高校档案系统化管理的内在逻辑与实现路径

郑建斌

档案已日益成为国家基础性战略资源，国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进深刻影响着档案工作的理念、技术、方法及模式。档案信息化与互联网利用成为稳定发展趋势，云计算、大数据和移动网络技术对信息安全带来挑战的同时，对档案数据资源管理和利用也形成极大的机遇，档案工作领域更加广泛、内容更加丰富、需求更加多样，地位和作用越来越重要[1]。在高校档案建设中，仍存在重视程度不够、管理和利用效率不高等方面的突出问题。

一、高校档案系统化管理的意义

1. 有利于理顺管理流程，避免档案资料形成“孤岛”。时代发展至今，高校职能分工已越来越细化，部门林立，管理流程已越来越复杂。有些综合类高校按照大部制改革和实施“校院二级管理”，一定程度上优化了管理流程，但大部分高校在内部档案材料收集和管理方面还比较分散化。系统化管理理念就是将档案数据资源化，在高校总体层面形成系统化布局和管理思路，更流畅地管理和使用档案，避免档案资料不能有效链接，出现“孤岛”。

2.有利于协调各部门运行关系，共享资源，降低“交易成本”。除了链接高校内部各学院和部门间档案数据资源，还需要做到档案资料的合理共享。比如，在高校教师教学、科研记录和业绩资料上，经常会出现人事、教务、科研等部门因缺乏有效沟通而重复收集资料、重复更新的问题。按照系统化管理思路，在顶层设计之下可以更好地协调各部门间运行关系，避免碎片化、分散化、重复化地提交档案信息，降低“交易成本”，形成共振效果，提升管理效率。

3.有利于档案资源的挖掘和利用。建立信息化、系统化高校档案管理模式，将档案资源存量数字化、增量电子化，通过网络和信息化手段加强档案资源的管理和利用。高校档案数据规模较大，大数据计算技术和智能化信息利用手段将更有利于对档案数据资源进行挖掘和利用。以学生档案信息为例，一方面可以在学生、教学和科研管理部门之间更好地利用和共享数据资源，连续性的学籍、教学管理、毕业及校友档案数据还将在学生就业追踪、培养质量反馈、校友发展、提供校史资料等方面发挥作用。

二、高校档案系统化管理的逻辑内涵和内容框架

1. 高校档案管理的范围和分类。高校规模虽有差异，但其涉及的档案管理范围和内容类似。总体上，高校档案资料可以分为教职工人事管理、财务、教学、科研、学生管理、党群、图书、后勤、实验室和装备等若干档案管理内容。在每一类内容中，又包含着具体的档案资料信息。如学生档案就包括了学生在校期间学籍信息、学科学习表现信息（课程成绩、实践教学、参与科研成果或竞赛、教师综合评价等）、党团信息、毕业信息（毕业论文或设计、就业去向及追踪等）、校友信息等。教职工档案包括教师和其他岗位职工的入职、培训、工资和绩效、晋升和退休等人事管理各种档案信息，以及教学（课程大纲、教学计划、培养过程、教学评价和教学成果等资料）、科研（课题立项、研究过程和结项、成果转化等）和财务报账，与教师相关的党群档案，后勤和实验设备档案等各类资料。

结合档案使用主体，可以将高校档案管理内容分为三大类别：以学生为中心的档案内容、以教职工为中心的档案内容以及以社会用户为中心的档案内容。

2.高校档案系统化管理的逻辑与框架。图1 展示了高校档案管理系统化的逻辑关系和框架内容。从档案利用的需求出发，更利于快速厘清相关环节产生的档案信息，从以上分类和分析看，高校档案系统化既包含以学生为中心、教师为中心和校外用户档案需求为中心的各类档案资料的汇总、分类、整合和加工处理，还包括与已建设相关信息系统（如办公OA 等电子文件管理系统）的有效融合。同时，以学生为中心和与教职工为中心引出的各类档案资料部分内容又有逻辑交叉。

