大型房地产企业档案管理系统功能设置探讨

摘 要：近些年来，我国房地产行业迅速崛起，很多房地产公司已经发展成为大型、特大型企业，它们所形成的房地产档案对企业和房地产市场的正常运行都起着不可替代的凭证参考作用。同时，随着信息化进程的加快和档案数量的增加，促使档案管理工作不断趋于电子化、自动化和智能化。文章主要介绍了大型房地产开发企业档案系统设置背景和系统功能模块的设置需求，构建一个针对性强、实用性强和智能化的档案系统，以提高工作效率。

关键词：房企;房地产档案;档案管理系统;功能模块

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.003

1 背景

档案是企业信息资源的重要组成部分，在企业发展过程中起着不可替代的凭证参考作用。要想充分发挥档案在企业经营管理中的作用，做好档案的管理工作是基础，配备一个稳定、安全、强大、实用、方便快捷又智能的档案系统则是关键[1]。

房地产档案主要是指房地产开发企业在经营和管理活动中形成文字、图像、声音等各种形式和载体的历史记录，作为专门档案之一，较一般档案而言具有一定的特殊性和专业性。第一，房地产行业经过二十多年的发展，不少企业已突破地域、行业限制，业务延伸至各地、各领域，有的甚至进入世界五百强的行列，拥有数家地区公司或下属单位，它们独立运行，形成独立的全宗档案;第二，房地产行业人员流动性大，若不及时收集、整理、归档档案，就可能造成不可逆的损失;第三房地产开发项目规模大、工期长、时间跨度大，形成的资料种类多、数量大，对内对外涉及的人员、部门、单位多，资料来源广，档案利用价值和利用率高等[2]。因此，为房地产开发企业设置具有特性的档案系统很有必要。

2 档案管理系统功能模块设置需求及目标

首先，档案系统功能设置应支持一个数据库管理多个全宗档案数据，并根据不同全宗设置档案分类，企业自上而下集中存储和管理档案;第二，档案系统操作界面应简洁、操作方便智能、简单易学;第三，系统权限由总部人员统一管理，分公司或下属单位档案人员的系统操作权限需经集团授权，以实现独立地操作档案系统，满足日常档案管理工作需要;第四，应考虑实现内网、外网兼容使用功能，以提高企业信息化资源的利用效率，实现网络存取和共享[3];第五，档案系统的功能可根据企业的实际工作需要，能随时改进、更新。

3 档案管理系统功能模块

3.1 档案管理模块

档案管理模块。它是档案系统的主要模块，其功能设置应齐全、完整和智能，此模块主要包括档案数据条目的录入、保存、修改、删除、移件、批量导出、批量导入、打印报表编目、挂接原文等功能

菜单。

1）录入。系统支持新增记录可继承数据项、自动累加数据项，即新增条目的相应内容无需再手动著录，系统会自动填充默认值或携带（一般全宗号、形成年度、分类号、案卷级档号、文件编号、归档日期、录入日期、份数、文件属性、录入人、实体状态、公司名称等著录项可设置为默认值或携带项）填充上一条的信息，可有效简化录入步骤，节约时间;同时系统支持自动检查必录字段（如全宗号、形成/归档年度、分类号、档号、题名、责任者、录入人、录入时间、文件屬性、份数等为必填项，其余文件编号、金额、备注等为选填项）完整性并自动提醒使用者查漏补缺。另外，针对保管期限、密级等有国标或行标规定的著录项，可将其标准内容固定下来，通过下拉选择的方式选择参考值或系统自动带出，设置为参考项，提高录入效率。同时，设置录入错误提醒，在操作出现错误时，可自动生成详细的错误报告，以提示档案录入人员并进行修改。

2）保存。分为保存并新增（保存当前条目的同时，自动开启新条目著录页面）、保存（仅保存当前条目内容并关闭当前页面）。

3）修改。可对条目信息的所有字段进行单条或批量修改操作，如可批量替换某个字段的值、批量生成条目、案卷的序号等。

4）删除。可对条目信息进行单条或批量删除，删除数据放入回收站，可恢复。

5）移件。如条目录错案卷，为提高效率，可设置相关功能，实现同一全宗下档案条目信息的移动，由此卷移到彼卷，或管理员权限下，可跨全宗移动条目信息[4]。

6）数据批量导出、导入。对于系统中已存在的档案案卷、卷内目录进行单独或同时导出，形成批量导入的模板，通过编辑后，可单独或同时导入新的案卷、卷内目录，导出、导入的格式包括一般可设置Excel格式，方便编辑。在导入时，可实现自动检测数据有效性、唯一性，比如对格式不对、数据是否为空等检查，确保导入数据的准确性。若出错则提供详细的错误报告，以便修改。同时，对已导入数据进行批量自动关联，通过设置如档号、案卷号等具有唯一性特征的关联字段，使导入数据关联到对应案卷下。

7）打印报表、编目。根据企业的需求，设置档案盒背脊、卷内目录、案卷目录等报表，可实现预览、打印、导出保存备份（格式一般为EXCEL）等操作。

8）原文管理。将纸质文件材料以文字、图像等电子文件格式经过扫描、存储、管理后，可上传至卷内条目，并可对条目原文进行上传、下载、排序、检索等。具体说来是可选择本地计算机中的文件直接上传，原文格式一般为jpeg，jpg，pdf， tif等几种格式。可实现单条条目同时挂接多个原文或同一案卷中的多条条目同时挂接原文，已上传原文的条目颜色自动区别于未挂原文条目，同时在原文数量一栏显示原文的具体数量，一目了然。

