加强档案材料的收集整理

张超

摘 要：档案材料收集整理工作的重要性较为显著，已经成为当前学院的重点工作之一。本文将围绕加强档案材料收集整理的重要性进行阐述，详细分析档案材料收集整理的特点，以此为依据提出有效的收集整理对策，充分结合学院发展的实际情况，坚持实事求是的基本原则，旨在为日后研究工作的顺利进行奠定基础。

关键词：档案材料;收集整理;管理制度

前言

加强档案材料收集整理是提升学院档案管理质量的关键，以此实现档案管理工作的有序进行。要在档案材料收集整理的过程中明确其特点，结合档案管理工作的实际情况制定科学的收集管理范围，保证档案材料的准确性与完整性，使之促进学院档案管理工作的顺利运行。

一、加强档案材料收集整理的重要性分析

1.为开展档案工作奠定基础

学院在开展教学、行政管理等工作的过程中会产生大量的文件资料，且具有一定的保存价值。通过对档案材料整理的方式对资料进行统一归档，由专人集中整理，做好电子档案、照片、材料的收集、积累、保管、整理立卷与归档工作，并在实际归档的过程中严格按照相关的程序进行操作，完成档案资料的收集与整理，并将分类好的材料进行统一保管。由此可知档案材料收集整理的工作较为突出，是开展档案工作的基础与前期，为此要充分认识到档案材料收集整理的重要性，保证后续档案管理工作的有序进行。

2.提升档案管理工作质量

学院工作较为多样，档案数据来源广泛，如果不对其进行及时整理将会降低档案管理质量。学院兼职档案员应提升自身的责任意识，保证档案材料收集整理的及时性，体现档案材料的完整性，以此为其他工作的开展提供理论依据。在收集整理档案资料的过程中，如果收集整理不及时，当出现支离破碎的资料文件时将不能反映出学院运行的具体情况，一定程度上将会阻碍学院工作的顺利开展。为此，通过加强档案材料收集整理的方式真实还原学院各项工作，从整体上提升档案材料管理质量。

3.实现档案管理的安全、准确

学院在开展各项实践活动的过程中，会形成多样的檔案信息，为了保证档案材料的完整性，则需要对其进行统一收集与管理，在此环节中注重将电子档案、照片、材料的收集、积累、保管、整理立卷与归档有效整合在一起，集中对其进行管理，并且需要保证档案材料收集的全面性，建立健全完善的学院内部档案管理系统，真实反映学院各项教学科研、行政工作开展的情况，通过对其进行集中收集与管理的方式可以防止出现档案资料丢失的问题，确保档案资料的安全性。

二、档案材料收集整理特点分析

1.形成多样性

当前学院开展工作具有多样性，在档案材料收集管理的过程中，在《高等学校档案实体分类法》中对高校档案的分类相关规定有所记载，主要将其分为教学、科研、行政以及仪器设备、声像类等，由此可以看出，当前高校档案材料呈现出多样化的趋势。除此之外，高校活动类型相对丰富，除了包括党政管理类活动之外，还涉及教学、基建以及出版等专业职能活动，而这些活动的开展具有保管价值，需要切实做好各种形式的档案材料的收集与整理工作。

2.来源广泛性

档案材料的来源一定程度上与档案材料的形成有关，随着高校发展规模的逐渐扩大，档案类型较为丰富，各部门认识到档案管理的重要性，纷纷加强对部门的档案管理工作，在对各门类档案材料进行管理的过程中，严格遵循档案材料的规律，其中档案材料载体形态也呈现出广泛性。从行政管理档案以及教学档案的来源进行分析，可以发现前者主要来源于学校的行政各部门，而后者主要来源于教学各单位。除了党政管理档案以及教学档案之外，从来源的角度进行分析，还涉及科研档案、基建档案、设备档案、出版档案等，分别来源于科技处、基建处以及各学院、实验室等，由此可见由于档案材料的形成方式具有一定的复杂性，会使档案来源呈现出广泛性的特点。

3.时间非统一性

由于不同形式的档案材料存在一定的差异性，在开展档案材料收集与管理的过程中很难形成时间的统一性，在归档时间上存在差别。从档案归档的时间角度进行分析，了解教学、科研以及行政等档案归档进行分析，主要是以自然年度为基础的;而教学档案归档的过程中，与上述档案材料的归档方式存在区别，主要是以教学年度来进行。同时，在对电子文件类、声像档案类自己设备购置等方面的档案资料收集时间进行分析，可以发现在时间上不具有统一性。