图1 高校档案系统管理范围及逻辑框架

要形成有效的系统化档案管理，需要处理好以下几个关系：一是档案资料收集、电子化、整理归档和日常工作的相辅相成关系。也就是说，要让档案资料管理工作成为日常工作习惯。一方面，除了高校普遍增加的教育信息化和智慧校园建设，当前大部分的档案资料已具备较好的信息化和电子化基础；部分只能通过扫描等手段进行电子化的传统档案资料需要做好归档和建立目录索引。另一方面，良好的档案资料相关工作习惯不会使各业务部门感觉工作负担增加，反而档案资料的有效利用和共享还可以提升相关工作效率。为促进档案资料相关工作的处理和利用，部门可以设兼职档案管理员。二是处理好档案资料系统收集整理和档案管理加工、利用的前后衔接关系。在系统化档案管理内容中档案管理部门是系统管理的核心，但档案资料生成、收集整理阶段的具体工作是由各业务部门完成的。当数据资源完备存入档案管理系统并可以共享后，各业务部门需要部分档案资源时可以即时向档案管理部门提出需求和申请。三是处理好档案管理核心系统和已有相关信息系统的端口连接和资料共享关系。系统化档案管理框架中，各业务部门需要收集重要档案资料，但与处理具体业务的信息系统并不互斥。为保证相关信息系统间的有效链接和资源共享，需要在宏观层面提前布局，尽量避免因各信息系统与档案管理系统因设计思路不同而存在字段缺失、端口连接等问题。

3.高校档案系统化管理的关键。实现高校档案系统化管理需要处理好上述的三种关系，其中的关键就是树立较强的档案意识和建立专业的档案管理人才队伍。正确的档案意识包括：（1）领导意识，即高校领导层要正视档案资料的重要性，提前规划布局，使档案数据资源的效用最大化；（2）各业务部门人员意识，既要重视和明确重要档案文件收集整理是各部门日常工作的一部分，又要懂得合理有效利用档案数据资源，提升工作效率；（3）档案管理专职人员意识，即建立专业的档案管理技术队伍，对各部门生成、收集和整理的档案信息及时加工、处理，既能有效存储档案，还能提取档案资料显示的重要信息以供不同部门及领导决策使用。只有充分地重视和组织实施，高校各教学和行政部门与档案管理部门产生良好的配合，才能使档案资料发挥更积极的作用。

三、信息化助力高校档案系统化管理实现

1.硬件基础。国内高校档案相关文献研究，大多仅是对高校部门功能的档案内容或者仅将图书和档案等联系比较紧密部分的一体化进行研究分析，近几年才有学者提出一体化档案管理的思路[2][3]。其部分原因也是基于目前高校信息化基础设施建设条件已经具备，使高校档案系统化、一体化管理的可行性持续加强。自2015 年国务院印发《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》后，以增强各行业创新能力为目的的互联网和信息技术与行业产业大融合进程得以加速。“互联网+”在教育行业中正在使高校信息化建设水平大力提升，尤其是以校园网络基础设施为依托的智慧校园建设，使得档案系统化、信息化管理有了较为完备的硬件基础。

2.软件和信息系统。“互联网+教育”的重要内容还体现在高校管理相关软件和信息系统的持续完善方面。一体化的高校综合档案管理信息系统包括数据接入层、系统应用层、平台工具支撑层、应用数据层和系统支撑层等主要软件层次。

数据接入层包括教职工、学生（校内和校外）及社会用户的数据接入端，尤其是建立安全、方便的移动端APP，做好用户服务；系统应用层包括各个业务部门各类档案资料（文档、图书RFID、声像等资料）内容的采集、编纂、展示等信息管理功能，还包括档案预约利用系统（内网或远程）或档案业务服务大厅等应用端（PC或移动端应用）；平台工具支撑层则包括了接口服务平台、基础组件平台、通用文件浏览平台、报表平台、全文检索平台、系统配置平台以及多种服务于应用层的各类工具，如服务于档案资料的OCR 识别工具和多媒体处理工具、电子文件系统的文件检测工具、数字签名工具和档案利用的通用文件浏览工具、脱机利用工具、大数据分析工具等；应用数据层和系统支撑层是整个档案管理系统的基础层级。在综合性档案管理系统运行中，一是要做好系统部署，使档案管理系统与教务、科研、人事、财务等管理系统易兼容、数据可共享。二是建立包含物理和网络安全、系统安全、应用安全、数据安全和管理安全在内的安全保障体系，这就需要更加专业的软件供应商和专业的档案管理人才。

3.融合档案管理系统与OA 等电子文件系统。OA办公等电子文件系统是近年来各高校实施电子政务建设普遍采用的文件发布和工作平台。由于对高校内部各部门重要文件可即时电子化并方便采集，OA 在高校日常管理的覆盖面和成熟度使其成为档案管理系统最重要的支持系统之一。同样的，学生、教务、财务、党群建设系统、人事管理系统等都包含重要的电子文件系统内容，档案系统管理必须开放集成，做好档案管理系统与各业务系统间相关数据库和端口的良好衔接，实现采集数据统一管理。

