数字化远程病案复印平台的应用

聂忠华，陆卫芬

（嘉兴学院附属医院/嘉兴市第一医院质量管理部，浙江 嘉兴 314000）

病案是指医务人员对患者疾病的发生、发展、转归，进行检查、诊断、治疗等医疗活动过程的记录资料[1]，能够反映患者在住院期间的病情发展变化、诊疗过程，治疗效果及疾病转归，其具有客观性、完整性，是患者医保报销、保险理赔、伤残鉴定等重要凭证，也是处理医疗纠纷具有法律效力的材料[2，3]。随着科学技术的发展，医疗保障制度的完善与健全，以及全民健康意识的不断提升等多方面因素影响，病案复印已经逐渐成为患者就医后不可缺少的环节。病案复印是医院病案室向社会提供患者住院过程中诊疗信息服务的一项重要内容，病案复印的服务对象主要是患者及其家属、保险公司、公安司法检察院、卫生行政部分等。近年来，病案复印的人数呈现急剧上升趋势，病案室的工作量明显加大，病案复印中的短板也慢慢凸显，已成为医院亟待解决的问题。本研究旨在探讨构建数字化远程病案复印的新模式，为病案管理者更好的解决患者病案复印难题提供新的思路。

1 传统病案复印现状

随着社会商业保险的兴起，人们对自身医疗和意外保险的重视程度不断提升，同时参与新农合、城镇居民和职工医疗保险比例大幅提升，医院就医人次的增加，病案复印的需求量逐年上升，近三年到我院病案复印的人数由原来的每月800 人次增加到每月1500 人次，其中医保报销和保险理赔占比高达90%以上。

病案资料归档一般三个工作日后归档到病案室，因此病人出院当天拿不到病案复印资料，需要择日到我院再次办理。我院作为地级市三甲综合性医院，异地就医比例高达40%以上，这给予异地就医患者带来极大的不便，造成大量的时间、经理和经济成本。同时，窗口工作人员工作量增加明显，患者及家属等待时间延长，病案复印高峰期临时增加工作人员，尚不能满足患者及家属的需求，服务群众的满意度存在很大的提升空间。

目前，我国大部分医院使用纸质病案与电子病案并存的保管模式，以我院为例，现场办理病案复印的流程是申请人提出复印申请，提交相关证明材料，病案管理人员对申请人的资格进行审核[4]，经审核无误后，对申请人证明材料复印留档保存，由病案管理人员在电子病案输入系统中搜索姓名和其他相关信息，登记住院号，确认需要复印病历的内容、用途、份数等，根据《医疗机构病历管理规定（2013 版）》相关规定和要求进行病案复印[5]，由病案管理人员在电子病案输入系统中搜索姓名和其他相关信息，登记住院号，病案资料复印完毕后还需核实审查、清点张数，经病案管理人员和申请人双方确认后，收取费用，加盖医疗机构证明印章。由于申请病案复印人员法律知识水平的限制，在病案复印办理的过程中，携带证明材料不全、未经授权等原因导致多次反复到医院办理的情况时有发生。有研究表明，申请人需再次到医院办理病案复印的重返率高达20%以上。

根据对我院常规病历复印登记信息系统记录的调查与分析，完成一份病历的复印平均时长约15 分钟，平均每天接待病案复印人次约50 人次，经常造成业务繁忙期排队等待复印病案的现象，给申请人带来不便的同时，也造成了病案室工作人员忙于应付现场申请而无法统筹安排工作且易出错等现状，由于病案复印人不清楚整个复印流程，等待时间较长，病案复印人与病案室工作人员容易发生口角冲突，不利于和谐医患关系的发展。

2 数字化病案复印平台构建

数字化病案复印基于我院互联网医院平台建设，结合被人们广泛应用的微信手机软件，利用其操作的便捷性、时效性以及支付的安全性，成为构建医院创新病案复印流程平台的首选。本数字化平台创新性的将人脸识别技术及OCR 技术应用到病案复印流程中，从而解决了身份认证的瓶颈问题，成功构建了数字化远程病案复印服务系统，实现了全天候、全地域的病案复印服务模式。

