业财融合背景下高校财务报销体系建设路径探讨

马惠媚

摘要：“互联网+”时代，各行各业争相探索用新技术推动单位经营效率更上台阶。构建业财一体化的智慧财务报销体系，通过信息化技术打破传统财务报销中业务信息壁垒，提高财务管理效率，为政府会计改革和单位决策提供全面、精准的业务财务信息，是高校财务管理发展的趋势。本文从项目背景、痛点剖析、实施步骤等方面着手，深入分析了高校财务探索智慧财务报销体系的建设路径，可为相关领域智慧财务体系建设提供一定的参考。

关键词：技术创新;业财融合;流程梳理;嵌入式管理

引言

随着社会经济和技术的发展，云计算、大数据、AI的概念广为人知，在我国互联网企业得到大范围的应用，并逐步影响至国内各行各业。在财会领域中，信息技术的应用极大提升了会计信息生成的速度和效率，推动了各行业会计信息化建设的浪潮。聚焦到高校财务管理，近年来，财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》以及《政府会计准则——基本准则》《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》等新制度规范的先后颁布实施，对高校的会计核算、财务信息质量以及内控风险防范等提出了更具体、更精细的要求，传统的财务报销体系已无法满足政府会计改革和单位决策发展的需求，构建业财一体化的智慧财务报销体系是高校财务发展的重要趋势。通过搭建与业务相适应的智慧财务报销体系，可提高经济业务财务处理工作效率，实现资金流、业务流、信息流等数据共享，为单位管理决策提供全面精确的信息，同时将财务管理贯穿于业务过程中，可实现在经济活动全过程实现财务服务和监督，对强化预算资金监管，增强财务风险防范能力等，具有重要作用。

一、现有财务报销体系的痛点分析

（一）信息传输缺乏时效性和准确性

随着高校教育事业的发展，高校经费规模日益增长，来源日益多元化，财务报销所涉及的内容也日趋复杂，经济业务和相关政策更新迅速，不同来源和性质的经费报销要求不同，现有财务报销体系缺乏对财务报销要求的嵌入管控和有效传递，一方面，为新业务或已有业务新问题制定的报销规范，通过纸质件、邮件、微信的形式都不能最快、最精准的传递到每一位报销需求者手中，极容易导致业务侧不明规则、财务侧反复解释的情况，在高校中形成内耗，极大影响财务报销效率和服务效果。另一方面，由于财务内部工作人员知识层次不同，对新业务和政策理解和接受程度有差异，容易导致业务处理不统一和政策解释宣传不准确。此外，财务数据在获取业务数据后才能填制生成和整理分析，无法与业务数据同步，影响财务信息使用者决策的及时性和准确性。

（二）业务系统间缺乏整合，形成信息孤岛

建立相应的系统助力高校精细化运营，是高校管理要求向下延伸、集中统计经营信息的利器。同一业务在流程上若涉及不同的管理部门，则可能出现不同系统管控不同环节的情况，各系统相互割裂、形成孤岛。财务报销作为业务完结的最后一个环节，对应的系统通常仅有数据收集功能，数据分析与检查还是人工完成占多。在上述情形下，报账人员信息重复填写的恼怒情绪极易归责财务。

（三）财务审核缺乏自动化

当前，大部分高校都不同程度地使用了网上报销模式，报销人通过网上报销系统填写报销信息，采用电子影印件传输报销附件，再人工核查判定单笔报销是否符合财务要求。在此期间，对报销发票内容、费用标准、经费预算等审核点主要依靠人工审核，自动化审核的少，很大程度上影响了审核效率，降低了单据全流程流转速度。此外，财务报销系统因缺乏实时性的管控，若报销审核中发现不合规问题，整改成本极高。

