中小企业采购内部控制研究

赵勇

摘要：对于中小企业来说，通过加强对其采购业务的内部控制，可以有效地杜绝采购业务风险的发生，尽可能地降低采购成本和付款风险，使内部控制措施所带来的潜在成本和风险的降低与控制成本如何达到一个相对均衡。面对日益激烈的市场竞争，实现企业的健康可持续发展，如何对采购业务进行有效的内部控制并提高公司的经营效率已成为非常重要的一个问题。本文主要对中小企业采购内部控制展开了一系列的探讨。

关键词：中小企业;采购;内部控制

引言

在中小企业的日常业务活动中，采购是非常重要的任务，也是中小企业运营的起点。可以说，通过确保中小企业采购业务的顺利实施，可以促进中小企业的稳定运行。通过分析中小企业日常经营的经济效益和成本效益进行分析后发现，采购成本水平直接影响着中小企业的经营成本和中小企业的最终收益，同时中小企业的采购成本的高低直接影响中小企业生产的产品的质量。因此，在中小企业的采购过程中应实行严格的内部控制。

一、中小企业采购业务概述

采购业务是中小企业生产和经营的主要环节，与生产和销售密切相关，业务頻繁，工作量大，范围广，存在较多的风险，控制难度大，非常有可能导致货币资金的支出不断增加或对外负债的不断增加，从而造成工作效率低下乃至于发生舞弊的行为。中小企业的生产经营比较复杂，采购业务比较普遍。建立健全而完善的内部控制体系，在降低产品成本，提高市场竞争力和弥补管理漏洞方面发挥着重要作用。内部控制体系所带来的潜在成本和风险的降低，要与控制成本达到如何达到一个相对均衡，是中小企业采购业务内部控制体系建设的重要考虑因素。

中小企业采购业务主要有如下方式：直采、三方比价、竞争性谈判和公开招标。通过采购管理制度明确不同的采购标的，采用不同的采购方式，合理的降低采购成本和风险。

二、中小企业采购业务内部控制概述

采购业务是中小企业整个生产管理过程的重要组成部分，采购业务管理的整体质量将会对中小企业的整体经济效益产生一系列的影响。

随着企业的发展壮大，中小型企业管理者逐步推行现代企业管理制度，对采购等各项业务进行适当授权。而作为中小企业日常管理的重要组成部分，完善、完整的采购业务内部控制有助于发现日常采购管理的控制问题，及时发现中小企业采购业务内部管理中的不正常表现。并且在此基础上采取措施确保中小企业的健康运行并有效维持中小企业日常管理的规范，具有现实意义。

三、加强中小企业采购内部控制的重要性

（一）有助于中小企业合理地规避采购风险，保障中小企业的利益

当前，所有行业都处于重要的发展时期，中小企业生产经营面临的外部环境越来越复杂，竞争越来越激烈，这也造成中小企业采购环节不得不面对一系列的外部风险。通过落实中小企业采购内部控制，使每个采购过程有序进行，对降低中小企业风险方面发挥着实际作用。比如采购合同审批过程中，使用部门对于合同中物料的材质、技术参数或服务中技术要求和标准等进行复核，可以有效地降低采购风险。

（二）有助于减少中小企业内部存在的采购腐败等问题

整个采购环节往往需要货币支付，大量的资金往来为某些员工或部门管理者提供腐败的机会。通过在采购合同中添加廉洁条款、建立完整的内部控制流程以增加采购信息的透明性和公允性，可以减少中小企业内部的腐败问题。

（三）有助于降低企业成本

在所有类型的成本中，采购是供应链中不可或缺的一部分，是企业成本的不可或缺的一部分，它在财务管理系统中处于核心地位，对企业利润产生实际影响。企业采购所产生的费用对于企业本身来说是一大笔费用，采购人员和采购部门能够按照采购制度尽责的进行采购议价，可以有效降低成本。

四、当前中小企业采购内部控制存在的问题

（一）采购部门缺乏对内部控制的有效认识

完成内部控制业务的前提是必须具备一定程度的内部控制意识。在我国，一些中小企业采购员工通常由从事物流管理，市场营销或供应链管理的代表组成。在中小企业采购培训过程中，采购人员主要接受业务洽谈和市场变化等方面的培训，没有进行内部控制方面的相应培训。这就造成采购过程中，采购人员往往缺乏有效的内部控制意识，往往认为把事办成，把合同签下来，而采购内部控制制度只是形式，事后走审批流程也是可以的。这样不可避免地会影响采购内部控制的有效性，从而不能有效中小企业采购业务的成本和风险。

（二）采购人员素质较低，出现人为不控制的现象

可能一部分的采购人员不负责任、职业素质低，存在自私自利心理。比价采购中让实际供应商提供全套三方比较材料;使用部门对采购物料等质量不明确时，降低采购要求并购买低质量的产品等，人为地造成了无法控制的情况，损害了企业的利益。

（三）采购流程审核流于形式

所有采购订单都需要根据采购制度进行逐级审批。实际中，即使移动OA的普及，也可能存在审批人因为工作量过大，没有时间去仔细阅读采购合同，只粗略看一下合同部分条款，就审批通过的情形。如果企业领导层对采购内控制度没有充分重视，还会出现采购业务已经完成，到结算付款前才匆匆进行采购合同的审批。这些都会造成采购流程审核流于形式，采购内部控制制度不能有效地降低企业的采购风险。