4.对象多元化

随着教学改革的逐渐深入，学院发展规模逐渐增加，为了适应教学发展的需要，积极引进教师队伍，从教师队伍的角度进行分析，除了学院自身所具备的稳定教师队伍之外，学院还会聘请校外兼职教师、专家以及外籍教师等，在档案材料收集整理的过程中，会增加档案材料收集的对象，使之档案材料收集对象呈现出多样化的趋势，也增加了档案材料的整理难度。

三、加强档案材料收集管理的基本原则

1.系统性原则

档案材料收集管理的过程中要始终坚持系统性基本原则，在此环节中严格按照学校档案管理工作的规范标准实施，为了真实反映出学院各项活动开展的实际情况，要保证档案材料收集整理的完整性、系统性，逐步提升档案材料的使用价值，以此为后续工作的开展提供凭证。

2.原始性原则

从档案的本质属性角度进行分析，主要是以历史的原始记录的形式来呈现。为此，在学院档案材料收集管理的过程中要始终坚持原始性的基本原则，使之具备一定的查考价值，以上级对本学院下达的文件材料为例，在对其进行收集与整理的过程中，要保证资料的原貌，切忌随即更改，要以原件的形式呈现，在对这类文件资料进行归档的过程中，要体现出文件材料的真迹，避免出现对复制件进行归档的现象。

3.真实性原则

从档案收集管理角度进行分析，档案材料的优势较为显著，是对历史的准确记录，为了后续查考提供理论依据，则在档案收集管理的过程中要坚持真实性的基本原则，以此为后续处理问题提供参考。只有保证了档案材料的真实性才能准确获取学院整体发展情况。这就要求在对行政文件（会议纪要等）、电子档案、照片、材料的收集、积累、保管、整理立卷与归档、各类人员信息进行统计的过程中要保证材料信息的真实性，将档案材料的查考凭证优势作用进行充分的发挥。

4.参考价值原则

学院档案材料的利用价值较高，在档案材料的收集管理的过程中要从参考价值角度进行分析，注重分析文件与档案之间的关系，前者是后者的基础，而后者是前者的精华。从文件的角度进行分析，部分文件在履行功能之后不具有社会价值，而另一部分文件将会对今后学院工作的开展提供查考价值，为了后续工作的梳理进行，则需要将此时的文件转换成档案，对其进行集中管理。为此，为了提升档案的利用价值，在档案收集管理的过程中注重整合文件信息，并对其进行科学的选择，从中筛选出具有参考价值的信息，进行归档处理。

四、加强档案材料的收集整理有效对策

1.制定档案材料收集整理制度

提升档案材料的收集管理水平需要制定完善的管理制度，要坚持一切从实际出发、实事求是的基本原则，学院各科室要积极发挥自身的优势，在档案材料收集整理的过程中严格按照档案材料收集整理标准中的相关规定，在此环节中充分结合学院整体运行的实际情况，以此保证档案收集管理工作的有序性。例如，以高校硕士研究生登记表为例，由于学校之间存在一定的差异，部分学校未充分认识到加强该项材料的收集整理，不利于实现档案材料的完整性。为此，针对该现象要及时制定档案材料收集管理制度，严格按照管理制度的标准对硕士研究生登记表材料进行归档。由于当前档案来源呈现多样化的特点，这就要求相关的科室要增强责任意识，在对档案材料收集与管理过程中，要制定严格的归档标准，了解需要归档的材料，并对其进行归档。同时，要规定档案材料收集整理的检查要求、收集整理要求以及移交时间等，在对材料进行归档的过程中需要严格按照档案归档标准实施，在此环节中需要各科室的积极参与，相关工作人员要积极提供材料信息，从整体上反映学院运行的真实情况。