二、高校财务构建业财融合一体化的必要性

（一）适应财经体制改革，实现财务精细化管理的需要

大数据时代，伴随着信息技术的迅猛发展和财会、经济体制改革的加快推进，对高校财务推进业财融合提出了迫切要求。一方面，当前经济体制和技术的不断革新，促使高校的经济业务日益复杂多样，财务管理任务日渐繁重，对财务信息处理效率和质量要求日趋高标准。电子发票、手机支付、扫码支付等新生事物的推广应用，也迫切要求高校财务与外界进行信息共享，打破当前财务与业务间壁垒，将财务管理前移，实现事中控制甚至达到事前控制，提升财务管理效率和质量。另一方面，政府会计改革的贯彻实施，权责发生制、成本核算、績效管理等概念引入高校，对高校的财务提出了更精细化的管理要求，迫切需要业财融合一体化来推动。通过业财融合的实施，将高校资金流、业务流、信息流等数据充分共享，能够更有效地掌控财务支出状态和资金使用效益，更充分了解绩效情况，为单位规划、决策等管理活动提供全面精细的信息，促进单位战略决策的有效实施和不断改良。

（二）提高财务工作效率和风险防范能力的需要

当前，行政事业单位内部控制的全面推进，要求高校加强对经济活动的风险防范和管控，充分利用信息技术手段加强内部控制，将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中。业财融合是高校落实内部控制规范要求，全面提升财务工作效率和经济活动财务风险防范能力的必然选择。通过业财融合，使财务管理触角前移，对经济业务全过程进行服务和监督，有利于加强预算资金的监管，及时化解潜在财务风险，规范经济活动。此外，通过财务、业务流程再造，将标准化程度较高的重复性会计核算业务通过内部控制进行自动化处理，提升会计业务的处理效率，从而有效提高高校管理水平，增强集中管控能力。

（三）提升高校财会人员素质和核心竞争力的需要

目前高校财务人员主要是基础会计核算人员，能有效进行信息分析并辅助战略决策的管理型、复合型财务人才匮乏。业财融合要实现数据处理和分析的功能，需要更高素质的财务管理人员来引导和对接。而业财融合的推进，将简单重复性核算业务转至内部控制中，压缩了低素质财务人员数量，促进财务人员素质的提升，信息智能化平台和信息分析与决策中心的创建，为管理层决策提供了更准确有效的财务与业务信息，能更有效地为高校创造价值，提高高校的核心竞争力。

三、高校智慧财务报销体系建设路径

构建高校智慧财务报销体系，首先应明确报销体系要达到的目标，才能在体系搭建上有中心和主线。高校智慧财务报销体系建设的主要目的有两个：一是服务广大师生和相关的工作人员，让报销使用人有高效便捷的使用体验，同时减少财务会计的人工审核点，释放人力资源转型业务会计或管理会计，使得校内人员的工作达到最优;二是加强风险控制。智慧财务更多依靠系统手段实现管理目的，能够更加客观、全面的控制标准化风险管理点，进一步织密高校风控网络。其次应充分认识构建智慧财务报销体系的两个支撑点：新技术和业财融合。在效率提升方面要打破固思维，积极拥抱新技术，构建新模式，通过流程再造进一步激发生产力。在风险控制方面要前移财管理触角，财务数据是业务发生状态的记录，它伴随业务而生，因此仅想在财务报销环节控制全部财务风险，是不全面的。

通过以上分析，高校可以从四个方面推进智慧财务报销体系的建设。

（一）业财融合达成共识

构建智慧财务报销体系对业务从申请到入账进行全流程的财务管控，在此链条上除财务部门外，还涉及业务需求部门与业务归口管理部门。因此要将财务管理延伸甚至嵌入业务，必须业财融合达成共识。高校主要开展以下三方面的工作：一是有高校领导的支持。从顶层向下统筹，最大化打破部门间的行政壁垒，站在高校层面统一调度资源;二是强化全员财务风险意识。高校一直推进全员报销工作，谁经办的业务由谁负责报销，因个人原因触发财务风险的，建立相应的问责机制;三是权责划分明确有序。前移财务管理必定需要有清晰的业财责任划分，既要避免重复管控更要避免管理盲区，只有划定要点，明确责任才能顺利达成业财共识。

（二）一张表呈现报销管控要点

基于业务生命周期全流程，以高校费用管理规范为准绳，依次梳理影响特定费用入账准确性的要素，形成费用管控一张表。该表至少应该包含以下内容：管控要求、内容描述、管控环节、若有系统是否需要会计人工审核。

