高校档案信息化建设及其策略

刘筱筠，李 婕，徐雨生，廖川江

1.普洱学院图书馆，云南 普洱665000；2.大理大学研究生院，云南 大理671000

档案建设在高校管理中越来越重要，目前传统高校档案管理所需要承担的公共社会服务功能相对比较单一，科学管理高校档案主要任务是为高校教学和高校科研工作服务。随着21世纪互联网的迅速普及和发展，恰到好处地解决了我国传统高校档案信息数据采集管理数量激增、信息范围过大的复杂问题。研究旨在现代科技发展环境中积极探索创新，建立与时俱进的高校科技档案，更好地服务社会。

一、高校档案信息化建设的意义

（一）符合信息化时代的需求

信息化时代的来临使得人们更全面、快速、准确地接收各种信息，档案管理的工作量逐步加大，以纸质为媒介的档案管理方式已经相对陈旧，互联网、物联网等信息技术得到广泛应用，加快了高校档案的信息化建设。电子档案更加符合信息社会的需要，它可以在档案管理的过程中发挥其智能化、速度化、科技化的优势，为档案管理节省成本。高校如果想更好的适应当今高度信息化的社会大环境，就需要坚定的走好档案数字化的道路，这也是我国档案工作建设中的一个紧迫任务[1]。

（二）便于档案的利用和管理

传统依赖人工操作完成的档案整理工作，具有很大的不确定性，档案整理的情况与工作人员整体素质和能力息息相关，很容易影响档案本身的使用。在信息时代下，依托于互联网的档案管理，有效实现了计算机的全程操控，使得无论是纸质还是电子档案都能得到高效有序的管理，更加有效地实现档案处理与交换的效能，更好地避免了受时间和空间约束的限制[2]。档案管理人员可以通过网络收发文件，通过成熟的电子系统进行档案数据的整理、录入、检查等，在提高工作效率的同时也提高了档案的利用周期。随着高校办公自动化的逐步普及，电子档案可以更加实时地接收校内电子文件数据，并转化为电子档案信息，以便优化档案信息资源。

（三）加强对档案的保护

目前，大部分高校的档案库房条件都比较简陋，库房面积不够，常年失修，缺乏防高温、防火、防潮等必要保护措施。纸质档案比较脆弱，反复翻查复印等都会对档案造成损害。以电子档案代替纸质档案，可以有效避免纸质档案面对的现实问题，并且实现异地存取、查阅，更加便捷。电子档案同时也是纸质档案的电子备份，为档案保存增加一重保险，有效地保护了档案原件[3]。

（四）节约管理空间，拓宽服务领域

与纸质档案不同，电子档案对保存场地的面积要求不高，档案数字化后，不重要的文件及暂时性的文件可不必使用纸质形式归档，只需归档电子文件，可以节省实体库房贮存空间。随着档案数字化系统的建设，档案管理的内容会越来越丰富，需要归纳整理的信息量也是传统档案所不能比拟的[4]。这时电子档案信息量库存与利用率的优势就会显现出来。基于日趋丰富的档案信息，高校可以建立电子档案网页，可以开设电子档案馆、电子数据库资源等服务领域，便于学生和教师随时随地查询和学习，更加能满足大家的需求。

（五）支撑科研力量，保护知识产权

数字档案发展是高校档案管理工作发展的一个必然趋势，而加强档案信息数据资源网络建设工作是高校利用档案进行信息数字化服务建设的一个关键和首要基础工作[5]。以高校科技档案为例，是高校开展科学技术研究创新活动的重要记录，是高校加强科研技术创新和知识产权保护的重要组成部分。在我国科技飞速发展的背景下，高校正逐渐发展成为构建我国各类科技创新档案体系中最重要的一个阵地和科研的重要支撑力量，结合高校各类科技档案发展现状，深入研究高校存在一些问题，加强高校科技创新档案体系建设具有十分重要的现实意义[6]。

二、高校档案信息化建设存在的问题

（一）数字化程度低

目前，我国大部分高校数字化建设还处于初级阶段，很多高校依旧是采用纸质档案的管理模式，想要推进电子档案的建设，很大程度上会受到人力、物力、财力以及保守观念的限制；已有的纸质档案规模大、数量多，信息种类庞杂，在向电子档案转换的过程中，工作量巨大[7]。同时，因数字化之前很多信息的处理不够及时，往往会遗留很多问题数据，处理这些问题数据也是一项浩大的工程，在一定程度上也加重了电子档案建设的难度。现有的办公自动化系统也具有文件归档的功能，但是自动归档的文件很难与电子档案系统中的目录进行对接，这就容易造成信息不对称，出现信息接收偏差，说明两个系统格式的兼容性和稳定性有待加强。以上因素都会导致高校的电子档案系统建设的进程困难重重。