2.完善档案材料收集整理范围

在对档案材料进行收集整理的过程中要注重制定合理的范围，以此保证档案资料收集整理的全面性。第一，要对办学方面的文件资料进行收集整理，其中主要涉及学院办学的指导方针以及发展规划等资料，还可以是依法治校的会议记录以及专题材料等。充分结合学院运行的实际情况，将定期召开的讨论研究学院教学发展方向的文件材料进行收集与整合。通过对办学方向的文件材料的收集可以了解学院的整体管理能力。第二，要对学院师资队伍建设的文件材料进行收集整理，随着教学改革的逐渐深入，学院教师队伍逐渐壮大，这给教师的教学能力提出了更高的要求，为此，积极鼓励教师开展教学科研活动，并撰写相关的学习报告，归档具备特色的教案以及教学管理方案等材料。通过对教师队伍文件材料的归档来对教师的今后的专业发展与培养奠定基础。第三，对学院常规管理文件材料进行归档，从教学的层面进行分析，主要涉及教学大纲以及编写教案等;从教学建设角度进行分析，包括教学设备的使用以及图书资料室等基础设施建设等，在这些常规管理的过程中会编制成文件材料以供参考，注重将这些文件材料进行收集整理，并集中进行归档处理，真实展现学院管理现状。

3.增强档案材料收集整理意识

学院档案材料收集整理工作的有序进行离不开领导人员的指导，尤其是在日常的管理过程中，要突出档案材料收集整理的重要性，以此为档案归档工作提供一定的指导，确保档案管理工作的有序进行。为此，在档案材料收集整理的过程中要充分结合现阶段高校档案管理工作的实际需要，集中力量做好以下几个方面。第一，定期开展档案管理汇报总结大会，要求学院各科室人员积极参与，对档案材料的形成方式以及来源进行汇总，学院分管领导听取意见，并及时针对在汇报过程中存在的问题与各科室人员深入探讨，以此制定出科学的档案资料收集整理方案，要在汇报过程中渗透档案管理意识，逐步激发各科室人员积极参与档案收集整理工作的积极性。第二，是要做好思想教育工作，要在日常的教学管理过程中渗透学院档案工作对于学院发展的重要性，可以将国家档案法相关知识进行讲解，引导各部门人员明确档案收集整理的标准，以此丰富档案管理相关知识，在此环节中要求各科室工作人员之间相互交流、学习经验，掌握档案材料收集整理的全过程，并在收集整理的过程中严格按照规章制度实施。

4.做好档案材料收集整理宣传

提升档案材料收集管理质量的关键是要营造良好的氛围，注重做好档案收集整理的宣传工作，坚持实事求是基本原则，以此增强档案意识。第一，随着新媒体时代的到来，学院在对档案材料收集整理进行宣传的过程中可以借助学院网站、官方微信公众平台、微博等平台，并定期发送相关的档案管理知识，详细说明什么样的文件材料可以形成档案，以此加深对档案收集管理相关知识的理解。第二，定期组织知识竞赛活动，要求教师、学生、工作人员积极参与，将相关的档案管理法律法规相关知识应用其中，以此才能切实掌握档案收集整理的具体内容，创设良好的档案管理空间。为此，通过宣传档案材料收集整理的方式来增强档案意识，为今后档案归档工作的有序进行提供参考，采用这样的方式一定程度上可以防止出现在档案材料收集整理过程中存在的遗漏现象，使管理者真实了解学院整体队伍发展的实际情况，为后续决策的顺利进行奠定基础。

5.丰富档案材料收集整理方式

当前学院档案材料收集整理方式具有多样性，在此环节中要将常规收集法、过程控制法、零星临时收集法、主动工作投入法等有效的结合在一起。第一，常规收集法。这种方式应用较为普遍，学院在开展工作的过程总会产生档案资料，在对这些档案资料进行归档的过程中要求产生单位对其进行集中整理并汇总，并交由档案管理部门。在制定收集归档方式的过程中可以设置兼职档案员，并分别安置在不同的部门，对归档的范围以及程序进行规范。第二，过程控制法。主要是对文件材料的质量进行控制，包括书写材料、电子材料以及印刷材料执行进行全面的检查，并在归档的过程中及时纠正存在偏差的问题，以此保证档案材料归档的准确性。第三，零星临时收集法。主要针对的是在档案材料收集整理过程中存在遗漏的情况，如对校庆等活动所产生的资料文件进行收集，或者是对突发性活动资料文件的收集。第四，主动工作投入法。主要是指学校的档案部门积极发挥自身的优势，主动开展不同形式的服务，为教学科研、行政等工作的开展提供便利，以此保证档案材料收集整理的有效性，提升收集整理效果。

五、结论

加强档案材料的收集与管理的方式具有多样性，在此环节中，要注重丰富档案材料的收集管理范围，要将常规收集法、过程控制法、超前导入法等有效的应用其中，兼职档案人员要提升对档案收集整理的重要性的认识，完善收集整理方式，以此从整体上提升档案管理质量。

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（作者单位：宁夏大学）