地质钻探公司业务流程信息化管理及财务内控设计

2020-12-23李明

中国管理信息化 2020年21期

[摘要] 随着信息技术的不断发展和我国企业改革的不断深入，企业信息化管理的需求非常迫切。在计算机网络和通信技术飞速发展的形势下，信息化管理成为一种新型的管理理念和管理机制。文章设计的财务内控点是建立在信息化管理基础上，主要从公司的销售流程、采购流程、钻探施工流程以及财务核算流程四个板块着手，通过信息化管理以及财务内控点加强公司的管理水平和管理能力，使公司在实时、动态、准确的信息库支持下对重要环节进行即时监控，充分发挥管理实效，最终实现成本控制、风险防范、灵活决策和强化内部控制的目的。

[关键词] 地质钻探;业务流程;信息化管理;财务内控

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 21. 031

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2020）21- 0068- 03

1 引言

地质钻探公司属于勘探特种行业，行业特性决定了工区分散，业务流程多，人员流动快，长期野外施工的特点使得公司管理难度大，监控不及时，漏洞难堵。为了解决地质钻探公司的管理难题，只有在主要业务流程应用信息化管理以及财务内控才能充分发挥管理实效，进行实时监控和成本控制，成本控制的好与坏将直接影响到公司的生存发展以及业务市场的扩展。同时，地质钻探公司可以借助信息化平台保障施工质量，整体提高钻探技术管理水平，钻探技术水平的提高将直接带动生产效率大幅提升，为公司创造更多的经济效益。

地质钻探公司的主要业务流程有四个板块，分别是：销售流程、采购流程、钻探施工流程和财务核算流程。地质钻探公司的财务内控点应设计在销售流程、采购流程和财务核算流程，只有在这些重要流程的关键点进行控制，才能提高地质钻探公司的管理水平和管理能力。

2 前提条件

地质钻探公司实施业务流程信息化管理及财务内控的前提条件是建立良好的公司内控环境，严格授权审批制度。具体体现在以下方面：

（1）在法人治理结构方面，股东会、董事会、监事会、经理层之间形成权责分配、激励与约束、权利制衡关系。

（2）在管理部门设置方面，应该建立科学的、完善的、适合于地质钻探公司运营特点的内部组织结构，建立部门和岗位责任制度，明确分工职责，健全内部牵制制度，实行不相容职务相分离制度。

（3）地质钻探公司必须建立授权审批制度，明确各职能部门的授权批准范围、权限、程序和责任等，公司内部的各级管理层必须在授权范围内行使相应职权，经办人员也必须在权限范围内办理经济业务，以保证公司权责分明，科学管理。

3 应遵循的原则

3.1 量身定制

要根据公司自身的实际情况和管理需要制定相应的业务流程信息化管理及财务内控点，不能生搬硬套。生搬硬套的管理和内控模式不仅无法起到促进作用，还会破坏原有的管理体系，阻碍公司发展。

3.2 全面科学

要全面、科学、合理，要符合客观实际，切实可行。当公司情况发生变化时，应当及时修改业务流程信息化管理方案及财务内控点，要在不断运行的过程中持续完善才能发挥最大的管理实效。

3.3 责任目标明确

要有明确的目标和责任。这样才能有的放矢，体现整个设计的完整性和合理性。没有目标和责任的财务内控制度难以执行和实现。

3.4 奖罚分明

要有奖罚措施。奖罚措施必须坚决地落实下去，否则整个设计将缺少推动力，起不到真正的效用。奖罚措施是最直接、最有效的管理方法，也是企业打造内控执行力的重要手段。

4 主要业务流程信息化管理及财务内控点

本文根据四个业务流程板块设计的财务内控点是地质钻探公司强化管理的重点，在主要业务流程的关键环节实施信息化管理及财务内控能有效进行成本控制，提高公司的核心竞争力。公司高层管理人员必须全面、及时地掌握整体和各环节重要信息才能进行有效控制、监督和管理。所以，财务内控点必须建立在信息化管理基础上才能发挥最大效用。

4.1 销售流程信息化管理

销售流程信息化管理主要由市场部负责，完成日常信息的采集和录入，主要包括市场开发、合同签订、收款管理和客户管理等内容。

在本流程中，收集市场销售的各环节信息可以建立实时、動态的“市场销售信息库”。财务内控点设计在该信息库的主要作用为：

（1）内控基于全面、完整、实时的销售信息更能发挥管控作用，公司可对销售合同的履行情况进行有效追踪和监督。

（2）收集和汇总市场销售信息，公司可对销售环节的历史信息进行分析，为准备签订的销售合同报价提供参考，更好地把握售价。

（3）可对销售合同价格和项目回款情况进行内部控制，双向监控，并对价格波动较大的项目合同和长期欠款的项目进行调查与核实。

4.2 钻探施工流程信息化管理

钻探施工流程信息化管理主要由项目预算部和总工办共同负责，完成日常信息的采集和录入。

“技术管理信息库”由钻探施工流程的各环节信息组成，主要的信息来源于三个方面，一是钻探工艺设计及部署，主要记录钻探施工采取的技术工艺、技术方案和施工计划;二是地质资料库，主要记录地理区域，地层结构概况以及地层硬度、密度等;三是钻探施工过程中的班报表、相关操作记录和孔内照片等。其主要作用如下：