（四）采购内部控制规章制度不完善，职权分配不清晰

中小企业在实际生产和经营中必须有一套比较完整的规章制度，并实现职权分配合理，以保证实际采购过程的顺利进行。就实际来看，在不少中小企业中，采购管理工作制定的采购规章制度没有很好地执行。加上整个行业的外部市场环境的变化，制度没有随着市场和企业的发展，加以创新和完善。采购内部控制的一个重要方面，是进行科学恰当授权的内部授权，明确每个负责人的责任。实际重，在中小企业采购业务中通常情况下存在职权分配不合理的情形，一些不相容的职位应该分开，个别员工的权力过多，严重破坏内部控制制度的有效性。

（五）采购预算控制不严格，供应商管理不合理

采购价格以及供应商管理是中小企业的成本控制以及内部控制的关键节点。就目前看来，我国的大多数的中小企业已经实施了比较严格的采购预算管理制度，并渐渐地形成了相对而言较为成熟的供应商管理机制。然而，仍然存在一些中小企业在采购预算执行中没有严格控制，其采购金额和数量随意出现超支的情形。此外，一些中小企业没有建立完整的供应商管理机制，对供应商库的管理和供应商评价存在短板，进而不能有效地与供应商形成战略合作关系。上述原因都会影响中小企业采购内部控制系统的有效实施。

五、完善我国中小企业采购内部控制的建议与对策

（一）加强对采购内部控制的认识

就现代管理理论和管理范围而言，采购管理是新的内容之一，目前很少有高校开设采购管理的专业课程，大多数采购人员来自物流，贸易和销售部门。同时，中小企业的采购部门没有专职的采购风险管理人员，并且采购人员在执行采购工作时，对采购制度没有充分了解。因此，企业领导层和采购部门经理需要认识到积极执行采购过程中的内部控制措施，以及充分发挥内部控制在采购管理中的重要作用。同时，中小企业在培训采购人员时，应注意与内部控制有关的知识培训，培养其在整个采购业务流程中必须严格执行内部控制的理念。条件允许的情况下，引入外部科研院校的专业培训，可以提高中小企业的整体采购管理水平，构建中小企业的采购内部控制体系。

（二）强化采购人员素质

提高采购人员的素质是采购管理的重要组成部分。一般的采购人员主要是来自普通销售人员和职能管理部门，对企业的专业技术不是很了解，因此与供应商进行谈判有很多困难，并且通常处于被动状态，难以在谈判中做出最佳选择。因此，每家企业除了加强对采购员工谈判技巧的培训，还需要重视本企业专业技术知识的培训（例如，定期对采购员工的相关技术知识进行培训），架设良好的沟通渠道，使得采购部门与技术、生产部门建立起广泛的联系。对于专业技术较强的采购，由采购部门、技术部门和生产部门等组成采购小组实施采购。

（三）加强对采购业务的监督力度

进一步做好对采购业务流程的控制工作，明确一系列相关人员的职责和权限。将采购权与每个部门分开，渐渐地形成一个较为独立的采购管理部门是加大采购监督的有效举措。通过明确采购业务中不同岗位的责任分工，有利于将职责明确分开，可以有效地提升工作效率，杜绝相互推诿的情况出现，有利于绩效考核的有效开展并且形成积极向上的精神。

（四）积极完善规章制度，保证采购分配职权的合理性

在中小型企业的采购业务中，需要完善的规章制度作为指导方针以及指导规范。中小企业所不得不面对的问题是：因为市场在不断发展，中小企业所面对的环境往往是难以预测的，虽然制定了规章制度，但并没有根据实际的采购情况对其进行持续改进，通常不利于制度的長期有效的执行。所以要树立采购制度不是一成不变的，是要不断定期修改完善的观念。采购制度的完善，要以中小企业生产和经营的总体情况作为基础，对市场进行深入的了解，总结实际工作中的经验，结合实际执行中的问题进行修订完善工作。从采购职权分配这个角度进行分析的话，我们可以实行分离不相容职位的原则，理清权力分配，有效地发挥每个人、每个部门的权力。

（五）严格执行采购预算，科学管理中小企业供应商

严格的预算管理可以有效降低中小企业的采购成本，并防止中小企业采购中出现腐败现象。假如我国一部分的中小企业现如今的采购预算过于粗糙，预算的执行不是太严格，那就会使得整个采购预算编制以及执行流于形式。为了有效地改善这一系列的情况，中小型企业需要在每年采购活动开始之前组织生产、财务和采购等各个部门的员工来制定科学合理的采购预算计划，并在开始年度采购活动之前编制采购预算，在实际的采购操作中确保采购预算执行的严格性。除此之外，中小企业需要进一步加强对供应商的管理力度。在每一年，需要对所有供应商展开较为严格的评级，并且对一些不合格的供应商进行淘汰，并且依照采购价格和供应商评级来综合选择最适合的供应商。

结语

中小企业的采购是生产和经营的关键部分，合理控制采购成本的范围并确保中小企业获得最佳利润非常重要。作为一名现代化的中小企业管理者来说，需要中小企业可以以积极的态度适应市场趋势，加快内部采购控制规则制度的改进，对采购过程进行严格地监控以及对员工进行科学评估，从而可以长期立足。

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