（二）管理制度不健全

目前高校电子档案的制度化管理不够健全，为了顺应信息化社会的发展要求，国家档案局出台了《电子文件归档与电子档案管理办法》，对高校电子档案管理进行了宏观规定，但是高校在有关电子档案的管理制度方面仍然存在一些问题：一是没有落实电子文档归档责任化，面对浩如烟海的档案资源和内容，明确分工明确职责的工作分配是十分必要的；二是目前各高校、各部门之间电子档案管理制度各行其是，没有形成统一的标准，电子档案信息在收集、录入、整理、归档时所执行的标准也就不统一，为后续的资源共享和集成处理带来很大困难；三是从校内使用者的角度来看，档案系统所提供的档案信息总是“不够及时”，在时效性上满足不了使用者的需求。

（三）专业管理人才缺乏

档案数字化属于高新技术的范畴，因此档案管理人员要有很高的综合能力和综合素质。电子档案系统要想快速稳健的建立与发展，人才是关键，尤其是需要能够熟练掌握计算机技术并具备档案业务水平的复合型人才。目前高校的档案管理人员中具备该项专业能力的人并不多。在档案管理人员方面，地方高校档案馆多为处以下建制，很多情况下存在教师兼职或其他专业兼职现象，甚至有的高校用档案馆的工作作为安抚校内人才家属的敲门砖，进一步加剧了档案管理队伍不专业的情况[8]。并且大部分档案管理工作人员年龄较大，接受信息能力稍弱，不能熟练掌握计算机、网络、数据库等方面的知识，不能适应档案数字化进程发展的需要。

（四）硬件设施不足

国内很多高校的档案馆数字化建设还处于初级阶段，基础设施相对落后。多数高校仍然采用以纸质档案进行信息存储与管理，数字化档案的发展还处于萌芽阶段，硬件设备不足以支撑数字化档案管理。为做好电子档案建设，需投入大量资金对原有的陈旧设备进行升级换代，以适应电子档案建设的需求。目前大多高校将资金都投放在教学、科研上，没有建设数字化档案的意识，将档案建设工作置于一个很尴尬的境地。导致依赖于信息化设备的电子档案管理工作无法正常展开。

三、高校档案信息化建设的策略

（一）健全制度，明确职责

规章制度是高校或其他企业档案管理工作的有序进行和发展的基本保障。以《档案法》和其他档案管理法规为依据，建立健全的规章制度，明确档案管理职责，确保这些分散在各事业单位的科研档案文件能够完整且及时地移交到学校档案管理部门。

（二）深化认识，转变观念

从事档案管理相关工作的从业人员要深刻认识到档案管理工作的特殊性及重要性，不能仅仅做保管高校档案的工作。首要任务是加强科研人员、基础工作者及领导对档案管理的全面了解，深刻认识其重要地位，从而加大支持档案管理建设工作的力度，加强档案的储存管理工作，确保档案数字化工作的顺利进行。在保证正确且安全地控制信息的公开的工作下，最大限度的利用档案的应用价值。

（三）加强人才队伍建设

提高高校档案管理队伍综合素质是当下我国院校科技档案管理工作取得现代化快速发展的必经之路[9]，同时，加强高校档案专业化人才建设，强化和培养档案管理工作人员的专业知识水平和信息技术能力，定期进行继续教育和档案技术交流，提高他们档案管理的综合素质，并不断努力学习应用国内外现代新信息技术，同时探索拓展档案知识应用新领域，达到符合新时代档案技术人员的水平，实现档案创新性发展。

（四）注重科技创新

加强高校档案管理的技术开发，提高高校档案的经济、社会、文化服务与管理功能，需要所有从事高校档案技术的工作人员能够充分利用学校现代化的管理技术手段，更好的为学科教学和社会改革发展服务。只有切实利用和管理好高校档案，档案的服务价值才能获得充分的体现和应用，才能使档案管理工作长久的健康发展与造福社会。

四、结语

档案信息化建设工程是一项重大工程，涉及到档案管理建设工作的各个领域。既要统筹规划，科学分析，又要有明确的计划、步骤把高校档案信息化的各项重要基础设施工作扎扎实实地做好，确保各项档案管理统一、规范，带动各项数字档案管理基础业务的工作开展。同时也要明确做好档案信息化体系的建设工作是一项长期性的任务，要严格要求档案质量，保证质量查全、查准，力求档案信息资源管理系统长期运行的安全、可靠，同时不断增强档案信息安全意识，只有真正规范、科学、合理的利用档案信息资源，才能真正在高校档案管理中充分发挥主导作用。另处，要与时俱进，全面深入推进高校档案管理信息化体系建设，促进当代高校的健康发展。