校后学校规模进一步扩大，档案数量呈指数上升，为解决传统档案管理模式与档案业务量激增之间的矛盾，学院档案室适时引入信息技术以提升档案管理水平。一是更新档案管理系统，将OA与档案系统挂接，依托信息系统对档案实施全过程管理，实现了文件在线归档和即时归档；二是开展档案网络利用服务，开通网络查档通道，为全校师生提供线上查档服务，在计算机技术、信息技术的支持下，学校档案服务工作效率极大提升，初步实现了档案管理各业务环节的自动化、网络化。

（三）升级档案管理基础设施

高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应具备符合要求的档案库房和管理设施，原各校一般办学规模较小、场地有限，档案管理基础设施通常不完备[2]。合并建校后，随着档案数量、种类增加，倒逼档案部门不断完善基础设施，配备符合档案管理要求的档案库房、声像、电子等特殊载体档案的安全保管设施，配置档案管理现代化和档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，实现档案管理基础设备升级。

二、高职院校合并后档案工作面临的挑战

高职院校合并涉及到院校局部和全局的关系调整、教学体制改革等多方面问题，各校长期发展凝练、沉淀的教育理念与管理体制，需要经过较长磨合期方可相互适应实现统一，学校宏观层面的整合难题给档案工作提出新挑战。

（一）档案管理体制差异

档案管理体制是指单位在档案机构设置、隶属关系和管理权限划分方面形成的规范的体系、制度、方法和形式的总称。学校的类别、层次与规模决定了其档案管理组织方式和组织结构，不同学校在长期的教学实践工作中形成了形式各异的档案管理体制，原各校的档案管理要求和水平、管理权限的设置均有所差异，学校合并后档案管理部门组织机构重新调整和划分[3]，各校档案管理部门在整合过程中需要克服重重困难，方可求同存异形成统一的档案管理体制。

（二）档案管理理念冲突

高职高专院校具有专业性较强、侧重职业技术教育等鲜明特点，原各校办学宗旨、教学性质与发展特点差别明显，加之建校时间长短，隶属关系各异等原因，原各校教育理念、发展思路和核心价值不尽相同，受此影响而衍生出不同的档案管理理念。理论指导实践，管理理念差异派生出不同的档案管理方法和档案职能分工，受档案管理理念冲突的影响，合并后的高职院校统一档案管理发展目标和文化存在一定困难。

（三）全宗合并管理问题

全宗是由特定来源单位在履行职能过程中形成的历史文件有机体，全宗设置条件有三：一是能够独立行使职权；二是设有会计单位或经济核算单位；三是设有管理人事的机构或人员。在档案管理过程中须遵循同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不可混杂的原则。原各校在合并前各为一个独立的立档单位，在教学实践管理工作中形成的所有文件作为一个全宗进行规范管理，各校合并组建为新学校后[4]，将作为新的全宗进行管理，原各校不同全宗号的档案汇集，并校初期新旧全宗的文件整理等问题增加了档案管理工作的难度。

（四）档案集中管理难题

《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）规定：“因学校分立或合并，其档案应本着集中管理、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存[5]。”高职院校合并通常是将学科性质相近而非地缘相近的院校组建在一起，原各校校址往往分布在不同地方分为几个不同校区，一方面合并过程中部门调整、办公室搬迁等原因容易造成未归档文件材料的散失，另一方面合并后每年形成的档案由于分布在不同校区，给档案集中管理带来困难。

三、高职院校合并背景下档案管理提升对策

高职院校合并背景下档案工作有机遇也有挑战，高职院校可以通过完善档案管理制度，创新管理思维和管理理念，优化档案人才队伍结构，加快档案信息化建设进程等方式提升档案管理水平。

（一）健全档案管理制度体系

档案管理制度的重要性主要体现于其指导性和约束性，能够明确档案管理机构及职责，构建起合并院校不同校区的多层级档案管理体系，统一档案管理模式，使之规范化、标准化。并校后的档案管理制度体系内容应包括学校档案归档范围和保管期限、档案分类大纲及整理办法、机构设置与档案人员管理制度、库房与设备管理制度、档案接收、安全保密、查阅利用、鉴定与销毁等制度，通过制度来实现档案管理模式的规范统一，促进全面落实合并后高职院校各校区档案工作的同步布置、检查、总结和验收，以建立健全学校档案管理制度的方式来破解高职院校合并初期的全宗管理、档案集中管理等问题。

（二）创新档案管理理念

合并后的高职院校应充分把握发展新机遇，应与时俱进，运用互联网思维、大数据思维来指导职业类院校档案工作发展规划，深入研究高职院校档案馆发展战略，在“收—管—用”等重要环节融入新理念。一是创新档案收集理念，变被动接收为主动征集，扩大档案收集范围和形式[6]，尤其注重收集反映高职院校合并过程的文件材料以及富有高职类院校教育特色的档案；二是创新档案管理理念，利用云存储、大数据等信息技术转变传统纸质时代档案管理模式；三是创新档案服务理念，创新个性化档案利用、专题档案利用模式，开展线上档案利用服务等，不断改进档案服务方式和服务策略。

（三）优化档案人才队伍结构

大数据时代的到来对传统档案工作的管理模式与思维方式带来颠覆性影响，随着大数据、云计算、“互联网+”、区块链等新技术在档案管理工作中的广泛应用，传统档案管理人员的知识储备和业务能力已经很难胜任信息时代、大数据时代的档案管理工作。一方面，合并后的高职院校要趁势优化档案人才结构，人才队伍应包括制定政策的档案管理人员、精通档案信息技术的档案技术人员、熟悉档案各项工作流程的档案业务人员[7]。另一方面，定期组织培训，优化档案人才队伍知识结构，积极组织档案部门人员参与档案局、教学系统举办的各类档案工作专项学习，不断提升档案工作者的业务能力水平，与时俱进更新档案知识储备。

（四）加快档案信息化建设进程

高职院校合并背景下的学校办校综合实力稳步提升，信息化建设步伐不断加速，并校后的档案管理部门应抓住发展机遇，将档案工作纳入学校电子政务和信息化建设规划范畴中，加快档案信息化建设。一方面，开展数字档案室建设工作，实现传统载体档案数字化，加强电子文档的管理[8]；另一方面，建立档案资源共建共享机制，借助信息技术构建档案信息共享平台，利用大数据、云存储等先进数字技术，通过应用统一标准的技术规范，创新档案管理手段，实现档案资源整合，不断提高档案服务效率。