有关住房公积金档案管理的信息化路径探索

聂绪敏

【摘要】住房公积金档案是支撑公积金功能实现的基本保障。在这个万物互联的信息化时代，人们的生活与工作方式都发生了极大改变，将信息化应用到住房公积金档案管理中，可极大地提升管理效益。本文首先分析住房公积金档案的特点，其次阐述了实施住房公积金档案信息化管理的意义，最后就如何实施住房公积金档案信息化管理进行探讨，希望可以促进我国公积金档案管理事业的更好发展。

【关键词】住房公积金;档案管理;信息化

随着《住房公积金管理条例》的出台和推行，社会公众越来越重视公积金管理问题。当前我国的住房公积金缴存范围持续扩大，缴存比例不断增高，公积金档案量也在逐渐增多，为进一步提升档案管理效率，更好地服务人民群众，公积金管理部门需要积极引入信息化技术和相关设备，加强档案管理效率。那么住房公积金档案有什么特点？实施信息化管理具有什么意义？具体需要如何实施呢？这便是本文探讨的主要内容。

一、住房公积金档案的特点

随着社会经济的发展，我国住房公积金事业获得了长足进步，目前我国各地的住房公积金业务范围都在扩大，业务内容也越来越丰富，人民群众对公积金的重要性认识也更加深入，使用公积金购买房产的群众也越来越多。在此背景下，管理部门存储的住房公积金档案总量庞大，且具有多样性特点，主要体现如下：

（一）公积金档案类型多且周期长。首先，随着我国社会经济及公共服务事业的不断发展，当前住房公积金的业务类型也逐渐增多，一般常见公积金业务分为归集、提取、贷款，同时根据不同的业务需要，每一个主要业务之下还有很多细分内容。如此繁多的业务类型对应产生了很多公积金的档案，也加大了档案管理工作的压力。其次，住房公积金档案的周期性特点也非常明显，在住房公积金贷款业务上，从贷款人提交申请、管理部门实施审查、贷款协议的签订、贷款资金的发放，以及最后的还款，还款的年限一般少则几年，多则数十年，这个周期内相关档案也会随着业务信息的变化而不断补充完善，使得档案信息越来越丰富。

（二）公积金档案具有服务对象多、不确定、材料同化等特点。住房公积金业务面向所有参与者，既包括国家事业单位、公共机关的人员又包括一般的民营企业职工，这就导致住房公积金档案的服务对象具有多样性，档案管理也需要按照购买人的类型进行分类。同时，基于住房公积金业务的发生一般都在服务窗口进行，而窗口业务办理量不固定，单位时间内办理量有多有少，所以档案产生时间不确定。另外，因我国的公积金政策较为稳定，周期内政策变动幅度较小，所以办理住房公积金所需要的材料基本一样，办理流程较固定，所产生的档案差异性也较小。

二、住房公积金档案管理信息化的意义

档案管理信息化相对于传统纸质档案管理而言，是以计算机、互联网等为管理依托，建立统一的信息管理系统，并以数据、电子文档、音视频格式等方式来储存和管理。住房公积金信息化档案管理，是对传统管理模式的革新，可最大化降低资源浪费，提升档案收集、儲存、查阅、传输、成果转化的便捷性，同时住房公积金档案管理对我国的档案管理事业以及社会保障事业都具有极大促进作用，具体体现如下：

（一）住房公积金信息化档案管理顺应了时代发展需求。住房公积金档案支撑公积金功能实现，是民众住房公积金业务顺利办理的重要凭证，其重要性不言而喻。将信息化技术运用到住房公积金档案管理工作中，最大化节约档案利用的空间和时间，实现管理全过程的电子化和数字化，体现了信息化时代的鲜明特征，也满足了为人民群众高效服务的需求，顺应了时代发展趋势，体现出了政府公共服务的先进性，也标志着我国的档案管理事业进入一个崭新阶段。

（二）住房公积金档案信息化管理符合档案依法管理要求。我国《档案法》明确要求，各级档案馆要依法保管好各种形式的电子文件和各种载体的档案信息资源。住房公积金档案和人民群众的切身利益紧密相连，实施信息化档案管理可以更好地包括这些资源，随时满足人民群众相关业务办理的需要，实施信息化管理符合我国《档案法》的基本要求，是依法管理的体现。

（三）住房公积金档案信息化管理有利于加强档案信息资源建设。要实现公积金档案信息化管理，就要不断加强和完善信息化管理所需的基础条件，要加大档案管理机构的内部信息化基础建设，需要添加计算机设备，开发安全高效的信息管理系统或平台，建立数字化档案储存室，配备专门的信息化档案管理人员，组建现代化的管理团队等。这一系列的基础建设，能够不断提升我国住房公积金档案管理的信息化，实现多种信息资源的有效利用。