总体上，高校档案系统化管理必须依据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》《数字档案室建设指南（档办〔2010〕116 号）》教育部高校档案管理27 号令、《国家电子文件管理工作规划（2011-2015 年）》《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）《电子文件系统测试规范》（GBT31021.2-2014）等相关标准规范，广泛运用信息化手段，构建系统化管理、智慧管理模式和方案，对高校档案进行收集、整理、保管、利用等业务全流程管理。

四、高校档案系统化管理实现路径和建议

关于档案资料利用，以教育部《高等教育质量监测国家数据平台》上报数据和《高等教育学校统计调查表》为例。教学基本状态数据库填表是每一年度周期高校需完成的数据统计上报活动之一，如果各部门形成较强的档案管理和利用意识，及时按照上报数据统计口径和字段要求将真实准确的工作数据进行日常录入和及时修正，当各校内主管数据上报工作部门需要填报数据时，可以直接调用档案管理系统相关数据，部分字段仅需要根据填报数据口径进行逻辑修正即可。这将非常有效地提升工作效率，且减少各部门间工作协调中可能存在的“交易成本”。

因此，实现完整的档案管理信息系统，其要求非常高。只有高校秉承顶层设计理念，协调处理各部门工作关系，实现档案生命周期的全流程管理和应用服务，才能有效促进管理效率的提升和档案资料的利用[4]。当前，高校智慧校园等信息化建设和互联网的应用升级使得高校档案系统化管理已经变得可行。高校档案管理的系统化真正推进，还需在多个方面做好基础工作。

第一、提高档案系统化管理意识，从总体进行布局和系统设计。要真正有效发挥高校档案资料的功能，必须把高校档案系统化管理作为高校综合关系体系的重要一环。这就要求高校领导和各部门首先要具备较强的档案利用意识，从组织管理和制度安排上做好档案系统化的总体布局、系统部署和制度设计，即从校级层面进行档案系统管理的布局和系统设计，包含档案管理系统的定位、功能、范围和利用途径，与不同信息系统的衔接等。

第二，建立高校档案系统化管理的机制和保障。一是建立档案管理制度。制度保障是形成档案系统管理有效机制和发挥作用的根本，只有形成有效的档案收集、管理和利用制度，充分将档案管理工作融入日常工作，如把档案收集工作纳入有关部门的工作范围和职责考核内容中，才能使档案系统最终发挥作用。二是建立和优化档案系统化管理的具体工作流程。明确不同部门档案管理的工作范围和逻辑流程，做到工作开展与档案电子化和收集同步，检查日常工作与档案检查同步。对档案利用工作进行培训和指导，通过数据有效分析利用，指导科学决策。值得注意的是，在档案系统设计中，以档案利用需求为导向，分析高校运行常用档案资料领域，按照需求安排档案格式、内容和字段等，做到档案资料收集的标准化。比如，在档案收集中将档案原始资料分为相对固定信息（部分音频视频、文本资料）和动态信息（人员、财务及设备等变动信息），固定信息要注意资料的电子化过程的标准化，方便后期档案加工处理，对动态信息要及时更新并上报。在档案信息系统设计中，还需要注意电子文件的安全可读。三是建立专业档案管理队伍，履行传统和电子档案保管、加工、利用服务等职能。在系统化档案管理工作流程中，档案的有效加工、处理、数据分析和信息提供是档案管理的核心，需要更加专业的档案管理人才开展团队协作。团队需要综合档案管理、情报科学等传统档案相关专业人员，和计算机与信息科学、统计与数据分析等专业人员力量。

第三，加强档案信息资源的服务与利用管理。在加强档案综合管理意识的同时，在档案信息资源的利用端，也需要重点做好几项工作。（1）加强档案利用端的组织领导，积极做好档案资源内容宣传，扩大档案信息资源的开放力度，使各部门在日常工作中有需求时及时想到和用到档案系统，使档案资源真正活起来用起来。（2）强化档案管理者的服务意识和各业务部门的档案利用意识。档案管理部门要把档案的有效利用作为最重要的职责，对不同利用者合理设置权限，在形式上还可以设置虚拟的档案服务大厅并及时关注服务反馈。技术上可采用灵活的分布式架构，未来可通过升级或替换原有服务，不断满足档案业务发展的需要。对于档案利用意识初期需要及时持续的宣传和培训，各部门获益后利用意识会大幅增强。（3）不断完善档案资料管理能力，尤其是大数据分析处理和利用能力，为学校发展规划和关键决策提供证据支撑。（4）根据档案管理相关法规及时处理已过保管期限的档案，对涉密档案要严格按照《保密法》规定进行管理，在档案管理的全流程都需要保证档案数据的可读性和安全性。