地方院校归档部门依法治档建设研究

成东南，寸常兴，杨荟

1.普洱学院，云南普洱665000；2.保山学院，云南保山678000

目前，地方院校归档部门存在分管领导和兼职档案员工作职责“失范”现象[1]，这严重影响着地方院校档案工作规范开展。要解决这个问题，必须实现依法治档，认真贯彻执行档案法律法规，健全和完善地方院校档案工作各项规章制度和奖惩机制。为此，地方院校归档部门应严格实施奖惩办法，坚决执行归档部门档案工作与绩效挂钩方式，强化分管领导和兼职档案员的工作职责，加强法制宣传教育，提高分管领导和兼职档案员对档案工作的认识，提高归档部门档案队伍整体素质，才能推动促成归档部门分管领导和兼职档案员职业道德实践养成，从而促进加强归档部门职业道德建设，为地方院校档案部门依法治档建设提供根本保障。

一、地方院校归档部门工作职责“失范”现象

新形势下，地方院校档案工作迎来新的机遇和挑战，由传统档案管理模式转为各职能部门立卷归档制度。在这个转变过程中，对于接触不多和从未接触过档案工作的地方院校归档部门分管领导和兼职档案员均是一种挑战。因为他们已习惯于传统档案管理模式，还认为文件资料收集、整理等业务工作是一项简单、繁琐、重复没有技术含量的工作，因而容易造成工作职责“失范”现象。

（一）档案管理人员职责不明确

由于许多地方院校实施各职能部门立卷归档制度，所以各职能部门也变为归档部门，因此各部门必须结合科室增设变化情况和各类档案归档范围，确定设置一名或多名兼职档案员收集、整理文件资料。在此情况下，各职能部门有的业务经办人摇身一变成为收集、整理文件资料的兼职档案员，而且还是属于额外工作，专业技术不熟练导致对文件资料收集、整理不齐全。有的地方院校归档部门分管领导让兼职档案员把所收集的文件资料，稍加整理，全部送到档案部门，档案不规范也不改进。另外，个别地方院校归档部门分管领导把开会带回的文件，不交给兼职档案员整理，而是为了自己的工作方便自收自存，出现管理不规范现象。

（二）档案管理人员专业技术水平不高

部分地方院校归档部门兼职档案员，专业水平不高，对专职档案员开展的工作指导不上心，个别档案员欠缺档案管理业务基础知识，对本院校和省档案局举办档案管理业务基础知识培训不上心，导致管理失范。

（三）对档案管理工作重视程度不够

有的地方院校归档部门分管领导不重视档案工作，甚至把一些实物档案和一些纸质文件资料当成废品和废纸来处理，造成一部分实物档案和文件资料受损失。另外，有的归档部门分管领导和兼职档案员从来没有认识到档案工作的重要性及档案的真正价值，档案管理意识淡薄，因此给文件资料收集、整理等业务工作带来很大的难题，严重影响了地方院校档案的齐全完整和归档的时限性，影响了地方院校档案工作全面开展。

二、加强地方院校归档部门依法治档建设对策

要解决地方院校归档部门工作职责“失范”现象，首先要让地方院校归档部门分管领导和兼职档案员认清新时代档案工作的形势，准确把握新时代赋予地方院校归档部门档案工作新模式、新使命、新方法，才能真正实现地方院校依法治档。其次要运用档案法律、法规和地方院校的规章制度来管理档案，健全完善地方院校各项规章制度与奖惩机制，坚持违法必纠的原则，维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命，实现档案利用价值。再次要强化地方院校归档部门分管领导和兼职档案员工作职责，加强档案法制宣传教育，提高归档部门分管领导和兼职档案员对档案工作认识，提高归档部门档案队伍整体素质，才能推动促成归档部门分管领导和兼职档案员职业道德实践养成，从而促进归档部门职业道德建设。