以差旅费为例，第一个管控要求为：出差需报经相关领导事前审批;对应的管控内容描述为：会计审核经办人是否提交含有出差时间、地点、事由等的申请单，且已经相关领导事前批准;对应的管控环节为：出差申请;若有系统是否需要会计人工判定：否。后续管控要点以此类推进行归纳总结。

（三）建立系统增强自动化能力

为重点费用量身打造管理系统，不仅满足业务管理要求，还应嵌入财务管控要点，并根据前述梳理的管控内容逐一匹配系统控制方式，主要归纳为以下三类：一是有明确量化关系的。如根据高校内部举行的会议和对校外专家招待费管理办法，每一类招待对应不同的招待人数和陪同人数，在招待费申请阶段，系统根据招待类别依次嵌入对应的出席及陪同人数比例，招待费申请人在填写电子申请单时对数据自动校验，若有超标显性化提示及纠错，在业务形成的初期便实现风险实时控制;二是文字描述类的。如招待费发票抬头为高校全称，且不应为增值税专用发票，该类原则性要求分场景在系统界面显著位置予以提醒;三是需报销人员录入的标准格式信息。比如差旅报销要求录入以下信息：火车票起始地点、乘坐时间、票面金额、座位等次信息。如果仅是一人往返单一地点，也需要录入八个信息点，还不论多人多地点出差的情况。高校积极引入光学字符识别技术（OCR），通过手机拍照对标准格式所包含的信息进行自动识别，自动填写至系统指定位置，大幅提升了员工报销信息的填报效率。

（四）大数据分析深入控制报销风险

前述控制均是基于单笔报销而言，但是对某些需要交叉比对才能发现的问题，则需要进一步开展大数据分析。笔者以差旅费为例，通过大数据分析我们可以快速发现差旅费报销单的出差日期是否重叠，进而人工介入分析重叠是否合理，有无重复领取出差补助。以上控制如果采用全人工的方式将花费大量的时间和精力，且不一定能做到全面检查，投入和产出不成正比。

四、对智慧财务报销体系建设的思考

（一）系统建设需要业务骨干深度参与

高校要构建“好用、管用”的智慧财务报销体系，不是财务部门一张蓝图绘制好，交给技术部门完成系统开发即可。建立一个好的财务系统需要熟悉费用管理制度、管控要点的业务骨干深度参与，系统设计的每一个环节都需要财务和技术的双重确认，否则开发出来的系统仅是完成上线使命而不是管理使命。

（二）加快建设校级数据池

目前部分高校一项费用涉及多个管理系统，或一项费用虽由一个系统管控，但数据也仅附着于该系统，较为独立。换句话说，若需要分析费用与费用间的关系，只能通过手工取数的方式完成。因此加快校级数据池建设，连通各系统后台数据形成共享数据库，对于进一步强化财务报销管控及分析能力大有益处。

（三）形成用户问题反馈与解决的闭环机制

智慧财务报销体系不是静止的，只有随业务发展、用户使用习惯的变化不断演进才能发挥更高效的作用。因此在系统运行过程中，应该重视用户体验，建立健全问题反馈、分析、整改的闭环管理机制，才能让智慧报销真正惠及师生，助力管理。

结语

智慧财务在高校风险控制、高效运营方面有重要的意义。高校通过明确目标、分析痛点、制定措施、创新技术等多措并举的方式，打破业财壁垒构建智慧财务报销体系，在提高師生报销效率，输出高质量财务数据上进行了大胆探索，结果表明这种探索取得了较好成效。未来智慧财务的概念会应用到财务工作的方方面面，比如财务机器人替代标准化支付、附件一站式传输电子化保存等，但无论走向何处，都离不开与业务的融合，离不开培养一批复合型财务人才。此外还需要更进一步挖掘数据价值，用财务智慧为高校发展赋能。

参考文献

[1]李磊.业财融合助推高校财务管理路径探究[J].中外企业家，2020（15）：44.