原文挂接设置应注意同名原文忽略挂接，即相同名称的原文只挂接一次，第二条忽略不挂接，以提高工作效率。

3.2 检索利用模块

检索利用是档案管理系统的重要模块，检索方式应灵活多样，具有人性化、智能化等特点。目前主要使用的功能有检索、利用登记、归还、查询和管理利用人员信息几个方面。

1）检索。支持任意字段检索、简单模糊检索、精确检索、组合查询、智能查询等，可跨全宗、跨案卷找出符合条件的记录，注重查询速度、查全率、查准率，帮助档案人员快速而全面的查找需要的

数据。

2）利用登记。记录利用人员、文件信息、利用时间、借阅期限、利用目的等，方便对档案利用进行集中统一管理。档案在进行利用登记操作后，相应的数据信息状态会标记为“借出”，未被借出的档案状态为“在库”。利用登记一般可设置以下两种方式：一是直接在档案管理模块中找到相应的利用条目或案卷信息，可直接对相应数据进行利用登记操作，无需加入利用暂存库，此功能主要用于档案员对档案系统数据熟悉的情况;二是同时登记不同案卷条目信息。进入利用模块，通过检索，找到相应数据，因分布在不同案卷中，故可将需利用的档案先添加暂存，将所有待借档案暂存在一起，仔细核对无误后统一发起利用登记，不必逐一登记，可提高工作效率。

3）归还、续借。设置单条或批量归还、续借功能。

4）档案到期自动催还。系统每天定时自动检索快到期（可设置为距离归还日期还剩2天）和已逾期的档案，相应条目信息在到期前2天以别的颜色突出显示，提醒档案人员及时催还或提醒利用人续借。同时与相应的办公系统如常用的OA、EMS系统相连，以便档案系统实现自动向借阅人发送催还通知，以提醒利用人归还档案或补办续借档案手续。

5）利用人员管理。系统支持对利用部门、利用人员进行查询、添加、删除等操作，方便今后直接选择借阅人信息进行利用登记工作，并可按利用人、利用文件和档案类别分别进行显示和查询。

3.3 编研统计（库房管理）模块

此模块主要用于统计库藏档案数量，帮助档案人员盘点并掌握库藏档案情况。

1）档案统计。实现对室藏档案数量、档案归档情况和档案利用情况等进行统计，并通过表格、图表、线形图、柱状图等形式呈现，统计结果可预览、下载导出保存等。同时，还应实现按用户需求进行统计设置[5]。

就室藏量和归档情况而言，可按日、月、季度、年度、档案类别、保管期限、实体性质等分别统计新增归档量、销毁量、封存量、室藏总量等;就档案利用情况而言，可实现按月度、年度或利用人员所属部门、资料类型、利用方式（一般为借用、复制、上缴、查阅）等对利用数据进行统计分析，并自动形成分析报表，以提高档案利用统计工作的准确度和效率。

2）档案销毁。实体档案销毁后，需档案条目进行更改，状态显示为“已销毁”，相应的档案电子目录实现自动另外存储在档案销毁模块，同时形成销毁清册，档案员可查看、导出清册。

3）虚拟库房模块。此功能主要用于档案盘点、制作档案库位图。在日常盘点工作中，由于盘点工作量较大，在档案系统中设置本单位的一个虚拟库房，既可方便盘点，又可提高盘点准确性。设置自定义虚拟库房、档案密集架或档案柜新增、修改、删除等基本功能，支持库位图导出、打印功能。

3.4 其他设置

1）设置访问日志。档案具有保密性，对大型房地产开发企业而言，绝密级档案管理尤其重要，关系着企业的发展。建议系统增加访问日志，对数据库的访问过程如用户名、IP地址、登录时间、检索内容、退出时间等操作进行留痕。

2）个性设置功能。用户可根据实际情况或个人操作習惯对档案数据显示字段内容、宽度等进行调整，支持数据“一点排序”，轻松实现升序或降序排列;可对数据分页显示的记录条数进行设置，方便查看，提高数据操作速度等。

3）增加档案预归档功能模块，共享资源，提高工作效率。此模块可设置“接收”及“打回”功能，用以让公司其他部门资料员（兼职档案员）预归档录入，提交后由档案印章室审核数据录入是否符合要求，符合就通过，不符合就打回修改。如招投标档案、工程竣工档案、商品房合同等，可由部门资料员录入系统，不仅可共享数据信息资源，避免重复工作，也可提高批量档案归档的工作效率。

参考文献

[1]陈静.房地产档案的信息化管理探讨[J].住宅与房地产，2017（6）：13.

[2]李鑫.房地产档案的信息化管理探讨[J].青年时代，2017（26）：262-263.

[3]宋敬荣.房地产档案信息化管理探讨[J].黑龙江档案，2013（6）：88.

[4]林春芳.房产档案信息化管理探讨[J].财讯，2019（5）：184.

[5]宋敬荣.房地产档案信息化管理探讨[J].黑龙江档案，2013，6（6）：86.

作者简介

江鸥（1987-），女，本科，助理馆员，主要从事房地产企业档案管理。