（一）严明奖惩机制，强化执法监督

围绕地方院校归档部门工作职责“失范”现象，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《档案行政处罚程序暂行规定》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规[2-6]，结合《新时代公民道德建设实施纲要》的内容和地方院校归档部门工作实际情况及发展需要，分析新时代档案工作的新情况，转变传统的档案工作的理念，健全完善地方院校各项规章制度与奖惩机制，严格实施奖惩办法，对违反档案法律法规和地方院校规章制度的行为必须认真追查，严肃处理，凡是违反档案法律法规和本院校规章制度的行为应给予相应处分。关于档案管理违法案件查处工作具体措施，要在主管档案工作校长领导下由档案部门牵头，会同纪监部门、人事部门、财务部门等共同进行。行政处分和经济处罚可以单独执行，也可同时执行；对违反档案法律法规和院校各项规章制度行为给予行政处分和经济处罚，由档案部门提出违反档案法律法规和本院校各项规章制度行为事实情况的书面报告，经院校档案工作委员会同意，行政处分由纪监部门、人事部门负责处理；经济处罚由人事部门、财务部门负责处理，并向受处罚的归档部门分管领导和兼职档案员发出《经济处罚通知书》。受罚归档部门分管领导和兼职档案员的罚款可由财务部门直接代扣。除给予归档部门分管领导和兼职档案员行政处分、经济处罚，同时取消受罚归档部门所有工作人员全年绩效工资外，还要责令归档部门限期整改，对不能胜任档案工作的归档部门分管领导和兼职档案员要让其换岗，保证档案工作的正常有序的开展。

（二）强化归档部门工作职责

围绕地方院校归档部门工作职责“失范”现象，要强化归档部门工作职责，实现依法治档。归档部门分管领导要在档案工作委员会领导下，接受档案部门的监督和检查，负责本部门档案工作的开展、贯彻档案管理的规章制度；要将档案工作纳入本部门的计划，纳入本部门有关人员的职责范围，做到在验收本部门各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作；关心、支持兼职档案员的工作，保证他们的工作时间，改善他们的工作条件；解决本部门档案工作遇到的具体问题。要求归档部门兼职档案员，严格执行国家档案工作相关法律法规，遵守地方院校档案工作各项规章制度；负责本部门各类档案的收集、保管、整理和归档；负责接收本部门其他经办人手中形成的文件资料；负责按时向本地方院校档案部门移交本部门的档案；严格遵守本地方院校档案工作安全保密制度，确保档案的安全与保密；积极参加本地方院校档案工作会议及档案业务培训，不断提高档案业务水平；随着办公自动化的普及，各地方院校归档部门兼职档案员积极配合实施计算机管理档案，加快地方院校档案数据库建设。只有强化地方院校归档部门工作职责，让地方院校归档部门分管领导和兼职档案员有危机感，才能重新认识档案工作，加强档案工作责任意识，把压力转变为动力，努力提高自身业务能力和专业素养，逐步培养养成良好职业道德习惯，才能充分发挥归档部门分管领导在档案工作中领导作用；才能充分发挥兼职档案员在档案工作中收集、整理的作用。才能使地方院校归档部门分管领导和兼职档案员的工作责任落到实处，从中推动促成档案职业道德实践养成，从而促进加强依法治档建设，保证档案工作的顺利开展。

（三）加强档案法制宣传教育

围绕地方院校归档部门档案工作职责“失范”现象，加强档案法制宣传教育，是地方院校档案部门扎实开展“依法治档”的基础工作，必须让地方院校归档部门分管领导和兼职档案员认清新时代档案工作的形势，认真学习《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《档案行政处罚程序暂行规定》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规及本院校制定档案管理规章制度，让其充分认识到档案工作的重要性和自己所肩负的责任，遵守档案职业的行为规范，树立对档案工作这一职业认同感、崇高感，转变档案工作理念，重视档案工作，加强自身行为约束，逐步培养养成良好职业道德修养，热爱档案工作，忠于职守、保守机密、尊重历史、真诚奉献，维护档案齐全完整及安全。

（四）提高归档部门档案队伍整体素质

实现依法治档，必须将职业道德建设作为提高地方院校归档部门档案队伍整体素质一项常规性的基础工作来抓；结合归档部门实际情况，挑选政治素质好，业务能力强的工作人员来充实地方院校归档部门档案队伍；组织档案管理员认真学习档案法律法规和本院校各项规章制度、档案管理业务基础知识、档案管理软件系统操作培训；加强的档案职业道德意识，逐步培养提升他们档案职业道德素养，做到热爱档案工作，有强烈工作责任心和社会责任感，养成良好的保密习惯；尊重历史，维护历史真实面目，树立全心全意为人民服务的思想，才能做好档案工作。

三、结语

总之，要实现依法治档，就要健全和完善地方院校档案工作各项规章制度和奖惩机制，严格实施奖惩办法，强化归档部门工作职责，加强档案法制宣传教育，提高地方院校归档部门档案队伍整体素质，强化归档部门档案职业行为规范，是推动促成地方院校归档部门职业道德实践养成的关键，是加强档案职业道德建设的精髓，是做好地方院校档案工作的根本保障。