（四）住房公积金档案信息化管理可实现信息资源共享。通过信息化管理平台，对公积金档案实行信息化管理，可将各类档案资源以数字化的形式进行分类储存、统一管理、按需调用，公积金管理部门业务人员可以随时在系统平台上根据权限搜索和使用相关档案信息，并作为公积金业务办理的依据;人民群众也可通过互联网访问来实时查询自己的住房公积金档案资料，并据此合理安排使用。信息化管理下需要做到数据规范、信息安全，并便于档案资源的共享公用，也利于增加公积金管理的透明性。

（五）住房公积金档案信息化管理可有效节约管理成本。信息化管理以电子文件和信息数据来取代传统档案管理中的纸质文件，可以降低资源的使用量，节约一大笔材料经费。同时以信息平台为主要管理手段，可有提升管理效率，能够降低人力占有量，减少人力成本。另外，大量的住房公积金档案以数据形式进行存储，不需要建立庞大的档案存放库，不需要对档案进行大量的维护和管理，可以减少基础管理成本开支。

三、住房公积金档案管理的信息化路径

住房公积金档案实施信息化管理成为当前住房公积金档案管理部门的必然选择。要实现信息化管理，需要加快建成一个功能完善、系统安全、统分结合的管理系统体系，实现对住房公积金数字化档案统一的管理。笔者认为需要从这几个方面来加强：

（一）持续完善信息化管理的基础保障。住房公积金的档案管理意义重大，在业务量持续加剧的背景下，各档案管理部门要持续加大信息化管理的基础设施建设。首先，需要申请专项建设资金，加大对信息设备、信息管理系统软件、数据存储设备等的采购资金投入，以此完善住房公积金信息化管理的基础条件。其次，要加快信息化档案管理人才培养，要对现有档案管理人员进行信息化管理业务的全面培训，包括档案管理机构的内部业务培训，也包括通过邀请相关专业教师进行针对性培训，还包括业务人员自主性的学习提升等，以此不断提升档案管理人员信息化设备操作熟练度，提升其信息化管理安全意识，提升住房公积金档案的管理效率。

（二）建立健全档案管理机制，保障长期效益。住房公积金的档案管理关系到人民群众的切身利益，其管理质量是全社会共同关注的焦点，因此需要政府和主管部门予以高度重视，要尽快建立健全一套精细化、科学化、规范化的管理体系，以对住房公积金的档案管理工作全流程进行有效約束，确保住房公积金档案管理切实有效。首先，以《档案法》为基础参照，持续完善《档案管理行业标准-归档文件整理规则》《公积金档案管理标准》等，其中着重完善信息化档案管理实施办法等相关制度，对文书类、科技类、归集提取贷款类、会计类等业务的信息化管理程序进行明确。其次，建立完善的监督机制，着力将公积金档案管理由“行政管理”向“民生服务”方向转变。在各业务办理场所设置公积金档案自主免费查询设备，在官方网站上设置公积金查询服务板块;同时利用网络的开放性和灵活性，建立公积金档案信息交换与共享平台，及时向公众公开住房公积金管理工作状态，增强资金管理透明化，从而加快我国住房公积金档案管理的全面信息化建设进程。

（三）加大先进技术应用，增强管理和服务水平。住房公积金档案信息化管理，以信息化技术为支撑，先进的信息技术也是确保公积金档案管理高效、高质的关键。在新时期，主管部门要积极解放思想，坚持以技术为后盾和科学的管理模式来提升住房公积金档案管理的质量。目前，可充分利用最为普遍的大数据、云计算、区块链以及人工智能等先进技术，以此来加强住房公积金档案的收集、整理、数据处理、信息储存等，以此提升档案管理科学性。如联网安装多种监控设备，对客户提供的各类资料、公积金业务的现场服务流程等信息进行影像资料采集，并将其纳入公积金档案系统，再利用数据平台进行管理。同时也要充分发挥信息渠道优势，加快公积金档案的成果转化工作，建立健全适合公积金档案管理的信息系统，一方面提升住房公积金数据录入、信息归纳、档案搜索的精准性，提高公共档案管理服务效率。另一方面，借助信息平台积极开拓住房公积金的档案管理成果的转化渠道，促进公积金档案管理成果发挥最大化价值。比如，为降低地震等严重自然灾害以及某些突发公共事件对住房公积金信息管理系统的破坏，确保系统内档案数据的完整性，可借助区块链等技术，建立公积金档案容灾备份系统，实现数据分布式存放，确保公积金档案不因特殊情况而遭受损坏。

四、结语

总之，住房公积金档案信息化管理意义重大，实施住房公积金档案信息化管理需要管理部门积极转变观念，既要加强公积金档案管理的信息基础建设、管理制度建设，又要以先进的信息技术为依托，如此，方可确保我国公积金档案管理的信息化质量。

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