2.1 关注微信公众号 打开手机微信软件，扫描医院公众号的二维码或搜索医院公众号，点击关注进入医院的官方微信公众号。

2.2 点击智慧医疗 进入医院官方微信公众号后，点击左下角的智慧医疗，选择“最多跑一次”，进入医院病案复印模块。根据提示进行实名注册，拍摄并上传住院患者身份证正面照，数字化系统将自动识别照片中的姓名及身份证号码，然后需要根据人脸识别提示（眨眼、点头等）进行实名认证，并填写快递邮寄地址及联系方式。

2.3 点击“病案复印”根据页面上提示的内容逐项填写，包括患者姓名、住院号、入院日期、出院日期、出院科室、病例复印内容（首页、出院小结、影像检查或某项化验报告单等），选择复印病历的目的及份数等病案信息。如若需复印患者多次住院病历，则可以点击“添加病案”，重复上述步骤。最后提交订单后即完成了数字化病案复印预约，等待审核结果。

2.4 审核与办理 负责病案复印审核的工作人员将对申请人提交的资料进行审核。资料信息填写完整并且上传的身份证照片符合要求的即通过审核。资料信息填写缺失或身份证上传不合要求的不能通过审核。病案复印工作人员通过电话通知申请人审核失败的原因，并给予如何改进提供方法和帮助。

2.5 订单查询 申请人成功预约病案复印后，系统将自动发送订单的状态信息到预留号码或微信服务通知，申请人也可以点击病案复印预约界面的订单查询，随时查看预约病案复印处理进度，方便患者查询跟踪病案复印件的物流动态。审核通过后，申请人进入订单管理页面，完成订单付款，系统将自动生成取件码，申请人请妥善保存。留存自取码至现场自取或等待快递送货上门。如申请人选择自取，病案复印工作人员将保管好已完成复印的病案，申请人到医院病案室凭借取件码到窗口自行取件。如申请人选择邮寄，病案复印工作人员将复印好并盖完医院病案专用章的病案以及复印费发票和快递费发票一并装入档案袋，贴上快递单并用扫码枪扫描对应的条形码给快递员，并按照收件人姓名、收件人联系方式、收件人地址等信息，通过EMS 或顺丰快递送达。

3 数字化远程病案复印模式的优势

3.1 安全可靠的人脸识别系统《医疗机构病历管理规定（2013 版）》对病案复印申请人的身份验证有明确规定，需工作人员审核通过后方可办理复印手续，线上病案复印服务导致工作人员无法面对面审核复印申请人的身份，这成为线上病案复印流程改造的一个瓶颈，多数医院采取让申请人手持身份证拍照上传，工作人员通过照片来审核申请人身份的方式，但由于照片拍摄角度及像素问题，这一审核过程存在较大安全隐患，在患者隐私保护方面欠妥，在医疗纠纷频发的社会，这一举措容易将医院陷入风险中。某院将人脸识别技术[6]创新性的应用到线上病案复印流程改造中，从而有效解决了这一瓶颈，既满足了病人的需求，又防控了风险。

3.2 快捷高效的身份信息采集技术 本研究中的数字化病案复印系统引进OCR 技术，能够自动识别、读取身份证的姓名及号码，自动获取需要登记的信息，如住院号、出院日期、复印的内容、复印的用途等，自动留存身份证信息及人脸照片，极大的简化复印登记的流程，避免了手工登记容易出错的现状，让存档信息更安全、更可靠，既符合《医疗机构病历管理规定（2013 版）》相关规定，又节约了劳动力。

3.3 实现远程数字化云平台 申请者通过系统借助微信平台全天候不间断受理病案复印需求，有效打破工作时间限制和地域限制，使患者可以在任何地点、任何时间，发起病案复印的服务需求。

3.4 足不出户，服务到家 患者线上申请复印后可自主选择现场取件或者快递服务，我院与知名、安全可靠的快递公司合作，并签署安全协议，每日发货，从而实现了病案复印服务从“患者反复跑”到“一次不用跑”的飞跃，真正践行了“以患者为中心”的服务准则。