（1）将钻探项目的重要历史资料保存在信息化数据库中，并随时补充新的施工信息。这些信息主要包括地理区域图、地层结构图、提取的岩芯照片、钻探施工记录以及对于各种地层可以采取的钻探施工方案等。

（2）“技术管理信息库”的技术信息来源于钻探施工，又反作用于钻探施工。它所保存的历史资料能够为新设立的相同或者类似区域的钻探项目提供技术参数、地层信息和曾使用过的技术方案相关记录。在进行钻探施工时，总工办和钻探技术人员可随时通过信息平台查阅有关资料，根据参考信息及时调整施工方案。

（3）“技术管理信息库”不随人才的流失而降低其作用，它能将钻探工艺和钻探技术核心保留在公司，以供全体钻探技术人员查阅。地质钻探公司人员流动快，哪怕是公司聘用新人从事钻探技术工作，只要依靠“技术管理信息库”的支持，也能制订比较合理的施工方案。

（4）“技术管理信息库”将机台各自为战的传统管理模式转变为由总工办统一技术指挥、统一管理和统一决策的现代管理模式。它充分发挥了总工办的技术管理核心作用，保障了公司钻探技术持续、稳定地发展，促进了钻探技术管理水平不断提高。

在本业务流程中，“信息化预算管理”是预算体系的重点，也是业务流程信息化管理及财务内控的核心。“信息化预算管理”能够帮助项目预算部制定出科学、合理的设备材料需求计划。在施工过程中，当工区机台的设备、材料需求超出项目预算时，工区管理员可将实际情况上报给项目预算部，由项目预算部提请公司技术鉴定小组对超预算情况进行调查和分析，落实真实情况后，由项目预算部酌情调整预算。其主要作用如下：

（1）以市场销售信息库、物资采购信息库、成本核算信息库和技术管理信息库为基础，及时通过组织结构、预算项目、预算期间以及预算版本多个维度进行查询分析，能够灵活采用指标分析、对比分析、环比分析、定基分析、分析报告、指标预警等多种分析方法，为公司经营决策提供支持。

（2）能够强化公司预算管理体系，对施工项目的生产材料需求量做出合理估计，逐步确定钻探施工单位材料消耗范围。而项目预算部应在合理的范围内制定物资采购计划，为降低生产成本，应该尽量采取批量进货的方式采购物资，将施工材料统一发往工区。所以，信息化预算管理能够大大降低公司成本。

（3）是进行项目预算控制的最有效手段。“信息化预算管理”应与财务信息化系统和业务信息化系统进行集成應用才能发挥最大效用。“信息化预算管理”可以实时归集预算项目在预算周期内实际发生的数据，在财务信息化系统和业务信息化系统进行业务处理时自动根据预算设置的预警控制条件实时检查预算情况，如果超出预算或达到预算控制条件则给予提示，真正实现了预算管理事前控制。

4.3 钻探施工流程信息化管理

采购流程信息化管理主要由采购部负责，完成日常信息的采集和录入，主要包括供应商管理和供货管理等内容。

在本流程中，根据物资采购的各环节信息可以建立实时、动态的“物资采购信息库”。财务内控点设计在该信息库的主要作用为：

（1）对公司整个采购流程的重要环节进行实时、动态的监控。

（2）收集和汇总物资采购的历史信息，对未来物资采购的价格趋势进行预测，通过内控合理安排采购时间和批次。

（3）对物资的采购价进行内部控制，对采购过程中物资进货价格变动较大的采购行为进行调查与核实，防止商业贿赂行为发生，保障采购工作健康有序地开展。

4.4 财务核算流程信息化管理

财务核算流程信息化管理主要由财务部负责，完成日常信息的采集和录入。本业务流程的管理重点是“库存信息化管理”，在“采购流程板块”中完成的“物资信息化编码”是实现“库存信息化管理”的基础。

在本流程中，财务内控点应设计在“成本核算信息库”中，其主要作用如下：

（1）加强该环节的内控可以大大降低施工成本，达到良好的“节流”效果，使公司具有更强的生存力，在市场上更具竞争力。

（2）加强“成本核算信息库”的内控，可以帮助公司高层管理人员根据施工项目的实际进度，判断材料消耗及施工成本开支是否处在正常的范围内。

（3）当“成本核算信息库”反馈异常信息时，高层管理人员可以根据实时的成本核算信息和对将来项目的发展情况做出预测和风险评价，对于风险不断增加的施工项目，高层管理人员应当权衡利弊，及时做出调整或者终止项目的决定。